Projektityö Orientaatio ICT-alaan, ict1tn001

1. ProjektityöOrientaatio ICT-alaan, ict1tn001 Tavoitteena on suunnitella toteuttamiskelpoinen työ toteuttaa suunniteltu työ

2. ProjektityöProjekti suunnittelusta toteutukseen Mikä on projekti? Miksi projekti? Mitä projektisuunnitelma sisältää? Miten projektin toteutusta ohjataan? Anne Valsta

3. Projekti on • ainutkertainen, kertaluonteinen • ajallisesti rajattu eli alkaa päättyäkseen suunnitellusti • työsuoritus, jolla on omat resurssipuitteet eli budjetti, valta tehtäväänsä ja työvoima • määritetty tehtävä tuottaa vaatimukset täyttävä tulos (esim. tilaisuus, matka, kurssitoteutus, ohjelmisto, selvitys) Virkki, P. Somermeri, A. 1997. Projektityö – kehittämisen moottori Anne Valsta

4. Miksi projekti? • Jäsentynyt tapa toimia • ennalta suunniteltu työn eteneminen • ennalta aikatauluun varatut resurssit • tehdään sovitut tulokset • Ohjattavissa • raportointikäytäntö • ohjauspisteet ja –vastuut: nopea reagointi ja vaikutusten arviointi muutoksissa • tavoitteet ja mittarit • suunnitelmallista, tehokasta, päätöksiä tukevaa toimintaa • hyväksi koettu käytäntö Anne Valsta

5. toiminnan kehittäminen tarpeet, tavoitteet jatkuva kehittäminen Ohjaus Toteutus Projekti tavoite: lopputulos Mistä projekti syntyy? • tarvekartoitus ja ideoiden keruu  kehitysideat • ideakynnys ylittyy  projektialoite (asettaja) • esitutkimukset, investointilaskelmat, riskianalyysi  parhaat ideat valikoituvat • projektikynnys ylittyy  projektin tehtävän anto, projektiesitys (asettaja) Anne Valsta

6. Projektin ohjaukselliset vaiheet • Suunnittelu  projektisuunnitelma • Käynnistäminen  projektisuunnitelman hyväksyminen ohjauksen työvälineeksi, lupa kirjata projektille työtä • Toteutus: seuranta ja ohjaus  lupa jatkaa työtä/ päätös keskeyttää työ • Päättäminen  tuloksen ja vastuiden luovuttaminen sekä projektiorganisaation purkaminen Anne Valsta

7. Projektisuunnitelman laatimista varten on hyvä tietää • haluttu, odotettu tulostavoite • aikataulutavoite • projektiorganisaatio • budjetti, rahoituspuite • projektin perustamiseen johtaneet syyt Anne Valsta

8. Projektisuunnitelman sisältö (rakenne)ks. projektisuunnitelman työkirja • alkuosa eli projektimääritys kertoo, mitä tehdään: tehtävä, tavoitteet ja tulos • keskiosa eli työsuunnitelma kertoo, miten ja milloin tehdään: työn vaiheistus, aikataulu ja voimavarojen käyttö, työtavat ja menettelyt • loppuosa eli laatusuunnitelma kertoo, miten osoitetaan se mitä on tehty: mitat ja menettelyt Anne Valsta

9. Projektin sidosryhmät - vaikuttajia • tekemisen aikaiset ~ projektiorganisaatio ja tukijoukot • tuloksen intressitahot, esim. • tilaaja (toimeksiantaja, maksaja, asiakas), käyttäjät, muu tilaajan organisaatio • ylläpitäjä, jatkokehittäjät • tilaajan asiakkaat, yhteistyökumppanit • viranomaiset, työmarkkinajärjestö • toimittajan organisaatio, yhteistyökumppanit, alihankkijat, kilpailijat • selvitä • sidosryhmän rooli projektiin tai sen tulokseen • sidosryhmien odotukset ja vaatimukset Anne Valsta

10. Ohjausryhmän jäsenet Projekti-päällikkö Projektiryhmän jäsenet Projektiorganisaation roolit • Asettaja, tilaaja • Ohjaus- eli johtoryhmä (vrt. seuranta-, valvontaryhmä) • Ohjausryhmän puheenjohtaja (vrt. asettaja, tulosintressi) • Projektipäällikkö • Projektiryhmä (ks. projektiryhmän roolit ja vastuut) • Projektisihteeri • Tukiryhmä Anne Valsta

