지은이 : 삼정

지은이 : 삼정 작성자 : 원다성

도 서 소 개 삼정 지음 e비즈북스 펴냄 GTD일처리 관리 기법을 기반으로 하여, 어떻게 에버노트에GTD를 적용하여 쏟아지는 일거리들을 관리하고 처리해나갈 수 있는지 그 기술적인 측면을 알아봅니다.

1. GTD와 에버노트 GTD는 ‘Getting Things Done’의 약자입니다. 의역하면 “일을 완료한다” 혹은 “일을 해치운다”라는 의미로서, 데이비드알렌의 저서 <Getting Things Done>에서 소개된 일처리 및 생산성 향상 관리 기법을 의미 합니다. 수집(Collect) : 자료나 일거리를 수집 5 1 가공(Process) : 수집함에 수집된 자료나 일거리들을 일정한 규칙에 따라 분류 3 GTD 일 처리 관리 기법의 5단계 4 2 정리(Organize) : 가공된 일거리를 체계적으로 정리하여 조직화 검토(Review) : 시스템을 지속적으로 유지 관리 실행(Do) : 일을 처리

1. GTD와 에버노트 에버노트가GTD 일 처리 관리 시스템으로 적합한 이유 1 믿을 만한 자료의 저장소이다. 2 유료 사용자가 많다. 서드파티앱이 많다. 3 자료의 보관이 반영구적으로 가능하다. 4 검색 기능이 완벽하다. 5 6 다양한 플랫폼에서 사용이 가능하다. 7 언제든지 에버노트를 떠날 수 있다.

1. GTD와 에버노트 에버노트를 시작해 봅시다. 에버노트의 노트 구조 일반적인 사용을 위해서는 무료 계정으로도 충분 합니다. 스마트폰의구글 플레이에서 다운로드 하여 설치를 합니다. 에버노트위젯과Skitch(스키치)도 에버노트를 할용 하기 위해서는 필수적인 앱 이므로 같이 설치해 줍니다. Evernote 노트북 스택 노트북 노트북 노트북 노트 노트 노트

1. GTD와 에버노트 에버노트의 기본적인 설정(만들기) 순서 1 노트북 스택 명칭 예 #02. GTD #03. 언젠가/어쩌면 2 노트북 명칭 예 +01. @집 +02. @직장 +03. @외부 노트북 스택 ‘#01.수집함’ 노트북은 앞으로 모든 자료가 일차적으로 저장될 장소이므로 에버노트의‘기본 노트북’으로 설정되어 있어야 합니다. 3 3 노트북 3 GTD 일 처리 관리 기법에서는 일거리의 우선순위를 정하지 않고, 현재 처한 환경에서 할 수 있는 일을 우선적으로 처리합니다. 노트 노트 노트 노트

2. 일거리의 수집방법 수집함이란? 제대로 정의되지 않은 모든 물건이나 생각들이 일차적으로 모이는 곳. 수집함에는 어떠한 생각이나 아이디어 혹은 해야 할 일, 고민거리 또는 단순히 알고만 있어야 하는 참고 사항은 물론이고, 갑자기 머릿속에서 먹고 싶은 음식이 떠올랐다면 그 음식 이름을 적어 넣어도 좋습니다. 수집방법 첫 번째 직접 입력 수집함 노트북을 열고 ‘새 노트’를 터치하여 입력하거나, 보다 빠른 입력을 위해서는 에버노트 위젯을이용하여 새로운 노트를 입력합니다.

2. 일거리의 수집방법과 2분 규칙 GTD 2분 규칙 GTD에서는 2분 규칙을 강조합니다. 2분 이내에 바로 실행할 수 있는 것은 즉시 처리한다. 수집방법 두 번째 카메라 빠른 스냅샷 - 사진을 찍고 다른 추가 사항을 입 력 할 필요가 없을 때. 스냅샷 - 사진을 찍고 추가 입력 사항이 필요할 때. 페이지 카메라 - 여러 장의 서류나 명함 같은 것 을 촬영하여 저장하는 데 상당히 뛰어난 기능 제공. 수집방법 세 번째 WriteNote WriteNote는 에버노트를 실행하지 않고 텍스트나 사진을 에버노트에 입력할 수 있는 앱.

2. 일거리의 수집방법 수집방법 네 번째 웹 클리퍼 webclipper이란 구글 크롬 브라우저의 확장 프로그램으로 웹 서핑 도중에 인터넷상에서 자료를 에버노트로 스크랩하는 데 상당히 유용한 툴입니다. 그러나 아쉽게도 다양한 브라우저를 지원하지만 인터넷 익스플로러용 프로그램은 제공하지 않습니다. 수집방법 또 다른 기능들 Skitch는 에버노트에서 제공하는 무료 앱입니다. 손글씨 메모를 하는 용도에서부터 찍은 사진이나 웹페이지 혹은 지도를 캡쳐하여 그 위에 노트를 작성하거나 주석을 달아 저장하는 용도로도 사용할 수 있습니다. 오디오 녹음과 받아쓰기 - 운전 중이거나 타이핑이 불가능할 때는 에버노트에서 제공하는 ‘오디오 녹음’기능을 이용하면 음성을 녹음하여 그 음성 자료를 저장할 수 있습니다. 단순히 음성을 녹음하는 기능뿐만 아니라 ‘받아쓰기’ 기능을 통해 음성을 텍스트로 변환하여 저장할 수도 있습니다.

3. 일거리의 가공방법 수집함을 비울 때의 규칙 반드시 첫 번째 항목부터 한 번에 하나씩 순서대로 처리할 것. 수집함에서 한번 꺼낸 항목은 다시 수집함에 넣지 말 것. 수집함은 수시로 검토하여 비울 것. GTD 기법에서의 일거리의 처리 방법은 추상적인 일거리를 물리적인 행동으로 구체화하는 것이 핵심입니다. 물리적으로 실행하여 결과를 만들어낼 수 있는 행동 다음 행동

3. 일거리의 가공방법 GTD 업무 흐름표 프로젝트 리스트 보류 (추후확인, 재검토) 쓰레기 보관 수집함 즉시 실행 위임 연기 프로젝트 수립 그것은 무엇인가? 실행 가능한가? 다음 행동이 무엇인가? 다음 행동 리스트 예 2개 이상의 일 처리가 필요한가? 아니요 아니요 언젠가/어쩌면 리스트 달력 기재 대기 2분 내에 해결 가능한 일

3. 일거리의 가공방법 알리미란 무엇인가? 이 기능을 사용하면 에버노트의 노트를 기반으로 한 할일 목록을 빠르고 손쉽게 만들 수 있으며, 필요한 경우 알리미에 날짜와 시간을 설정하여 원하는 시점에 스마트폰으로 알림을 받을 수도 있습니다. 어떠한 다음 행동이 실행해야 할 날짜나 시간이 정해져 있는 경우 - 알리미를 설정하고, 시간과 날짜를 설정해줍니다. 어떠한 다음 행동이 실행해야 할 날짜나 시간은 정해져 있지 않지만, 빠른 시간 내에 처리해야 하는 경우 - 알리미만 설정하고, 시간과 날짜는 설정하지 않습니다. 수집함에 있는 자료라 하더라도 2분 이내에 즉시 실행하여 처리할 수 있는 일거리라면 바로 실행해야 하며, 다음 행동 리스트로 입력하는 일이 절대 없어야 합니다. 다음 행동 리스트에 입력을 하는 행위 자체가 일거리를 미루는 행동이라는 것을 명심해야 합니다.

3. 일거리의 가공방법 프로젝트 어떠한 일거리를 처리하기 위해서 2가지 이상의 다음 행동이 필요한 경우를 GTD 관리 기법에서는 ‘프로젝트’라 부릅니다. 아마 대부분의 일거리가 그럴 것입니다. 노트의 제목을 프로젝트 명으로 수정하라. 나 과장은 프로젝트의 제목 앞에 [P] 기호를 붙여 두었습니다. 단계별로 실행 가능한 물리적인 다음 행동의 리스트를 만들라. 해당 프로젝트의 성공적인 수행을 위해 필요한 일련의 다음 행동들을 에버노트의 체크박스를 이용해 본문에 적어두고 진행사항을 수시로 확인합니다. 태그를 삽입하라. 태그를 사용하면 서로 관련 있는 노트들이 서로 다른 노트북에 저장되어 있더라도 하나로 묶어서 유연하게 관리할 수 있습니다.

4. 다음 행동의 처리와 관리 방법 위임 일거리 처리 다른 사람에게 일을 시키는 행위를 GTD에서는 ‘위임한다’ 라고 표현합니다. 내가 할 수 있는 일이 아니고 다른 사람을 시켜야 할 경우 즉 위임하고 난 다음에는 완료로 처리하지 않고 대기 중 리스트로 이동해두고 진행 사항을 체크해야 합니다. 완료된 항목의 처리 필자는 완료 처리된 항복은 해당 노트북에 그대로 두고, 추후에 해당 자료가 필요한 경우에는 에버노트의 강력한 검색 기능을 사용하기를 권합니다.

4. 다음 행동의 처리와 관리 방법 프로젝트 일거리 그 일을 처리하기 위해서 무엇을 해야 할지 구체적이고 물리적인 행동 리스트를 관리하게 되면 망설이지 않고 즉각적으로 일을 처리할 수 있습니다. 예) 나 과장의 자동차 타이어 교체하기 타이어 싼 곳 인터넷으로 알아보기 찾은 정보와 지도 추가 입력 ‘@외부’실행 환경 노트북으로 이동 알리미 설정

5. 에버노트/GTD 활용을 위한 노하우 GTD 시스템을 성공적으로 활용하기 위해 지켜야 할 사항 1) 자신의 GTD 시스템을 100% 신뢰 가능한 상태로 유지하라. 자신의 머릿속의 모든 것을 잊고 내려놓을 수 있도록 되어야 합니 다. 2) 다음 행동이 무엇인지 항상 질문하라. 3) 다음 행동 리스트는 항상 현재 실행 가능한 항목들로만 채우라. 4) 언젠가/어쩌면 리스트는 주기적으로 검토하라. 5) 시스템에 얽매이지 마라. 처음에는 어느 정도 적응 기간이 필요하겠지만, 시스템에 얽매인다 는 느낌을 받으며 일처리 시스템을 유지한다는 것 자체가 스트레스 가 되는 일이 있어서는 절대 안 되겠습니다. 6) 핵심은 실행력, 실행에 집중하라.

