„ Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů “

1. „ Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů “ Ing.Robert Piffl odbor 28 účetnictví a audit vytvořeno ve spolupráci s Ing.Petrem Plesnivým a JUDr.Davidem Bauerem odbor 28 účetnictví a audit

2. Úvod • Prezentace se zaměřuje na problematiku elektronických dokladů se zaměřením zejména na daňové doklady v elektronické podobě a účetní záznamy v technické formě • Nároky a požadavky na „elektronickou“, případně „technickou“ formu dokladu jsou vyšší než v případě listinné formy • Z hlediska právních předpisů jsou z důvodu zjednodušení uváděny odkazy na „hlavní právní předpisy v dané oblasti“ • Prezentace zohledňuje stav právních předpisů k měsíci duben 2008

3. Otázky kolem terminologie • Pojmy a jejich postavení v právním řádu • dokument • daňový doklad • účetní záznam • formy daňových dokladů • formy účetních záznamů • převod z jedné formy na jinou • podpis • úschova • archivace

4. Právní úprava v ČR - výhled • Vládní návrh zákona o účetnictví – vytvoření účetnictví státu • Akční plán Vlády ČR pro zvýšení důvěryhodnosti účetnictví a auditu 2004 • Usnesení Vlády ČR 561/2007 z 23.5.2007 • Harmonogram prací na vytvoření účetnictví státu předložen Vládě ČR 5.9.2007, Cílové datum I.Etapy 2010 • Usnesení Vlády ČR č. 357/2007 • Národní plán zavedení elektronického zadávání veřejných zakázek pro období let 2006 až 2010 • Návrh zákona o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentů • Očekávaná změna OSŘ, Národní digitální archiv, …

5. Právní úprava v ČR – stav duben 2008 • Vládní návrh zákona, kterým se mění zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů a o změně některých zákonů v souvislosti s vytvořením účetnictví státu – PSP tisk 471 – 30.schůze od 22.4.2008 • Tři nové prováděcí vyhlášky • jedna z vyhlášek upřesní podmínky pro technické formy účetních záznamů (zejména s ohledem na praktické využití a upřesnění procesu konverze účetních záznamů mezi jednotlivými formami) • v této vyhlášce budou též upřesněny podmínky pro jednoznačnou vazbu mezi technickou formou, smíšenou, listinnou a informačními systémy

6. Právní úprava v ČR – stav duben 2008 • Vládní návrh zákona o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentů /sněmovní tisk 445/ - prvé čtení 25.3.2008 – projednání výborům • Vládní návrh zákona, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentů /sněmovní tisk 446/ - prvé čtení 25.3.2008 – projednání výborům

7. Právní úprava v EU • 6-tá směrnice a z ní vycházející právní normy • Směrnice Rady 2001/115/ES vyžaduje tvorbu rámce pro elektronickou fakturaci s ohledem na kontrolní možnosti správců daní • EDI vymezená v článku 2 doporučení Komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny dat • Důraz na věrohodnost původu a neporušenost dat

8. Dokument • Definice pojmu dokument se vyskytuje jednak v normativních materiálech, výkladových slovnících ale i v právním řádu. Z hlediska pojmu dokument je lze podle ČSN ISO 5127-1 –1983,1993 považovat za "zaznamenané informace, které mnohou být v procesu dokumentace považovány za ucelenou jednotku“ • Právní předpis č.499/2004 - §2 odst. d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce

9. Dokument • Právní předpis č.499/2004 - §2 odst. d) • Tato obecná definice z pohledu zákona o archivnictví nám zcela zahrnuje jak daňové doklady v písemné či v elektronické podobě, tak i účetní záznamy v písemné či technické formě a takto definovaný pojem dokument můžeme v dalším textu použít i v souvislosti s účetními záznamy, případně s daňovými doklady. • Řada dokumentů vzniká v listinné formě a jejich následnou digitalizací může vzniknout nový dokument v elektronické podobě. Dokument může být vytvořen přímo a pouze v elektronické podobě.

