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科技档案整理

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科技档案整理

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  1. 科技档案整理 2012年2月

  2. 依据 1、《科学技术档案案卷构成的一般要 求》(GB/T 11822--2008) 中华人民共和国国家质监局和国家标准化 管委会于2008.11发布,2009年5月实施。 2、《企业档案工作规范》(DA/T 42- 2009) 国家档案局2009年发布并实施

  3. 一、科学技术档案的定义 • 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的,对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的应当归档保存的科技文件。

  4.  二、介绍几种主要科技文件的归档范围 (一)科研项目文件的归档范围: (1)科研准备阶段:包括科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、技术考察及调研报告、方案论证,课题研究和协议书、合同等文件。 (2)研究实验阶段:各种载体的重要原始记录,各种检验分析报告、实验报告、计算材料、专利申请的有关材料、设计文件、图纸、关键工艺文件,重要的来往技术文件等。 (3)总结鉴定验收阶段:课题鉴定申请书、工作总结、科研报告,论文,专著,参加人员名单,技术鉴定材料,科研投资情况,决算材料等。 (4)成果和奖励申报阶段:推广应用方案、总结,扩大生产的设计文件、工艺文件,生产定型鉴定文件,转让合同,用户反馈意见等。

  5. 二、介绍几种主要科技文件的归档范围 (二)基建项目文件的归档范围: (1)可行性研究、任务书:项目建议书、项目选址意见书,可行性研究报告、项目评估、论证文件,环境预测、环境影响报告书和批复,设计、计划任务书、报批文件等。 (2)设计基础文件:工程地质、水文、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、重要土、岩样及说明、水文、气象、地震等其它设计基础资料。 (3)设计文件:总体规划设计,方案设计,初步设计及其报批文件,技术设计,施工图设计,技术秘密材料、专利文件,工程设计计算书,关键技术试验,设计评价、鉴定及审批。

  6. 二、介绍几种主要科技文件的归档范围 (4)项目管理文件:征地、移民文件;计划、投资、统计、管理文件;招标投标、承发包合同协议;专项申请、批复文件。 (5)施工文件:建筑施工文件;设备及管线安装施工文件;电气、仪表安装施工文件。 (6)监理文件:施工监理文件、资料;设备采购、监造工作监理资料,监理工作声像材料。 (7)工艺设备文件:工艺说明、规程、技术总结,产品检验、包装、工装图、检测记录,设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明,设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单,设备图纸、使用说明书、零部件目录,设备测绘、验收记录及索赔文件,设备安装调试、测定数据、性能鉴定。

  7. **介绍几种主要科技文件的归档范围 (8)科研项目:开题报告、任务书、批准书,协议书、委托书、合同,研究方案、计划、调查研究报告,试验记录、图表、照片,实验分析、计算、整理数据,实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书,实验装置操作规程、安全措施、事故分析,阶段报告、科研报告、技术鉴定,成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料,考察报告、重要课题研究报告。 (9)涉外文件:询价、报价、投标文件,合同、合同附件,谈判协议、议定书,谈判记录,谈判过程中外商提交的材料,出国考察及收集来的有关材料,国外各设计阶段文件及设计联络文件,各设计阶段审查议定书,技术问题来往函电,国外设备的随机文件,商业发票、保险单证明,设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件,国外设备、材料的防腐、保护措施,外国技术人员现场提供的文件材料。

  8. 二、介绍几种主要科技文件的归档范围 (10)生产技术准备、试生产文件:技术准备计划,开停车方案,设备试车、验收、运转、维护记录,试生产产品质量鉴定报告,安全操作规程、事故分析报告,技术培训材料,产品技术参数、性能、图纸,工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录。 (11)财务、器材管理文件:财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计,工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明,主要材料消耗、器材管理,交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册。

  9. 二、介绍几种主要科技文件的归档范围 (12)竣工验收文件:项目竣工验收报告,工程设计总结,工程施工总结,工程监理总结,项目质量评审文件,工程现场声像文件,工程审计文件、决算报告,环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件,竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件,项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。 • 基建档案保管期限表

  10. 二、介绍几种主要科技文件的归档范围 (三)产品生产文件归档范围: (1)产品开发研制报告、可行性分析报告、计划任务书等; (2)产品设计过程中的各种零件、部件图、标准图,产品的说明书、合格证,各种明细表; (3)产品的试验报告、质量分析、标准化审查报告,产品研制总结、产品鉴定书等; (4)工艺、工装图样、工艺规程和标准、工艺卡片和技术文件等; (5)原材料检验、产品生产过程和生产调试工作中形成的各种文件等。

