Když plán je jiný než skutečnost

1. Když plán je jiný než skutečnost

2. Obsah • Změny projektu • Obecná pravidla hlášení změn • Nepodstatné změny • Podstatné změny menšího rozsahu • Podstatné změny většího rozsahu • Obecně nepřípustné změny • Pronájem či převod majetku pořízeného z dotace • Nejčastější chyby příjemců • Nejčastější dotazy příjemců www.rr-jihozapad.cz

3. Obvyklebohužel nejde vše dle plánu, jaký jsme si stanovili na začátku. • Plán je nutné přizpůsobit realitě a v projektu nastávají • Změny, které nám ovlivňují projekt podstatným i nepodstatným způsobem. • Cesta realizace projektu je o spolupráci mezi Vámi (příjemci) a námi OKČ + ÚRR. ZMĚNY www.rr-jihozapad.cz

4. Obecná pravidla hlášení změn Jakékoliv změny v projektu oproti původnímu plánu je příjemce povinen oznámit oddělení kontroly realizace. Způsob oznámení: • Na formuláři Oznámení příjemce o změně projektu (popis změny, zdůvodnění, dopad na projekt, veškeré přílohy) • Formulář doručí emailem, osobně popř. poštou + předávací protokol • Změnu oznámí neprodleně po té, co zjistil, že změna nastane – nejpozději však 15 pracovních dní před uskutečněním změny • Změnu termínů ve Smlouvě o dotaci v čl. III Harmonogram projektu je nutné oznámit nejpozději 20 pracovních dní před uskutečněním změny www.rr-jihozapad.cz

5. Obecná pravidla hlášení změn Hlavní finanční manažer změnu posoudí, zda se jedná o změnu nepodstatnou či podstatnou a informuje příjemce emailem. Změna nepodstatná je schvalována hlavním finančním manažerem a vedoucím oddělení kontroly. Proces schválení trvá cca 5 pracovních dní. Změna podstatná menšího rozsahu je schvalována vedoucím Odboru řízení programu. K této změně se vyjadřují i pracovníci dalších odborů. Proces schvalování je závislý na závažnosti změny... Změna podstatná většího rozsahu je schvalována Výborem regionální rady. Proces schvalování je závislý na závažnosti změny... O schválení či neschválení změny je příjemce informován emailem. www.rr-jihozapad.cz

6. Změna nepodstatná • Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny: • Změna obecných údajů o příjemci (statutární zástupce, kontaktní osoba, adresa pro doručování, sídlo příjemce) • Změny smluv s partnery, které mají formální charakter (viz. bod 1), • Změny v rozpočtu mezi existujícími položkami, a to do výše max. 15% objemu položky v rámci jedné kapitoly (žádná z položek se nesmí změnit o více než 15%), • Změny mezi podpoložkami v rámci jedné položky rozpočtu, při kterých nedojde ke změně celkové výše položky, • Změna termínů konání dílčích akcí v rámci etapy/projektu, www.rr-jihozapad.cz

7. Změna nepodstatná • Změna termínu zahájení fyzické realizace (nesmí dojít k překročení 6 měs. lhůty od podpisu Smlouvy), • Změny v nezpůsobilých výdajích, • Snížení celkových výdajů projektu (např. vysoutěžení nižší než plánované ceny), • Změna počtu a termínů VŘ (bez ohrožení termínu ukončení fyzické realizace a ukončení projektu), • Drobné změny související se stavebními pracemi – pozor, jakékoli stavební změny jsou přísně posuzovány www.rr-jihozapad.cz

8. Změna nepodstatná Pokud je změna schválena, pak ji příjemce uvede v nejbližší monitorovací zprávě včetně odkazu na Oznámení změny, tj. datum Oznámení. Pokud příjemce změnu nenahlásí a tato skutečnost je zjištěna při administrativní kontrole monitorovací zprávy, bude dodatečně vyzván k nahlášení změny a doplnění do monitorovací zprávy. Závažnost nenahlášené změny bude posuzována finančním manažerem. V případě schválení změny není vytvářen Dodatek ke Smlouvě o dotaci. Pokud změna není schválena nemůže ji příjemce realizovat. Pokud ji realizuje, pak jsou výdaje s ní spojené nezpůsobilé. V individuálních případech může být řešeno jako nesrovnalost projektu. www.rr-jihozapad.cz

9. Změna podstatná menšího rozsahu • Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny: • Změna harmonogramu projektu (zahájení, ukončení fyzické realizace, ukončení projektu), • Změna způsobilých výdajů projektu mezi jednotlivými položkami v rámci jedné kapitoly rozpočtu nad 15%, • Změna čísla účtu příjemce, na který bude vyplacena dotace, • Přesun způsobilých výdajů mezi etapami projektu, • Změna v počtu etap projektu, • Změna struktury financování projektu (změna režimu plátce/neplátce). • Je schvalována vedoucím Odboru řízení programu. • Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy. www.rr-jihozapad.cz

10. Změna podstatná menšího rozsahu Pokud je změna schválena, pak ji příjemce uvede v nejbližší monitorovací zprávě včetně odkazu na Oznámení změny, tj. datum Oznámení. V případě schválení změny je vytvářen Dodatek ke Smlouvě o dotaci. Pokud změna není schválena nemůže ji příjemce realizovat. Pokud ji realizuje, pak jsou výdaje s ní spojené nezpůsobilé. V individuálních případech může být řešeno jako nesrovnalost projektu. www.rr-jihozapad.cz