10. Dokument - formy • Analogová • Digitální (nepřesně elektronická, technická atd…) • Hybridní – např. elektronický pas, dokumenty s čipem atd… • Některé formy nelze převést z jedné na druhou beze ztráty informace (GIS, video, zvuk, elektronicky podepsaný dokument atd….) • Speciální pravidla pro dokumenty s autenticitou • Návrhu na změnu zákona o účetnictví: • Listinná forma • Technická forma • Smíšená forma

11. Dokument - převod • Každý převod z jedné formy do druhé nám vytváří nový dokument, čímž zpřístupňujeme totéž základní sdělení formou odlišných dokumentů • Chování této kopie je odlišné od originálu, poskytuje však stejné sdělení a informaci jako to činil originál v listinné podobě • Převod informace do nové specifické formy, které mají jinou identitu než originální • Zpřístupňujeme nové dokumenty, které mají svůj vlastní životní cyklus

12. Dokument – digitalizace • Digitalizací produkujeme digitální kopie analogových originálů. • Tímto procesem vzniká nový digitální (elektronický) dokument. • Typickým příkladem je naskenování originální písemnosti do elektronické formy. • Chování této kopie je odlišné od originálu, poskytuje však stejné sdělení a informaci jako to činil originál v listinné podobě.

13. Dokument – podpis • Dokumenty obsahující digitální podpis není možné v budoucnu měnit a tudíž ani migrovat • Bez existence „elektronického notáře“ nebo „ověřovací autority“ nelze provést převod z technické formy na formu listinnou • Zcela zásadní je, že platí stejná pravidla pro archivaci dokumentů bez ohledu na jejich formu

14. Dokument - formy • Listinná x technická forma • V případě použití technické formy dokumentu není možný (v současném právním prostředí ČR) jeho zpětný převod do listinné formy u dokladů obsahujících digitální podpis • Uvažuje se o zřízení speciálního aktu u notáře a na vybraných úřadech – autorizace a ověření technické formy převedené na listinnou či naopak – tzv. konverze

15. Dokument - podmínky na formy • Podmínka čitelnosti • Podmínka kontinuity • Podmínka neměnnosti • Skartační znaky • A (archiv) – trvalé uložení do archivu, od 2006 na trvanlivém papíru §5 odst.1 646/2004 • S (stoupa) – po skartaci se ničí • V (výběr) – při skartačním řízení A nebo S

16. Dokument – forma - dílčí závěr • V případě použití technické formy dokumentu je nutné dále pracovat pouze s touto formou dokumentu • Komentář : • V případě souběžného „běhu“ technické formy a listinné formy je tento problém vyřešen • V případě technické formy je možné využít „primární datové úložiště“ a s dokumentem pak pracovat z ostatních systémů pomocí jednoznačné identifikace dokumentu uloženém v datovém úložišti

17. Dokument – životní cyklus • Každý dokument prochází určitým životním cyklem – zjednodušeně řečeno od jeho vzniku až po okamžik skartace a v případě archiválií uložením do archivu • Z hlediska povinností existuje řada právních předpisů, které upravují povinnosti výstavci, případně držiteli/uživateli dokumentu řadu povinností. • Nikdy nelze na dokument nahlížet tak, že slouží pouze k jedinému účelu a nerespektovat ustanovení ostatních právních předpisů.

18. Daňový doklad • Daňový doklad je dokument • Problematika elektronické formy daňového dokladu z pohledu zákona o dani z přidané hodnoty je poněkud jednodušší než problematika účetních záznamů v technické formě. • Pojem se vyskytuje i mimo zákon o dani z přidané hodnoty • Daňový doklad pro účely účetnictví je též účetním záznamem, v případě doplnění náležitostí dle §11 zákona o účetnictví též účetním dokladem.

19. Daňový doklad – elektronická forma • Zákon o dani z přidané hodnoty • § 26 odst. 4 Daňový doklad může být se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu podle zvláštního právního předpisu nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu EDI

20. Daňový doklad - převod • Zákon o dani z přidané hodnoty • § 27 odst. 2 Daňový doklad v písemné formě lze převést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě,pokud metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost a pokud je daňový doklad převedený do elektronické podoby opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo označen elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu osoby odpovědné za jeho převod

21. Daňové doklady - úschova • Zákon o dani z přidané hodnoty • § 27 Uchovávání daňových dokladů - Plátce je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu.

