Selamat datang di KPB PTPN Cabang Medan

1. Selamat datang di KPB PTPN Cabang Medan

2. Tak Kenal Maka Tak Sayang

3. Supaya Proses Belajar Kita Mantap.... SERSAN NON AKTIFKAN/GETARKAN HP

4. SEJARAH PENGELOLAAN PEMASARAN HASIL BUMN PERKEBUNAN Periode 1958 – 1961  PPN Lama dan PPN Baru Periode 1961 – 1963  Badan Pimpinan Umum Perusahaan Perkebunan Negara (BPU-PPN) Periode 1963 – 1968  5 (lima) badan hukum, yaitu BPU PPN Karet, BPU PPN Aneka Tanaman, BPU PPN Gula, BPU PPN Tembakau dan BPU PPN Serat Periode 1968 – 1990  PNP berubah menjadi PTP  Pertama kali dibentuk KPB Surabaya, KPB Jakarta dan KPB Medan, dan KAH Gula. Periode 1990 s/d sekarang  Kesepakatan Bersama Direksi PT/PN. Perkebunan I-XXIX tgl. 26-02-1990 dikukuhkan oleh Surat Keputusan Menteri Pertanian nomor : 166/Kpts/OT.210/3/1990  KPB dengan 5 Divisi  KPB dengan 2 Divisi  KPB tanpa Divisi

5. Periode 1958 - 1961 Pada periode ini terdapat 2 (dua) Perusahaan Perkebunan Negara (PPN), yaitu PPN Lama merupakan perkebunan yang diambil alih dari perusahaan milik pemerintah Belanda, dan PPN Baru adalah perusahaan perkebunan yang diambil alih oleh pemerintah R.I. dari perusahaan swasta Belanda. Pada periode ini fungsi pemasaran dilaksanakan sendiri oleh masing-masing PPN

6. Periode 1961 - 1963 Untuk maksud pengawasan yang lebih baik, maka pada tahun 1961 didirikan Badan Pimpinan Umum Perusahaan Perkebunan Negara (BPU-PPN) yang berfungsi mengelola seluruh perusahaan perkebunan yang diambil alih, baik PPN Lama maupun PPN Baru beserta kebun-kebunnya. Pelaksanaan pemasarannya oleh Direksi BPU PPN beserta kantor-kantor perwakilannya di daerah-daerah.

7. Periode 1963 - 1968 Dalam rangka meningkatkan efisiensi bidang produksi kemudian pemerintah memecah BPU PPN menjadi 5 (lima) badan hukum, yaitu BPU PPN Karet, BPU PPN Aneka Tanaman, BPU PPN Gula, BPU PPN Tembakau dan BPU PPN Serat. Pada periode ini fungsi pemasaran dilakukan oleh masing-masing BPU PPN.

8. Periode 1968 - 1990 Dalam periode ini semua BPU PPN dibubarkan kemudian pemerintah membentuk 28 perusahaan negara perkebunan (PNP). Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.3 tahun 1983, maka secara bertahap status perusahaan negara berubah menjadi Persero Terbatas (PT) sehingga PNP berubah menjadi PTP. Untuk mencegah timbulnya persaingan diantara PTP kemudian dibentuklah Kantor Pemasaran Bersama (KPB) dengan maksud untuk memasarkan komoditi yang dihasilkan oleh kelompok PTP yang berada dalam satu wilayah, yaitu : • KPB PTP I s/d IX di Medan • KPB PTP XI, XII, XIII di Jakarta • KPB PTP XXII, XXVI dan XXVII di Surabaya • KAH Gula PTP XIV, XV, XVI, XVII, XX, XXI, XXII dan XXIV-XXV

