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Formation des utilisateurs Janvier 2009

Découverte de l’application. Formation des utilisateurs Janvier 2009. Sommaire. Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC. Introduction.

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Formation des utilisateurs Janvier 2009

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Presentation Transcript

  1. Découverte de l’application Formation des utilisateurs Janvier 2009

  2. Sommaire • Introduction • La structure SIFAC • Un nouveau vocabulaire • Le budget • Les règles de dérivation • Les flux des dépenses et des recettes • Démonstration de SIFAC

  3. Introduction • Pourquoi changer d’application financière et comptable? • Nabuco, une application en fin de vie • Besoin d’un outil performant, à la hauteur des enjeux de 2010 : certification des comptes, contrôle interne, comptabilité analytique • Moderniser et simplifier les opérations comptables et budgétaires : flux de dépenses et de recettes, mouvements budgétaires • Pourquoi SIFAC (Système d’Information Financier, Analytique et Comptable) ? • Un produit performant issu du secteur privé et adapté aux universités par l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et Établissements) • Un produit permettant de répondre aux exigences liées au transferts des compétences prévues par la loi LRU • Un produit retenu par l’ensemble des universités bretonnes (+Nantes) dans une démarche mutualisée • Quels sont les impacts pour les composantes et services de Rennes 2? • Une réadaptation des gestionnaires à un nouvel outil • Quelques changements dans les procédures budgétaires et comptables • A terme, une valeur ajoutée pour le suivi et la qualité des opérations budgétaires et comptables

  4. Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC 4

  5. MM FM Gestion des achats Comptabilité budgétaire SD CO Administration des ventes Contrôle de gestion FI PP Comptabilité générale Gestion de la production SAP Progiciel de Gestion Intégrée TV LE Gestion des frais de mission Gestion des flux logistiques PM Gestion des usines AM PS Gestion de projet Gestion des immobilisations HR Gestion des ressources humaines SIFAC = certaines « briques » de SAP • SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP (SAP = Progiciel de Gestion Intégrée). Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur.

  6. MM FM Gestion des achats Comptabilité budgétaire SD CO Administration des ventes Contrôle de gestion FI PP Comptabilité générale Gestion de la production SAP Progiciel de Gestion Intégrée TV LE Gestion des frais de mission Gestion des flux logistiques PM Gestion des usines PS AM Gestion de projet Gestion des immobilisations HR Gestion des ressources humaines Des briques communicantes • Chaque module possède sa propre structure, concordante avec celles des autres modules. • Les opérations comptables et budgétaires dans SIFAC font appel à plusieurs modules. • Exemple, pour une dépense, les modules MM, CO et FI sont utilisés.

  7. Organisation de l’Université RENNES 2 dans SIFAC Niveau 0 Établissement Niveau 1 Rennes 2 hors SAIC SAIC Niveau 2 Services communs UFR CR Niveau 3 CR CR CR

  8. Les principaux objets des structures SIFAC

  9. Les principaux objets des structures SIFAC

  10. Structure budgétaire de l’Etablissement Niveau 0 ETAB Niveau 1 R2 450 Niveau 2 CF niveau 2 (UB) 450Q0 CF niveau 3 (CR) CF niveau 3 (CR) Niveau 3 Centres de coût Centre de profit Centres de coût Centre de profit Centre financier : porte le budget et les contrôles budgétaires (UB par masse et CR par enveloppe) Centre de coûts : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique Centre de profit : collecteur de recettes (un par CF)

  11. Structure budgétaire (extrait du 903)

  12. Centres financiers, centres de coûts et centres de profit des UB 903 et 905 Niveau 0 ETAB Niveau 1 R2 Niveau 2 903 905 Niveau 3 903C0 905E0 903C0 903C0-ACC 905-E0 905E0-ACC 903C0-REA 905E0-REA Centres de coûts (n par CF) 903C0-SCO 905E0-SCO 903C0-… 905E0-… Centre de profit (1 seul par CF)

  13. Libellés des centres de coût pour la Recherche

  14. Libellés des centres de coût pour la Formation

  15. Libellés des centres de coût pour la Vie étudiante

  16. Libellés des centres de coût pour les Services d’appui

  17. Libellés des centres de coût pour la diffusion des savoirs et le pilotage

  18. Exemple : Centres de Coûts du 903B1

  19. Exemple : Centres de Coûts du 903D0

  20. 9 Dans SIFAC, l’imputation des recettes et des dépenses se fait : La structure SIFAC : Question 1 1 - Sur les Centres financiers, objets portant le budget. 2 - Sur les Centres de Profit et les Centres de Coûts. 3 - Sur les Destinations.