22. Daňové doklady - úschova mimo ČR • Zákon o dani z přidané hodnoty • § 27 odst. 3 Pokud plátce vystavuje, přijímá a uchovává daňové doklady v elektronické podobě a místem uchovávání není tuzemsko, musí plátce zajistit pro správce daně právo volného přístupu v reálném čase elektronicky k daňovým dokladům i datům zaručujícím věrohodnost jejich původu a neporušitelnost jejich obsahu • § 27 odst. 4 Plátce je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňového dokladu, pokud toto místo není v tuzemsku

23. Analýza z pohledu „účetnictví“ • Akční plán Vlády ČR pro zvýšení důvěryhodnosti účetnictví a auditu 2004 • Koncepční rámec účetnictví státu 2006-2007 • Usnesení Vlády ČR 561/2007 z 23.5.2007 • Harmonogram prací na vytvoření účetnictví státu předložen Vládě ČR 5.9.2007 • Cílové datum I.Etapy 2010 • 25.2.2008 schváleno Vládou ČR, návrh zákona PSP I.čtení • Dále uváděné odkazy jsou ze zákona č.563/1991 ve znění pozdějších právních předpisů

24. Jaro 2008 - Technologické vyhlášky • Návrh zákona o účetnictví - §4 odst.8 m-o) • požadavky pro technické a smíšené formy účetních záznamů • pravidla pro formát, strukturu, přenos a zabezpečení účetních záznamů v technické formě vybraných účetních jednotek • rozsah a četnost předávání účetních záznamů vybranými účetními jednotkami do centrálního systému účetních informací státu

25. Novela zákona o účetnictví - návrh • Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu. Pro účely tohoto zákona se považuje za • listinnou formu účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný, • technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný, • smíšenou formu účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

26. Novela zákona o účetnictví - návrh • §33 odst. 3) • Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V uvedeném případě je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný. Splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. V případě nezpochybnění průkaznosti převodu účetního záznamu žádnou z osob, které s převedeným záznamem pracují, se u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu,28) nevyžaduje předložení účetního záznamu v původní formě a pro záznamy v původní formě neplatí ustanovení § 31.

27. Novela zákona o účetnictví - návrh • §33 odst. 4) • Účetní záznam v technické nebo smíšené formě, se skartačními znaky "A" nebo "V" vzniklý z činnosti účetní jednotky musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu. Pokud tuto podmínku nemůže účetní jednotka zabezpečit, převede takové účetní záznamy do listinné formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj; obdobně postupuje při nakládání s účetními záznamy přijatými účetní jednotkou v technické, případně smíšené formě, u účetních záznamů obsahujících elektronický podpis včetně průkazného potvrzení v listinné formě o platnosti elektronického podpisu v době přijetí účetního záznamu. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví.

28. Novela zákona o účetnictví - návrh • §33a odst. 4) • Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu podle zvláštního právního předpisu30a), anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity v případech, kdy je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky lze použít jako podpisový záznam vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě.

29. Novela zákona o účetnictví - návrh • Připojením podpisového záznamu se rozumí   • a)v případě účetního záznamu v listinné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem, • b)v případě účetního záznamu v technické formě jeho podepsání elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu30a) anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě, • c)v případě účetního záznamu ve smíšené formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem na listinné části a současně u částí účetního záznamu v technické formě obsahující digitální data jejich podepsání elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu30a) anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě.

30. Novela zákona o účetnictví - návrh • §35 - Opravy a ostatní ustanovení o účetních záznamech • Za opravu se nepovažuje doplnění informace v účetním záznamu, jestliže • a) nedochází k změně původního obsahu účetního záznamu, • b)doplňovaná informace nezpůsobuje nejednoznačnost obsahu účetního záznamu a • c)nejsou porušeny požadavky průkaznosti, neměnnosti a trvalosti účetního záznamu.

