오피 초보자를 위한 용어 사전

1. 업무공간을빌리고, 회의실을예약하고, 팀이일할자리를설계하다보면현장에서만통하는말이자주등장한 다. 처음엔다들고개를끄덕이지만, 막상계약서나견적서에들어가면헷갈리기마련이다. 이글은오피스운영 과임대, 워크스페이스구축을처음접하는사람을위해현업에서실제로쓰는용어를맥락과사례와함께풀어 쓴사전이다. 단어자체보다, 그단어가어떤상황에서어떻게작동하고, 비용과리스크에어떤영향을주는지가 핵심이다. 오피스, 오피, 오피스텔의다른결 일상대화에서오피라는말은다목적으로쓰인다. 그러나부동산과공간운영맥락에서는구분이명확하다. 오 피스는업무용집합건물이나공간전반을가리킨다. 전용사무실부터공유오피스, 기업형센터까지포함한다. 오피스텔은주거와업무겸용을전제로허가된형태로, 도시마다법적용도와주차기준, 소음규제가다르다. 업 무만본다면임대료가상대적으로낮고호실면적이소형이라초기비용이적다. 다만용도에따라간판, 집기반 입, 전기증설, 심야운영에제약이붙을수있다. 현장에서자주생기는오해는주소사용과세금처리다. 오피스텔은업무용등록이가능한경우가있으나, 실제 임대차계약의용도표기에따라사업자등록이나비용계상에서차이가난다. 계약전등기와용도, 관리규약을 꼭확인하자. 단기팀이라면소형오피스텔로테스트하고, 인원늘리기직전에본격오피스로옮기는식으로리 스크를나눠담는전략이유효하다. 전용면적, 계약면적, 공용률 견적서의첫페이지에숫자세개가나란히적힌다. 전용면적은우리팀이실제로쓰는바닥면적이다. 계약면적 은전용면적에공용부(복도, 로비, 화장실등) 배분분을포함한면적이다. 공용률은그비율이며, 도심고층빌딩 은 25퍼센트에서 35퍼센트, 오래된중소형빌딩은 15퍼센트에서 25퍼센트인경우가많다. 가격을비교할때평당임대료를계약면적기준으로제시하는경우가일반적이다. 같은평단가라도공용률이높 으면실제책상놓을수있는자리가줄어든다. 반대로로비와복도가넓은빌딩은동선이쾌적하고회의실추가 임차없이도공용부활용도가높다. 팀의일하는방식에따라가치를따지는것이옳다. 헤드다운업무가많은개 발조직은전용면적을, 외부방문이잦은영업조직은공용부의품질을상대적으로중시하는편이다. 스펙: 스켈레톤, 워크인, 턴키 임차인이벽체와천장상태를어디까지책임질지가계약서에담긴다. 스켈레톤은구조체만남기고전기, 천장, 바닥마감이거의없는상태다. 임차인이처음부터설계를주도할때유리하지만, 공사기간과비용을떠안게된 다. 워크인은기본천장과바닥, 조명, 분할벽체가갖춰진상태로, 간단한가구반입과도색만으로입주가가능 하다. 턴키는설계, 공사, 가구, IT 인프라까지발주처가한번에제공하는방식이다. 일정이촉박하고내부리소 스가부족할때선택한다. 실무에서는스켈레톤처럼보이지만배관이나배연구가이미묻혀있어설계자유도가낮은층이있다. 장비소 음이나전력밀도가높은팀이라면초기답사에서설비도면을반드시확인해야한다. 보증금, 선납임대료, 프리렌트 보증금은임대인의손해를담보하는성격이다. 지역과빌딩신용도에따라 6개월치에서 12개월치가일반적이 며, 공실이많은시장에서는낮아지기도한다. 선납임대료는임대료일부를앞당겨내는조건이다. 자금흐름이 빡빡한스타트업은보증금보다선납을선호하지않는다. 반대로해외계열사는선납으로할인율을키우기도한 다. 프리렌트는임대료면제기간이다. 통상인테리어공사기간을감안해 1개월에서 3개월이제시된다. 계약기간이 길수록, 임차인의신용이높을수록길어진다. 표면임대료는그대로두고프리렌트를늘려총비용을낮추는방 식이흔하다. 회계상인식기준이달라질수있어, 재무팀과논의하고문서화해두자.