  21. La structure SIFAC : Question 1 Dans SIFAC, l’imputation des recettes et des dépenses se fait : 1 - Sur les Centres financiers, objets portant le budget. 0% 2 - Sur les Centres de Profit et les Centres de Coûts. 100% 3 - Sur les Destinations. 0% 21

  22. 51 La structure SIFAC : Question 2 Qu’est-ce qu’un Centre de coût? 1 - L’objet SIFAC qui porte le budget et les contrôles budgétaires. 2 - Un collecteur de dépenses représentant un objet de la comptabilité analytique. 3 - Un collecteur de recettes

  23. La structure SIFAC : Question 2 Qu’est-ce qu’un Centre de coût? 1 - L’objet SIFAC qui porte le budget et les contrôles budgétaires. 2% 2 - Un collecteur de dépenses représentant un objet de la comptabilité analytique. 92% 3 - Un collecteur de recettes 6% 23

  24. 48 La structure SIFAC : Question 3 A un Centre financier, peuvent être rattachés : 1 - Un seul Centre de Profit et plusieurs Centres de Coûts 2 - Un seul Centre de Coûts et plusieurs Centres de Profit 3 - Plusieurs Centres de Coûts et plusieurs Centres de Profit

  25. La structure SIFAC : Question 3 A un Centre financier, peuvent être rattachés : 1 - Un seul Centre de Profit et plusieurs Centres de Coûts 83% 2 - Un seul Centre de Coûts et plusieurs Centres de Profit 13% 3 - Plusieurs Centres de Coûts et plusieurs Centres de Profit 4% 25

  26. Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC 26

  27. Un nouveau vocabulaire

  28. Un nouveau vocabulaire • Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. • Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables. • Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF). Pour les recettes, la destination doit être renseignée avec la valeur « RECET ». • Fonds : définit l’origine des fonds (DGF, CPER, Contrat quadriennal, contrats, droits d’inscription…). Pour les dépenses, le fonds doit être renseigné avec la valeur « DEPENSES ». • Centre de coût : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique. • Centres de profit : collecteur de recettes. Il n’existe qu’un centre de profit par centre financier.

  29. Un nouveau vocabulaire • OTP : Organigramme Technique de Projet, « coque » contenant des éléments d’OTP (e-OTP) sous forme hiérarchisée pour modéliser un projet, une convention, un colloque une opération de travaux. Un OTP permet un suivi budgétaire précis et pluriannuel d’une opération. Le Contrat quadriennal, le CPER et quelques conventions sont suivis à laides d’OTP. • e-OTP : élément d’OTP. Les recettes et dépenses d’une convention sont imputées sur un e-OTP. Exemple : pour l’imputation d’une dépense sur l’objectif opérationnel 1.1 du Contrat quadriennal, pour le CF 901B0, l’e-OTP à choisir a pour code CQ0811-1-1-B0. • Programme de financement (PFI): enveloppe budgétaire pour conventions/opérations. Exemple : le PFI de l’objectif opérationnel 1-1 du Contrat quadriennal a pour code CQ0811-1-1.

  30. Rattachement d’un OTP à la structure budgétaire • Exemple du Contrat quadriennal

  31. Un nouveau vocabulaire

  32. Un nouveau vocabulaire

  33. 46 Dans SIFAC, quels sont les équivalents du CR et de la destination Nabuco : Un nouveau vocabulaire : Question 1 1 - Le Centre de Coûts et le Domaine fonctionnel. 2 - Le Centre de Coûts et le Fonds. 3 - Le Centre Financier et le Domaine fonctionnel.

  34. Dans SIFAC, quels sont les équivalents du CR et de la destination Nabuco : Un nouveau vocabulaire : Question 1 1 - Le Centre de Coûts et le Domaine fonctionnel. 20% 2 - Le Centre de Coûts et le Fonds. 9% 3 - Le Centre Financier et le Domaine fonctionnel. 72% 34

  35. 34 Un nouveau vocabulaire : Question 2 Une dépense relative au Contrat quadriennal doit être imputée sur : 1 - Un Centre de Coûts uniquement. 2 - Un e-OTP uniquement. 3 - Un e-OTP et un Centre de Coût. 4 - Un Programme de Financement.