  11. 二、介绍几种主要科技文件的归档范围 (四)设备仪器文件归档范围: (1)购置设备的申请、批复、协议及合同等。 (2)自制设备仪器的各种装配图、零部件图和技术文件,外购设备的随机文件等。 (3)设备仪器安装、调试和验收过程中形成的各种技术性、凭证性文件材料。 (4)设备仪器的操作规程,设备运行、维修、保养、重大事故的记录等。 (5)设备的改进、改装和技术革新的文件。 (6)设备报废申请、鉴定及审批的文件材料等。

  12. 三、科技文件的整理方法 • 主要是对文字材料、图样材料和目录、表格材料的整理。 (一) 组卷 (1) 组卷原则 组卷要遵循科技文件材料的形成规律,保持卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统 ,便于档案的保管和利用。 (2) 组卷要求 A、案卷内科技文件应齐全、完整,签章手续齐备。 B、案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合 档案保护要求。 (不符合档案保管要求的科技文件制成材料:有热敏纸、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹)

  13. 3、组卷方法 A、针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对 的项目文件中,按阶段或分年度组卷。 B、科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的 科技文件应按其项目、结构、阶段或台(套)等分别组 卷. C、成册、成套的科技文件宜保持其原有形态,( 这里指不破坏原来的保管单位)

  14. (4)常用组卷方法介绍 A、产品设备文件:可按其反映不同部件、结构、 系统分别组卷 B、基建科技文件: 可按建筑、结构、电气、水暖、 通风等不同专业分别组卷。 C、科研文件:可按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段等不同阶段,分别组卷。

  15. (二)案卷和卷内文件的排列 (1)案卷的排列 A.科研类案卷按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。 B.产品类案卷按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序,或按其产品系列、结构等排列。 C.建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。 D.设备仪器类案卷按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

  16. (2)图样材料的排列 *有图样目录的图纸,可以按图样目录的顺序进 行排列; *没有图样目录的图纸,可以按总体与局部的关 系顺序排列。   机械产品图纸可以总图—组件图—部件图—分 部件图—零件图的顺序排列;基建工程图纸可以按 总平面图—系统图—平面图等顺序排列。 (3)图文混合材料的排列   案卷内既有图样,又有文字材料,一般要求文字 材料在前,图样材料在后。

  17. (三)案卷编目 主要内容有:文件页号编写、案卷封面、案卷脊 背、卷内目录、卷内备考表、案卷目录编制。 2008年新修订的《科技档案案卷构成的一般要求》 与2000年版的原标准相比,结构上增加了“案卷目录编 制”,内容上进行了一些变动。强调案卷内以件为单位编 写页号,已有页号的可不再编;案卷封面删除了档案馆 号;案卷脊背取消了色标;卷内目录将页号改为页数, 增加了档号;备考表增加了档号,互见号下移,提出备 考表可直接印制在卷盒内底面。

  18. (1)页号编写 • * 案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页。(强调了案卷内以件为单位编写页号) • * 已有页号的文件可不再重新编写页号。 • *卷内目录和卷内备考表不编页号。 • (2)案卷封面编制 • *案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式。 • 规格:A4型(297mm×210mm)

  19. 案卷题名,应简明、准确提示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。案卷题名,应简明、准确提示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。 • 立卷单位,应填写负责组卷的部门或单位。 • 起止日期,应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间——年、月、日。(年应填写四位数) • 保管期限,应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。 • 密级,应填写卷内科技文件的最高密级

  20. 档号:由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成。档号:由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成。 • 全宗号:需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接收的档案馆给定。(单位根据本单位产权变化自行设定;也有为方便对二级单位的管理而设定) • 分类号:应根据对本单位档案分类方案设定的类别号确定。 • 项目代号 :由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定。 • 目录号 : 应填写目录编号。 • 案卷号: 应填写科技档案按一定顺序排列后的流水后。

  21. 科技档案档号的编制 A. 科技档案档号通常采用“全宗号——分类号—— 案卷号”结构形式。 • 如:“02-B.1.2-001”中 • 02为全宗号,表示某集团公司的一个子公司; • B.1.2为分类号,即“一级类目号.主项目代号.子项 目代号”,其中B表示该公司工程项目类档案,1表示** 小区项目,2表示该项目二期农迁房工程。 • 001为案卷号,即为该工程第1盒。