31. Návrh prováděcích vyhlášek • Požadavky pro technické a smíšené formy účetních záznamů k provedení § 4 odst. 8 písm. n) zákona o účetnictví • Pro technické a smíšené formy účetních záznamů se stanoví požadavky s ohledem na • vznik účetního záznamu • převod účetního záznamu z jedné formy do druhé • Požadavky pro technické a smíšené formy účetních záznamů se stanoví pro • účetní záznamy vzniklé převodem z jedné formy do jiné • účetní záznamy, u kterých se doplněním informace na účetní záznam změní jejich forma • účetní záznamy vytvořené technickými prostředky • přidělení jednoznačných identifikátorů na účetní záznamy tak, aby byly splněny podmínky srozumitelnosti účetnictví a podmínky jednoznačnosti obsahu účetních záznamů

32. Návrh prováděcích vyhlášek • Požadavky při vzniku technických, případně smíšených forem účetního záznamu • Bližší požadavky a podmínky vzniku účetních záznamů • vznik smíšeného účetního záznamu doplněním informace • vznik účetního záznamu v technické formě technologií na bázi optického rozpoznání písma (OCR), případně rozpoznání čárového kódu • převodem účetního záznamu v listinné formě • na základě účetního záznamu v technické formě

33. Návrh prováděcích vyhlášek • Obecné požadavky při převodu účetního záznamu • Pro převod účetního záznamu se stanoví požadavky • nepoškození účetního záznamu • barvy • neměnnosti • čitelnosti • jednoznačnosti obsahu • vzniku nového účetního záznamu • úschovy

34. Návrh prováděcích vyhlášek • Další požadavky při převodu účetního záznamu • Další požadavky a podmínky pro převod účetních záznamů se stanoví pro jednotlivé druhy převodu účetního záznamu, a to pro • převod účetního záznamu z listinné formy do technické formy nebo smíšené formy • převod účetního záznamu z technické formy neobsahující podpisový záznam do listinné formy nebo smíšené formy • převod účetního záznamu z technické formy obsahující podpisový záznam do listinné formy nebo smíšené formy • převod účetního záznamu ze smíšené formy neobsahující podpisový záznam do listinné formy nebo technické formy • převod účetního záznamu ze smíšené formy obsahující podpisový záznam do listinné formy nebo technické formy • Výstupní formáty snímacího zařízení pro převod účetních záznamů z listinné formy do technické formy, které stanoví příloha č. 1

35. Účetní záznam - pojmy • Účetní doklad- průkazný účetní záznam, které musí obsahovat náležitosti podle §11 • Účetní případ - skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví • Účetní zápis- Účetní zápisy jsou účetní záznamy, jejichž obsah je určen ustanoveními tohoto zákona, která se týkají účetních knih. Účetní jednotky jsou povinny zaznamenávat účetní případy v účetních knihách (dále jen "účetní zápisy") pouze na základě průkazných účetních záznamů – účetních dokladů. K účetnímu zápisu musí být připojen podpisový záznam osoby odpovědné za jeho provedení, není-li shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu.

36. Účetní záznam • §4 odst. 10) účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví • §6 odst. 1) účetní jednotky jsou povinny zachycovat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, (dále jen "účetní případy") účetními doklady • §8 odst. 1) účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.

37. Účetní záznam • Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví - účetními záznamy jsou veškeré dokumenty týkající se vedení účetnictví – např. smlouvy, směrnice, záruční listy a podobně. • S ohledem na průkaznost účetnictví - §8 odst.4 - musí být všechny záznamy použité v rámci účetnictví účetní jednotky průkazné. Z hlediska forem účetních záznamů je možné rozdělit záznamy na účetní záznamy v listinné formě a dále pak na účetní záznamy v technické formě – viz §33 odst.2. Z výše uvedeného tedy jednoznačně vyplývá, že účetním záznamem je vše, co se týká vedení účetnictví.

38. Účetní doklad - definice • §11 odst. 1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: • a) označení účetního dokladu,b) obsah účetního případu a jeho účastníky,c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,d) okamžik vyhotovení účetního dokladu,e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

39. Účetní doklad • V případě životního cyklu účetního dokladu je nutné ošetřit případ, kdy účetním záznamem, na základě kterého doplněním náležitostí dle §11 vzniká účetní doklad, je primárně účetní záznam v technické formě obsahujícím elektronický podpis. • V tomto případě musí disponovat takovými technickými prostředky, které zabezpečí jak možnost doplnění náležitostí dle §11, tak i případné opravy účetních záznamů dle §35 a dále pak zabezpečí jeho úschovu a následnou archivaci po stanovené období. • Oprava účetního záznamu - informační systém musí umožnit verzování dokladů, včetně možnosti připojení elektronického podpisu osoby a údaj o okamžiku opravy.