9. Periode 1990 s/d sekarang • Perkembangan selanjutnya pada tanggal 26 Pebruari 1990, berdasarkan kesepakatan bersama Direksi PNP/PTP I-XXIX dan Kantor Administrasi Hasil Gula (KAH Gula) serta Asosiasi Pemasaran Bersama Perkebunan (APBP) dilebur manjadi satu dan dipusatkan di Jakarta dengan tujuan untuk lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan pemasaran PTP secara terpusat, terpadu yang pada gilirannya akan mewujudkan bergaining position yang mantap untuk manghadapi spekulan atau pembeli. • Dasar hukum pendirian KPB adalah Kesepakatan Bersama Direksi PT/PN. Perkebunan I-XXIX tanggal 26 Pebruari 1990 yang kemudian dikukuhkan oleh Departemen Pertanian melalui Surat Keputusan Menteri Pertanian nomor : 166/Kpts/OT.210/3/1990 tanggal 8 Maret 1990 tentang Persetujuan Pembentukan Kantor Pemasaran Bersama PN/PT. Perkebunan I-XXIX.

10. Sasaran • Misi dan Tujuan KPB • Tugas Pokok KPB • Struktur organisasi KPB • KPB Cabang Medan • Tugas Utama KPB Cabang Medan • Struktur Organisasi • Proses penyelesaian dokumen pengapalan • Proses pembayaran kontrak dan LC • Lebih lanjut tentang LC • Proses pengapalan Teh

11. Tujuan dibentuknya KPB PTPN • Menyatukan kebijakan tata cara, prosedur, kuantitas dan kualitas produksi • Memperoleh kesatuan harga jual yang optimal • Mengembangkan pasar • Memperkuat daya saing • Menghindarkan biaya pemasaran yang relatif tinggi • Memperlancar penyelesaian klaim • Meningkatkan hasil penelitian dan memanfaatkannya secara terpadu • Memudahkan kerjasama penanganan industri hilir • Memudahkan pengawasan

12. TAHAP-TAHAP PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI KPB PTPN TAHUN 1990 s/d SEKARANG STRUKTUR ORGANISASI KPB PTPN DENGAN 5 DIVISI • Divisi Sawit dan Kelapa Nyiur • Divisi Karet dan Lateks • Divisi Teh, Kopi dan Kakao • Divisi Gula, Tetes dan Tanaman Semusim • Divisi Keuangan/Umum 5 KANTOR CABANG Cabang Medan Cabang Jakarta I Cabang Jakarta II Cabang Surabaya Cabang Pembantu Semarang

13. STRUKTUR ORGANISASI KPB PTPN TAHUN 1990

14. Divisi Pelayanan Operasional Divisi Market Intelligance Cabang Medan Cabang Surabaya TAHUN 1998STRUKTUR ORGANISASI KPB PTPN DENGAN 2 DIVISISK BMD-PTPN NO. 15/BMD-PTPN/Kpts/1998TANGGAL 8 JULI 1998 2 KANTOR CABANG

15. Struktur Organisasi KPB PTPN berdasarkan :SK BMD-PTPN NO. 15/BMD-PTPN/Kpts/1998Tanggal 08 Juli 1998

16. Struktur Organisasi KPB PTPN berdasarkan :SK BMD-PTPN NO. 15/BMD-PTPN/Kpts/2001Tanggal 07 Desember 2001

17. Tugas – tugas KPB PTPN • Melaksanakan kebijakan pemasaran • Mengelola seluruh persediaan produksi siap jual • Mengumpulkan informasi, menganalisa dan melakukan pengembangan pasar • Melakukan transaksi penjualan • Menyelesaikan dan melaksanakan pembayaran klaim • Mengkaji dan mengevaluasi antara lain : data produksi dan konsumsi komoditi perkebunan dan saingannya; informasi harga serta situasi perkembangan pasar • Mengadakan promosi • Mengadakan pelayanan dan sarana teknis • Melakukan hal-hal lain yang menunjang aktivitas dan pengembangan pemasaran

18. Komoditi yang dijual KPB PTPN • Crude Palm Oil (CPO) • T e h • K a r e t • Molasses

19. Tatacara Penjualan CPO • Penjualan melalui tender di KPB PTPN diselenggarakan 2 kali seminggu, yaitu setiap hari Selasa dan Kamis • Dijual melalui mekanisme non tender atau free sales dengan mengacu kepada harga tender • Untuk penjualan domestik, diisyaratkan bahwa yang bisa jadi pembeli hanya perusahaan-perusahaan pengolah/ procesor CPO pada pabrikan MG dan beberapa perusahaan makan ternak yang telah mendapat izin operasi Deperindag