  22. (3)案卷脊背编制 直接印制在卷盒侧面 内容:保管期限、档号、案卷题名 案卷脊背项目可根据需要选择填写。

  23. (4)卷内目录编制 主要内容:序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注、档号

  24. (4)卷内目录编制 卷内目录应排列在卷内文件首页之前。 序号,应依次标注卷内文件排列顺序。 文件编号,应填写文件文号或型号或图号或代字、 代号。 没有编号的不填。 责任者,应填写文件形成者或第一责任者。 文件材料题名:应填写文件全称。文件没有题名的,应由立卷人根据文件内容拟写题名。 没有名称的要加标题,用[ ]标明。 日期,应填写文件形成的时间——年、月、日。 页数:应填写每件文件的总页数。(强调了以件为单位,原标准是填写页号) 备注:可根据实际填写需要注明的情况。

  25. (5)卷内备考表的编制 • 主要内容:档号、互见号、说明、立卷人、检查人。 • 卷内备考表可直接印制在卷盒内底面(新增内容)。

  26. (5)卷内备考表编制 • 档号,填写编制好的档号 • 互见号,应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明载体类型。可以同时填写几种载体的档号 • 说明,应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 • 立卷人 ,应由立卷责任者签名。 • 检查人 ,应由案卷质量审核者签名。

  27. (6)案卷目录编制 • 这部分“案卷目录编制”是《科学技术档案案卷构成的一般要求》2008版中新增内容。 • 主要内容:序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注。 • 可以根据实际需要制作总目录、分类目录、专题目录

  28. F、案卷目录编制

  29. (6)案卷目录编制 • 序号,应填写登录案卷的流水顺序号。 • 档号,填写编制好的档号 • 案卷题名,填写拟写好的案卷题名 • 总页数,应填写案卷内全部文件的页数之和。 • 保管期限,永、长、短 • 备注,可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

  30. (7)案卷装订 • *案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 • *以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章(见式样)。 • *案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3. 图样折叠后标题栏露在右下角; • *破损的科技文件应修复。 • *装订方式没有统一。不装订的要每件右上角加盖档号章。 • *超出卷盒幅面的折叠,幅面不足的不一定要托裱。 • *尊重成册成套的装订方式.

  31. 档号章式样

  32. 四、科技档案整理工作 科技档案整理工作就是按照一定的原则和方法,对 科技档案进行系统整理和科学编目,实现科技档案系统 化并揭示科技档案内容和成分的一项业务工作。 主要内容包括两个方面:系统整理和科学编目。 系统整理主要包括分类、组卷、排列、编制档号等 工作; 科学编目主要包括编制案卷总目录、分类目录、卷 内文件目录等。

  33. 1、科技档案的分类 科技档案分类是根据科技档案的性质、内容、特点 及相互联系,将科技档案划分成一定类别,从而使全部 科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的等级 体系的工作。 科技档案分类,通常包括两个方面:编制科技档 案分类方案(或分类表);具体科技档案案卷或文件的 归类。

  34. 科技档案分类方法:2009年国家档案局发布的《企科技档案分类方法:2009年国家档案局发布的《企 业档案工作规范》(DA/T42-2009)确立了企业档案工 作原则、组织和制度要求,给出了企业档案业务工作、 档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法 和技术指南。该标准适用于大中型工业企业,其他类 型的企业及事业单位可参照使用。(该标准大家可在成 都市档案局馆网站的“政策法规”栏中下载) 该标准对一个单位的全部档案分类设置了十个一级 类目:即经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群 管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备 仪器类、会计业务类、职工管理类。

  35. 主要类型科技档案分类法: (1)产品、设备仪器类的二级及以下类目按产品 和设备仪器种类或型号设置。 (2)科研类的二级及二级以下类目按课题性质或 课题设置。 (3) 项目建设类的二级及二级以下类目按工程性 质或建筑项目设置。 (4)设备仪器档案二级及二级以下类目设置参考

  36. (1)产品档案的二级类目设置 A:按产品种类设置二级类目 一般是指企业产品的 品种多,又是同一品种系列化生产,产品型号多,这类 企业的产品档案二级类目就按产品种类来设置。如规模 较大的汽车制造厂、机床厂、钢铁公司等,汽车有卡车、 客车、轿车,机床有车床、铣床、磨床,钢材有线材、 板材,而每一种类下又有各种不同的规格型号。这些企 业产品档案二级类目先按产品种类设置,然后再按产品 型号设置三级类目即可。如需设置四级类目,可按其产 品结构或产品研究生产阶段来设置。