40. Účetní záznam - podpisové záznamy • U účetních dokladů (§ 11) dva podpisové záznamy: • osoby odpovědné za účetní případ, • osoby odpovědné za zaúčtování. • U účetního zápisu (§ 12) do účetní knihy podpisový záznam: • osoby odpovědné za účetní zápis (není-li shodná s osobou odpovědnou za zaúčtování). • U účetní závěrky (§ 18, odst. 2) podpisový záznam: • statutárního orgánu účetní jednotky ... • U inventurních soupisů (§ 30, odst. 2) dva podpisové záznamy: • podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění stavů majetku a závazků (fyzická inventura, dokladová inventura), • podpisový záznam osoby odpovědné za inventarizaci

41. Účetní záznam - podpisové záznamy • § 33a odst. 4) Podpisový záznam- účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis (obsah = informace obsažená v účetním záznamu) nebo elektronický podpis podle zákona č. 227/2000 Sb. ve znění pozdějších právních předpisů anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě (tj. průkazný záznam mající vlastnosti elektronického podpisu) • § 33a odst. 5) Připojením podpisového záznamu se rozumí u účetního záznamu v písemné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem, u účetního záznamu v technické formě jeho podepsání elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu 30a) anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě.

42. Účetní záznam – identifikační zázn. • § 33a odst. 7) Identifikační záznam- účetní záznam, který není podpisovým záznamem, připojený k jinému účetnímu záznamu buď automaticky technickým prostředkem nebo fyzickou osobou odpovědnou za připojování identifikačního záznamu, který umožňuje jednoznačné určení uvedeného technického prostředku nebo fyzické osoby. • Identifikační záznam není podpisovým záznamem a v žádném případně nemůže nahradit podpisový záznam a nemůže být použit tam, kde je vyžadován podpisový záznam.

43. Úč.Z. - srozumitelnost, správnost • §8 odst. 5 - Účetnictví účetní jednotky je srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit a) obsah účetních případů alespoň s použitím účetních metod uvedených v § 4 odst. 8, b) obsah účetních záznamů s použitím nástrojů uvedených v § 4 odst. 10. • §8 odst. 2 - Účetnictví účetní jednotky je správné, jestliže účetní jednotka vede účetnictví tak, že to neodporuje tomuto zákonu a ostatním právním předpisům ani neobchází jejich účel.

44. Účetní záznam - trvalost • §8 odst. 6) účetnictví účetní jednotky je vedeno způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů, jestliže účetní jednotka je schopna splnit povinnosti spojené s jejich úschovou a zpracováním podle § 31, 32 a § 33 odst. 3 a 6 po celou dobu, po niž jsou jí tímto zákonem uloženy. • §31 odst.1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy. 28)

45. Účetní záznam - úschova • §31 odst. 2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak : • a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví (§ 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

46. Účetní záznam – úschova x použití • §32 odst. 1) Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí uschovacích dob uvedených v § 31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.

47. Účetní záznam - lhůty • §32 odst.3) Účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízeních, uschovávají účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají; účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění.

48. Účetní záznam - formy • § 33 odst. 2- Účetní záznam může mít písemnou nebo technickou formu. • Pro účely tohoto zákona se považuje za a) písemnou formu účetní záznam provedený rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný, b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

49. Účetní záznam – obsah, forma • §33 odst. 1) Účetní záznam podle § 4 odst. 10 musí umožňovat vedení účetnictví podle tohoto zákona. Pro účely tohoto zákona se informace obsažená v účetním záznamu označuje jako obsah účetního záznamu; konkrétní způsob zaznamenání této informace se označuje jako forma účetního záznamu.

50. Účetní záznam - převod • §33 odst. 3) Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do druhé. V tomto případě je povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný; splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. Při prokazování splnění povinnosti podle věty druhé u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu,28)se nevyžaduje předložení nosiče informací (§ 4 odst. 10) v původní formě. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví.