SAMARBEID OG LEDELSE

1. SAMARBEID OG LEDELSE PSY2400: Høstsemester 2005 Carl Erik Grenness Psykologisk Institutt, UiO c.e.grenness@psykologi.uio.no

2. Disposisjon: • Hva er samarbeid? En prosessmodell • Produktivitetstap (entropi versus synergi) • Konfrontasjon og konflikter • Tillit i samarbeid • Makt og samarbeid • Etikk og verdier i samarbeid

3. Hva er samarbeid? Samarbeidsprosesser og samarbeidsformer

4. Modell for samarbeidog kommunikasjon Kapasitet for revitalisering av organisasjonen Optimalisering av samarbeid og teamwork Konfrontasjon og konflikter åpen kommunikasjon tillit

5. Definisjon av team (samarbeid) • To eller flere individer • I dynamisk interaksjon • Preget av gjensidig avhengighet • Over en viss tid (varighet) • Felles oppgave eller målorientert • Ulike funksjoner eller roller (arbeidsdeling) • Positiv bruk av maktforskjeller, ledelse, kontroll

6. Etablering av samarbeid:Formelle og psykologiske prosesser Forhandlinger om felles forventninger tillit og risiko gjennom formell forhandling og uformell meningsdannelse Forpliktende avtaler om fremtidige handlinger gjennom formale legale kontrakter og psykologiske kontrakter Kontinuerlige vurderinger basert på effektivitet og opplevd rettferdighet Forpliktende handlinger gjennom rolle interaksjon og personlig interaksjon

7. Samarbeidsformer • Obligatorisk innsats – rolleatferd styrt av plikt og/eller ytre belønning • Frivillig ekstrainnsats – styrt av internaliserte verdier • Obligatorisk lydighet - begrense atferd som kan hindre måloppnåelse • Frivillig begrensning av atferd som kan hindre gruppens måloppnåelse

8. Produktivitetstap Entropiske prosesser versus synergi

9. Omkostninger ved samarbeid Ganske ulik partner pluss Ganske lik partner Ingen partner produktivitet tidsakse minus Letalt nivå

10. Samarbeidsproblemer:Praktiske forhold • Samarbeid forutsetter en viss kongruens – jf. ”like barn leker best” • Samarbeid medfører alltid omkostninger • Det finnes alltid barrierer mot samarbeid • Samarbeid må læres, noe som tar tid, men ofte er det budsjettert med for liten tidshorisont til læring av samarbeid

11. Årsaker til produktivitetstap(entropiske prosesser) • Egoistisk versus altruistisk holdning • Konkurranse versus samarbeid • Asymmetrier i makt og status • Økende diversitet og kompleksitet • Negative effekter av gruppeprosesser • Gruppekonflikter

12. Negative effekter av gruppedynamikk • Etablering av gruppenormer og reduksjon av variasjon (Sherif) • Konformitetspress (Asch) • Lydighet for autoriteter (Milgram) • Rollespilleffekter (Zimbardo) • Reduksjon av individuell innsats • Gruppepolarisering • ”Gruppetenkning”

13. Gruppetenkning (Janis) • Illusjonen om usårbarhet • Bortforklaring av faresignaler • Overdreven tro på egen moral • Stereotypt syn på utenforstående • Konformitetspress mot avvikere • Medlemmene utøver selvsensur • Illusjonen om enstemmighet • Beskytte leder mot ”kjetterske” tanker

14. Konfrontasjon og konflikter Konflikt som nødvendig ingrediens i alle former for samarbeid

15. To eller flere individer I dynamisk interaksjon Preget av gjensidig avhengighet Over en viss tid (varighet) Felles oppgave eller målorientert Ulike funksjoner eller roller (arbeidsdeling) Positiv bruk av maktforskjeller, ledelse, kontroll To eller flere individer I dynamisk interaksjon Og gjensidig avhengighet Som over en viss tid (varighet) Hindrer hverandres måloppnåelse Gjennom negativ bruk av makt Team versus konflikter

16. Konfliktmodell Ytre hendelser, tema Reaksjoner Konfliktatferd Dominans Ettergivenhet Kompromiss Unngåelse Integrasjon - Ressurser - Ideer, kunnskap, oppfatninger - Verdier Perseptuelle Kognitive Emosjonelle

17. Problemtyper i samarbeid • Distributive – konflikterende interesser • Kongruente – sammenfallende interesser • Integrative – komplementære interesser

18. Hvordan fostre integrerende samarbeid? • Korreksjon av kognitive feiloppfatninger • Kontrakter og andre former for forpliktelser • Vektlegge multiple mål med samarbeidet • Samarbeid om multiple prosjekter • Horisontalt og vertikalt samarbeid • Utvikling av vennskap

19. Verdier som ligger til grunn for konstruktiv konflikt løsning • Gjensidighet – den gyllne regel • Respekt for samarbeidspartnere • Opplevelse av delt fellesskap • Aksept for egen feilbarlighet • Avvisning av tvang som virkemiddel Deutsch 2000

20. Tillit i samarbeid En forutsetning for effektivt samarbeid

21. OM TILLIT Tillit er et resultat av sosial konstruksjon, realisert og styrket gjennom sosial interaksjon, kulturell affinitet og støttet av institusjonelle normer og sanksjoner (Child & Faulkner 1998)

22. Hva er tillit? • Tillit som ”basic trust” og ”lim” i samarbeid • Tillit eksisterer som en relasjon mellom flere aktører og ikke som en egenskap ved individuelle aktører. • Tillit er dynamisk og vil stadig forandres gjennom aktørenes interaksjon. • Tillit må læres. Tillit er vanskelig å etablere og lett å ødelegge.