11. Ohjausryhmä~ johtoryhmä, valvontaryhmä • muodostuu 1-6 henkilöstä, • joita projektin tehtävä tai tulos koskee • joiden henkilöitä työllistyy projektissa • joilla on tehtäväalueen hyvä tuntemus; kyky tehdä päätöksiä • joilla on halu, kyky ja aikaa työskennellä yhdessä ja ryhmässä • puheenjohtajana kokouksissa toimii asettajan (tilaajan) edustaja; tulosorientaatio • kokouksissa sihteerinä toimii projektipäällikkö Anne Valsta

12. Projektipäällikön muistilista • laatii projektisuunnitelman • tuntee hyvin projektin tehtäväalueen ja toteuttamisen tekniikat • vastaa projektin toteuttamisesta; tehtäväorientaatio • (ammatti)johtaja, tuntee ohjaustekniikat • valvoo tehtävien ja tulosten edistymistä • laatii edistymisraportit • laatii loppuraportin • on ohjausryhmän alainen • valmistelee ja kutsuu koolle ohjausryhmän kokoukset • toimii ohjausryhmän kokousten sihteerinä • esittelee ohjausryhmälle projektin tilan, tulokset ja muutossuunnitelmat • esittää ohjausryhmälle projektin päättämistä tai keskeyttämistä • informoi projektin eri osapuolia edistymisestä • vastaa projektikansion sisällöstä ja ajantasaisuudesta Anne Valsta

13. Projektiryhmän muistilistaJäsenten roolit ja vastuut Projektiryhmän jäsen • on määritetyn tehtävän vastuuhenkilö • on projektipäällikön alainen • vastaa projektin tehtävän toteuttamisesta ja (osa)tavoitteen saavuttamisesta • raportoi työn tuloksista ja työmäärästä projektipäällikölle • on oman erikoisalueensa asiantuntija Anne Valsta

14. Työsuunnitelman laatiminen • Jäsennä ja osita projektin tehtävä itsenäisesti suoritettaviksi tehtäviksi ja määritä kullekin • lopputulos • työmääräarvio ja kalenterikesto • tekijä(t) • Punnitse tehtävien ja tulosten väliset riippuvuudet • Kokoa projektin tehtävät työvaiheiksi ja aseta niille aloitus- ja lopetuskriteerit • vaihe koostuu tietyn (osa)tuloksen aikaansaavista tehtävistä • Laadi aikataulu koko projektille • Sijoita ohjauspisteet • aikataulu ja hyväksyttävät tulokset • ohjauspiste seuraa yleensä jonkin keskeisen tuloksen valmistumista Anne Valsta

15. Työ- ja ajoitussuunnitelman laatimisessa huomioi • projektin osatehtävien/ (osa)tulosten väliset riippuvuudet • resurssien saatavuus ja taidot • loma-ajat • riskit, pelivara • laadulliset yms. vaatimukset Anne Valsta

16. Riskien ennakointi • Millaisilla tapahtumilla voi olla kielteisiä vaikutuksia projektin tehtävässä onnistumiselle? • Mikä aiheuttaa ko. tapahtuman? • Mikä on tapahtuman todennäköisyys ja seurausvaikutus projektissa? Todennäköisyys ja seurausvaikutus luokitellaan • molemmat pieniä: tunnistettu  ei aiheuta toimenpiteitä • jompikumpi on kohtalainen: otettava huomioon  suojautuminen, ennaltaehkäisy • jompikumpi on suuri: erityisseurannassa  ei lupaa aloittaa/jatkaa ennen kuin poistettu • Miten seurauksia voi välttää? • Mitä voi tehdä, jos pahin kuitenkin tapahtuu? • Kuka reagoi tapahtumaan? • Kuka varmistaa toipumisen? Anne Valsta

17. Projektin käynnistäminen • Aloituskokous ohjausryhmässä • Valmistelu: kokouskutsu, esityslista, projektisuunnitelma • Kokous: roolit, toimihenkilöt, projektin tila, päätösehdotukset, päätökset, seuraava kokous • Pöytäkirja: kokouksen kulun mukaisuus, jakelu • Kick-off projektiryhmässä • Valmistelu: aiheluettelo • Palaveri: projektin tila, roolit, vastuut, riskit, pelisäännöt, työmääräkertymät • Muistio: palaverissa sovittu, jakelu Anne Valsta

18. Projektin ohjaus ja seuranta ”Our plans miscarry because they have no aim. When a man does not know what harbour he is seeking, no wind is the right wind.” Seneca, advisor to the Emperor Nero Anne Valsta