  37. 4 产品 • 1货车 2客车 3轿车 • 1 125型货车2 135型货车3 145型货车

  38. B. 按产品型号设置二级类目一是指企业产品型 号单一,产品没有形成系列;二是企业生产品种单一, 但产品型号较多。如电视机厂、卷烟厂等,其产品种类 较为单一,产品从其性质、形式、生产过程、用途等基 本相同,但产品规格型号较多。这些企业产品档案二级 类目就可直接设置到产品型号。如需设置三级类目,可 按产品主要结构或研制与生产阶段设置。

  39. (2)科研类档案二级及二级以下类目设置参考(2)科研类档案二级及二级以下类目设置参考 遵循两条基本要求:一是在分类类目设置中,在企 业实际允许下尽可能的减少类目层次;二是对于每一个 科研课题要包含从课题立项、研究准备、研究试验、总 结鉴定、成果报奖与成果应用、推广的全过程。 A.课题分类法 一般企业的科研档案分类只设置到 课题,不再设置三级类目。 B.专业-课题分类法 对于规模较大的科研课题, 其研究时间过程较长,也可按课题研制时间阶段或工作 程序分设三级类目。在具体设置上,可按《科学技术研 究课题档案管理规范》要求执行。

  40. 7科研 • 1水稻 2小麦 3大豆 • 1抛栽 2 育种 3 施肥

  41. (3)项目建设档案二级及二级以下类目设置参考(3)项目建设档案二级及二级以下类目设置参考 应遵循两条原则: 一是分类类目层次要尽量减少;二是每个单项工程 内要包含从工程立项、勘探测绘、设计、施工、监理、 竣工验收和工程创优的全过程。 大型企业可按照工程项目性质设置二级类目,按 每个单项工程设置三级类目,一般不再设置下一层次类 目。大型工程项目可再区分子项工程或工程施工阶段, 也可区分工程结构设置四级类目。 按建筑项目设置的企业,一般工程项目在按单项 工程设置二级类目后,可以不再设置三级类目。对于规 模较大的单项工程,其投资规模大、建筑面积多、建筑 结构复杂、施工周期较长,也可分别按子项工程或工程 结构、施工阶段设置三级类目。

  42. (3)项目建设档案二级及二级以下类目设置参考(3)项目建设档案二级及二级以下类目设置参考 A.按工程项目设置“工程项目”是指按建设工程性 质或用途进行划分的某一类建筑工程,如生产性工程项 目,生活工程项目。 B.按建筑项目设置“建筑工程”则是指具体的单 项工程,如某一个加工车间,某一个影剧院等。

  43. 6 基 建 • 1厂区综合 2生产建筑 3办公室生活建筑 • 1铸工车间 2金工车间 3 机修车间

  44. (4)设备仪器档案二级及二级以下类目设置参考 依据三条原则: 第一、设备仪器档案二级以下类目层次要尽力减少; 第二、单台设备仪器要包含其从购置、开箱安装、调 试、运行、维护、大修到设备仪器移交或报废的全过程; 第三、生产程序连续性强的发电、石化等企业,其设 备仪器档案与基建档案很难截然区分,一般遵循一条常规 的划分原则:即凡是大型或特大型的设备装置,其基础土 建部分一般都归入基建档案类;设备主体以及运转维护过 程都属于设备仪器档案类。 设备仪器档案分类一般不设置四级类目。

  45. (4)设备仪器档案二级及二级以下类目设置参考 A.按设备仪器种类即按设备仪器性能、用途等相 近性设置二级类目; B.按设备仪器型号即按同一设备仪器型号或单台 设备仪器设置二级类目。 *设备仪器种类、数量较多的大中型企业可分别按 生产设备、辅助生产设备(动力设备)、一般设备设置 二级类目,可以再按设备仪器型号设置三级类目。 *一般企业可直接按设备仪器型号(单台设备仪器) 设置二级类目,不再设置三级类目。 *一些生产过程连续性的企业,如发电企业、化肥 企业、石油化工企业、炼油企业等,其一套生产装置一 般都包含有若干数量的设备仪器,可以视为一个较为独 立的组合体,可以按照生产装置来设置二级类目,也可 再按设备仪器型号设置三级类目。