20. Tatacara dan Peraturan Tender CPO • Volume yang akan ditender disusun berdasarkan kondisi penyerahan C&F, FOB Pelabuhan Muat, Franco pabrik pembeli/penjual dengan mutu sesuai standard mutu yang berlaku serta bulan penyerahan/pengapalannya ditetapkan didalam formulir tender. • Peserta tender menyampaikan penawaran melalui fax/surat yang dimasukkan kedalam kotak yang telah disediakan di Kantor Pemasaran Bersama PTPN selambat-lambatnya pada jam 14.00 atau 15.00 Wib (sesuai undangan) pada hari dan tanggal tender (penawaran melalui fax ditangani oleh petugas khusus). • Harga penawaran diajukan dalam Rp/Kg termasuk PPn (dalam bulatan rupiah). • Peserta tender menyampaikan harga penawaran dengan jumlah per lot sesuai yang ditawarkan dan berdasarkan kondisi penyerahan. • Penawaran dengan harga tertinggi yang mencapai atau melebihi price idea dinyatakan sebagai pemenang tender. • Bila terdapat 2 pembeli atau lebih dengan harga penawaran yang sama untuk volume dan lot serta kondisi penyerahan yang sama, maka volume tersebut dibagi secara proporsional. • Bila harga penawaran dari peserta tender tidak mencapai price idea, maka ditawarkan kembali kepada penawar tertinggi pertama, apabila penawar tertinggi pertama tidak bersedia atau tidak hadir, maka ditawarkan kepada penawar tertinggi kedua. Apabila penawar tertinggi kedua juga tidak bersedia atau tidak hadir, maka barang ditawarkan kepada peserta tender lainnya pada saat pelaksanaan tender dan apabila peserta tender lainnya tidak bersedia maka barang ditarik dari tender.

21. Syarat menjadi peserta Tender CPO Para pembeli peserta tender diwajibkan menyerahkan : • Company Profile • Akte Pendirian Perusahaan • S.I.U.P • N.P.W.P • Izin dari Deperindag • Referensi Bank • Processor / Pabrikan

22. Tatacara Penjualan Teh • Penjualan melalui lelang : Jakarta Tea Auction setiap hari Rabu • Dijual langsung (free sales) oleh produsen teh dengan mengacu pada harga lelang

23. Syarat-syarat menjadi peserta Lelang Teh Produsen peserta lelang ditetapkan oleh Pengurus Lelang. Para pembeli peserta lelang, diwajibkan menyerahkan Company Profile dilengkapi dengan dokumen-dokumen penunjang yang diperlukan dan masih berlaku antara lain SIUP, SITU, NPWP dan PKP. Peran pembeli dapat turut menjadi peserta lelang dengan menyerahkan : • Akte pendirian perusahaan yang telah disahkan oleh Menteri Kehakiman dan telah didaftarkan didalam Lembaran Berita Negara. • Surat Penunjukan sebagai agen pembelian (buying agent) dari Principal yang diwakilinya. • Referensi Bank, Rekomendasi dari Kedutaan Besar Republik Indonesia dan Assosiasi/Kadin setempat. • Surat Jaminan dari Principal di luar negeri. Pembeli berkewajiban menyerahkan surat jaminan dari principalnya di luar negeri untuk menjamin bahwa teh yang dibeli pasti akan dibayar dan dikapalkan selambat-lambatnya 45 (empat puluh lima) hari setelah tanggal kontrak. Dalam hal pembeli telah menyerahkan Bank Garansi, Surat Jaminan tidak diperlukan.