2. 관리비와 Opex 임대료외에매달납부하는관리비가있다. 청소, 경비, 엘리베이터유지, 냉난방공조운영등공용부운영비가 포함된다. 일부빌딩은전기료를관리비에포함, 일부는별도계량기로부과한다. 냉난방운영시간을넘어사용 하면추가비용이생긴다. 이를 OT(Over Time) 공조요금이라고부른다. 제품출시전야근이길어지는시기라면 OT 요금이눈덩이처럼불수있다. 공조시간을연장한상시계약이가능한지, 월고정요금과시간당요금중어 떤방식이유리한지보고비교하자. Opex는운영비전반을뜻한다. 임대료, 관리비, 전기와인터넷, 식음료, 소모품, 보안, 청소, 쓰레기처리까지포함 한월간총비용이다. CFO는항상 Opex를기준으로판단한다. 계약면적단가에만끌려들어가면실제비용이예 산을넘기기쉽다. 팀당좌석당월 Opex를계산해두면확장과축소판단이빨라진다. 핫데스크, 지정좌석, 프리어드레스 좌석정책의핵심용어세가지가있다. 핫데스크는선착순으로비어있는자리를쓰는방식이다. 지정좌석은개 인에게영구배정된자리다. 프리어드레스는팀단위에서매일자유롭게앉되, 개인짐은락커로관리하는절충 안이다. 원격과하이브리드가보편화되면서프리어드레스가늘었다. 좌석밀도를정할때출근율데이터를쓰면좋다. 예를들어월평균출근율이 60퍼센트인 50명팀이라면 30자리 에서 35자리사이가현실적이다. 다만출시주간처럼변동폭이크다면회의실과포커스룸을좌석압력밸브로 활용한다. 좌석예약시스템을도입하면무질서를줄일수있지만, 예약만하고나타나지않는노쇼문제가생긴 다. 반복노쇼에페널티를두거나, 당일자동취소정책을도입해운영한다. 포커스룸, 폰부스, 미팅룸 포커스룸은 1인혹은 2인이몰입하거나화상회의를조용히진행하는작은룸이다. 폰부스는소형방음부스로 통화, 1인화상회의에적합하다. 미팅룸은 4인에서 10인이상의회의를위한룸이며, 스크린과화상장비가갖춰 진다. 이름만다르고기능이겹치는경우가많아, 사용목적에맞춘명확한표기와예약규칙이중요하다. 예를 들면 2인이하의화상회의는포커스룸으로, 15분이내전화는폰부스로, 3인이상대면회의는미팅룸으로유도 하는식이다. 이간단한구분만으로도회의실체감부족이크게완화된다. OS 요일과코어타임 하이브리드팀의운영에서 OS 요일은 Office Day, 즉사무실출근권장일을가리킨다. 코어타임은동시협업가능 시간대다. 이둘을명시하면좌석과회의실수요예측이쉬워진다. 코어타임이 11시에서 4시라면, 폰부스부족은 이시간대에집중된다. OS 요일을화요일과목요일로잡고, 해당요일엔외부미팅을자제하도록유도하는정책 이흔하다. ABW, 액티비티기반업무방식 ABW(Activity Based Working)는업무활동에맞게공간을선택해쓰는철학이다. 집중, 협업, 학습, 회복등활동 유형에따라좌석과룸, 라운지를설계하고, 사용자스스로선택하게한다. 도입의핵심은가구가아니라규범이 다. 통화는폰부스에서, 회의는룸에서, 깊은집중은조용구역에서하도록문화를만든다. 실패사례는표지판만 달아놓고, 실제가이드와용량계획이없는경우다. 사용패턴데이터가없으면 ABW는그저멋진인테리어로만 남는다. 시트플래닝과밀도 시트플래닝은좌석배치계획이다. 동선, 소음, 팀간협업패턴을반영한다. 밀도는좌석당전용면적혹은계약 면적을의미한다. 개발중심조직은 3.5평에서 4.5평사이, 세일즈중심은 2.5평에서 3.5평사이로계획하는경우

