1. ПРАВИЛА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ НА ПЛАТФОРМЕ «МЕГАПЛАН»

2. Содержание

3. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ЗАДАЧИ К СОДЕРЖАНИЮ

4. РОЛИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ Координаторы в системе • КООРДИНАТОР • Помощник или Заместитель Руководителя, которому по запросу предоставлена возможность видеть поручения на Руководителе и совершать от его имени активные действия*: • Создавать задачи; • Расписывать задачи от имени Руководителя; • Вносить любые изменения в задачу (наименование, дедлайн, суть, ответственных, добавить соисполнителя, аудитора и т.д.) • Завершать задачи. Шаг 1. Вход в ССР Целесообразно роль Координатора задавать ограниченному кругу пользователей: Помощнику Руководителя; Сотруднику, ответственному за внесение поручений в ССР; Специально назначенному Контролеру. 2 * Координатор работает в системе под своей учетной записью и все действия, сделанные им, фиксируются в журнале изменений от его имени К СОДЕРЖАНИЮ 2

5. РОЛИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ Роли в задаче 1 2 Шаг 1. Вход в ССР ПОСТАНОВЩИК Имеет максимальные полномочия по созданной задаче. Может вносить любые изменения в задачу (наименование, дедлайн, суть, ответственных, добавить соисполнителя, аудитора, изменить надзадачу и т.д.). Все изменения фиксируются в истории изменений ОТВЕТСТВЕННЫЙ Не может вносить изменения в наименование, дедлайн и суть. Может поменять ответственного и назначить себе соисполнителя: своего подчиненного или коллегу из другого подразделения 4 3 АУДИТОР * Имеет ограниченные полномочия по созданной задаче. Может оставлять комментарии в Журнале созданной задачи. 2 СОИСПОЛНИТЕЛЬ * Не может вносить изменения в наименование, дедлайн и суть, назначать себе соисполнителей. Может создавать подзадачи * Соисполнителей и Аудиторов может быть несколько К СОДЕРЖАНИЮ 2

6. РОЛИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ Роли в проекте 1 2 Шаг 1. Вход в ССР СОЗДАТЕЛЬ Имеет максимальные полномочия по проекту. Может вносить любые изменения в проект (наименование, дедлайн, суть, менеджера, создать (добавить) участника команды проекта, аудитора и т.д.). Все изменения фиксируются в истории изменений МЕНЕДЖЕР Не может вносить изменения в наименование, дедлайн и суть. Может поменять менеджера и назначить себе участника команды проекта: своего подчиненного или коллегу из другого подразделения 4 3 АУДИТОР * Имеет ограниченные полномочия по созданной задаче. Может оставлять комментарии в Журнале созданной задачи. 2 УЧАСТНИК КОМАНДЫ * Не может вносить изменения в наименование, дедлайн и суть, назначать участников команды. Может создавать подзадачи * Участников команды и Аудиторов может быть несколько в одном проекте К СОДЕРЖАНИЮ 2

7. РОЛИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ Доступ к функциям в системе Шаг 1. Вход в ССР 2 К СОДЕРЖАНИЮ 2

8. РАБОТЫ С ЗАДАЧАМИ В ССР «МЕГАПЛАН» Правила работы с задачами Руководителя К СОДЕРЖАНИЮ

9. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Какие уровни должностей могут работать в ССР? ЗАДАЧА РУКОВОДИТЕЛЯ ПОДЗАДАЧА ПОСТАНОВЩИК = ПОСТАНОВЩИК ОТВЕТСТВЕННЫЙ ПОДЗАДАЧА = СОИСПОЛНИТЕЛЬ ОТВЕТСТВЕННЫЙ ПОСТАНОВЩИК ОТВЕТСТВЕННЫЙ ВАЖНО! Уровни должностей для работы в ССР определенны руководством КЭПиИЗО при внедрении ССР: Руководители, заместители Руководителя, начальники Управлений. Заместители Руководителя самостоятельно определяют степень интеграции ССР в деятельность курируемых блоков. К СОДЕРЖАНИЮ

10. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Какова иерархия видимости задач? Разграничения? НАДЗАДАЧА ЗАДАЧА ПОСТАНОВЩИК 1 = ПОДЗАДАЧА ПОСТАНОВЩИК 2 ОТВЕТСТВЕННЫЙ 1 = СОИСПОЛНИТЕЛЬ 1 ОТВЕТСТВЕННЫЙ 2 ПОСТАНОВЩИК 3 ОТВЕТСТВЕННЫЙ 3 А А А Б Б Б В В В Г Сотрудник А (Роль: Постановщик в надзадаче): Видит все подчиненные задачи Сотрудник Б (Роли: Ответственный исполнитель в надзадаче и Постановщик в задаче): Видит все подчиненные задачи, видит надзадачу, как Ответственный исполнитель Сотрудник В (Роли: Соисполнитель в надзадаче, Ответственный исполнитель в задаче, Постановщик подзадачи): Видит все подчиненные задачи. Видит надзадачу, если является соисполнителем Сотрудник Г(Роль: Ответственный исполнитель в подзадаче): Видит только свою задачу (подзадачу) Руководитель (видит все задачи своих починенных не зависимо от роли ) ВАЖНО! Видимость задач определяется правилами иерархии (от постановщика к исполнителю) и подчиненности (от начальника к подчиненному). Обратный порядок видимости задач не действует. Видеть задачу по иерархии вверх сотрудник может при «присутствии в задаче» в качестве соисполнителя или аудитора. К СОДЕРЖАНИЮ

11. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Как добавить нового пользователя для работы в ССР? Для добавления нового пользователя (пользователей) в ССР необходимо: К СОДЕРЖАНИЮ

12. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Каковы общие принципы организации хранения задач в ССР? ПРОЕКТ ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ЗАДАЧ В ССР: - Проектный подход - Тематическая группировка задач - Иерархический способ организации хранения КОРНЕВАЯ ЗАДАЧА ЗАДАЧА (ПОДЗАДАЧА) ВАЖНО! При создании задачи от имени Руководителя заранее знать ее принадлежность к Проекту либо Корневой задаче. При постановке задачи обеспечивать связь с верхнеуровневой задачей. К СОДЕРЖАНИЮ

13. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Как организовано управление проектами с ССР? ЧТО ТАКОЕ ПРОЕКТЫ В ССР: Проект содержит в себе набор параллельных и последовательных задач. Отражает глобальное направление работы в рамках КЭПиИЗО или ПМ, а также тематическое направление работы в ДЭПиР. Проект может быть ограничен датой выполнения, ресурсами, бюджетом и имеет конкретную конечную цель. ОТРАЖЕНИЕ ПРОЕКТА В ССР: ВАЖНО! 1. ДО внесения проекта в ССР желательно иметь заполненный Паспорт проекта – документ, отражающий основные параметры Проекта: Ожидаемый результат, Руководитель, Команда, Ресурсы, План реализации, Ответственных за направления.2. Технически ССР позволяет помещать проекты в другие проекты. К СОДЕРЖАНИЮ

14. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Какие есть типы корневых задач? КОРНЕВАЯ ЗАДАЧА – задача, имеющая подчиненные задачи (подзадачи), является надзадачей для задачи (поручения). ТИПЫ КОРНЕВЫХ ЗАДАЧ: Самостоятельная задача. Имеет подзадачи. Носит вспомогательный характер. К СОДЕРЖАНИЮ

15. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Как поставить корневую (родительскую) задачу и вложенную подзадачу? • ВАЖНО! • Закрывать (снимать с контроля) сутевую корневую задачу возможно при достижении запланированного корневой задачей результата даже при невыполнении всех поставленных подзадач. Все подзадачи будут закрыты; • Закрывать (снимать с контроля) вспомогательную корневую задачу разрешается только при выполнении последней вложенной подзадачи, иначе все подзадачи будут ССР восприниматься как выполненные и сняты с контроля до достижения заданного результата. К СОДЕРЖАНИЮ

16. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Каковы мои действия, если меня назначили Аудитором? Основная функция аудитора – наблюдать над ходом исполнения задачи, быть в курсе того, что происходит с задачей, информировать исполнителей и руководителей. Вспомогательная функция – получить доступ к основной задаче, являясь СОИСПОЛНИТЕЛЕМ подчиненной задачи. Права на какие либо действия при работе с аудируемой задачей ограничены. ДЕЙСТВИЯ ПРИ НАЗНАЧЕНИИИ АУДИТОРОМ: ВАЖНО! У аудитора вспомогательная роль. Функции конкретного аудитора в конкретной задаче зависят от цели назначения сотрудника аудитором: от контрольных функций до возможности в случае необходимости ознакомиться с задачей. К СОДЕРЖАНИЮ

17. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Как координатору поставить задачу от руководителя при поступлении новой задачи на руководителя? Координатор – это особый набор прав сотрудника, который позволяет работать в ССР за своего Руководителя под своей учетной записью. Координатор наследует все права своего Руководителя в пределах подчиненности. Роль Координатора, в отличии от ролей Постановщика, Ответственного исполнителя, Соисполнителя или Аудитора – это не роль в задаче, а роль в системе. ОСНОВНЫЕ ДЕЙСТВИЯ КООРДИНАТОРА ПРИ ПОСТУПЛЕНИИ НОВЫХ ЗАДАЧ: ВАЖНО! Руководителю определить основные действия, которые разрешено совершать Координатору самостоятельно, а какие по согласованию с Руководителем. Руководители самостоятельно определяют полномочия для своих Координаторов в системе в соответствии со сложившейся практикой работы с поручениями в курируемых блоках. К СОДЕРЖАНИЮ

18. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Что означают статусы задач? Как изменить статус задачи? ДЕДЛАЙН СТАРТ ЗАДАЧИ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧИ НА ПАУЗЕ ВЫПОЛНЕНИЕ ДОКЛАД ВЫПОЛНЕНИЕ НАЗНАЧЕНА ПРИНЯТА ОТЛОЖЕНА ПРИНЯТА УСЛОВНО ЗАВЕРШЕНА ЗАВЕРШЕНА ВАЖНО! 1. Статус задачи отражает текущее состояние, в котором находиться задача в процессе ее жизненного цикла – от старта до дедлайна. Изменение статуса происходит при переводе исполнителями или постановщиками задач в различные фазы исполнения. 2. Существуют дополнительные статусы (не рекомендуется использовать при работе в ССР КЭПиИЗО): ПРОВАЛЕНА – задаче невыполнима;ОТКЛОНЕНА – ОТВЕТСТВЕННЫЙ отказывается принимать задачу к исполнению. К СОДЕРЖАНИЮ

19. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Как организовано исполнение задач КЭПиИЗО? 1 2 5 6 7 НАЗНАЧЕНА ПРИНЯТА УСЛОВНО ЗАВЕРШЕНА ЗАВЕРШЕНА ДЕДЛАЙН КЭПиИЗО ДОКЛАД ВЫПОЛНЕНИЕ 3 4 СТАРТ ЗАДАЧИ ДЭПиР ДОКЛАД ВЫПОЛНЕНИЕ Направление отчета НАЗНАЧЕНА УСЛОВНО ЗАВЕРШЕНА ДЕДЛАЙН ПРИНЯТА ЗАВЕРШЕНА * Возможно оперативное назначение заместителя, как СОИСПОЛНИТЕЛЯ, до создания подзадачи. Аналогично с механизмом направления документа в СЭДО до утверждения резолюции. К СОДЕРЖАНИЮ

20. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Каким образом организовать исполнение задачи на случай отсутствия ответственного исполнителя? СИТУАЦИЯ: Ответственный исполнитель из прямого подчинения Руководителя (заместитель, начальник Управления) отсутствует на работе (отпуск и т.д.) и не имеет возможности работать в ССР дистанционно. На период отсутствия необходимо совершать действия по приему, завершению или продлению задач (поручений) от имени ОТВЕТСТВЕННОГО исполнителя. РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ДЕЙСТВИЯ: ВАЖНО! Ответственность за выполнение задач руководителя остаётся на ОТВЕТСТВЕННОМ исполнителе. Отсутствие на рабочем месте не является уважительной причиной неисполнения задачи в установленный срок! К СОДЕРЖАНИЮ

21. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Как работать с поручениями одновременно в СЭДО и ССР? • ПОРУЧЕНИЕ В СЭДО • ЦЕЛЬ- довести поручение до исполнителей • ОСОБЕННОСТИ: • Не требуется служебной записки на закрытие поручения • Ссылка на поручение в СЭДО необходима в случаях, требующих подготовки проектов документов для исполнения данного поручения. Например, запросы в другие органы исполнительной власти или организации. • ПОРУЧЕНИЕ В ССР • ЦЕЛЬ – организовать работу по исполнению поручения, формирование единой базы материалов • ОСОБЕННОСТИ: • Закрытие поручения требует приложения отчета в ССР • Все коммуникации по исполнению поручения проводятся в ССР «Мегаплан» К СОДЕРЖАНИЮ

22. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Какие материалы по выполненным поручениям прикреплять в журнал? 1. При определении необходимых материалов исходить из сути поручения В данном случае подразумевался слайд и список сотрудников (2 файла) 2. • ВАЖНО! • При отсутствии указаний в поручении на формат требуемого документа, стандартным отчетным документом является Доклад руководителю, подготовленный в виде Справки. • Приложенные материалы должны однозначно подтверждать выполнение поручения. • Прикладываемые материалы сопровождать текстовым комментарием. • Запрещается прикладывать материалы с грифом «ДСП»! К СОДЕРЖАНИЮ

23. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ В каких случаях задачи закрываются без нарушения срока? В каких с нарушением? ДОКЛАД ВЫПОЛНЕНИЕ УСЛОВНО ЗАВЕРШЕНА ПРИНЯТА ДЕДЛАЙН НАЗНАЧЕНА ЗАВЕРШЕНА ДОКЛАД ВЫПОЛНЕНИЕ ДЕДЛАЙН УСЛОВНО ЗАВЕРШЕНА ПРИНЯТА ЗАВЕРШЕНА НАЗНАЧЕНА ДОКЛАД ВЫПОЛНЕНИЕ УСЛОВНО ЗАВЕРШЕНА ДЕДЛАЙН ПРИНЯТА ЗАВЕРШЕНА НАЗНАЧЕНА ВАЖНО! - Нарушение срока фиксируется, если дата выполнения (Условного завершения) стоит после даты дедлайна. Не зависит от даты фактического закрытия (Завершения) задачи в системе. - В случае когда задача «Условно завершена» ДО дедлайна, но не доложена (Вариант 2) и не принята Руководителем (не переведена а статус «Завершена» до контрольного срока ), возможны варианты на усмотрение Руководителя: 1) задача возобновлена, дедлайн продлен, нарушения срока нет; 2) задача возобновлена, дедлайн оставлен прежним, будет нарушение срока (Вариант 3). К СОДЕРЖАНИЮ

24. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Как перенести срок исполнения поручения? ВАЖНО! Для того, что бы в ССР не было нарушения срока, задачу можно «Условно завершить», при этом, если ПОСТАНОВЩИК (КООРДИНАТОР) срок не изменит и задача не будет выполнена в срок, то будет зафиксировано нарушение! Запрос на изменение дедлайна не является основанием для неисполнения задачи в первоначально установленный срок до подтверждения изменения срока! К СОДЕРЖАНИЮ

25. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Как отражать контрольные сроки, если задача внесена в ССР после «дедлайна»? ТЕКУЩАЯ ДАТА ВЫПОЛНЕНИЕ ДОКЛАД ПРИНЯТА ЗАВЕРШЕНА ФАКТИЧЕСКИЙ СТАРТ ДЕДЛАЙН НАЗНАЧЕНА УСЛОВНО ЗАВЕРШЕНА ВАЖНО! 1. Данная ситуация может возникнуть для срочных задач, требующих незамедлительного выполнения и обязательного отражения задачи в ССР. На момент внесения задача уже может быть выполнена. Например, задача является важной составляющей Проекта или Корневой задачи. 2. Не установление дедлайна позволяет исключить отражение нарушения срока исполнения в ССР при формировании отчетности по исполнительской дисциплине. 3. Данный формат работы является вынужденным, связан с «зашитыми» правилами работы с задачами и не должен использоваться при иных обстоятельствах. К СОДЕРЖАНИЮ

26. ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ ПО РАБОТЕ В ССР МЕГАПЛАН ВИДЕОКУРС ЗАПУСТИТЬ ЗАПУСТИТЬ ОТКРЫТЬ ВИДЕОКУРС ЗАПУСТИТЬ ЗАПУСТИТЬ ЗАПУСТИТЬ ЗАПУСТИТЬ К СОДЕРЖАНИЮ ЗАПУСТИТЬ