24. Tatacara dan Peraturan Lelang Teh • Partai yang akan dilelang disusun dalam katalog dengan nomor urut berupa Lot dan Chop kemasan peti atau Paper Sacks. • Chop-chop yang sudah dimasukkan kedalam katalog tidak dapat dibatalkan kecuali dengan alasan yang cukup kuat dan disampaikan secara tertulis sebelum waktu pembukaan Auction. • Tiap chop terdiri dari contoh-contoh mewakili partainya dan diserahkan kepada pembeli beserta katalognya selembat-lambatnya 14 hari sebelum auction/lelang. • Pada hari auction/lelang, pembeli mengajukan penawaran secara langsung dan terbuka kepada auctioneer dalam suatu persaingan yang sehat untuk satu chop penuh. • Penawaran diajukan dalam USDCent/kg dengan kondisi penyerahan FCA-CY. Tanggung jawab penjual terbatas sampai penyerahan barang dalam container di Countainer Yard (CY) di pelabuhan muat. Karena tanggung jawab penjual hanya sampai di Countainer Yard, maka THC dan Document Fee menjadi beban pembeli.

25. Tatacara Penjualan Karet • Hampir seluruh karet produksi PTPN dijual oleh masing-masing produsennya. Sebagian kecil dijual oleh KPB melalui tender yang diselenggarakan sekali dalam seminggu, yaitu setiap Selasa • Penjualan langsung oleh PTPN (free sales) dengan mengacu pada harga traded dalam tender KPB, info pasar yang disampaikan oleh KPB maupun yang mereka kumpulkan sendiri

26. Penjualan Molasses Molasses hasil produksi PTPN di Jawa • Sampai dengan tahun 1997 tetes hasil produksi PTPN gula di Jawa (PTPN-IX, X dan XI) penjulannya dipercayakan seluruhnya kepada KPB • Tahun 1998, 30 % produksi dijual sendiri oleh PTPN, dan 70 % oleh KPB • Tahun 1999 persentase tersebut dibalik, yaitu 70% dijual oleh PTPN dan 30 % oleh KPB

27. Penjualan Molasses Molasses hasil produksi PTPN di Luar Jawa • PTPN-gula luar Jawa (PTPN-II, VII dan XIV) menjual produk tetes mereka masing-masing. Harga ditentukan oleh mereka sendiri, dengan mengacu pada informasi pasar dari KPB maupun yang mereka cari sendiri • Penjualan melalui tender dapat diikuti oleh pabrikan MSG, Alkohol maupun traders. Pada umumnya penjualan melalui tender • Penjualan non-tender kepada pabrikan MSG dilakukan dengan pengalokasian kepada mereka dengan menerapkan prinsip proporsionalitas, yaitu menurut perbandingan kapasitas terpasang pabrik yang bersangkutan sesuai izin dari Deperindag

28. Penutupan Kontrak • Penawaran tertinggi dengan harga terjadi (traded) akan dikukuhkan sebagai pemenang tender dengan suatu bentuk kontrak jual beli yang dibubuhi materai yang cukup dan kontrak adalah tanggal pelaksanaan tender. • Kondisi penyerahan barang harus dicantumkan dengan tegas dalam kontrak penjualan antara lain: volume, kwalitas, penyerahan/pengapalan dan cara pembayaran. • Kontrak yang telah ditanda tangani tidak dapat dirubah tanpa adanya persetujuan dari kedua belah pihak.

29. Pembayaran • Pembayaran dilaksanakan secara tunai selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari setelah tanggal kontrak. • Apabila jangka waktu 14 (empat belas) hari terakhir dan pembeli belum melaksanakan pembayaran, maka pembeli yang bersangkutan untuk sementara tidak dapat ikut tender. Kepadanya dikenakan overdue interest sesuai suku bunga pinjaman Bank Mandiri sampai dengan hari pembatalan kontrak. • Perhitungan Overdue Interest didasarkan pada sisa nilai kontrak yang belum dilunasi setelah jangka waktu 30 hari dari tanggal kontrak, apabila pembeli belum melunasi nilai kontrak dan overdue interest, penjual melaksanakan pembatalan kontrak dan partai barang tersebut dijual kembali melalui tender atau free sales. • Ababila terjadi selisih harga yang sifatnya merugikan penjual, kerugian tersebut dibebankan kepada pembeli. • Selama overdue interest dan selisih harga belum dilunasi, untuk sementara waktu pembeli bersangkutan belum dapat mengikuti tender ataupun membeli produk lain dari PTPN.