11. Změna podstatná většího rozsahu • Změna, která zapříčiní změnu indikátorů projektu • Změna, která zapříčiní změnu výstupů projektu (tzn. základních aktivit a cílů projektu) • Změna, která bude mít za následek pokles pod bodovou hranici, kterou měl poslední projekt s nárokem na dotaci při schválení ve Výboru regionální rady. Pokud je změna schválena, pak ji příjemce uvede v nejbližší monitorovací zprávě včetně odkazu na Oznámení změny, tj. datum Oznámení. V případě schválení změny je vytvářen Dodatek ke Smlouvě o dotaci. Pokud změna není schválena nemůže ji příjemce realizovat. Pokud ji realizuje, pak tato skutečnost může být řešena jako nesrovnalost projektu. www.rr-jihozapad.cz

12. Změna obecně nepřípustná Změny za všech okolností nepřípustné • Zvýšení absolutního objemu nebo procenta dotace Změny, u nichž je možné udělit výjimku (výjimečně v objektivně odůvodněných případech) • Změna termínu zahájení fyzické realizace, která překročí 6 měsíců od podpisu Smlouvy o dotaci • Přesuny způsobilých výdajů mezi kapitolami v rozpočtu projektu • Změna termínu ukončení fyzické realizace projektu za datum uvedený jako nejzazší ve Výzvě • Přesuny mezi investicemi a neinvesticemi v rozpočtu projektu • Změna, která má značný vliv na snížení indikátorů a výstupů projektu • Zastavovat majetek, byť i jen částečně z dotace www.rr-jihozapad.cz

13. Zastavení majetku pořízeného, byť jen částečně, z dotace Příjemce je povinen podat písemnou žádost o umožnění zastavení majetku pořízeného z dotace. Nutno doložit, že zástavní právo bude zřízeno výlučně za účelem financování projektu, a že úvěr bude průběžně splácen. Zástavním právem může být zajištěn úvěr pouze do výše vlastního podílu příjemce na projektu (tj. např. 15%, 44%, 54%). Po schválení Výborem regionální rady je vytvořen Dodatek ke Smlouvě o dotaci. Majetek nesmí být zastaven před podpisem Dodatku ke Smlouvě. www.rr-jihozapad.cz

14. Ostatní změny vyplývající ze Smlouvy o dotaci • Souhlas poskytovatele dotace s převodem a pronájmem majetku pořízeného z dotace či se zřízením věcného břemene Příjemce je povinen podat písemnou žádost o umožnění převodu či pronájmu majetku pořízeného z dotace/zřízení věcného břemene. Součástí žádosti musí být návrh nájemní smlouvy či smlouvy o převodu majetku/zřízení věcného břemene. Majetek je možno pronajmout/zatížit věcným břemenem až po schválení žádosti Výborem regionální rady. www.rr-jihozapad.cz

15. Ostatní změny vyplývající ze Smlouvy o dotaci • Souhlas poskytovatele dotace s převodem a pronájmem majetku pořízeného z dotace Výjimky: Souhlas poskytovatele dotace se nevyžaduje pokud je příjemcem územně samosprávný celek a majetek je převeden či pronajat právnické osobě zřízené tímto příjemcem podle zvláštního Zákona nebo právnické osobě stoprocentně vlastněné tímto příjemcem. Souhlas poskytovatele dotace se dále nevyžaduje, pokud příjemce majetek převede či pronajme územně samosprávnému celku, který je jeho zřizovatelem. Příjemce je povinen tuto skutečnost oznámit v monitorovací zprávě. www.rr-jihozapad.cz

16. Změny v projektech generující chyby • Nenahlášené změny • Nahlášené změny v rozpočtu v Závěrečné monitorovací zprávě, které odpovídají změnám podstatným menšího či většího rozsahu • Nenahlášené stavební změny • Stavební změny nenahlášené kompletně – příloha č. 8, 9 a 11 PPP + další relevantní dokumenty + info o tom, zda ze ZV či NZV a další) • Nedostatečné slovní popsání stavebních změn a změn v rozpočtu • Nenahlášené změny harmonogramu (předčasné ukončení projektu, prodloužení projektu) • Nenahlášené změny indikátorů (nenaplnění indikátorů) www.rr-jihozapad.cz

17. Změny v projektech generující chyby • Uvádění několika typů změn do jednoho formuláře (podstatné, nepodstatné) • Nepodepsané podstatné změny • Neuvádění všech vzniklých změn do ZMZ • Několikrát v průběhu realizace projektu/etapy nahlášena změna rozpočtu do 15% - změny je nutno sčítat a pokud je v součtu změna vyšší než 15% položky, pak je třeba vytvořit Dodatek ke smlouvě o dotaci, nutno rovněž kontrolovat procentní omezení některých položek www.rr-jihozapad.cz

18. Stavební změny • Vedou k vysokému krácení • Porovnáváme rozpočty • Žádost x soutěž • Nabídka x Smlouva o dílo • Smlouva o dílo x realizace projektu • Uznáváme POUZE změny, které jsou vyvolané objektivně nepředpokládanou příčinou – bez vlivu příjemce, dodavatele, apod. www.rr-jihozapad.cz

19. Ing. Milena Smržovávedoucí oddělení kontroly realizaci