การบริหารความเสี่ยงห้องสมุด : กรณีศึกษา

1. การบริหารความเสี่ยงห้องสมุด:กรณีศึกษาการบริหารความเสี่ยงห้องสมุด:กรณีศึกษา ดร.นฤมล รื่นไวย์ ศูนย์ความรู้ (ศคร.) สถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี แห่งประเทศไทย(วว.) http://klc.tistr.or.th/

2. รู้จักความเสี่ยง • ความเสี่ยง = ภัยคุกคามต่อความสำเร็จขององค์กร • การบริหารจัดการความเสี่ยง = กระบวนการในการตระหนักถึงความเสี่ยงและวิธีการในการลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด

3. http://www.clir.org/pubs/reports/pub90/appendix1.html

4. รู้จักความเสี่ยง การประเมินความเสี่ยง พื้นฐานในการสร้างหรือพัฒนาระบบเพื่อสร้างกรอบการควบคุมภายใน internal control ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารได้รับรู้ถึงสถานภาพของทรัพย์สินขององค์กรที่มีอยู่

5. ปัจจัยแวดล้อมต่อการเกิดความเสี่ยงปัจจัยแวดล้อมต่อการเกิดความเสี่ยง • ความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว • ความคาดหวังของผู้ใช้บริการ • การแข่งขันที่ดุเดือดรุนแรง • การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี

6. ปัจจัยสำคัญของความเสี่ยงในห้องสมุดปัจจัยสำคัญของความเสี่ยงในห้องสมุด • คน (expertise) • การเงิน งบประมาณ (ผลกระทบทางเศรษฐกิจ)

7. ปัจจัยสำคัญของความเสี่ยงในห้องสมุดปัจจัยสำคัญของความเสี่ยงในห้องสมุด • ทรัพยากรสารสนเทศ (print, digital) • อุปกรณ์ (คอมพิวเตอร์) • สิ่งแวดล้อมต่างๆ (ปลวก รา ความชื้น ภัยธรรมชาติ) • การเมือง (ภายในหน่วยงาน ภายนอกหน่วยงาน)

8. การดำเนินงานด้านความเสี่ยง การดำเนินงานด้านความเสี่ยง • การบ่งชี้ความเสี่ยง ทบทวนสภาวะแวดล้อมภายนอก เศรษฐกิจ การเมือง สังคม เทคโนโลยี และสภาวะต่างๆ natural man-made

9. การดำเนินงานด้านความเสี่ยงการดำเนินงานด้านความเสี่ยง • พันธกิจของห้องสมุด • ประเภทของทรัพยากรห้องสมุด • กรอบแนวทางการควบคุมและดูแลรักษา เพื่อลด ความเสี่ยงในการดำเนินกิจการ

10. การดำเนินงานด้านความเสี่ยงการดำเนินงานด้านความเสี่ยง • การพัฒนา การสงวนรักษา การให้บริการ • การยืม คืน • ไม่อยู่ที่ชั้น • สูญหาย • ถูกขโมย • แคตตาล็อกไม่ถูกกลุ่ม • ค้นไม่เจอ

11. การดำเนินงานด้านความเสี่ยงการดำเนินงานด้านความเสี่ยง • การลดโอกาสความเสี่ยง ด้วยการพัฒนากรอบในการควบคุมภายใน เชื่อมโยงกิจกรรมประจำวันเข้ากับนโยบายเรื่องความเสี่ยง และขั้นตอนในการทำงาน • การควบคุมภายในนั้น ต้องช่วยลดความเสี่ยง

12. กรณีศึกษาในสหรัฐอเมริกากรณีศึกษาในสหรัฐอเมริกา Library of Congress Caltech Library System Denver Public Library Harvard College Library

13. Library of Congress พันธกิจ (Mission) • จัดหาทรัพยากรสารสนเทศให้มีความพร้อมและเป็นประโยชน์ต่อสมาชิกรัฐสภาและประชาชนอเมริกัน

14. Library of Congress พันธกิจ (Mission) • สร้างความยั่งยืนและสงวนรักษาไว้ซึ่งทรัพยากรความรู้ที่รวบรวม (knowledge collection) และการสร้างสรรค์เพื่อชนรุ่นอนาคต

15. Library of Congress • มีประเภท Collections ที่หลากหลาย และมีระดับคุณค่าที่แตกต่างกัน • การมี collections ที่ครอบคลุมแทบทุกด้านอย่างกว้างขวางเป็นเรื่องจำเป็น