  36. Un nouveau vocabulaire : Question 2 Une dépense relative au Contrat quadriennal doit être imputée sur : 1 - Un Centre de Coûts uniquement. 0% 2 - Un e-OTP uniquement. 3% 3 - Un e-OTP et un Centre de Coût. 97% 4 - Un Programme de Financement. 0% 36

  37. 48 Quelles sont les secteurs de TVA utilisés pour l’imputation d’une dépense (hors SAIC)? Un nouveau vocabulaire : Question 3 1 - Exonéré, taxé, mixte, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division. 2 - Exonéré, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division. 3 - Lucratif, non lucratif, exonéré. L’objet SIFAC correspondant est le Domaine d’activité.

  38. Quelles sont les secteurs de TVA utilisés pour l’imputation d’une dépense (hors SAIC)? Un nouveau vocabulaire : Question 3 1 - Exonéré, taxé, mixte, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division. 75% 2 - Exonéré, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division. 8% 3 - Lucratif, non lucratif, exonéré. L’objet SIFAC correspondant est le Domaine d’activité. 17% 38

  39. Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC 39

  40. Le budget • Le budget d’un CF (centre financier) est constitué de lignes d’adresse budgétaire. • Exemples de 3 lignes d’adresse budgétaire du 901B0 : Explications : 1è ligne : prévision de dépense hors e-OTP 2è ligne : prévision de dépense pour l’objectif opérationnel 1-1 du Contrat quadriennal 3è ligne : prévision de recette hors e-OTP Remarques : Comme dans Nabuco, montant prévisionnel des dépenses n’est pas obligatoirement égal à celui des recettes. Ne pas confondre Programme de financement (PFI) et e-OTP.

  41. Les contrôles budgétaires Remarques : La non-limitativité des crédits par domaine fonctionnel nécessite un renforcement de la qualité du suivi budgétaire par les gestionnaires. Le problème de « fongibilité » des crédits entre CF d’une même UB rencontré dans Nabuco perdure dans SIFAC. Les virements et réajustements sont particulièrement simples à effectuer dans SIFAC,

  42. 46 Parmi les objets ci-dessous, lequel ne fait pas partie de l’adresse budgétaire? Le budget : Question 1 1 - Le Compte budgétaire. 2 - Le Domaine fonctionnel. 3 - Le Fonds. 4 - Le Centre de coûts. 5 - Le Programme de Financement. 6 - Le Centre financier.

  43. Parmi les objets ci-dessous, lequel ne fait pas partie de l’adresse budgétaire? Le budget : Question 1 1 - Le Compte budgétaire. 2% 2 - Le Domaine fonctionnel. 2% 3 - Le Fonds. 9% 4 - Le Centre de coûts. 72% 5 - Le Programme de Financement. 4% 6 - Le Centre financier. 11% 43

  44. 37 Quels sont les 2 objets qui ne comportent aucun contrôle budgétaire? Le budget : Question 2 1 - Le Domaine fonctionnel et le Fonds. 2 - Le Domaine fonctionnel et le Programme de financement. 3 - Le Fonds et le Programme de financement.

  45. Quels sont les 2 objets qui ne comportent aucun contrôle budgétaire? Le budget : Question 2 1 - Le Domaine fonctionnel et le Fonds. 95% 2 - Le Domaine fonctionnel et le Programme de financement. 5% 3 - Le Fonds et le Programme de financement. 0% 45

  46. Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC 46

  47. Les règles de dérivation • Une dérivation est une détermination automatique d’une valeur à partir d’une autre valeur saisie. • Lorsque la valeur B est déterminée par la valeur A on dit que A dérive B. A B B est automatiquement renseigné si A est renseigné. On dit que A dérive B

  48. Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :dépense hors e-OTP Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises ET type d’imputation (invest., fonct.,) Centre de coûts Domaine fonctionnel Fonds => « DEPENSES » Centre financier Compte comptable Compte budgétaire

  49. Centre de coûts Centre financier Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :dépense sur e-OTP Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises ET type d’imputation (invest., fonct.,) eOTP Domaine fonctionnel Fonds => « DEPENSES » Compte comptable Programme de financement Compte budgétaire

  50. Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :recettes hors e-OTP Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Centre de profits Domaine fonctionnel => « RECET » Article Fonds Centre financier Compte comptable Compte budgétaire

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