Raporlama Yöntemleri

1. Raporlama Yöntemleri

2. Yönetimde rapor, etkin bir iletişim, denetleme ve bilgi sunma aracıdır. • Yönetimde karar vermek; danışmanlardan ve uzmanlardan bilgi ve görüş almak; alt kurum ve birimlerin çalışma ve etkinliklerini izlemek ve kontrol etmek; gerçekleştirilen uygulamaları ölçmek ve değerlendirmek; iş görenleri değerlendirmek ve gerektiğinde hesap sormak için kullanılan yönetsel bir araçtır. • Bu nedenle yönetimin her kademesinde, rapor yazma ve sunma önemli bir etkinliktir.

3. Raporlar çoğu zaman bilgi, hesap ya da karar verilmesini, değişiklikler yapılmasını, işlerin ve örgütlerin yeniden düzenlenmesini, ödenek ayrılmasını ya da kesilmesini sağlamak amacıyla hazırlanır. Raporlar üst ve eşit statüdeki makamlara bilgi ve hesap vermek, ast kademedekilere ise yalnız bilgi vermek için yazılır. Kamu oyunu da bu arada üst ya da eşit düzeydeki bir kurum olarak kabul etmek yanlış olmaz

4. Örgütlerde kullanılan rapor türleri: • Çalışma ve Faaliyet Raporları, • İnceleme ve Araştırma Raporları, • İstatistik Raporları, • Eğitim Raporları, • İş/ görev Raporları, • Durum Raporları, • Genel Denetim/ Teftiş Raporları, • Soruşturma/ tahkikat Raporları, • Teknik Raporlar( fizibilite raporları, mali analiz raporları, sağlık raporları, bilirkişi raporları ) • Dönemsel/ periyodik Raporlardır.

5. Rapor Yazma Aşamaları • 1. Konuyu belirlemek, • 2. Okuyucuyu belirlemek, • 3. Bilgiyi araştırmak, • 4. Verileri değerlendirmek, • 5. Fikirleri ayıklamak, gruplandırmak, düzenlemek, raporun içeriğini oluşturacak ana ve alt başlıkları sıralamak, • 6. Raporu yazmak.

6. Rapor Hazırlayacak Kişinin Temel Soruları • 1. Raporun amacı nedir? • Bir sorunu çözmek için mi? Bir öneride bulunmak için mi? • 2. Raporun türü nedir? • 3. Raporun süresi nedir? Ne zaman istenmektedir? • 4. Raporu okuyacak olan kimdir? Özellikleri nelerdir? • 5. Raporu istemiş olanın konuya ilişkin bilgisi ne kadardır? İstenilen bilgiler nasıl anlatılmalı? • 6. Raporun belirlenen amaca göre şekli ve uzunluğu ne olmalıdır? • 7. Hangi kaynaklardan yararlanabilirim?

7. “Raporlar şekilleriyle kabul, içerikleriyle takdir edilirler.” Prof. Dr. Niyazi Karasar

8. Çalışma ve Faaliyet Raporları • Her kuruluşta en çok uygulanan yönetimsel bir rapor türüdür. • Büyük oranda alt kuruluş ve birimlerden bilgi almak, gerçekleştirilen çalışmaları izlemek, kontrol etmek, ölçmek ve değerlendirmek için hazırlanır. • Çalışma ve Faaliyet Raporları örgütlerde, dönemsel ( haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık veya yıllık olmak üzere), kuruluşta veya birimde gerçekleştirilen çalışma ve faaliyetlerin sonuçlarını ya da çalışma veya faaliyet program ve planlarının uygulanma durumlarını gösteren; uygulamada karşılaşılan problem ve zorlukları saptayarak bunların çözüm yollarını öneren; programlanmasına ve planlanmasına karşın uygulanamayışının ve/ veya sonuçlandırılamayışının nedenlerini ortaya koyan raporlardır. • Çalışma ve Faaliyet Raporlarının biçim ve içeriği daha önceden belirlenmemişse, aşağıdaki biçimde hazırlanabilir.

