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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA. Professor Élvis Corrêa Miranda. ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:. Alfabético Geográfico Numérico Ideográfico. 3. MÉTODO GEOGRÁFICO:. É aquele que separa os documentos por local ou procedência; Entende-se por procedência

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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Presentation Transcript

  1. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Professor Élvis Corrêa Miranda

  2. ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS

  3. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: • Alfabético • Geográfico • Numérico • Ideográfico 3

  4. MÉTODO GEOGRÁFICO: • É aquele que separa os • documentos por local ou • procedência; • Entende-se por procedência • a cidade, estado ou país a • que o documento se refere. 4

  5. REGRAS DO MÉTODO GEOGRÁFICO: ORGANIZAÇÃO POR ESTADO: • Os estados devem ser ordenados • alfabeticamente; • Dentro de cada estado, a capital deve vir • em primeiro lugar, seguida das demais • cidades em ordem alfabética. 5

  6. ORGANIZAÇÃO POR ESTADO: • ALAGOAS • BAHIA • CEARÁ • GOIÁS • MARANHÃO • PARÁ • SÃO PAULO 6

  7. ORGANIZAÇÃO POR ESTADO: • ALAGOAS • BAHIA • CEARÁ • GOIÁS • MARANHÃO • PARÁ • SÃO PAULO PASTA DO ESTADO DO CEARÁ: FORTALEZA Crateús Juazeiro Quixeramobim Sobral 7

  8. REGRAS DO MÉTODO GEOGRÁFICO: ORGANIZAÇÃO POR PAÍS: • Os países devem ser ordenados • alfabeticamente; • Dentro de cada país, a capital deve vir • em primeiro lugar, seguida das demais • cidades em ordem alfabética. 8

  9. ORGANIZAÇÃO POR PAÍS: • ARGENTINA • BÉLGICA • CHINA • FRANÇA • HONDURAS • JAPÃO • PORTUGAL 9

  10. ORGANIZAÇÃO POR ESTADO: • ARGENTINA • BÉLGICA • CHINA • FRANÇA • HONDURAS • JAPÃO • PORTUGAL PASTA DE PORTUGAL: LISBOA Braga Porto Setúbal 10

  11. REGRAS DO MÉTODO GEOGRÁFICO: ORGANIZAÇÃO POR CIDADE: • As cidades devem ser ordenadas • alfabeticamente; • Ao final de cada cidade, deve ser • identificado o seu estado, entre • parênteses. 11

  12. ORGANIZAÇÃO POR CIDADE: • Anápolis • Cubatão • Fortaleza • Lages • Manaus • São Paulo • Taguatinga • Taguatinga 12

  13. ORGANIZAÇÃO POR CIDADE: • Anápolis (Goiás) • Cubatão (São Paulo) • Fortaleza (Ceará) • Lages (Santa Catarina) • Manaus (Amazonas) • São Paulo (São Paulo) • Taguatinga (Distrito Federal) • Taguatinga (Tocantins) 13

  14. ORGANIZAÇÃO POR CIDADE: • Anápolis (Goiás) • Cubatão (São Paulo) • Fortaleza (Ceará) • Lages (Santa Catarina) • Manaus (Amazonas) • São Paulo (São Paulo) • Taguatinga (Distrito Federal) • Taguatinga (Tocantins) 14

  15. ORGANIZAÇÃO POR CIDADE: • Anápolis (Goiás) • Cubatão (São Paulo) • Fortaleza (Ceará) • Lages (Santa Catarina) • Manaus (Amazonas) • São Paulo (São Paulo) • Taguatinga (Distrito Federal) • Taguatinga (Tocantins) 15

  16. MÉTODO NUMÉRICO: • É aquele que ordena os • documentos por número; • É subdividido em numérico • simples, cronológico e • dígito-terminal. 16

  17. NUMÉRICO SIMPLES: Os documentos são numerados quando entram no arquivo ou instituição e são ordenados pelo número que receberam. 17

