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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Estefani González Gutiérrez 1002. Carta. 1.3  MÁRGENES Los márgenes de una carta comercial están sujetos a la extensión de la carta: Superior               3 ó 4 cm Izquierdo             3 ó 4 cm Derecho               2 ó 3 cm Inferior                2 ó 3 cm

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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

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Presentation Transcript

  1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Estefani González Gutiérrez 1002

  2. Carta 1.3  MÁRGENES Los márgenes de una carta comercial están sujetos a la extensión de lacarta: Superior               3 ó 4 cmIzquierdo             3 ó 4 cmDerecho               2 ó 3 cmInferior                2 ó 3 cm Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm . Es una comunicación escrita que cursa una empresa con otras empresa, una empresa con una persona natural o una empresa con sus empleados.

  3. Estilos de cartas:

  4. Circulares Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad. Los temas a tratar en una circular poder ser generalmente lo siguiente:Movimiento interno de los jefes de la institución Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía. Ascensos del personal que elabora en la empresa. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.

  5. a través de una circular se puede comunicar: •Cambios de horario. •Rotación de jefes. •Nombramiento de comisión reorganizadora. •Ascensos del personal. •Aplicación de encuesta. •Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

  6. Correspondencia Es el sistema de comunicación escrito que utilizan las empresas en sus diferentes actividades mercantiles. Las características principales de la correspondencia comercial. •Fácil comprensión •Exponer adecuadamente los asuntos •Evitar adornos o palabras innecesarias o excesivos •Buscar la precisión. •No  cometer faltas de ortografía •Utilizar un vocabulario amplio •Tratar los temas independientes (párrafos) •Evitar los pleonasmos (redundancias de palabras) •Huir de emplear excesivamente el gerundio. •Evitar las frases con formulismo.

  7. Cuidar la forma de expresiones y la presentación en la correspondencia comercial es de suma importancia para dar una buena imagen de nuestra empresa.b)    Los elementos que se utilizan en el correspondencia comercial .1)    Sobre2)    Papel3)    Carta: Es el medio de comunicación escrita más utilizado.Su presentación y contenido han de cuidarse al máximo.•La presentación mediante proceso de texto•No abusar, de tipo de letra•Buscar el tipo de letra más sencillo y claro.La presentación a mano y ordenados.

  8. Memorandos Es un documento administrativo, público y comercial, de formato pequeño y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad.Familiarmente es llamado "MEMO". •FUNCIÓN: El memorando es una comunicación diplomática en la que se transmite un mensaje y puede ser:Una orden. Un mensaje. Un pedido. Un perdido. Una justificación. Una amonestación. Una información, etc.

  9. •USOS. Se utiliza entre las distintas oficinas y dependencias de una misma  institución. Por su calidad de interno es un documento de  "INTEROFICINA".Es tan usual en nuestra administración que algunas entidades disponen de memorandos impresos en talonarios, dependiendo su formato de las exigencias.•CARACTERÍSTICAS:Se caracteriza por ser:Un documento breve y directo.Funcional y práctico.Interno.Circula dentro de la institución.Sobre todo de acción inmediata.

  10. Constancias y certificados CERTIFICADOS:Documento de carácter probatorio, publico o privado. que asegura la adversidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma) CONSTANCIA:documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad 

  11. CLASIFICACION:De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:CONSTANCIA PARA:-Tiempo de servicio-Experiencia-Salarios u honorarios-Clase de trabajo-Jornada laboral-Cumplimiento de comisiones-Comportamiento del trabajador

  12. CETIFICADO PARA: -Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos -Derecho de uso del sello Icontec -De conformidad con norma técnica colombiana -Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio -Asistencia a congreso, cursos y seminarios -Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción -Documentos de identidad -Certificado de aseguramiento de la calidad -Certificado del sistema de administración ambiental -Becas, donaciones y exenciones -Créditos, prestamos u oras transacciones comerciales -Relación de retenciones de impuestos -Paz y salvo -Resultados de exámenes médicos

  13. Hoja de vida corporativa Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra  la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento Humano de la compañía. Este documento es estipulado por cada organización para la decisión del manejo de información interno se puede archivar de manera física o digital. Se recomienda que la información sea  breve, veraz y eficaz

  14. Elaboración de una hoja de vida:Existen varios tipos de hoja de vida que también se pueden usar, lo importante es quesea clara, breve, sencilla, concreta y verdadera. Los datos que siempre debe contener son los siguientes: •Datos personales •Nombre y apellidos. •Edad. •Dirección. •Ciudad. •Teléfono (también el número celular) •E-Mail. •Formación académica. •Cursos de extensión. •Experiencia profesional y laboral. •Nivel de idiomas e informática. •Fecha

  15. Actas Documento por medio del cual se da fe de los hechos o de lo sucedido en reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y previamente han sido convocadas con carácter oficial. La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que figurará en la convocatoria a esa reunión.

  16. Ejemplo de un acta ACTA En la ciudad de .... siendo las..... horas del día..... del ..... de 2004, se reúnen ................. en ....................con el siguiente orden del día. -Primero: -Segundo: -Tercero: .... Se abre la sesión..... se delibera..... y se llega al acuerdo siguiente..... Se abre un nuevo diálogo.... y se acuerda..... Ruegos y preguntas:............................. Y al no haber más asuntos que tratar se levanta la sesión a las ...... horas, y yo secretario doy fe.

  17. FIN : - )

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