MEDICION Y ANALISIS DE INDICADORES POR PROCESO

1. MEDICION Y ANALISIS DE INDICADORES POR PROCESO Equipo Técnico UN-SIMEGE Palmira Agosto 2012

2. OBJETIVO Socializar los lineamientos y metodología que la Universidad Nacional de Colombia ha establecido para la construcción, análisis y evaluación de los indicadores por proceso para el Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE

3. QUÉ ES LA MEDICIÓN La medición es la comparación de una unidad con respecto a otra, previamente definida, o una dimensión “con respecto a” otra. Medir implica comparar un logro alcanzado con respecto a un logro esperado o planeado; esto nos dirá cuánto se ha conseguido con respecto a lo que se planeó.

4. IMPORTANCIA DE LA MEDICIÓN • Conocer, entender, orientar y corregir la ejecución de las estrategias, acciones y resultados de la Universidad. • Comunicar los resultados del cumplimiento de las metas • Determinar si se logran o no las características del producto o servicio de una manera concreta y especifica

5. IMPORTANCIA DE LA MEDICION • En caso de variaciones, permite determinar sus causas y establecer las acciones más pertinentes para corregirlas y para evitar que vuelvan a ocurrir (acción correctiva o preventiva) para continuar agregando valor. • Corregir las condiciones fuera de control. • Sin medición no se puede planificar, diseñar, prevenir, corregir, mantener, evaluar e innovar un sistema de gestión, ni los productos o servicios que ofrece la institución.

6. SISTEMA DE MEDICIÓN La medición no es sólo recoger datos sino insertarlos adecuadamente en el proceso de toma de decisiones y en el mejoramiento de la institución. INFORMACIÓN DATOS Datos + análisis Registro de actividades

7. ATRIBUTOS DE UNA BUENA MEDICION OBJETIVA PRECISA ENTENDIBLE OPORTUNA PERTINENTE CONFIABLE ECONOMICA

8. REQUISITOS NORMATIVOS APLICABLES A LA MEDICION NTC GP 1000 8.2.3.(Seguimiento y medición de los procesos) 8.4 c.(Análisis de datos) 5.6.2 c.(Información de entrada para la revisión) MECI Componente: Actividades de control, Elemento: Indicadores REQUISITOS INSTITUCIONALES MACROPROCESO: Evaluación, Medición, Control y Seguimiento PROCESO: Autoevaluación Institucional ALCANCE: Todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia

9. ¿QUE ES UN INDICADOR? Respecto a objetivos y metas previstos Relación entre variables cuantitativas ó cualitativas Que permite observar la situación y tendencias de cambio Generadas en el objeto ó fenómeno observado

10. IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES • Para clarificar, concentrar, simplificar, operacionalizar y respaldar la visión, la misión y la estrategia establecida en la institución. • Para comparar los resultados reales de los procesos con los resultados deseados y establecidos en los objetivos que permita tomar los correctivos oportunos y mejorar la eficiencia y eficacia del proceso en general. • Para efectuar seguimiento a planes, programas y proyectos. • Para facilitar a la dirección, la revisión del Sistema de Mejor Gestión y la toma de decisiones frente al no logro de las metas. • Para cuantificar los cambios en una situación que se considera problemática.

11. IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES

12. TIPOS DE INDICADORES Impacto Resultado Cuantitativos Producto Cualitativos Proceso Insumo Estratégico Eficacia Eficiencia Gestión Efectividad

13. Plan global de desarrollo • Indicadores de CNA, SNIES, SUE y SPADIES ESTRUCTURA DE INDICADORES UNIVERSIDAD NACIONAL • De proceso • De producto o servicio • Planeación operativa Fuente: Diagnostico de indicadores de gestión en la U. N de Control Interno

14. CRITERIOS DE CONSTRUCCIÓN INDICADORES ASTUTOS S Especifico M Medible A Realizable R Relevante Tiempo de medición oportuno T

15. ASPECTOS A CONTROLAR PROCESO

16. CONSTRUCCION DEL INDICADOR

17. ANALIZAR OBJETIVO DEL PROCESO Factores Crítico de Éxito Elemento(s) del proceso que es necesario mantener bajo control para garantizar el logro del objetivo del proceso Variables de resultado esperado del proceso

18. IDENTIFICAR LAS VARIABLES A MEDIR Los indicadores deben proporcionar información concreta acerca de dicho objeto. Los indicadores deben proporcionar información concreta acerca de dicho objeto.

19. IDENTIFICAR LAS FUENTES DE DATOS Es el lugar dónde se puede verificar la existencia de los datos cualitativos o cuantitativos. Sistemas de información, Bases de datos, Informes, Archivos, Formatos, Listas de verificación, observaciones, Resultado de pruebas, otros.