3. 가많다. 고밀도를추구하면비용효율은올라가지만소음과피로가누적된다. 번아웃이잦은팀은밀도보다회 복공간의비중을높이는편이장기적으로생산성을살린다. FM, 시설관리와백오브하우스 FM(Facility Management)은시설관리전반이다. 공조와전기, 소방, 청소, 보안, 폐기물처리까지포함한다. 백오 브하우스는운영을위한비가시공간, 예를들어서버실, 전기실, 창고, 식자재보관실이다. 겉으로보기에화려 한라운지보다백오브하우스의동선과접근성, 냉난방분리여부가운영품질을좌우한다. 포스트잇과택배가 넘치기시작하면로비가지저분해진다. 백오브하우스에충분한적치공간을확보하고, 택배수거스케줄을고정 하면금세정리가된다. BMS, 공조, 외기 BMS(Building Management System)는빌딩의설비를통합제어하는시스템이다. 공조는공기조화, 냉난방을포 함한다. 외기는외부공기를의미하며, 신선한공기를어느수준으로공급할지설정한다. 외기량을늘리면공기 질은좋아지지만에너지비용이올라간다. 알레르기시즌에는필터등급을높이거나외기량을일시조정해팀 컨디션을관리할수있다. 환기성능은 CO₂ 센서데이터로가늠할수있다. 1000ppm을넘기는시간이길어지면 피로감과집중력저하를호소하는인원이늘어난다. PoE, 전력밀도, 심야전력 PoE(Power over Ethernet)는네트워크케이블로전력을공급하는기술이다. 카메라, AP, 일부센서는 PoE로깔끔 하게설치할수있다. 전력밀도는평당혹은제곱미터당공급가능한전력용량을뜻한다. 고성능워크스테이션 이나개발장비가많다면, 평당 1000VA 수준을최소기준으로보고여유를잡는다. 심야전력은야간전기요금 제도로, 서버나냉장고처럼 24시간가동장비가많은경우계약형태를조정해비용을줄일수있다. 다만쇼트서 킷이나피크부하문제를피하려면배선과차단기용량을먼저체크해야한다. IPT, UC, 회의장비호환성 IPT(IP Telephony)는인터넷전화, UC(Unified Communications)는통합커뮤니케이션플랫폼을말한다. 회의실장 비를고를때는 UC 플랫폼과의호환성이실제사용자경험을좌우한다. 하나의룸에 Zoom과 Meet, Teams가모두 필요한회사도있다. 올인원바형태는설치가빠르고깔끔하지만, 마이크를확장하기어렵다. 반대로컴포넌트 형은확장성이높지만배선과튜닝시간이늘어난다. 파일럿룸하나를만들고한달간데이터를모아장비구성 을표준화하면, 나머지룸구축속도가배로빨라진다. 냉난방존, 핫스팟과콜드스팟

