科技档案整理

科技档案整理 2012年2月

依据 1、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822--2008）中华人民共和国国家质监局和国家标准化管委会于2008.11发布，2009年5月实施。 2、《企业档案工作规范》（DA/T 42- 2009）国家档案局2009年发布并实施

一、科学技术档案的定义 • 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的应当归档保存的科技文件。

　二、介绍几种主要科技文件的归档范围 （一）科研项目文件的归档范围：（1）科研准备阶段：包括科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、技术考察及调研报告、方案论证，课题研究和协议书、合同等文件。（2）研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，各种检验分析报告、实验报告、计算材料、专利申请的有关材料、设计文件、图纸、关键工艺文件，重要的来往技术文件等。（3）总结鉴定验收阶段：课题鉴定申请书、工作总结、科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。（4）成果和奖励申报阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定文件，转让合同，用户反馈意见等。

二、介绍几种主要科技文件的归档范围 （二）基建项目文件的归档范围：（1）可行性研究、任务书：项目建议书、项目选址意见书，可行性研究报告、项目评估、论证文件，环境预测、环境影响报告书和批复，设计、计划任务书、报批文件等。（2）设计基础文件：工程地质、水文、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、重要土、岩样及说明、水文、气象、地震等其它设计基础资料。（3）设计文件：总体规划设计，方案设计，初步设计及其报批文件，技术设计，施工图设计，技术秘密材料、专利文件，工程设计计算书，关键技术试验，设计评价、鉴定及审批。

二、介绍几种主要科技文件的归档范围 （4）项目管理文件：征地、移民文件；计划、投资、统计、管理文件；招标投标、承发包合同协议；专项申请、批复文件。（5）施工文件：建筑施工文件；设备及管线安装施工文件；电气、仪表安装施工文件。（6）监理文件：施工监理文件、资料；设备采购、监造工作监理资料，监理工作声像材料。 (7）工艺设备文件：工艺说明、规程、技术总结，产品检验、包装、工装图、检测记录，设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明，设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单，设备图纸、使用说明书、零部件目录，设备测绘、验收记录及索赔文件，设备安装调试、测定数据、性能鉴定。

**介绍几种主要科技文件的归档范围（8）科研项目：开题报告、任务书、批准书，协议书、委托书、合同，研究方案、计划、调查研究报告，试验记录、图表、照片，实验分析、计算、整理数据，实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书，实验装置操作规程、安全措施、事故分析，阶段报告、科研报告、技术鉴定，成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料，考察报告、重要课题研究报告。（9）涉外文件：询价、报价、投标文件，合同、合同附件，谈判协议、议定书，谈判记录，谈判过程中外商提交的材料，出国考察及收集来的有关材料，国外各设计阶段文件及设计联络文件，各设计阶段审查议定书，技术问题来往函电，国外设备的随机文件，商业发票、保险单证明，设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件，国外设备、材料的防腐、保护措施，外国技术人员现场提供的文件材料。

二、介绍几种主要科技文件的归档范围 （10）生产技术准备、试生产文件：技术准备计划，开停车方案，设备试车、验收、运转、维护记录，试生产产品质量鉴定报告，安全操作规程、事故分析报告，技术培训材料，产品技术参数、性能、图纸，工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录。（11）财务、器材管理文件：财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计，工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明，主要材料消耗、器材管理，交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册。

二、介绍几种主要科技文件的归档范围 （12）竣工验收文件：项目竣工验收报告，工程设计总结，工程施工总结，工程监理总结，项目质量评审文件，工程现场声像文件，工程审计文件、决算报告，环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件，竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件，项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。 • 基建档案保管期限表

二、介绍几种主要科技文件的归档范围 （三）产品生产文件归档范围：（1）产品开发研制报告、可行性分析报告、计划任务书等；（2）产品设计过程中的各种零件、部件图、标准图，产品的说明书、合格证，各种明细表；（3）产品的试验报告、质量分析、标准化审查报告，产品研制总结、产品鉴定书等；（4）工艺、工装图样、工艺规程和标准、工艺卡片和技术文件等；（5）原材料检验、产品生产过程和生产调试工作中形成的各种文件等。

二、介绍几种主要科技文件的归档范围 （四）设备仪器文件归档范围：（1）购置设备的申请、批复、协议及合同等。（2）自制设备仪器的各种装配图、零部件图和技术文件，外购设备的随机文件等。（3）设备仪器安装、调试和验收过程中形成的各种技术性、凭证性文件材料。（4）设备仪器的操作规程，设备运行、维修、保养、重大事故的记录等。（5）设备的改进、改装和技术革新的文件。（6）设备报废申请、鉴定及审批的文件材料等。

三、科技文件的整理方法 • 主要是对文字材料、图样材料和目录、表格材料的整理。（一）组卷（1）组卷原则组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。（2）组卷要求 A、案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续齐备。 B、案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。（不符合档案保管要求的科技文件制成材料：有热敏纸、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹）

3、组卷方法 A、针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。 B、科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷. C、成册、成套的科技文件宜保持其原有形态，（这里指不破坏原来的保管单位）