9. KAPAK • SUNUŞ • I. BÖLÜM: GERÇEKLEŞTİRİLEN İŞLER VE ETKİNLİKLER • A. DONATIM • B. NORM KADRO • C. EĞİTİM • ( Bu başlıklar gerektiğinde, ( 1., 2., 3.) biçiminde, maddeler halinde alt bölümlere ayrılarak açıklanabilir)

10. II. Bölüm: DEVAM EDEN İŞLER VE ETKİNLİKLER • A. DONATIM • B. NORM KADRO • C…….. • III. BÖLÜM: GERÇEKLEŞTİRİLEMEYEN İŞLER VE ETKİNLİKLER İLE BUNLARIN NEDENLERİ

11. IV. BÖLÜM: SORUNLAR VE ÖNERİLER • V. BÖLÜM: SONUÇ • EKLER (Varsa)

12. Raporların Çeşitleri • Raporların pek çok çeşitleri varsa da yönetimde kullanılan başlıca raporlar; • 1. Faaliyet Raporları • Bunlar, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik* hükümlerine göre; genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, sosyal güvenlik kurumları ile mahalli idarelerin mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu sağlayacak şekilde hazırladıkları ve ilgili idareler ile kamuoyuna açıkladıkları faaliyetlerini içerir. • *Resmi Gazete Tarihi: 17/03/2006 • Resmi Gazete Sayısı: 26111

13. Sorumluluk ilkesi • MADDE 4 – (1) Faaliyet raporları mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu sağlayacak şekilde hazırlanır. • Doğruluk ve tarafsızlık ilkesi • MADDE 5 – (1) Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin doğru, güvenilir, önyargısız ve tarafsız olması zorunludur. • Açıklık ilkesi • MADDE 6 – (1) Faaliyet raporları, ilgili tarafların ve kamuoyunun bilgi sahibi olmasını sağlamak üzere açık, anlaşılır ve sade bir dil kullanılarak hazırlanır. • (2) Raporlarda teknik terim ve kısaltmaların kullanılması durumunda bunlar ayrıca tanımlanır.

14. Tam açıklama ilkesi • MADDE 7 – (1) Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin eksiksiz olması, faaliyet sonuçlarını tüm yönleriyle açıklaması gerekir. • (2) İdarenin faaliyetleriyle ilgisi olmayan hususlara faaliyet raporlarında yer verilmez.

15. Tutarlılık ilkesi • MADDE 8 – (1) Faaliyet sonuçlarının gösterilmesi ve değerlendirilmesinde aynı yöntemler kullanılır. Yöntem değişiklikleri olması durumunda, bu değişiklikler raporda açıklanır. • (2) Faaliyet raporları yıllar itibarıyla karşılaştırmaya imkân verecek biçimde hazırlanır. • Yıllık olma ilkesi • MADDE 9 – (1) Faaliyet raporları, bir mali yılın faaliyet sonuçlarını gösterecek şekilde hazırlanır.

16. Birim ve İdare Faaliyet Raporlarının Şekli………..YILI………….. FAALİYET RAPORU • BAKAN SUNUŞU[1] • ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU • İÇİNDEKİLER

17. I- GENEL BİLGİLER • A- Misyon ve Vizyon[2] • B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar • C- İdareye İlişkin Bilgiler • 1- Fiziksel Yapı • 2- Örgüt Yapısı • 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar • 4- İnsan Kaynakları • 5- Sunulan Hizmetler • 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi • D- Diğer Hususlar

18. II- AMAÇ ve HEDEFLER • A- İdarenin Amaç ve Hedefleri • B- Temel Politikalar ve Öncelikler • C- Diğer Hususlar

19. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER • A- Mali Bilgiler • 1- Bütçe Uygulama Sonuçları • 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar • 3- Mali Denetim Sonuçları • 4- Diğer Hususlar • B- Performans Bilgileri • 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri • 2- Performans Sonuçları Tablosu • 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi • 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi • 5- Diğer Hususlar

20. IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ • A- Üstünlükler • B- Zayıflıklar • C- Değerlendirme • V- ÖNERİ VE TEDBİRLER • EKLER

21. İnceleme ve Araştırma Raporları • Örgütte, var olan problemleri belirlemek ve çözmek; uygulanan işlem ve yöntemleri basitleştirmek ve yeniden düzenlemek; hizmetleri geliştirmek; kaliteyi ve verimliliği artırmak amacıyla daha çok uzmanlarca hazırlanan raporlardır. • Kapsamlarında örgütün mevcut durumu, uygulamada karşılaşılan problemler ve bunların çözüm yolları yer alır.