4. 대부분의오피스는존별로온도를제어한다. 창가와코어에온도차가생기고, 사람밀집도와장비열로핫스팟 과콜드스팟이나타난다. 좌석불만의 70퍼센트는온도에서비롯된다. 존개수가적으면타협이불가피하다. 창 가좌석에는롤스크린과스탠딩팬을, 코어좌석에는미세가습기를두는소소한장치만으로도민원빈도를줄 일수있다. 공조시간과세팅포인트를계절전환기에미리바꿔두면과도기불편을최소화한다. 방재, 소방, 피난계획 방재는화재와재난대응체계를포괄한다. 스프링클러헤드위치와감지기종류, 비상등과피난유도등, 소화기 위치, 피난경로표시가법적기준에맞아야한다. 인테리어공사시천장마감과벽체변경이소방설비성능을 저하할수있어, 설계단계에서승인받아야한다. 피난계획은도면에만있으면소용없다. 분기마다대피훈련을 하고, 신규입사자온보딩에피난경로교육을포함시키면실제상황에서몸이먼저움직인다. 입주심사, 테넌트믹스, 하우스룰 프리미엄빌딩은입주심사를통해테넌트믹스를관리한다. 업종충돌을피하고, 보안과이미지, 층간소음리스 크를줄이기위함이다. 하우스룰은빌딩운영규정이다. 반려동물, 흡연, 야간반입, 이벤트, 촬영, 간판규정이적 혀있다. 초기협상에서하우스룰예외를받아두면운영이훨씬편해진다. 예를들어해커톤을밤새진행하려면 엘리베이터연장과보안출입인원증대를사전에조율해야한다. 출입통제: 카드키, 모바일키, 방문객관리 카드키는여전히표준이다. 모바일키는편리하지만, OS 업데이트나앱오류로막히는사례가간헐적으로있다. 이중인증과게스트패스, QR 방문증을혼합해보안과편의를균형있게잡자. 방문객관리시스템은리셉션혼 잡을줄이고, 화재대피시현장인원파악에도도움이된다. 개인정보처리와로그보존기간을법에맞춰설정 하는것도잊지말자. 청소, 웨이스트스트림, 팬트리운영 청소는주간유지와야간클리닝으로나뉜다. 주간에는화장실과라운지, 팬트리를돌며쓰레기와얼룩을즉시 제거한다. 웨이스트스트림은폐기물흐름이다. 일반, 재활용, 음식물, 파쇄문서의수거주기가다르다. 팬트리 는만족도가가장눈에띄게표시되는공간이다. 원두와스낵예산을단순절감하면사기저하가체감된다. 대신 재고파악과발주주기를최적화하고, 인기품목을소수정예로고정하면낭비없이만족도를유지할수있다. 반 기마다벤딩데이터를분석해불용품목을정리하자. 보안: CCTV, VMS, DLP와의경계 CCTV는억지력과사후추적에기여한다. VMS(Video Management System)는녹화, 검색, 권한관리를아우른다. 영상보관기간은보통 30일에서 90일이다. 업무데이터보안은 DLP(Data Loss Prevention)와엔드포인트솔루션 영역에가깝지만, 물리보안과만나는지점이있다. 예를들어게스트와이파이분리, 프린터출력제한, 문서파 쇄절차가물리-디지털경계에서사고를줄인다. IT 인프라: MDF, IDF, 케이블플랜 MDF는메인배선실, 외부회선이들어오는허브다. IDF는층별혹은구역별분배실이다. 케이블플랜은네트워 크와전력배선을좌석과룸에어떻게분배할지도면으로정리한것이다. 천장매립이어려운공간은플로어박 스와레이스웨이를조합하면깔끔함과확장성을동시에챙길수있다. PoE 조명과센서를염두에두면장기적으 로유지비가줄어든다. 무엇보다백업회선과장애시페일오버플랜을준비하자. 실제로 1년에한두번은회선 장애가생긴다. 사인, 웨이파인딩, 브랜딩

