Mesdames, Mesdemoiselles, Messieurs,

1. Mesdames, Mesdemoiselles, Messieurs, Je voudrais d’abord remercier Planicom, en la personne de Mme Thiry, de me permettre de vous présenter un plan d’urgence communal ainsi que son plan monodisciplinaire D2 (Pips) pensés différemment. Ces plans approuvés sont le fruit d’un travail collectif étalé sur presque deux ans entre 4 ‘Planus’ d’entités voisines sises en Hesbaye avec l’appui du service Planification d’Urgence de la province de Liège et du PSM de la province. Je suis donc heureux de vous exposer aujourd’hui notre vision de la planification d’urgence en milieu rural.

2. Le Plan Général d’Urgence et d’Intervention ainsi que le plan monodisciplinaire D2-Psychosocial des communes de Berloz, Donceel, Faimes et Geer. (en Hesbaye)

3. Ou une approche différente de la gestion des situations de crises :‘La pluri communalité des plans’ Présentation : HEER Alain, Planu de Faimes

4. La formation initiale d’une semaine relative à la Planification d’Urgence organisée par les services du Gouverneur de la Province de Liège a permis de faire le tour complet des disciplines concernées par les situations d’urgences, d’obtenir des informations détaillées sur la gestion de crise et à prendre connaissance du canevas général proposé. A l’issue donc de cette formation, il nous est dit : « Au travail !! A vous d’établir un PGUI communal et un plan mono disciplinaire D2 – Psychosocial.!!»

5. 1. Localisation La Zone de police de Hesbaye comporte 9 entités : Berloz, Crisnée, Donceel, Faimes, Fexhe-le-Haut-Clocher, Geer, Oreye, Remicourt et Waremme. Soit 8 communes rurales relativement identiques et 1 petite ville (Waremme). Les entités de Berloz , Donceel ,Faimes et Geer sont des communes rurales entre 3 et 4000 habitants traversées par des routes régionales (2) et ne comportant pas d’entreprise qui présente un danger potentiel. Il n’y est pas implanté beaucoup de bâtiments communaux et le personnel de chaque entité est composé d’une dizaine d’administratifs, d’une dizaine d’ouvriers et de quelques administratifs CPAS.

6. 2. Méthodologie – Chronologie • Une réunion d’information spécifique au plan mono disciplinaire D2 (Pips) dirigée par le PSM , Monsieur GILLARD Jean-François, est mise sur pied. A cette réunion sont conviés les planus, les coordinateurs psychosociaux, les bourgmestres et les présidents de CPAS des 8 entités. (la ville ayant décidé de travailler seule) • Cette séance s’avèrera, à posteriori, être un tournant important dans l’élaboration de nos plans respectifs. En effet, les bourgmestres prennent conscience de l’importance des infrastructures et du personnel nécessaires et chacun se rend vite compte que ce qu’il a à disposition sera totalement insuffisant pour un plan réellement efficace.

7. De plus, pour une optimalisation maximale il est fortement recommandé d’avoir « un doublon » pour chaque structure, au cas où l’une ou plusieurs d’entre-elles seraient ou deviendraient inopérantes au moment de la crise. • La réflexion générale n’est donc pas: « On fera avec nos moyens ! », mais plutôt : « Comment faire pour augmenter les moyens disponibles ? »

8. Une synergie existant déjà entre les entités de Faimes et de Donceel pour l’utilisation d’une balayeuse, l’idée d’une collaboration est mise en évidence par le planu de Donceel. Idée ensuite relayée auprès des bourgmestres concernés lesquels ont trouvés là une opportunité très intéressante et nous ont proposé de l’élargir aux entités de Geer et de Berloz.(par affinité) • Il est donc décidé d’associer le personnel des quatre entités pour le plan mono disciplinaire D2 psychosocial (Pips) et au sein même de cette association de scinder en deux groupes (Faimes-Donceel, Geer-Berloz) pour le plan général.

9. Le législateur n’ayant pas prévu la pluricommunalitédes plans d’urgence, tant concernant le plan général que sur les plans mono disciplinaire, l’idée est soumise au service provincial de planification ainsi qu’au PSM de la Province. Ces deux instances de tutelle sont séduites par celle nouvelle synergie et nous autorisent à proposer un travail commun tout en les informant régulièrement de l’évolution de notre projet. • Dès lors plusieurs réunions de travail, de réflexion, d’échange d’idées, réunissant les planus et les coordinateurs psychosociaux se dérouleront sous forme de tournante entre les quatre entités.

10. S’inspirant fortement de la structure de plan développée par le service planification de la province de Liège et des lignes directrices émise par le PSM, une ébauche de plan est élaborée. • Après de nombreuses rencontres avec Mr Gillard (PSM) et quelques contacts avec le service de planification provincial, des ajustements et corrections sont apportés au projet lequel fini par être accepté de tous. • Une cellule de sécurité rassemblant les bourgmestres, les planus, les coordinateurs psychosociaux locaux, les Dir Log (D4) et les Dir Info (D5) de chaque entité, ainsi que des responsables D1, D2, D3, et D4 (Protection Civile) communs aux 4 communes est enfin mise sur pied. Après quelques légers ajustements, cette Cellule de Sécurité adopte à l’unanimité les plans proposés.

11. Le personnel de quatre entités devant travailler ensemble en cas de déclenchement d’un plan , et du matériel pouvant être prêté de l’un à l’autre dans le cadre de ce plan, pour des raisons évidentes d’assurances, des conventions de partenariat sont établies par le planu de Berloz (secrétaire communal de son état). • Chaque planu présente ensuite son PGUI, son plan Pips et les conventions de partenariat au Conseil Communal élargi au Conseil de l’Aide Sociale de son entité. • Les plans approuvés au niveau communal sont ensuite transmis au Gouverneur qui les approuve à son tour. • Les plans sont ensuite dupliqués et transmis aux différents intervenants.

12. 3. Dans la pratique : L’association des quatre entités pour le plan mono disciplinaire D2 psychosocial (Pips) permet de multiplier par 4 les effectifs. Les deux groupes (Faimes-Donceel, Geer-Berloz) pour le plan général sont eux essentiels pour les structures de remplacement et la disposition de moyens logistiques. Le législateur n’ayant pas prévu les cas d’absences du planu, nous décidons également d’intégrer un ordre d’appel des 4 planus concernés dans nos plans et de nous communiquer les absences prévues de chacun. Dans le cadre du plan Pips, en cas de déclenchement du plan, les coordinateurs psychosociaux locaux non directement concernés seront néanmoins mis en alerte par leur collègue impliqué. Un remplacement en cas d’absence n’est pas systématiquement prévu pour ce plan car il appartient au PSM de désigner le coordinateur psychosocial local qu’il jugera le mieux approprié pour la situation en cours.

13. Dans chaque structure à déployer (CA, CEP, CTI, CAP, Chap. Ardente) un responsable a été désigné ainsi que le personnel nécessaire au fonctionnement de chacune d’elles. En cas d’absence ou indisponibilités d’une ou plusieurs personnes, la chaîne d’appel prévoit automatiquement le rappel du personnel des mêmes structures dans les plans des 3 autres entités associées. • Cela signifie que le responsable d’une structure aura à sa disposition les responsables de la même structure dans leur plan respectif ...

14. 4. Mise en application : Une situation de crise se déclenche sur une des quatre entités, le bourgmestre de cette commune informe son planu, ou son remplaçant suivant la liste en sa possession, du déclenchement du plan d’urgence communal. Celui-ci se rend dans la structure désignée comme cellule de coordination et exécute la mise en alerte prévue dans son, plan, prévient les responsables de services ainsi que le D4 et le D5 local, rappelle le personnel nécessaire au fonctionnement de cette cellule et prévient ses homologues planus des 3 autres entités (le doublon se rend à la cellule de coordination déployée et les deux autres restent en stand-by) ainsi que son coordinateur psychosocial local. Plan mono disciplinaire D2 – Psychosocial (Pips) Si le plan Pips est déclenché, le coordinateur psychosocial local mobilise alors tout le personnel prévu par le plan. Ce qui signifie du personnel émanant des 4 entités.