16. Library of Congress • Collection เพื่อการวิจัยมีความสำคัญและมีคุณค่ามากที่สุด จึงต้องการการดูแล สงวนรักษาในระยะยาว

17. Library of Congress • ต้นทุนในการจัดหา ขั้นตอนในการดำเนินการ และการสงวนรักษาทรัพยากรใน collection • ต้นทุนในการดูแลรักษาทรัพยากรให้มีความทันสมัย มีความคงทน และเข้าถึงได้โดยสะดวก

18. Library of Congress ความเสี่ยงที่สำคัญในการดำเนินงานของ Library of Congress ได้แก่ • การขาดความต่อเนื่องของ Collection ไม่สามารถจัดหาทรัพยากรสารสนเทศที่สำคัญต่อการวิจัย ซึ่งเป็นที่ต้องการของผู้ใช้บริการ

19. Library of Congress • ไม่สามารถจัดหาทรัพยากรเพื่อให้บริการได้ตามเวลา และเหมาะสมกับยุคสมัย

20. Library of Congress • ไม่สามารถสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศใน collections ให้อยู่ในสภาพที่ดี ไม่เกิดการเสียหาย physical degradation ขึ้นกับสื่อหลายๆ ประเภทของห้องสมุด หรือการเกิดความเสียหายจากการใช้งาน

21. Library of Congress • ความเสี่ยงจากการที่ทรัพยากรสารสนเทศถูกขโมย เกิดการเสียหาย หรือ เกิดความสูญเสียอันเนื่องมาจากอุบัติเหตุ

22. Harvard College Library ภารกิจหลัก “ให้การสนับสนุนการสอนและการวิจัยของคณะศิลปศาสตร์และวิทยาศาสตร์ในสาขาต่างๆ รวมทั้งมหาวิทยาลัย นอกจากภารกิจในขั้นพื้นฐานนี้แล้ว ยังรวมถึงการสนับสนุนชุมชนวิชาการในวงกว้างด้วย”

23. Denver Public Library พันธกิจ • การช่วยให้ประชาชนในชุมชนบรรลุศักยภาพของตนอย่างเต็มที่ โดยการให้บริการข้อมูลข่าวสาร ให้การศึกษา ให้แรงบันดาลใจ และให้ความบันเทิงแก่ผู้ใช้บริการ

24. Denver Public Library • นโยบายการจัดหาทรัพยากร การอนุรักษ์ และมาตรการด้านความปลอดภัย และระบบการยืม-คืน จะแตกต่างจากสถาบันหรือห้องสมุดอื่นๆ ที่มีผู้ใช้บริการเป็นกลุ่มหรือชุมชนในระดับประเทศ

25. Caltech Library System • พันธกิจของ Caltech Library System • ให้บริการทรัพยากรห้องสมุดและการบริการสารสนเทศที่ทันสมัย ด้วยคุณภาพสูงสุด ภายในเวลาอันรวดเร็วและคุ้มค่าการลงทุน

26. Caltech Library System • ห้องสมุดทางด้านวิทยาศาสตร์เทคโนโลยี ให้ความสำคัญกับ ความทันสมัยของสารสนเทศ currency of information • มีความต้องการในการดูแลรักษาทรัพยากรสารสนเทศที่แตกต่างกัน

27. Caltech Library System • สถาบันการวิจัยต้องพบกับความเสี่ยงด้านต่างๆ เช่น • เทคโนโลยี • ความคาดหวังของผู้ใช้บริการ

28. Caltech Library System • รูปแบบสื่ออิเล็กทรอนิกส์ของงานวิจัยต่างๆ ต้องการเครื่องมือการสืบค้นที่สะดวก รวดเร็ว ไม่เป็นที่ผิดหวังของผู้ใช้บริการ

29. Caltech Library System ลักษณะที่แตกต่างจากห้องสมุดอื่น จึงต้อง • สมัครเป็นสมาชิกฐานข้อมูลต่างๆ • เป็นสมาชิกวารสารอิเล็กทรอนิกส์ • ทรัพยากรเพื่อการบริการ ควรอยู่ในรูปแบบ digital • ต้องลงทุนด้าน IT

30. กรณีศึกษาในอังกฤษ

31. British Library • บ่งชี้ความเสี่ยง และจัดลำดับ เพื่อให้มั่นใจว่าการวิเคราะห์และการเปรียบเทียบความเสี่ยงนั้นอยู่บนพื้นฐานเดียวกันอย่างสม่ำเสมอ • เลือกควบคุมเฉพาะความเสี่ยงหลักก่อน (the major ones)

32. British Library • จัดทำแผนธุรกิจของห้องสมุด (Library’s business plans) • ตั้งทีมบริหารความเสี่ยง เพื่อติดตามและทบทวนความคืบหน้า • เขียนกระบวนการบริหารจัดการโครงการของห้องสมุด

33. British Library • “Any internal or external event that might adversely affect the ability of the Library to achieve its strategy, policy or operational goals.”