5. 사인은표지, 웨이파인딩은길찾기설계를말한다. 층마다승강기에서내렸을때어디로가야하는지, 회의실번 호체계가의미가있는지, 화장실과출구표시가분명한지확인한다. 브랜딩은과하면피로하다. 벽전체를로고 와슬로건으로덮기보다, 리셉션과대회의실같은터치포인트에집중하면방문객경험은좋아지고공간은오래 간다. 인테리어공사: VE와펀치리스트 VE(Value Engineering)는비용대비효과를최적화하는설계조정이다. 같은디자인이라도마감재를바꾸거나, 조 명계획을손보면예산을크게낮출수있다. 펀치리스트는준공직후남은하자수정목록이다. 인수인계전에 꼼꼼히작성해책임범위를분명히해두자. 경첩스프링장력, 문턱턱낮춤, 자동문센서범위같은소소한항목 들이일상불편을만든다. 오픈첫주현장에상주하며사용패턴을관찰하면펀치리스트품질이확달라진다. 확장옵션: 전층옵션, 우선협상권, 확장권 전층옵션은같은빌딩에서추가면적이생길때우리에게먼저제안하겠다는조건이다. 우선협상권은동일조 건에서우선권을주는합의다. 확장권은계약서에명문화된면적추가권리로, 기간과면적범위가정해진다. 성 장속도가가파른팀은임대료단가보다이런옵션들의가치를중시한다. 옵션하나로이사비용수천만원을아 끼는경우가있다. 타이밍이핵심이니, 매분기빌딩의공실전망을브로커와공유하자. 디스포저, 냄새, 소음과민원 팬트리에디스포저를설치하면음식물쓰레기관리는편해진다. 하지만배관과소음문제로민원이잦다. 냄새 는가장빠르게평판을깎는다. 환기루트와트랩, 그리스필터청소주기를미리설계하고, 압축쓰레기통을쓰 면민원을줄일수있다. 소음은층간전달과실내잔향두축으로본다. 카펫과흡음재만으로도체감이달라진다. 작은폰부스여러개가오히려복도소음을키우는경우가있는데, 문하단차음과문틀실링을보강하면개선된 다. 좌석예약, 룸스케줄러, 노쇼관리 좌석예약시스템은투명성에좋지만, 사용성이떨어지면금세외면받는다. 모바일에서두번터치로예약과체 크인이가능해야한다. 룸스케줄러는회의실앞태블릿이나패널이다. 예약시작후 5분내체크인이없으면자 동해제하는규칙을두면회의실체감가용률이오른다. 데이터로운영규칙을만들고, 규칙은간단해야지켜진 다. 보험: 배상책임, 화재, 영업손실 임차인이가입해야하는보험은크게세가지다. 배상책임은방문객이나직원의상해, 타인재산피해를커버한 다. 화재는구조와집기, 전산장비손실을보장한다. 영업손실은화재나재난으로영업중단시발생하는매출 손실을일정부분보전한다. 건물주보험과임차인보험의경계를확인해중복혹은빈틈을피하자. 특히서버실 과고가장비가있을때면책조항을꼼꼼히본다. 계약유형: 총액임대, Net, Gross, 서브리스 총액임대는임대료와관리비, 세금을하나로묶어고정금액으로계약하는방식이다. 예측가능성이장점이다. Net 타입은세금과관리비를임차인이별도로부담한다. 경기와에너지가격변동에따라비용이크게달라질수 있다. Gross는기본관리비를포함하지만, 일정항목은조정될수있는형태다. 서브리스는기존임차인이재임대 를주는구조다. 신속하고싸게들어갈수있지만, 권리관계와기간이제한적일수있다. 서브리스는인수인계 자산, 즉가구와장비를저렴하게넘겨받을수있어초기투자금절감에유리하지만, 원임대차계약만료일에영 향을받는다.