  18. NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL: • Os documentos são numerados; • Os números são divididos em grupos de dois algarismos • cada um, lidos da direita para a esquerda; • A ordenação é feita a partir dos dois últimos algarismos. 746.350 128.968 45.879 341.901 215.950 74-63-50 12-89-68 04-58-79 34-19-01 21-59-50 1º) 34-19-01 2º) 21-59-50 3º) 74-63-50 4º) 12-89-68 5º) 04-58-79 Dividir em grupos de 2 algarismos arquivam-se 18

  19. MÉTODO IDEOGRÁFICO: • É aquele que ordena os • documentos por assunto • ou tema; • Os assuntos podem ser • ordenados de forma • alfabética ou numérica. 19

  20. IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO: • DICIONÁRIO: Os assuntos são • ordenados alfabeticamente em um • único nível • ENCICLOPÉDICO: Os assuntos são • ordenados alfabeticamente em • níveis hierarquizados. 20

  21. DICIONÁRIO: • Admissão • Aposentadoria • Cirurgias • Empréstimos • Exames • Férias • Licenças • Viagens 21

  22. ENCICLOPÉDICO: FINANÇAS Empréstimos Bancários Rurais Financiamentos PESSOAL Aposentadoria Férias Treinamento Cursos Estágios 22

  23. IDEOGRÁFICO NUMÉRICO: 1) Os assuntos são codificados hierarquicamente (do geral para o específico), gerando o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO da instituição; 2) Os documentos têm o seu código de classificação anotados na primeira folha quando entram na instituição; 3) A ordenação nos arquivos é feita a partir dos códigos de assunto. 23

  24. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO: 1 – FINANÇAS 1-1 – Empréstimos 1-1-1 – Rurais 1-1-2 – Bancários 1-2 – Financiamentos 2 – PESSOAL 2-1 – Férias 2-2 – Aposentadoria 2-3 – Treinamento 2-3-1 – Estágios 2-3-2 - Cursos 24

  25. CODIFICAÇÃO: 25

  26. CODIFICAÇÃO: 2-3-2 26

  27. ORDENAÇÃO NO ARQUIVO: 27

  28. ORDENAÇÃO NO ARQUIVO: 2-1 2-2 2-3 2-4 2-5 2-6 2-7 28

  29. IDEOGRÁFICO NUMÉRICO: 1) A codificação dos documentos é feita quando da entrada deste na instituição (fase corrente); 2) MÉTODO DECIMAL: Limita os assuntos a, no máximo, 10 áreas ou classes; 3) MÉTODO DUPLEX: Permite a criação de classes ou áreas de forma ilimitada. 29

  30. ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO: O responsável deve conhecer e considerar dois aspectos: • A natureza dos documentos a • serem arquivados; • A estrutura e o funcionamento da instituição. 30

  31. QUESTÕES DE CONCURSOS ANTERIORES

  32. (Cespe-UnB – DPU 2010) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se • (A) por assunto. • (B) onomástico. • (C) geográfico. • (D) ideográfico. • (E) alfabético. 32 32

  33. (Cespe-UnB – DPU 2010) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se • (A) por assunto. • (B) onomástico. • (C) geográfico. • (D) ideográfico. • (E) alfabético. 33 33

  34. (Cesgranrio - BACEN / 2010) Nas localidades onde o Banco Central do Brasil possui representação regional, um cidadão comum pode enviar carta com reclamação, elogio ou sugestão, e ela será encaminhada à Ouvidoria do Banco. Se a Ouvidoria receber cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5) Porto Alegre, deverá fazer a ordenação dessas cartas. Se for utilizado o método geográfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade e correspondente, a ordenação será a seguinte: (A) 5,4,3,2,1 (B) 5,2,4,3,1 (C) 4,3,2,5,1 (D) 2,4,3,5,1 (E) 1,2,4,3,5 34 34

  35. (1) Santa Maria (2) Caxias do Sul (3) Novo Hamburgo (4) Gramado (5) Porto Alegre 35 35