（4）常用组卷方法介绍 A、产品设备文件：可按其反映不同部件、结构、系统分别组卷 B、基建科技文件：可按建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业分别组卷。 C、科研文件：可按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段等不同阶段，分别组卷。

（二）案卷和卷内文件的排列 （1）案卷的排列 A.科研类案卷按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。 B.产品类案卷按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。 C.建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。 D.设备仪器类案卷按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

（2）图样材料的排列 *有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列； *没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系顺序排列。　　机械产品图纸可以总图—组件图—部件图—分部件图—零件图的顺序排列；基建工程图纸可以按总平面图—系统图—平面图等顺序排列。（3）图文混合材料的排列　案卷内既有图样，又有文字材料，一般要求文字材料在前，图样材料在后。

（三）案卷编目 主要内容有：文件页号编写、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表、案卷目录编制。 2008年新修订的《科技档案案卷构成的一般要求》与2000年版的原标准相比，结构上增加了“案卷目录编制”，内容上进行了一些变动。强调案卷内以件为单位编写页号，已有页号的可不再编；案卷封面删除了档案馆号；案卷脊背取消了色标；卷内目录将页号改为页数，增加了档号；备考表增加了档号，互见号下移，提出备考表可直接印制在卷盒内底面。

（1）页号编写 • * 案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。（强调了案卷内以件为单位编写页号） • * 已有页号的文件可不再重新编写页号。 • *卷内目录和卷内备考表不编页号。 • （2）案卷封面编制 • *案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式。 • 规格：A4型（297mm×210mm）

案卷题名，应简明、准确提示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。案卷题名，应简明、准确提示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。 • 立卷单位，应填写负责组卷的部门或单位。 • 起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间——年、月、日。（年应填写四位数） • 保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。 • 密级，应填写卷内科技文件的最高密级

档号：由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。档号：由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。 • 全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。（单位根据本单位产权变化自行设定；也有为方便对二级单位的管理而设定） • 分类号：应根据对本单位档案分类方案设定的类别号确定。 • 项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定。 • 目录号：应填写目录编号。 • 案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水后。

科技档案档号的编制 A. 科技档案档号通常采用“全宗号——分类号—— 案卷号”结构形式。 • 如：“02-B.1.2-001”中 • 02为全宗号，表示某集团公司的一个子公司； • B.1.2为分类号，即“一级类目号.主项目代号.子项目代号”，其中B表示该公司工程项目类档案，1表示** 小区项目，2表示该项目二期农迁房工程。 • 001为案卷号，即为该工程第1盒。

（3）案卷脊背编制 直接印制在卷盒侧面内容：保管期限、档号、案卷题名案卷脊背项目可根据需要选择填写。

（4）卷内目录编制 主要内容：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注、档号

（4）卷内目录编制 卷内目录应排列在卷内文件首页之前。序号，应依次标注卷内文件排列顺序。文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号。没有编号的不填。责任者，应填写文件形成者或第一责任者。文件材料题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。没有名称的要加标题，用[ ]标明。日期，应填写文件形成的时间——年、月、日。页数：应填写每件文件的总页数。（强调了以件为单位，原标准是填写页号）备注：可根据实际填写需要注明的情况。

（5）卷内备考表的编制 • 主要内容：档号、互见号、说明、立卷人、检查人。 • 卷内备考表可直接印制在卷盒内底面（新增内容）。

（5）卷内备考表编制 • 档号，填写编制好的档号 • 互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。可以同时填写几种载体的档号 • 说明，应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 • 立卷人，应由立卷责任者签名。 • 检查人，应由案卷质量审核者签名。

（6）案卷目录编制 • 这部分“案卷目录编制”是《科学技术档案案卷构成的一般要求》2008版中新增内容。 • 主要内容：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注。 • 可以根据实际需要制作总目录、分类目录、专题目录

F、案卷目录编制

（6）案卷目录编制 • 序号，应填写登录案卷的流水顺序号。 • 档号，填写编制好的档号 • 案卷题名，填写拟写好的案卷题名 • 总页数,应填写案卷内全部文件的页数之和。 • 保管期限，永、长、短 • 备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

（7）案卷装订 • *案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 • *以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章（见式样）。 • *案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3. 图样折叠后标题栏露在右下角； • *破损的科技文件应修复。 • *装订方式没有统一。不装订的要每件右上角加盖档号章。 • *超出卷盒幅面的折叠，幅面不足的不一定要托裱。 • *尊重成册成套的装订方式.

