นางสมพร แผ่วจะโปะ ครูชำนาญการ โรงเรียนปทุมวิไล สำนักงานเขตพื้นที่มัธยมศึกษา เขต 4

1. หน่วยการเรียนรู้ที่ 6 เรื่อง งานสำนักงาน จัดทำโดย นางสมพร แผ่วจะโปะ ครูชำนาญการ โรงเรียนปทุมวิไล สำนักงานเขตพื้นที่มัธยมศึกษา เขต 4

2. นำเข้าสู่บทเรียน คำชี้แจง :1. ให้นักเรียนดูภาพเกี่ยวกับการคิดต่อสื่อสาร ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น 1.1 คอมพิวเตอร์

3. 1.2 โทรศัพท์

4. เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า

5. 2. นักเรียนช่วยกันสรุปสิ่งที่นักเรียนดูจากภาพว่าเกี่ยวข้อง • กับการติดต่อสื่อสารในรูปแบบใด • ครูสรุปผลและให้นักเรียนทำแบบทดสอบก่อนเรียน จำนวน 10 ข้อ แบบทดสอบก่อนเรียน จากเอกสารที่ครูแจกให้นะครับ...

6. ลำดับต่อไปขอให้นักเรียนเข้าสู่บทเรียนได้เลยค่ะ...ลำดับต่อไปขอให้นักเรียนเข้าสู่บทเรียนได้เลยค่ะ...

7. ผลการเรียนรู้ที่คาดหวังผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับงานสำนักงาน

8. สาระการเรียนรู้....... 1. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับงานสำนักงาน 2. งานติดต่อสื่อสารของงานสำนักงาน 3. งานรับและต่อโทรศัพท์ 4. งานรับ - ส่งเอกสาร

9. สำนักงาน หมายถึง สถานที่ที่พนักงานทุกระดับ มาร่วมชุมนุมเพื่อปฏิบัติหน้าที่การงาน ทำให้การดำเนินงานของหน่วยงานสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี และ บรรลุตามวัตถุประสงค์หรือ นโยบายของหน่วยงาน ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับงานสำนักงาน

10. 1. บุคลากร หมายถึง บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่ทำงาน ร่วมกันเป็นหมู่คณะ โดยมีลักษณะและ วัตถุประสงค์เดียวกัน องค์ประกอบและการดำเนินงานสำนักงาน

11. 2. เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์เครื่องใช้ประกอบ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ตู้เก็บเอกสาร เครื่องปรับอากาศ พัดลม ชุดรับแขก มู่ลี่ เป็นต้น

12. 3. เครื่องใช้สำนักงานและอุปกรณ์สำนักงาน เช่น โทรศัพท์ เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสารเครื่องคำนวณ เครื่องเย็บเล่มเข้าปกหนังสือ เป็นต้น

13. 4. เครื่องเขียนแบบพิมพ์ และวัสดุสำนักงานต่าง ๆ เช่น เครื่องเย็บกระดาษ ลวดเสียบกระดาษ ผ้าหมึกพิมพ์ดีด กล่องเก็บเอกสาร ปากกา ดินสอ ยางลบ ไม้บรรทัด กระดาษ เป็นต้น

14. ลักษณะของงานสำนักงานที่ต้องปฏิบัติลักษณะของงานสำนักงานที่ต้องปฏิบัติ 1. งานจดบันทึก เป็นงานจดบันทึกและงานลงทะเบียนข้อมูลเอกสาร ต่าง ๆ ที่ส่งเข้ามาในหน่วยงาน เช่น การลงทะเบียนรับจดหมายเข้า-ออก การบันทึกข้อมูลทางการเงินและบัญชี เป็นต้น

15. 2. งานคำนวณ เกี่ยวกับข้อมูลตัวเลขทางธุรกิจและข้อมูลด้านการบริการ เพื่อแสดงจำนวนและแนวโน้มในการดำเนินงานของหน่วยงาน สามารถ นำไปใช้ในการแก้ปัญหาและวางแผนดำเนินงานต่อไป

16. ข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความสำคัญและอยู่ในรูปเอกสารจะต้องนำมาจำแนก แยกประเภท จัดหมวดหมู่ และจัดเก็บไว้อย่างมีระบบเมื่อต้องการใช้งานสามารถค้นหาได้สะดวกเร็ว 3. การจัดประเภทและเก็บรักษาเอกสาร

17. 4. งานติดต่อสื่อสาร เป็นงานที่ต้องปฏิบัติเป็นประจำไม่ว่าจะเป็นการปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น การติดต่อสื่อสารด้วยข้อความเป็นลายลักษณ์ อักษร และการสนทนา เช่น การเขียนจดหมายโต้ตอบ การบันทึก การรายงาน การโทรศัพท์ การประชุม การประกาศ การต้อนรับแขก และการนัดหมาย การประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