22. İnceleme ve Araştırma Yapma ve Rapor Yazma Yöntemleri ( Ar,1994:156) • 1. Veriler toplanır.Verilerin toplamasında şu yöntemler uygulanır: • a) Yetkililerle ve ilgililerle görüşme ( mülakat) yapılır, • b) Yerinde gözlem yapılır, • c) Konuyla ilgili mevzuat incelenir, • d) Konuyla ilgili yazılı kaynaklar( bilimsel yayınlar ve raporlar) incelenir. • e) Soru kağıdı yöntemi uygulanır.( İlgili personelin ve gerekirse müşterilerin/ vatandaşların yazılı olarak görüş ve önerileri alınır.)

23. 2. Toplanan veriler sentez edilir. Sorunlar saptanır; nedenleri ve sonuçları analiz edilir ( değerlendirilir) ve çözüm önerileri geliştirilir. • 3. Rapor planı hazırlanır ve taslak rapor yazılır. • 4. Geliştirilen öneriler ( çözüm yolları) yetkililerle ve ilgililerle tartışılır. • 5. Rapora son şekli verilir. • 6. Yazılan rapor kontrol edilir, gerekli düzeltmeler yapılır. • 7. Raporun kapağı yaptırılır ( spiral kapak taktırılır veya rapor ciltletilir). • 8. Rapor ( süresi içinde, bir üst yazıyla ve randevu alınarak), hazırlayanca yöneticiye sunulur.

24. Uzun Yazı ve Raporların Yapısı • 1. Kapak ve İç Kapak: • Kapağın üst kısmına kurumun ve birimin adı; ortaya raporun adı ve en alta da raporun yazıldığı yer ve yıl yazılır.

25. 2. İçindekiler: Rapor içerik olarak büyük ve geniş ise yer alır. • İçindekiler Listesi, yazının (raporun) içinde bulunan ana bölümlerle kısımların, (gerekirse paragrafları), ekleri sayfa numaraları ile göstermelidir. • İçindekiler listesinin yazının (raporun) sonuna değil, göze çarpması ve kolaylık sağlanması nedeniyle yazının başına konması tercih edilmelidir.

26. 3. Giriş: Giriş kısa bir sunuş ve tanıtma yazısı olabileceği gibi uzunca bir açıklama biçiminde de olabilir. Birkaç sayfadan fazla olan yazılara (raporlara)bir "Giriş" kısmı konması uygun, hatta gereklidir.

27. Giriş raporun sunuş bölümüdür. Bu bölümde inceleme ve araştırmanın hukuki veya idari dayanağı, amacı, kapsamı, yöntemi, tarihi ve süresi belirtilir. Araştırmanın gerçekleştirilmesine yardımcı olan yetkili ve ilgililere teşekkür edilir. En alta raporun yazıldığı tarih konur. Araştırmayı yapanlar ( raporu hazırlayanlar) adlarını, soyadlarını ve unvanlarını belirerek imzalarını atarlar. Bu yolla rapor, okurlarına açıklanır. Böylece yazıda, bütünü ile ne söylenmek istendiği girişte özet olarak okuyucuya anlatılmış olur.

28. I. BÖLÜM: Konu ( Konunun adı yazılır). Bu bölüm raporun gövdesidir. İki kısımdan oluşur. • 1. MEVCUT DURUM: Bu kısımda, örgütte/ birimde tespit edilen durum dört başlık altında ortaya konur. • a) Kuruluş ve Amaç: Araştırma yapılan örgütün kuruluş tarihi, dayanağı ve amacı belirtilir.

29. b) Örgütsel Yapı: Örgütün mevcut hukuki ve idari yapısı; kadro ve personel sayısı ortaya konur. • c) İşlevsel Yapı: Mevzuatta belirtilen görev, yetki ve sorumluluklar ortaya konur. • d) Gerçekleştirilen İşler ve Etkinlikler: Son altı ayda, bir yılda veya beş yılda yapılan işler ve etkinlikler belirtilir.

30. 2. DEĞERLENDİRME: Mevcut durumda ve uygulamada tespit edilen problemler ve bu problemlerin nedenleri ve çözüm yolları analiz edilir.