  36. (5) Porto Alegre (2) Caxias do Sul (4) Gramado (3) Novo Hamburgo (1) Santa Maria 36 36

  37. (Cesgranrio - BACEN / 2010) Nas localidades onde o Banco Central do Brasil possui representação regional, um cidadão comum pode enviar carta com reclamação, elogio ou sugestão, e ela será encaminhada à Ouvidoria do Banco. Se a Ouvidoria receber cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5) Porto Alegre, deverá fazer a ordenação dessas cartas. Se for utilizado o método geográfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade e correspondente, a ordenação será a seguinte: (A) 5,4,3,2,1 (B) 5,2,4,3,1 (C) 4,3,2,5,1 (D) 2,4,3,5,1 (E) 1,2,4,3,5 37 37

  38. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010) A atribuição de um número a cada cliente (pessoa física ou jurídica), por exemplo, obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem preocupação alguma com a ordem alfabética é característica do método. (A) numérico cronológico. (B) numérico alfabético. (C) numérico simples. (D) dígito-terminal. (E) variadex-cronológico. 38 38

  39. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010) A atribuição de um número a cada cliente (pessoa física ou jurídica), por exemplo, obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem preocupação alguma com a ordem alfabética é característica do método. (A) numérico cronológico. (B) numérico alfabético. (C) numérico simples. (D) dígito-terminal. (E) variadex-cronológico. 39 39

  40. (Cespe-UnB / Antaq 2009) - O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 40 40

  41. (Cespe-UnB / Antaq 2009) - O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 41 41

  42. (FCC-TRF 2a Reg / 2007) Uma instituição adota o método dígito-terminal para classificar os prontuários de seus servidores: 1) 001.299 - Hilary Jenkinson 2) 032.699 - Eugenio Casanova 3) 129.129 - T. R. Schellenberg 4) 159.544 - Luciana Duranti 5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz 6) 306.818 - Bruno Delmas 7) 588.029 - Paola Carucci 8) 246.344 - Michel Duchein 42 42

  43. 1) 001.299 2) 032.699 3) 129.129 4) 159.544 5) 305.218 6) 306.818 7) 588.029 8) 246.344 43 43

  44. 1) 001.299 2) 032.699 3) 129.129 4) 159.544 5) 305.218 6) 306.818 7) 588.029 8) 246.344 1) 00-12-99 2) 03-26-99 3) 12-91-29 4) 15-95-44 5) 30-52-18 6) 30-68-18 7) 58-80-29 8) 24-63-44 44 44

  45. 1) 001.299 2) 032.699 3) 129.129 4) 159.544 5) 305.218 6) 306.818 7) 588.029 8) 246.344 1) 00-12-99 2) 03-26-99 3) 12-91-29 4) 15-95-44 5) 30-52-18 6) 30-68-18 7) 58-80-29 8) 24-63-44 45 45

  46. 1) 001.299 2) 032.699 3) 129.129 4) 159.544 5) 305.218 6) 306.818 7) 588.029 8) 246.344 1) 00-12-99 2) 03-26-99 3) 12-91-29 4) 15-95-44 5) 30-52-18 6) 30-68-18 7) 58-80-29 8) 24-63-44 46 46

  47. (A) 1,2,3,4,8,5,6,7. (B) 5,6,7,3,8,4,1,2. (C) 5,6,2,1,4,8,7,3. (D) 7,2,6,8,4,1,5,3. (E) 7,2,6,8,4,5,1,3. 47 47

  48. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A criação de pastas para o arquivamento de documentos a paritr dos temas relacionados a atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do método ideográfico. 48 48

  49. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A criação de pastas para o arquivamento de documentos a paritr dos temas relacionados a atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do método ideográfico. 49 49

  50. (Funiversa – Terracap 2010) Acerca dos métodos de arquivamento, aquele que separa os documentos por assunto é o (A) ideográfico. (B) alfabético. (C) numérico. (D) geográfico. (E) cronológico. 50 50

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