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Arquivo

Arquivo. Arquivo:. É o local onde se guardam os documentos de interesse, depois de terem sido devidamente classificados. . Objectivos da classificação e ordenação dos documentos. Facilitar, quando necessário, a sua localização de forma rápida;

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Presentation Transcript

  1. Arquivo

  2. Arquivo: • É o local onde se guardam os documentos de interesse, depois de terem sido devidamente classificados.

  3. Objectivos da classificação e ordenação dos documentos • Facilitar, quando necessário, a sua localização de forma rápida; • Permitir, a todo o momento, o fornecimento de elementos necessários; • Dar a conhecer um possível desaparecimento de um documento, que possa ter sido arquivado noutro lugar.

  4. Sistema de classificação A classificação e ordenação de documentos impõe que a pessoa a quem compete este tarefa, tenha conhecimentos suficientes das regras gerais para elaboração de um arquivo e as respeite rigorosamente.

  5. Tipos Sistemas de classificação • Sistema alfabético • Sistema numerário • Sistema alfanumérico

  6. Sistema alfabético: • O sistema de classificação alfabético consiste na ordenação dos documentos de acordo com a ordem das letras do alfabeto.

  7. Sistema numérico: • O sistema de classificação numérico e também utilizado com frequência, consistindo na ordenação dos documentos por ordem crescente dos números neles inscritos.

  8. Sistema alfanumérico: Consiste na combinação do sistema alfabético com o sistema numérico. No sistema alfanumérico os documentos são classificados alfabeticamente e ordenados em classes por números.

  9. Tipos de Arquivos

  10. Quanto a forma de arquivar: • Arquivo horizontal - Os documentos são guardados uns sobre os outros. • Arquivo vertical - Os documentos são guardados uns após os outros, assentando na superfície mais pequena.

  11. Quanto a frequência de consulta • Arquivo activo • Arquivo semi-activo • Arquivo inactivo

  12. Arquivo activo Abrange os documentos chegados à empresa, classificados e ordenados, mas que ainda aguardam um tratamento urgente (poderemos designar por «assuntos suspensos»).

  13. Arquivo semi-activo Compreende todos os documentos de consulta frequente. Estes documentos provêm, normalmente, do arquivo activo e servem para fornecer elementos de controlo de operações já realizadas.

  14. Arquivo inactivo Contem todos os documentos que perderam valor operativo, sendo a sua consulta pouco provável. Os documentos guardados nestes arquivos destinam-se a ser mais tarde destruídos, por já terem utilidade.

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