18. ประโยชน์ของงาน สำนักงาน งานสำนักงานมีหน้าที่ให้บริการและอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการรับเรื่องราว จัดทำเอกสาร การติดต่อประสานงาน ตลอดจนควบคุมการดำเนินงานของหน่วยงาน งานสำนักงานจึงมีประโยชน์ ดังนี้ 1. เป็นศูนย์กลางของข้อมูลข่าวสาร การบริการ การตัดสินใจและควบคุมงาน 2. ช่วยให้หน่วยงานมีความมั่นคงเจริญเติบโต 3. ช่วยสร้างภาพพจน์ที่ดีให้แก่หน่วยงาน ให้เป็นที่ยอมรับแก่บุคคลทั่วไป 4. ช่วยสร้างความสัมพันธ์อันดีทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน 5. ช่วยสนับสนุนหน่วยงานหลักที่สร้างรายได้และผลกำไรให้แก่หน่วยงาน 6. ช่วยในการแข่งขันทางธุรกิจ เพื่อให้ได้เปรียบคู่แข่งในด้านการต้อนรับ การบริการและการติดต่อที่ดีกว่า

19. หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคล หนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง เพื่อให้เข้าใจ ความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ส่งไป ในรูปของการสื่อสารด้วยคำพูด ลายลักษณ์อักษร สัญลักษณ์ หรือ กิริยา ท่าทาง อย่างใดอย่างหนึ่ง งานติดต่อสื่อสารของงาน สำนักงาน 1. ผู้ส่งสาร ประกอบด้วย 2. ข่าวสาร 3. ช่องทางการสื่อสาร 4. ผู้รับสาร

20. 1. เพื่อแจ้งข่าวสาร วัตถุประสงค์ของการติดต่อ สื่อสาร 2. เพื่อชักชวนหรือจูงใจ 3. เพื่อประเมิน 4. เพื่อให้ความรู้ 5. เพื่อสนองความต้องการด้านวัฒนธรรม และมนุษยสัมพันธ์

21. การติดต่อสื่อสารภายในการติดต่อสื่อสารภายใน • - การติดต่อด้วยคำพูด • หรือวาจา • - การติดต่อด้วยการเขียน • เป็นลายลักษณ์อักษร ประเภทของ การติดต่อสื่อสาร • การติดต่อสื่อสารภายนอก

22. เสียงหรือคำพูด เครื่องมือที่นิยมใช้ • คือ โทรศัพท์ รูปแบบของการติดต่อ สื่อสาร แบ่งได้ 4 ชนิด คือ • คำ เป็นการติดต่อสื่อสารด้วย • ลายลักษณ์อักษร เช่น จดหมาย • โต้ตอบ บันทึก โทรเลข เอกสาร • ต่าง ๆ เป็นต้น • ภาพ เป็นการติดต่อสื่อสารที่ถ่ายทอด • ด้วยภาพหรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ เช่น • โทรสาร ภาพถ่าย แผนภูมิต่าง ๆ • ข้อมูล เป็นการติดต่อสื่อสารผ่าน • ระบบเครือข่ายโดยใช้คอมพิวเตอร์

23. ช่วยให้การทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสาร • ช่วยให้เกิดความรู้สึกที่ดีต่อกัน • มีความสามัคคีเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน • ช่วยเสริมสร้างขวัญและกำลังใจ • ในการทำงาน • ช่วยลดข้อขัดแย้งต่าง ๆ ที่เกิด • จากความไม่เข้าใจ • ช่วยป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน • ช่วยประหยัดทรัพยากร • ในการทำงาน ประหยัดเวลา

24. การติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์การติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์ การใช้โทรศัพท์อย่างถูกต้องเหมาะสม เป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งที่ พนักงานทุกคนจะต้องให้ความสนใจ และใช้ให้ถูกต้อง เพราะสามารถส่งเสริม หรือทำลายชื่อเสียงและผลประโยชน์ของ สำนักงานได้ เพื่อให้การใช้โทรศัพท์ มีประสิทธิภาพสูงสุดจึงต้องคำนึงถึง การใช้น้ำเสียงและคำพูด เพื่อสร้าง ความประทับใจให้แก่ผู้รับโทรศัพท์ อันเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดี และ เป็นการประชาสัมพันธ์หน่วยงานอีกด้วย งานรับและต่อโทรศัพท์