6. 중도해지, 옵션, 페널티 계약기간중해지할수있는권리는드물고, 있다하더라도페널티가크다. 페널티는남은기간임대료의일정비 율혹은고정금액으로산정된다. 해지옵션을넣지못했다면, 이사시점에맞춰전대혹은전대승계조건을협의 하는방법이있다. 처음협상때해지옵션의대가로임대료를소폭올리는선택이장기리스크를낮춘다. 브로커, 리스어그리먼트, LOI 브로커는임차인대리혹은임대인대리를맡는다. 임차인대리브로커는수수료를임대인에게서받는관행이 많다. LOI(Letter of Intent)는의향서로, 임대료, 보증금, 면적, 기간, 프리렌트같은주요조건을요약한다. LOI 합 의후리스어그리먼트, 즉본계약으로넘어간다. LOI 단계에서모든핵심옵션과특약을최대한명확히하자. 본 계약에서되돌리기어렵다. 환경, ESG, 그린빌딩인증 LEED, BREEAM 같은인증은에너지효율과환경성능을상징한다. 단순홍보를넘어서공조성능, 일조, 수질, 폐기물관리의최소기준을담는다. 그린빌딩은초기임대료가약간높아도운영비절감과직원만족도로상쇄 되는경우가많다. 예를들어 LED와고효율냉동기, 센서기반조명제어만으로전력사용량을 10퍼센트에서 20 퍼센트줄이는사례가흔하다. ESG 보고의무가있는회사라면빌딩선택이곧데이터품질에영향을준다. 적응형계획: 피크커브와버퍼 오피스운영의진짜숙제는변동성관리다. 출근율, 회의수요, OT 공조, 팬트리소비가특정요일과분기에솟는 다. 피크커브를완만하게만들려면예약정책과운영시간, 이벤트를조정하고, 필수설비와공간은버퍼를둔 다. 폰부스 6개가언제나꽉차면 2개를추가하기보다, 사용시간제한과자동해제규칙을먼저바꿔본다. 물리 적확장보다운영개선이빠르고싸다. 작은용어들, 그러나현장에서큰차이를만드는것들 백카드: 무기명출입카드. 임시방문객이나외주인력에게지급한다. 분실관리가핵심이니, 대장기록과 보증금을병행하면사고를줄인다. 펜스라인: 보안구역경계선. 서버실이나연구실앞에설치하는물리적 경계다. 시야차단과출입통제를동시에해결하면보안과동선이함께좋아진다. 핫워크퍼밋: 불꽃, 용접 작업허가. 인테리어공사중화재위험이있는작업에필수다. 스팟소화기와감시인원을지정하고, 사후 잔불체크까지포함한다. 스냅백: 원상복구조항에서마감일부를제외해주는합의. 철거비용이크게줄어 든다. 전기증설이나배관변경은스냅백대상에서빠지는경우가많다. N+1: 설비이중화표기. UPS, CRAC 같은핵심설비에한대여유분을둔구성이다. 실제업타임을원한다면배선계통분리와테스트루 틴까지함께설계해야한다. 처음오피스를꾸리는팀을위한짧은체크 LOI 단계에서임대료, 보증금, 프리렌트, 공용률, OT 공조요금, 확장옵션을한장표로정리해두고내부 의사결정에쓴다. 전기용량, 통신회선가용성, 소방승인여부를인테리어설계전에확인한다. 좌석정책 과룸규칙을도입첫날에공지하고, 첫달은가볍게단속한다. 초기습관이문화를만든다. 팬트리와쓰레 기동선을별도로설계해냄새와혼잡을막는다. 데이터수집루틴을만든다. 출근율, 좌석점유, 룸노쇼, 공조 OT 사용량을매달리뷰하면의사결정이빨라진다. 사람과공간사이의언어 용어는계약과운영의손잡이다. 같은말이라도건물주, 오피사이트브로커, 시공사, IT, HR이서로다른그림을 떠올린다. 용어를맞추는일은그림을맞추는일이다. 전용과계약면적의차이를이해한순간예산이바로잡히

7. 고, 공조와외기의상관을이해한순간팀의컨디션이달라진다. 좌석정책의몇단어를바꿔붙이는것만으로도 서로의시간이절약된다. 현장에서가장유용한질문은단순하다. 이말은우리상황에서무엇을바꾸는가, 이결정은비용과리스크를어 디로옮기는가. 사전은출발점일뿐이다. 직접걸으면서단어에손때를묻혀야지식이실력이된다. 몇달만지나 도, 처음엔낯설었던용어들이팀의리듬을맞추는박자처럼들릴것이다.