15. 5. Se préparer : La méthode de travail ayant été établie, les infrastructures ayant été définies, le personnel de chaque structure ayant été désigné, la tâche la plus importante est d’informer puis de former chaque intervenant. informer : Qui n’a jamais entendu : « Quand je suis en congé, je suis en congé ! Et on ne me dérange pas ! » ou « me rappeler après mes heures ? Jamais !! » Une très grande majorité des gens pensent de cette façon et, pour faire changer cette mentalité, l’information est primordiale. • Elle doit être claire, précise sans entrer trop dans le détail, convaincante (avec des mots, des phrases chocs qui amènent à la réflexion) et qui suscite l’implication personnelle de chacun. • Ex: « Si vous ou vos proches étiez concernés ? »

16. Cette information doit se faire en plusieurs étapes : a . A tout le personnel communal, du CPAS et de voirie : Exposé général sur les situations d’urgence, présentation des différentes disciplines, explications succinctes des différentes structures à mettre en place, rôle de chaque service (pas trop dans le détail) inscrit dans un mode pluri communal du plan. Faire ressortir souvent la notion de travail en équipes indispensable pour la cohésion de l’ensemble. Laisser une espace questions-réponses qui permet bien souvent de faire disparaître des opinions fausses et/ou négatives.

17. b. Plus spécifiquement : • Personnel communal : information pour préciser le rôle de chacun et sa place exacte dans ce grand rouage qu’est le plan. Remise d’une farde comprenant une fiche individuelle reprenant la(les) mission(s), l’emplacement, le nom du responsable, ainsi que les documents nécessaires à sa(ses) mission(s) (par exemple : fiche individuelle ) • Personnel D4 (voirie, nettoyage) : information plus précise sur le rôle du service (pourquoi ?, qui ?, où ?, comment ?). Le conscientiser sur l’importance qu’il peut avoir en cas de crise, quelle que soit la tâche qu’on lui assigne. Remise d’une farde aux chefs de services qui doivent se sentir très impliqués afin de motiver leur personnel à leur tour !!!

18. Tout le personnel du CPAS : information spécifique du plan mono disciplinaire D2 – Psychosocial (Pips), présentation des structures à déployer et du personnel y attaché. Mise en évidence de la synergie avec les autres entités concernées et de l’implication directe de leur personnel dans nos structures. • Responsables de structures des 4 entités (CA,CEP, CTI, CAP, Chapelle Ardente: information spécifique donnée par le PSM de la Province (Mr Gillard) sur le rôle et les missions des responsables. Remise d’une farde de travail. • Responsables et personnel par structure: information très précise donnée par le PSM de la Province (Mr Gillard) sur le rôle exact et en profondeur de la structure et du travail individuel de chacun des intervenants. Remise de fardes individuelles.

19. former : • La meilleure formation est sans aucun doute possible, la répétition d’exercices. C’est la Cellule de Sécurité qui est chargée d’organiser ceux-ci. Tantôt il pourra s’agir d’un simple exercice de chaîne d’appel ; tantôt il sera par exemple question de déployer une structure entière avec déplacement du personnel ou encore de participer en qualité d’observateur à un exercice organisé ailleurs.

20. 8. Enseignements : • La première chose que nous voulons mettre en avant c’est l’expérience humaine très riche et très gratifiante que nous retenons. Des amitiés se sont formées au fil des rencontres entre personnes venant d’horizons différents. • Professionnellement, cela nous a permis de mieux connaître, voire de découvrir les entités directement voisine à la nôtre ; de partager des techniques de travail différentes, d’en retenir l’une ou l’autre afin de la transposer à la nôtre dans un souci de meilleure efficacité. • Nous avons également constaté que le plus difficile est de conscientiser tant les autorités que le personnel sur la problématique des plans d’urgence. Mais qu’il faut ensuite maintenir une attention permanente sur le sujet pour ne pas entendre des réactions telles que : « Le plan est fait ! On est tranquille ! » ou « Maintenant qu’ils sont faits, il ne va pas nous ennuyer avec ses plans ! ».