25. ประเภทของโทรศัพท์ • โทรศัพท์ส่วนตัว • โทรศัพท์สาธารณะ • โทรศัพท์เคลื่อนที่

26. มารยาทในการใช้โทรศัพท์มารยาทในการใช้โทรศัพท์ • พูดด้วยน้ำเสียงสุภาพเป็นธรรมชาติ • พูดด้วยข้อความที่สั้นและได้ใจความ • ไม่พูดเรื่องที่เป็นความลับ เรื่องไร้สาระ • หรือนินทาว่าร้ายผู้อื่นทางโทรศัพท์ • ไม่ควรใช้โทรศัพท์ในสำนักงานพูดคุยเรื่องส่วนตัว • ไม่ควรพูดโทรศัพท์นานเกินไป เพราะอาจมีผู้อื่นรอใช้สายหรือเรียกสายเข้า • ไม่ควรรับโทรศัพท์แล้ววางหูเฉย ๆ โดยไม่บอกเหตุผล • ถ้าต่อโทรศัพท์ผิดควรกล่าวคำว่า “ขอโทษ” ด้วยน้ำเสียงที่สุภาพ • ควรกล่าวคำ “สวัสดี” ทุกครั้งที่รับโทรศัพท์และจบการสนทนา • ควรกล่าวคำ “ขอบคุณ” ทุกครั้งที่ได้รับความช่วยเหลือจากคู่สนทนาอีกฝ่าย • หลีกเลี่ยงคำถามที่ว่า “นั่นใครพูด”“นั่นที่ไหน”“ชื่ออะไร” • “มีธุระอะไร” เพราะเป็นคำพูดที่ไม่สุภาพและไม่ให้เกียรติผู้รับสาย • ควรเลือกเวลาในการติดต่อทางโทรศัพท์ให้เหมาะสม • พึงระลึกเสมอว่า ไม่มีใครต้องการติดต่อโต้ตอบกับผู้ที่พูดกันไม่รู้เรื่อง

27. งานรับ – ส่งเอกสาร งานรับ-ส่งเอกสาร เป็นงานที่สำคัญอย่างหนึ่งในการปฏิบัติงาน สำนักงาน เฉพาะในการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน จำเป็นต้องอาศัยการติดต่อโต้ตอบ ทางเอกสารหรือจดหมายไม่ว่าจะเป็นการรับเอกสารเข้า การส่งเอกสารออก การผ่านเอกสาร หรือจดหมายไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หรือการบันทึกติดต่อภายในสำนักงานก็ตาม จำเป็นต้องมีการรับและผ่านเรื่องต่อไปให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบและปฏิบัติ หลักปฏิบัติเกี่ยวกับการรับเอกสาร การรับเอกสารหรือหนังสือเข้า หมายถึง เอกสารหรือจดหมายที่รับจากหน่วยงานอื่น มีขั้นตอนการปฏิบัติเกี่ยวกับการรับเอกสารดังนี้ 1. การแยกเอกสารหรือจดหมาย 2. การจัดส่งเอกสารไปยังผู้เกี่ยวข้อง 3. การเปิดผนึก 4. ประทับตรารับเอกสาร 5. ลงทะเบียนรับเอกสาร 6. การส่งเงินมาในจดหมาย 7. การเวียนเรื่องให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ

28. หลักปฏิบัติเกี่ยวกับการส่งเอกสารหลักปฏิบัติเกี่ยวกับการส่งเอกสาร การส่งเอกสารหรือหนังสือออก หมายถึง จดหมาย หรือเอกสารที่ส่งออกไปยัง ภายนอกสำนักงาน โดยใช้บริการของการสื่อสารแห่งประเทศไทย ซึ่งมีหลักปฏิบัติ ดังนี้ 1. ตรวจสอบความถูกต้อง 2. การจ่าหน้าซองจดหมายหรือเอกสารที่ส่งออก 3. การพับจดหมาย 4. การปิดผนึกซอง 5. การนำส่งจดหมาย

29. การใช้บริการรับ-ส่งเอกสารการใช้บริการรับ-ส่งเอกสาร โดยทั่วไปการส่งข่าวสารข้อมูลหรือสิ่งของ ต้องใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย จำกัดและ บริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด (มหาชน) ซึ่งมีบริการที่ควรทราบ ดังนี้ 1. บริการไปรษณีย์ 2. บริการการเงิน 3. บริการโทรคมนาคม การบริการรับ – ส่งเอกสารที่ใช้กันมาก ในสำนักงานที่ควรทราบ คือ 1. การส่งจดหมาย 7. โทรเลข 2. ไปรษณียบัตร 8. โทรสาร หรือ FAX 3. สิ่งตีพิมพ์หรือซองตีพิมพ์ 9. ธนาณัติ 4. พัสดุไปรษณีย์ 5. ไปรษณีย์ลงทะเบียน 6. ไปรษณีย์ด่วนพิเศษ ลำดับต่อไปนักเรียนทำแบบทดสอบหลังเรียน

30. ลำดับต่อไปขอให้นักเรียนดูเฉลยแบบทดสอบก่อนและหลังเรียนลำดับต่อไปขอให้นักเรียนดูเฉลยแบบทดสอบก่อนและหลังเรียน ได้จากเอกสารแบบเฉลยที่ครูแจกให้นะคะ...