19. Vaatimuksia projektin ohjaukselle http://cgi.qualitasfennica.fi/artikkelit/projektiavainteemoja.html • ohjausinformaatio on luotettavaa • ohjaus tuo ongelmat esille ajoissa • ohjauspisteet on määritelty joko keskeisten tulosten valmistumisen yhteyteen tai säännöllisin väliajoin (esim. kerran kuukaudessa) pidettäviksi • raportoinnin vaatima työmäärä on kurissa • ohjausryhmä on koottu oikein • ohjausryhmän valtuutus on kunnossa Anne Valsta

20. Seurannan kohteet Tulokset Laatu PROJEKTI Aikataulu Resurssien käyttö Anne Valsta

21. Projektin ohjaus sujuvaksi! • Projektipäällikkö tietää koko ajan eron todellisen ja suunnitellun välillä • Projektipäällikön valtuus ylitys/alitus • kustannuspoikkeama 5 % • aikataulupoikkeama 10 % • jäsenen työmääräpoikkeama 20 % • Päätökset ohjausryhmältä • lisäaika, -resurssit, -rahoitus • sisältömuutos Uudelleensuunnittelu ei ole perusohjausta! Anne Valsta

22. Projektin aikataulun hallintahttp://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/projektiavainteemoja.html • työt tehdään oikeassa järjestyksessä • kriittiset tehtävät on varmistettu • työmäärät ja pelivarat on arvioitu tarkasti • työt on aloitettu ajoissa • tiedät, missä ollaan ja mitä tehdään jatkossa • ohjaus on suunnitelmallista Anne Valsta

23. Projektin edistymisen seuranta • projektin edistymistä seurataan säännöllisesti • ohjauskokouksissa (raportointikausittain) • projektiryhmän palavereissa (viikoittain) • projektipäällikkö esittää projektin tilannetiedot • aikataulutilanne ja valmistuneet tulokset • kesken ja aloittamatta olevat tehtävät sekä tulokset • käytetty työmäärä henkilöittäin ja vaiheittain raportointijaksolla ja kumulatiivisena kertymänä projektin alusta: suunniteltu, toteutunut, jäljellä oleva työ • ongelmat, riskit ja niiden ratkaisut tai ratkaisuehdotukset • jatkotoimenpide-ehdotukset • päätettäväksi esitettävät asiat Anne Valsta

24. Projektin epäonnistumisen syitähttp://cgi.qualitasfennica.fi/artikkelit/projektiavainteemoja.html • selkeä tavoite tai visio puuttuu, epärealistiset odotukset • asiakasvaatimusten täyttämättä jättäminen • tavoite tai rajaus muuttuu kesken projektin • osapuolten vastuut epäselvät • kokematon projektin johto • ristiriidat priorisoinnissa • riittämättömät resurssit • heikko vuorovaikutus • heikko projektin suunnittelu • epäonnistuneet metodi- tai välinevalinnat Anne Valsta

25. Onnistuva projekti10 käskyä projektipäällikölle • Suunnittele projekti huolellisesti! • Dokumentoi kaikki sovitut asiat! Hanki muutoksille hyväksyntä! Muista muutosten kustannukset! • Valvo projektin etenemistä ja huolehdi, että sinulle raportoidaan säännöllisesti! • Ole rehellinen ja avoin projektin omistajalle! • Tartu ongelmiin heti, kun ne ilmenevät! • Jaa tehtäviä ja vaadi raportointia! • Uskalla kieltäytyä ja vaadi perusteluja! • Huolehdi projektiryhmän jaksamisesta ja hengestä! • Tee projektille riskianalyysi! Ennakoi, miten riskit saattavat realisoitua! • Priorisoi töitä! Keskity oleellisiin! http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/projektiavainteemoja.html Anne Valsta

26. Projekti • alkaa, kun • ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman aloituskokouksessaan • päättyy, kun • kehittämisponnistuksen tulos on valmis tai • projekti keskeytetään Anne Valsta

27. Projektityö – haasteet ovat voitettaviksi! Älä ylitä kustannuksia! Älä ylitä aikataulua! Pidä tilaaja tyytyväisenä! Pidä työmoraali korkealla! Anne Valsta

28. Lähteet Qualitas Fennica http://cqi.qualitas-fennica.fi/artikkelit [viitattu 8.3.2006] Valsta, A. Luentokalvot, ict2td005 Ohjelmiston suunnittelutaito, Projektityö. Virkki, P. Somermeri, A. 1997. Projektityö – kehittämisen moottori. Anne Valsta