31. II. BÖLÜM: Önerilen Yapı. Bu bölümde, örgütün önerilen yapı, süreç, görev- yetki ve sorumlulukları ile örgütün yapması gereken işler ve etkinliklerine yer verilir. • III. BÖLÜM: Sonuç veya özet. Araştırma raporunun kısa bir özeti yapılır. Tespit edilen en önemli sorunlar ve çözüm seçenekleri özetlenir. Sonuç olarak önerilerin uygulanmasının örgüte getireceği yararlar açıklanır. ( Sonuç bölümü bir sayfayı geçmemelidir). • Sonuç o biçimde yazılmalıdır ki, yalnız bu kısmı okuyan bir kimse konunun tümünü ve varılan sonucu kolaylıkla kavrayabilsin.

32. Ekler: Yazı ya da rapordaki olgu, fikir, tartışma ve tavsiyeleri açıklayan ya da destekleyen bilgiler levha, grafik, şema, harita, resim, yazı, çizelge olarak raporun sonuna sıra numarası ya da harfler esasına göre (Ek-1, Ek-2 ya da Ek-A, Ek-B, Ek-C gibi) eklenir. Bunlar yazının (raporun) kolaylıkla okunup anlaşılabilmesi için yazının (raporun) gövdesinde bulunması gerekli olmayan bilgileri kapsar ve gösterirler.

33. Böylece okuyucu, yazıyı (raporu) okurken birçok şema, çizelge, resim, grafik ile karşılaşmaktan kurtarılır, kendisine bunlardan dilediğini inceleme olanağı verilir. Yazının (raporun) ilgili yerine (cümle sonuna) eklerin isimleri ve ek numaraları yazılarak kolaylıkla bulunmaları sağlanır. (Ek-3'e bakınız) ya da (Bkz. Ek-3) gibi.

34. Dizin: Yazı çok uzun ve ayrıntılı ise aynı zamanda "içindekiler" listesi fazla detaylı değilse indeks yararlı olabilir. Dizin/ İndeks (Endeks) özellikle, yazıdaki belli konuların ya da terimlerin bir araya getirilmesini sağlar.

35. Böylece, okuyucu aradığı konu, terim ya da sorunun, yazının hangi sayfalarında olduğunu, yorulmadan ve zaman kaybetmeden öğrenmek ve bir arada incelemek olanağını bulmuş olur. İndeks daha çok bilimsel kitaplarda bulunur.

36. Bibliyografya/ Kaynakça: Her bilimsel eserde bulunmalıdır

37. İş/ Görev Raporları • Yurt içinde ya da dışında belirli bir görevle görevlendirilen kişilerin, görev dönüşlerinde yaptıkları çalışmaya ilişkin üstlerine sundukları rapor türüdür.

38. İş/ Görev Raporunun biçim ve içeriğine ilişkin şu yöntem önerilebilir. • KAPAK • SUNUŞ: Bu bölümde, görevin dayanağı, yeri, süresi, türü, amacı belirtilir. Yardımcı olanlara teşekkür edilir. Altına tarih atılır. Raporu hazırlayan/ hazırlayanlar adını, soyadını ve unvanını yazıp imzalar. • KONU: Görevin konusu; • 1. Yapılan Çalışmalar, • 2. Karşılaşılan sorunlar ve güçlükler, • 3. Öneriler • başlıklarında yazılır. • SONUÇ: Konu önemli problemler ve önerileri kapsayacak biçimde, yarım sayfada özetlenir. • EKLER Varsa eklenir.

39. İş Raporları: • 1. İçeriklerine göre raporlar, • 2. Şekillerine göre raporlar olmak üzere ikiye ayrılır. • 1. İçeriklerine göre raporlar: Bir konuda bilgi almak, olayları, olguları öğrenmek ve bu bilgilere göre karar vermeyi kolaylaştırmak amacı ile uzman kişilerce hazırlanır. Bu raporlar, ikiye ayrılır. • a) Bilgi veren raporlar, durumu olduğu gibi açıklayan raporlardır. Yazar kendi görüş ve önerilerini belirtmez. • b) Analiz eden raporlar, durumu toplanan verilere göre ortaya koyan ama yazarın görüş, eleştiri ve önerilerine de yer veren raporlardır.

40. 2. Şekillerine göre raporlar: • a) Şekle bağlı formel raporlar, genellikle uzun olan raporlardır. 15- 50 sayfadan oluşur. Rapor formatına uyulur. • b) Şekle bağlı olmayan ( informel) raporlar, bu raporlar kısadır. Kapak olmayabilir. Giriş/ sunuş, metin, sonuç biçiminde yazılır. Gerektiğinde ekler kısmı ilave edilebilir.