34. British Library • “เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทั้งภายในหรือภายนอก ที่อาจมีผลกระทบต่อความสามารถในการดำเนินการของห้องสมุด มิให้บรรลุตามกลยุทธ์ นโยบาย หรือเป้าหมายในการปฏิบัติการ”

35. British Library • ส่วนหนึ่งของการวางแผนบริหารห้องสมุด และเฝ้าระวังกระบวนการ ที่มีกรอบการทำงานในการควบคุมภายใน

36. British Library • การพิจารณาถึงการจัดสรรทรัพยากรห้องสมุด การจัดลำดับความสำคัญ และการจัดทำรายงานเกี่ยวกับกระบวนการการควบคุมภายใน

37. British Library • ผู้บริหารและพนักงานจะต้องรู้แจ้งถึงวัตถุประสงค์ของห้องสมุดคืออะไร และอะไรคือสิ่งที่จะมาขัดขวางไม่ให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้นๆ

38. British Library • ต้องพิจารณาว่าเหตุการณ์ความเสี่ยงนั้น มีแนวโน้มว่าจะเกิดข้น และจะมีผลกระทบอย่างไร

39. Pilkington Library Loughborough University Disaster Control Plan สร้างจิตสำนึกผ่านทาง Intranet • จุดมุ่งหมายของแผน • รายละเอียดของการประกันภัย

40. Pilkington Library Loughborough University • ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องความปลอดภัย • การรับมือและการจัดการกับทรัพยากรห้องสมุดที่เสียหาย

41. Pilkington LibraryLoughborough University สิ่งที่มีอยู่ในแผน • รวบรวมข้อมูลในการรับมือกับความเสี่ยงหรือความหายนะ

42. Pilkington LibraryLoughborough University • นำมาประมวลเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อสามารถใช้ได้ทันท่วงทีในยามฉุกเฉิน เช่น รายละเอียดที่ติดต่อของหน่วยงานต่างๆ เช่น บริษัทผู้เชี่ยวชาญในการกอบกู้ความเสี่ยง และ ข้อมูลด้านความปลอดภัย (Security information)

43. Pilkington LibraryLoughborough University • กระบวนการ ขั้นตอนในสถานการณ์ต่างๆ รวมทั้งการรายงานความผิดพลาดที่เกิดขึ้น • การจัดทำแผนผังห้องสมุด โดยใช้เทคโนโลยี เพื่อให้ผู้ใช้สามารถคลิกเข้าดูได้

44. Pilkington LibraryLoughborough University • แผนใช้สำหรับทั้งบุคลากรมหาวิทยาลัยและนักศึกษา • มีการประเมินผลโดยใช้ แบบสอบถาม

45. Disaster management

46. Disaster management • ทุนการวิจัยจาก Arts and Humanities Research Council • โครงการ ‘Safeguarding heritage at risk: disaster management in UK archives, libraries and museums’, • ระหว่างปี ค.ศ. 2005-2006 Graham Matthews Head of Department Information Science Loughborough University

47. Disaster management • สำรวจ 1996 archives, libraries and museums • ตอบแบบสอบถาม 635 archives, libraries and museums • a response rate of 32%

48. Disaster management • แบบสอบถาม เกี่ยวกับ disaster control plan; training; in-house disaster ของห้องสมุด หอจดหมายเหตุ และพิพิธภัณฑ์ต่างๆ • กิจกรรมในการบริหารจัดการ การจัดการที่เกี่ยวข้องกับภายนอก ความเห็นที่มีต่อการบริหารความหายนะ

49. Disaster management • ประสบการณ์ที่เคยพบความหายนะด้านต่างๆ

50. Disaster management • สร้างให้เกิดความตระหนักเกี่ยวกับด้านอาคารสถานที่ เช่น การซ่อมบำรุง การตรจสอบอย่างวม่ำเสมอ การปรับปรุงแผนให้ทันสมัย