30. Pengapalan / Penyerahan • Pengambilan atau penyerahan barang dilaksanakan segera setelah pembayaran dilaksanakan oleh pembeli. • Penerbitan IP/DO dapat dilayani apabila pembayaran telah ditransfer atau masuk kedalam rekening produsen yang bersangkutan. Penerbitan IP/DO didasari urutan pembayaran (first in first served). • Pembeli harus memberitahukan kepada penjual nama kapal dan agen lokal kapal tersebut paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum perkiraan waktu kedatangan kapal di pelabuhan muat. • Dalam hal pembeli sudah membayar tapi belum mengambil/mengapalkan barangnya pada bulan pengapalan, kepada pembeli dikenakan sewa tangki Rp.15/Kg/bulan dan kenaikan ALB bukan tanggung jawab produsen dan tidak dapat di claim. • Penyerahan barang dilaksanakan selambat-lambatnya 15 hari setelah tanggal pembayaran. Apabila pada waktu penyerahan/pengapalan produsen tidak dapat menyerahkan/mengapalkan barang, maka untuk setiap hari keterlambatan produsen dikenakan overdue interest berdasarkan bunga bank yang berlaku (Bank Mandiri) dari jumlah sisa barang yang belum diserahkan. Dalam hal penyerahan franco pabrik pembeli, apabila kemampuan menerima pabrik tersebut terbatas sehingga terjadi keterlambatan penyerahan, penjual tidak dapat dikenakan penalti dan claim mutu ALB.

31. KPB Cabang Medan

32. Tugas Utama • Melaksanakan Pengapalan komoditi dan pengurusan dokumen pengapalan/ekspor terkait dengan ketentuan: • Sesuai dengan ketentuan KPB Jakarta dan PTPN • Sesuai dengan peraturan/persyaratan perdagangan ekspor

33. Struktur Organisasi KPB PTPN Cabang Medan

34. Prinsip – Prinsip Umum Dalam Transaksi Perdagangan International • Penjual • Pembeli • Produk barang atau jasa yang disepakati • Kontrak penjualan • Rincian pengangkutan dan penyampaian barang • Tata cara pembayaran *) • Dokumen-dokumen yang diperlukan **) • Penutupan asuransi

35. PROSES PENJUALAN & ARUS PELAKSANAAN DOKUMEN EKSPOR

36. PROSES PENYELESAIAN DOKUMEN PENGAPALAN

37. Proses Dokumen Pengapalan KPB Jakarta 1 4 2 5 PTPN KPB Medan Buyer 5A1 3 6 Advising Bank Opening Bank 5A2 5A3 Instansi Terkait Keterangan : 1. Sales Kontrak diterbitkan KPB Jakarta, diterima Buyer dan KPB Medan 2. Pengiriman nominasi kapal dari Buyer (14 hari sebelum pengapalan). 3. Pemberitahuan Rencana Pengapalan oleh KPB ke PTPN. 4. Persetujuan atas Rencana Pengapalan dari PTPN. 5. Pembukaan L/C oleh Opening Bank atas permintaan Buyer. 5A1. Pengiriman Shipping Instruction dari Buyer (7 hari sebelum pengapalan) 5A2. Pengiriman L/C dari Opening Bank ke Advising Bank (7 hari sebelum pengapalan) 5A3. Penerusan L/C dari Advising Bank ke KPB Medan (7 hari sebelum pengapalan) 6. Penerbitan Instruksi Pengapalan, dll.

38. Pembayaran Kontrak dan Letter of Credit

39. I. KPB CABANG MEDAN 1. Srt Pengantar Wesel Dokumenter 2. Draft/Kwitansi 3. Invoice 4. Beneficiary Certificate II. AGEN KAPAL 1. Bill Of Lading (B/L) 2. Master Authority To Sign Of B/L III. PT. SAN BELAWAN/DUMAI 1. Surat Pernyataan Mutu (SPM) 2. Survey Report 3. Heating Instruction IV. DEPERINDAG - Certificate Of Origin (C.O.O) V. SURVEYOR 1. Heating Instruction 2. Combined Master’s Certificate 3. Tank Cleanlines, Tightnes, Fitnes 4. Tank Inspection 5. Master Statement **) Dokumen Yang Diperlukan Dalam Transaksi Perdagangan

40. *) Tata cara / Sistem Pembayaran Kontrak di KPB PTPN 1. C A S H Pembayaran dilaksanakan sebelum pengapalan 1.1. Telegraphic Transfer 1.2. Cash dengan Bank Garansi 2. Letter Of Credit (L/C) Sebuah pertanggungan yang diberikan oleh Bank untuk atas beban Pembeli (Applicant) atau atas bebannya sendiri untuk membayar kepada Beneficiary sejumlah nilai yang tercantum di dalam wesel dan/atau dokumen asalkan seluruh syarat & kondisi L/C terpenuhi.

41. Jenis LC Yang Digunakan Jenis L/C yang digunakan adalah Irrevocable Sight L/C, yaitu : Dokumen yang mengikat yang tidak dimodifikasi atau dibatalkan secara sepihak tanpa persetujuan semua pihak yang berhubungan (Seller and Buyer)

42. Lebih Lanjut Tentang Letter of Credit

43. 9 Langkah Dasar Dalam Bekerjanya L/C • Sales Contract • Aplikasi Pembukuan L/C • Membuka L/C • Meneruskan L/C • Mengapalkan Barang • Penerbitan Bill Of Lading (B/L) • Menagih ke Bank • Menagih L/C kepada Bank Pembuka L/C • Menagih Importir/Pembeli

44. Pembeli/Importir Bank Importir (Opening Bank) Aplikasi L/C (2) Barang Dikapalkan (5) Menagih Importir (9) PerusahaanPelayaran Sales Contrat (1) Membayar L/C (8) Membuka L/C (3) Draft invoice B/L dll (7) Mengirim Barang (5) Menerbitkan B/L (6) Menagih (8) Meneruskan L/C (4) Penjual (Exportir) Bank Exportir (Advising Bank) Draft invoice B/L dll (7) Menagih

45. Sales Contract Biasanya penjual melaksanakan kontrak penjualan dengan pembeli (importir) dimana disepakati mengenai harga, volume, delivery time, valuta, dokumen yang harus disediakan penjual (eksportir) seperti B/L, Invoice, Polis asuransi dll.

46. 2. Aplikasi Pembukaan L/C Untuk menjamin kalau barang dikapalkan & barang akan dibayar sekaligus penjual menerima jaminan pembayaran setelah barangnya dikapalkan, maka pembeli meminta kepada banknya untuk membuka L/C untuk keuntungan penjual dengan syarat-syarat seperti disetujui dalam sales contract.

47. 3. Membuka L/C Bank menilai permohonan pembukaan L/C, bonafiditas pemohon baik dari segi keuangan, karakter dan barang jaminan. Kalau sudah semuanya selesai dan bank merasa OK, maka bank membuka L/C sesuai dengan syarat yang dimohon dalam aplikasi pembukaan L/C. Bank yang menerbitkan L/C disebut Opening Bank. L/C tersebut diteruskan kepada bank penjual atau bank korespondent opening bank yang lazim disebut Advising Bank.

48. 4. Meneruskan L/C Advising Bank meneruskan L/C kepada eksportir dengan faksimile atau dengan surat, dengan demikian maka sales contract tersebut telah berubah menjadi janji bank (banker promise) sehingga penjual eksportir yakin kalau barangnya dikapalkan dan dia akan menerima pembayarannya.

49. 5. Mengapalkan Barang Setelah eksportir menerima L/C, maka dia menyiapkan barang & dokumen sesuai dengan kontrak/L/C. Bank akan membayar tanpa menunggu barang sampai pada pembeli (importir) atau tanpa menunggu pembayaran dari pembeli apabila dokumen sesuai dengan L/C.

50. 6. Penerbitan Bill Of Lading (B/L) Setelah barang tersedia, eksportir menunjuk EMKL untuk mengangkut dan memasukkan barang ke kapal. Setelah barang dimuat, maka perusahaan kapal menerbitkan tanda surat angkut yang disebut Bill Of Lading (B/L).