21. 9. Avantages de la pluricommunalité des plans : 1°. le responsable de chaque structure est automatiquement secondé par les 3 responsables de la même structure dans le plan de leur entité (par exemple : le responsable du Centre d’Accueil de Faimes sera épaulé par les responsables de centre d’accueil de Donceel, Geer et Berloz). Idem pour le personnel affecté à chaque structure. • Sachant que l’indisponibilité du personnel appelé en urgence en dehors des heures habituelles de service peut atteindre jusqu’à 40 % des effectifs, la probabilité d’avoir du personnel en suffisance dans chaque structure est beaucoup plus forte. 2°. en cas de crise prolongée dans le temps, une tournante pourrait même être orchestrée grâce à la multiplicité importante du personnel et ce dans chaque structure.

22. 3°) alors que le Législateur a créé cette nouvelle fonction de planu et défini sa tâche principale durant la phase de crise à savoir la tenue du log book, il n’a rien prévu en cas d’absence de ce dernier. Le système ‘planu-doublon’ prévu par nos plans résout facilement ce problème. D’autre part, la tenue du log book nécessitera sans aucun doute toute l’attention du planu. Nos plans prévoient que le planu-doublon occupera cette tâche pendant que l’effectif pourra veiller au bon fonctionnement du secrétariat, à la logistique propre au comité de coordination (nourriture, boissons, tournante à organiser dans le personnel, …). De plus, si la crise devait durer dans le temps, une tournante est également prévue avec les 2 autres planus.

23. 10. Conclusions : • Notre conclusion personnelle est que la devise nationale ‘L’Union fait la Force’ prend toute sa dimension dans le cadre de nos plans d’urgence pluri communaux. • La planification des situations d’urgence n’est pas une priorité pour la plus grande majorité des autorités communales. De fait, la Loi impose et donc la plupart des communes disposent maintenant d’un plan, sans y attacher une grande importance puisqu’il est fait !!. Ce désintérêt est d’autant plus frappant lorsque des moyens doivent y être associés afin d’optimaliser (par exemple) les structures (prise d’ordinateur, prise de courant, lignes téléphoniques, matériel de secours, couvertures,…), les moyens de communications entre celles-ci et le comité de coordination. Moyens lorsqu’ils sont demandés que l’autorité déclare ne pas avoir car non prioritaires et pour une utilisation très hypothétique.

24. c. Je dois malheureusement constaté que la baisse d’intérêt pour le sujet qui nous occupe touche également les coordinateurs psychosociaux. Des réunions doivent encore être organisées avec le PSM depuis bientôt plus de 6 mois et aucune initiative en ce sens ne se fait dans aucune des 4 entités concernées. Il en est de même pour la Cellule de Sécurité annuelle toujours pas programmée. Ceci démontre bien que les priorités ont changé de par la masse de travail des autres responsabilités et charges de chacun. (et je suis le premier à le vivre et le constater!!)

25. d. La fonction de planificateur des situations d’urgence (Planu) a été créée par le législateur, chaque commune en a désigné un(e) sans concertation, le plus souvent en supplément de leurs tâches journalières à du personnel le plus souvent contractuel (APE). Vu l’importance et les responsabilités qu’engendre cette fonction, nous décelons là une lacune qui devrait être corrigée ! Imposer à la fonction des compétences obligatoires telle que l’obtention du certificat délivré par l’Ulg nous semble essentiel mais imposer un cadre légal et statutaire nous semble tout aussi indispensable pour la motivation du personnel concerné et fera, sans aucun doute, mieux prendre conscience aussi aux autorités communales de l’importance que doit revêtir la planification d’urgence dans la politique générale de leur entité.

26. e. La catastrophe de Ghislenghien a fait prendre conscience de la nécessité des planifications d’urgence et le Législateur a défini celles-ci de manière précise. Les mentalités quant à elles ne changent pas aussi vite et il faudra encore du temps pour que la planification devienne un réflexe. f. Enfin, pour rappel, il s’agit bien d’un plan d’ URGENCE à n’activer qu’en cas d’Urgence mais il se doit d’être le plus complet possible car des vies pourraient en dépendre un jour !!

27. « Ne pas prévoir, c’est déjà gémir » Leonardo da Vinci

28. MERCI DE VOTRE ATTENTION Questions ? HEER Alain 019/33.98.68 alain.heer@commune-faimes.be