41. Durum Raporları • Bir konuda, mevcut duruma ilişkin dosya bilgilerine dayanılarak hazırlanan ve makama sunulan kısa özet raporlardır. Bunlar “Andıç” ve “ Bilgi Notlarıdır” • ANDIÇ: • Bir konuda iş ve işlem yapabilmek için ilkece, yöneticinin iznini ya da onayını almak amacıyla ilgili birimce hazırlanan kısa bir rapor türüdür.

42. Andıç biçim olarak; • BİRİM: Hazırlayan birimin adı yazılır. • KONU: Konu yazılır. • TARİH: Andıcın hazırlandığı tarih yazılır. • 1. AÇIKLAMA: • a) Konunun Öncesi: Konunun öncesine ilişkin özet bilgi verilir. • b) Bugünkü duruma ilişkin açıklayıcı bilgiler ve gelişmeler özetlenir.

43. 2. SONUÇ VE ÖNERİ: • a) Sonuç: Son durum belirtilir. • b) Öneri: Belirtilen konuda ilgili dairece yapılması gereken iş ya da işlemlere ilişkin makamın değerlendirmesine ve onayına sunulan öneri yazılır. • Hazırlayan/ sunanın adı, soyadı, unvanı ve imzası yer alır. • YÖNETİCİNİN NOTU: Yönetici değerlendirme sonucunda onayını belirtir.

44. Bilgi Notu • Bir konunun öncesine ilişkin; dosya bilgilerinin ve gelişmelerin sırayla özetlendiği bir sayfalık bir rapordur. • Örgütlerde, öncesi ( dosyası ve evveliyatı) olan bir konuda, yöneticinin bilgilendirilmesini sağlar. Toplantı, görüşme, görev seyahati öncesinde, yönetici bilgi sahibi olma ve hazırlanma konularında bu notu ister.

45. BİRİM: Notu hazırlayan birimin adı yazılır. • KONU: Bilgi notu konusunun adı yazılır. • TARİH: Bilgi notunun yazıldığı tarih verilir. • BİLGİLER:Birimde konuya ilişkin mevcut dosya bilgileri ve gelişmeler tarih sırasına göre numaralandırılarak özetlenir. Sonunda “ Bilgilerine saygı ile sunulur” • Hazırlayanın; adı, soyadı, unvanı ve imzası yer alır.

46. 2. Veri Toplama Raporları • Bu raporlar herhangi bir sonuç çıkarmadan, yalnız tutarlı bir sıra içinde sunuş yapabilmek için toplanan bilgileri kapsar.

47. 3. Teknik Raporlar • Bu tür raporlar özel (teknik) bazı konularda belli makamlara ya da kişilere bilgi vermek amacı ile hazırlanır. Bunlar, muayene, tahlil ve eğitim raporları... olabilir

48. 4. Teftiş, Soruşturma Raporları • Bunlar; sorunları ve bunların altında yatan nedenleri bulmaya çalışarak, onları değerlendiren ve ortada gerçek bir sorun (suç, usulsüzlük, gecikme, ihmal vb.) olup olmadığım saptayan dokümanter raporlardır.

49. Anlatım Özellikleri • 1. Rapor anlatımında aşağıdaki ilkeler gözetilmelidir. • a) Metinde anlatım, üçüncü tekil şahıs üzerinden yapılmalıdır.Örneğin,”…farklılıkları gözledik” yerine, “… farklılıklar gözlenmiştir” anlatımı yeğlenmelidir. • b) Uzun tümce yapısından kaçınılmalıdır. • c) Tümce kurgusunda açıklık, yalınlık,akıcılık,tamlık, uzunluk yanında; noktalama işaretlerinin yerinde kullanımına özen gösterilmelidir. • d) Metinde yalın ve anlaşılır bir dil kullanılmalıdır. Genel kullanımı ile benimsenmiş Türkçe karşılıkları olan eski ve yabancı sözcüklerin kullanımından kaçınılmalıdır.

50. e) Birim görevlerinin yazılması durumunda,her görev, “…mek”, “mak” mastar ekiyle sonlandırılmalıdır.(Örnek: izlemek, görüşmek, incelemek, yapmak gibi.) • f) Metinde genel anlatım kurgusu,”özne- tümleç-yüklem” sistematiğine dayandırılmalıdır.