5. 에버노트/GTD 활용을 위한 노하우 나만의 지식 검색 데이터베이스 구축 방법 1) 완료된 할 일 목록을 삭제하지 않는다. 기존의 할 일 관리 프로그램들을 사용하던 대부분의 사람들은 완료된 할 일은 깨끗이 지워져야 개운한 기분이 든다고 하겠지 요. 그러나 나만의 지식 검색 데이터베이스를 만든다면 불필요한 행동입니다. 2) 다음 행동 노트에 항상 추가 정보를 기록하는 습관을 가진다. 리스트에 있는 각각의 다음 행동을 실행하면서 항상 그 다음 행 동에 관련된 정보들을 노트에 추가해 둔다면 시간이 흐를수록 스 마트폰 안에 자신만의 강력한 지식검색 엔진이 구축 돨 것입니다. 3) 타임스탬프(날짜와 시간)를 기록하는 습관을 가진다. 데스크톱 에버노트에서는 단축키를 통해 타임스탬프를 쉽게 입력 할 수 있습니다. 윈도우는 Shift+Alt+D, 맥은 Shift+ Command+D입니다.

6. 에버노트의 특별한 활용법 체크리스트를 만들고 활용해 봅시다. 체크리스트는 단순한 반복적인 작업을 체크하는 데 상당히 유용한 도구입니다. 에버노트에서는 노트의 편집 화면에서 체크박스 삽입 기능을 기본적으로 제공하기 때문에 체크리스트를 작성하고 관리하는 데 상당히 편리합니다. 체크리스트 쉽게 만들기 체크리스트를 사용할 때, 매번 체크박스를 지우고 재사용한다면 리스트 항목이 많을수록 아주 번거로운 일이 될 것입니다. 따라서 기본적으로 체크박스가 비워진 깨끗한 체크리스트를 하나 만들어두고, 체크리스트를 사용할 때는 그 노트를 복사해서 다음 행동리스트에 넣어두고 사용하면 편리합니다. 아쉽게도 노트의 복사 기능은 스마트폰에서는 아직 지원되지 않으니 데스크톱 에버노트의 기능을 사용해야만 합니다.

6. 에버노트의 특별한 활용법 하루에 한 장, 일상의 사진을 찍어 봅시다. 에버노트의 스냅샷 카메라로 하루에 한 장씩 사진을 찍어봅시다. 여기서 사진이란, 어떤 근사한 여행지에서 폼을 잡고 찍는 그런 류의 무언가를 기념하는 사진이 아니라, 그냥 하루하루 흘러가는 평범한 일상 중의 한 장면을 이야기하는 것입니다. 어찌 보면 아무것도 아닌 일 같지만 한번 시작해보면 묘한 매력을 느낄 수 있을 것입니다. 어쩌면 이것이 “모든 것을 기억하세요”라는 에버노트의 캐치프레이즈에 가장 걸맞은 사용법이 아닐까 생각해봅니다. 이 용도 하나만으로도 에버노트는 충분히 사용해 볼만한 훌륭한 자기관리 도구 입니다.

7. GTD일 처리 관리 기법 도구들 RTM - www.rememberthemilk.com Zendone -www.zendone.com IQTELL -www.iqtell.com Wunderlist - www.wunderlist.com Doit.im - www.doit.im ToodleDo -www.toodledo.com Any.DO - www.Any.DO TickTick - www.ticktick.com Things - www.culturedcode.com 옴니포커스- www.omnigroup.com/omnifocus

필자가 운영 중인 GTD 관련사이트 www.gtdlog.com 에서 GTD 기법은 물론 여러 일 처리 방법과 자기 관리에 도움이 될 팁들을 찾아볼 수 있으니 도움이 되기를 바랍니다.

남의 책을 많이 읽어라 남이 고생하여 얻은 지식을 아주 쉽게 내 것으로 만들 수 있고 그것으로 자기 발전을 이룰 수 있다. -소크라테스- ◈김철홍 대표위원 (010-8763-6739 seouls9001@naver.com] ○ 중소기업 w/s 특강 강의 : 변화관리, 생존전략, 인생역정, 세일즈, 나도 1억 대박, 인생설계, 성공 “독서를 통한 자기경영 고급정보” 네이버:자기경영노하우 카페 북칼럼에 공개합니다. 누구나 정보를 얻어 가실수 있습니다. 행복, 자기관리, 자기경영, 자기계발, 시간관리, 목표관리, 재테크, 제2막 인생설계, 세일즈, 성공, 중소기업 경영, 자영업을 성공적으로 운영하시길 원하시면 노크 하세요.`

지은이 : 삼정

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