20. DEFINIR LA FORMULA DE CALCULO Es la expresión matemática que correlaciona el comportamiento de la variable con respecto a un logro esperado o planeado; esto nos dice cuánto se ha conseguido con respectoa lo que se planeó Valor actual Resultado real Resultado esperado Indicador = Valor de referencia o de comparación

21. DEFINIR LA FORMULA DE CALCULO • Unidad de medida • Parámetro bajo el cual se expresa la variable • Número, Promedios, Porcentajes, Documento, etc. • Tendencia • Es el tipo de trayectoria que se espera tenga el indicador: • Ascendente, Descendente, Constante • Muestra el comportamiento del indicador a lo largo de un ciclo de tiempo. Nivel de Aplicabilidad Especifica si el indicador aplica a nivel institucional, de sede, facultad, centro, instituto o laboratorio.

22. ESTABLECER META Y RANGOS Meta Es el resultado aceptable que se espera del comportamiento de un indicador en un periodo de tiempo determinado y sirve para calificar su logro. Deben ser reales y alcanzables y dependen de la capacidad de la institución para lograrlas ¿Cómo se determinan? Datos históricos, Comparaciones, Tendencias del entorno, Políticas institucionales o estatales, Experiencia de quienes hacen parte del proceso, Valoración de los recursos de que se dispone, etc. Línea de base Valor inicial del indicador que se toma como referencia para comparar el avance del objetivo • ¿Qué información requiere la línea de base? • - el valor del indicador • - el año a que se refiere ese valor • el período (se utiliza cuando en un año se realizan diversas mediciones).

23. ESTABLECER META Y RANGOS Rangos - Parámetros de semaforización. Son los niveles de desempeño del indicador, cuya valoración determinará el estado de riesgo, o problema de la variable y dará origen a diferentes tipos de acciones de mejoramiento: acciones preventivas o correctivas respectivamente.

24. DEFINIR PERIODICIDAD DE RECOLECCION DE DATOS DE LAS VARIABLES La periodicidad hace referencia a la frecuencia con la que se calcula el indicador (diaria, semanal, quincenal, mensual, semestral, anual, etc.). Regla general La frecuencia debe ser la menor posible que permita dar alarmas oportunas y tomar decisiones para la mejora continua.

25. DETERMINAR REGISTROS DE RECOPILACION Medio de registro de la toma de los datos de la variable según la periodicidad establecida; este registro es la evidencia del cumplimiento, veracidad y confiablidad de la toma de los datos

26. DEFINIR RESPONSABLE DE LA MEDICION Persona delegada por el proceso, área o dependencia para la alimentación de los datos y resultados del indicador.

27. REVISAR Y APROBAR EL INDICADOR Hoja de vida del indicador Es el detalle de la información pertinente de cada indicador formulado. Una vez aprobados el indicador con su hoja de vida, la información contenida debe consolidarse en el formato Matriz de Indicadores de Proceso de la Sede.

28. REVISAR Y APROBAR EL INDICADOR

29. ESCOGER HERRAMIENTA ESTADISTICA DE CALIDAD De nada sirve construir un indicador sí la información que este provee no se utilizará para la mejora continua

30. DEFINIR EL RESPONSABLE DEL ANALISIS Y EVALUACION Persona delegada por el proceso, área o dependencia.

31. ALIMENTAR DATOS Y RESULTADOS DEL INDICADOR • Acorde a la frecuencia y sistema de información definido para la alimentación de los datos relacionados con las variables, se deben alimentar los datos requeridos para obtener los resultados del indicador definido. • Durante esta actividad se verifica así mismo que: • Que se esté obteniendo información útil para determinar el cumplimiento de los objetivos y el logro de los resultados. • Que los indicadores definidos si sean los apropiados para obtener un resultado eficaz. • Que quienes efectúan la medición tienen las competencias requeridas para desarrollarla. • Que las fuentes sean las apropiadas para el suministro de la información que lleven al logro del objetivo de la medición.

32. EVALUAR Y ANALIZAR RESULTADOS Al analizar los resultados e información recopilada se establece el grado de aceptación de los resultados (rangos), determinando la causa raíz de las desviaciones. Guía Básica de Análisis de Datos de UN-SIMEGE Generar las acciones preventivas, correctivas u oportunidades de mejora, empleando las herramientas de análisis de causa (Diagrama de Causa y Efecto, Los 5 por que´s, Lluvia de ideas) Guía Básica de Mejora Continua Presentar y publicar los resultados obtenidos. Informes de Gestión Informe de la Alta Dirección

33. “Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar”.

34. MUCHAS GRACIAS Equipo Técnico UN-SIMEGE Palmira Lorena Fda. González José Alejandro Raigoza Z Lady Viviana Villanueva C Geovanny Álvarez Andrea Luna Omen Telf. 2868888 Ext. 34380-34381 Simege_pal@unal.edu.co El contenido del presente documento, en su mayoría, ha sido tomado de los documentos publicados por el Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia y las normas técnicas utilizadas como guía para su implementación.