档号章式样

四、科技档案整理工作 科技档案整理工作就是按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和科学编目，实现科技档案系统化并揭示科技档案内容和成分的一项业务工作。主要内容包括两个方面：系统整理和科学编目。系统整理主要包括分类、组卷、排列、编制档号等工作；科学编目主要包括编制案卷总目录、分类目录、卷内文件目录等。

1、科技档案的分类 科技档案分类是根据科技档案的性质、内容、特点及相互联系，将科技档案划分成一定类别，从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的等级体系的工作。科技档案分类，通常包括两个方面：编制科技档案分类方案（或分类表）；具体科技档案案卷或文件的归类。

科技档案分类方法：2009年国家档案局发布的《企科技档案分类方法：2009年国家档案局发布的《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法和技术指南。该标准适用于大中型工业企业，其他类型的企业及事业单位可参照使用。（该标准大家可在成都市档案局馆网站的“政策法规”栏中下载）该标准对一个单位的全部档案分类设置了十个一级类目：即经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类。

主要类型科技档案分类法： （1）产品、设备仪器类的二级及以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置。（2）科研类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置。（3）项目建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置。 (4)设备仪器档案二级及二级以下类目设置参考

（1）产品档案的二级类目设置 A:按产品种类设置二级类目一般是指企业产品的品种多，又是同一品种系列化生产，产品型号多，这类企业的产品档案二级类目就按产品种类来设置。如规模较大的汽车制造厂、机床厂、钢铁公司等，汽车有卡车、客车、轿车，机床有车床、铣床、磨床，钢材有线材、板材，而每一种类下又有各种不同的规格型号。这些企业产品档案二级类目先按产品种类设置，然后再按产品型号设置三级类目即可。如需设置四级类目，可按其产品结构或产品研究生产阶段来设置。

4 产品 • 1货车 2客车 3轿车 • 1 125型货车2 135型货车3 145型货车

B. 按产品型号设置二级类目一是指企业产品型号单一，产品没有形成系列；二是企业生产品种单一，但产品型号较多。如电视机厂、卷烟厂等，其产品种类较为单一，产品从其性质、形式、生产过程、用途等基本相同，但产品规格型号较多。这些企业产品档案二级类目就可直接设置到产品型号。如需设置三级类目，可按产品主要结构或研制与生产阶段设置。

（2）科研类档案二级及二级以下类目设置参考（2）科研类档案二级及二级以下类目设置参考遵循两条基本要求：一是在分类类目设置中，在企业实际允许下尽可能的减少类目层次；二是对于每一个科研课题要包含从课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖与成果应用、推广的全过程。 A.课题分类法一般企业的科研档案分类只设置到课题，不再设置三级类目。 B.专业-课题分类法对于规模较大的科研课题，其研究时间过程较长，也可按课题研制时间阶段或工作程序分设三级类目。在具体设置上，可按《科学技术研究课题档案管理规范》要求执行。

7科研 • 1水稻 2小麦 3大豆 • 1抛栽 2 育种 3 施肥

（3）项目建设档案二级及二级以下类目设置参考（3）项目建设档案二级及二级以下类目设置参考应遵循两条原则：一是分类类目层次要尽量减少；二是每个单项工程内要包含从工程立项、勘探测绘、设计、施工、监理、竣工验收和工程创优的全过程。大型企业可按照工程项目性质设置二级类目，按每个单项工程设置三级类目，一般不再设置下一层次类目。大型工程项目可再区分子项工程或工程施工阶段，也可区分工程结构设置四级类目。按建筑项目设置的企业，一般工程项目在按单项工程设置二级类目后，可以不再设置三级类目。对于规模较大的单项工程，其投资规模大、建筑面积多、建筑结构复杂、施工周期较长，也可分别按子项工程或工程结构、施工阶段设置三级类目。

（3）项目建设档案二级及二级以下类目设置参考（3）项目建设档案二级及二级以下类目设置参考 A.按工程项目设置“工程项目”是指按建设工程性质或用途进行划分的某一类建筑工程，如生产性工程项目，生活工程项目。 B.按建筑项目设置“建筑工程”则是指具体的单项工程，如某一个加工车间，某一个影剧院等。

6 基建 • 1厂区综合 2生产建筑 3办公室生活建筑 • 1铸工车间 2金工车间 3 机修车间

(4)设备仪器档案二级及二级以下类目设置参考 依据三条原则：第一、设备仪器档案二级以下类目层次要尽力减少；第二、单台设备仪器要包含其从购置、开箱安装、调试、运行、维护、大修到设备仪器移交或报废的全过程；第三、生产程序连续性强的发电、石化等企业，其设备仪器档案与基建档案很难截然区分，一般遵循一条常规的划分原则：即凡是大型或特大型的设备装置，其基础土建部分一般都归入基建档案类；设备主体以及运转维护过程都属于设备仪器档案类。设备仪器档案分类一般不设置四级类目。

(4)设备仪器档案二级及二级以下类目设置参考 A.按设备仪器种类即按设备仪器性能、用途等相近性设置二级类目； B.按设备仪器型号即按同一设备仪器型号或单台设备仪器设置二级类目。 *设备仪器种类、数量较多的大中型企业可分别按生产设备、辅助生产设备（动力设备）、一般设备设置二级类目，可以再按设备仪器型号设置三级类目。 *一般企业可直接按设备仪器型号（单台设备仪器）设置二级类目，不再设置三级类目。 *一些生产过程连续性的企业，如发电企业、化肥企业、石油化工企业、炼油企业等，其一套生产装置一般都包含有若干数量的设备仪器，可以视为一个较为独立的组合体，可以按照生产装置来设置二级类目，也可再按设备仪器型号设置三级类目。

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