23. Hva er tillit (2) • Tillit forutsetter frihetsgrader innen grenser bestemt av aktørenes kompetanse. • Tillit er ikke blind – men det er bare et fåtall mennesker man kjenner så godt at det er realistisk å vise tillit ut fra kjennskap til deres målsettinger og forpliktelser.

24. Hva er tillit (3)? • Tillit utvikles fra tillitsverdig (pålitelig) atferd. Pålitelighet vises gjennom åpen kommunikasjon, villighet til å ta en risiko, evnen til å dele og evnen til å opptre aksepterende og støttende. • Tillit er i siste instans en personlig relasjon og kan ikke reduseres til en vare innen markedet. • Tillit må være realistisk.

25. Hva er tillit (4)? • Samarbeid og gjensidig læring øker tillit, konkurranse reduserer tillit. • Det å forvente og å vise tillit gjennom tillitsverdige handlinger kan fungere som en selvoppfyllende profeti. • Tillit i en organisasjon forutsetter at ledelse utøves på alle nivåer og av alle som deltar i samarbeidet. En leder alene kan ikke etablere tillit.

26. Teorier om tillit • Tillit som individuell egenskap, f.eks. som evne til å stole på partneres motivasjon (psykologisk orienterte teorier) • Tillit som interpersonlige transaksjoner, som gjensidighet i samarbeid (økonomiske teorier) • Tillit som en situasjonsfaktor hvor det hersker usikkerhet og avhengighet (politiske teorier) • Tillit som et resultat av institusjonelle arrangementer i form av kontrakter og legale prosedyrer (sosiologiske og sosialpsykologiske teorier)

27. Trinn i utvikling av tillit 1) Kalkulerende tillit som er markedsorientert, økonomisk og krever en viss grad av beskyttelse bak lover og avtaler. 2) Tillit basert på felles oppfatninger (kunnskap og forståelse) av organisatoriske målsettinger og av den virkelighet man forholder seg til. 3) Tillit basert på affektive bånd, på moral, forpliktelse og opplevd felles identitet med en egenverdi ut over det økonomiske samarbeidet.

28. Samarbeid og tillit i kortvarige prosjektorganisasjoner(Meyerson et al.) 1) Jo mer en gruppe aktører tilhører samme «pool», jo mer sårbart er deres rykte og jo villigere er de til å vise tillit. 2) Rollebasert interaksjon gir raskere utvikling av tillit enn personbasert interaksjon. 3) Inkonsistent rolleatferd og uklarhet i rolleomfang reduserer tillit.

29. Samarbeidsproblemer 2 4) Aktører under tidspress benytter mer kategoribasert og mindre presis og evidensbasert informasjon. 5) Kategoridreven informasjon i temporære organisasjoner er dominert av institusjonelle og kontekstavhengige kategorier. 6) Kategoridrevet informasjon leder til raskere reduksjon av usikkerhet assosiert med tillit men også til større risiko.

30. Samarbeidsproblemer 3 7) Tillit i temporære systemer er mer sannsynlig ved moderat gjensidig avhengighet enn ved høy eller lav avhengighet. 8) Kontraktør eller leder i en temporær organisasjon vil gjennom sitt rykte (særlig ekspertise og troverdighet) ha avgjørende betydning for utvist gjensidig tillit mellom aktører som ikke kjenner hverandre fra før. 9) Tillit er positive illusjoner som delvis skaper de resultater som følger av å utvise tillit. Når noen viser tillit er dette et sosialt bevis for at det er grunn for å vise tillit.

31. Tillit i prosjektorganisasjoner Temporære organiseringer preges av iboende usikkerhet. Men usikkerheten kan reduseres ved å utvise tillit til ukjente samarbeidspartnere.

32. Forventninger som avgjør villighet til å vise tillit • Forventninger om gjensidighet, oftest basert på tidligere erfaring (Heiders «vil» faktor) • Forventninger om effektivitet (efficacy), dvs. evne til å påvirke resultater (Heiders «kan» faktor) • Hedonistiske forventninger til både samarbeidsprosessen og dens resultater (lyst)

33. Gode samarbeidsrelasjoner og god ledelse preges av: • Effektiv kommunikasjon • Omsorg, vennlighet, behjelpelighet, • Koordinering av innsats, arbeidsdeling, oppgaveorientering, høy produktivitet • Tro på egne ideer og sterk tro på felles oppfatninger og verdier • Villighet til å øke andres makt etter behov • Oppfatter konflikterende interesser som felles problem som må løses kollektivt Deutsch 2000

34. Makt og samarbeid

35. Makt som sosial energi • Mange forskere hevder at makt er en nødvendig form for sosial energi. Samarbeid kan ikke forgå uten utøvelse av ledelse og makt. Men makt uten tillit korrumperer og må derfor styres av etisk bevissthet.

36. Maktnivåer • Direkte maktutøvelse, åpen atferd • Indirekte maktutøvelse, dagsordensmakt • Symbolsk, hegemonisk makt • Strukturmakt, systemmakt

37. Etablering av makt (Tyler) • Mennesker skaper makt og motsetter seg den makt de har skapt • Makt skapes for å løse problemer. Jo mer alvorlig problem, jo større grad av makt overføres andre • Problemets innhold bestemmer hvilken makttype som er mest effektiv: autoritær, demokratisk, karismatisk

38. Etablering av makt 2 • Makt har både en strukturell og en kognitiv basis. Aktørers svar på makt avhenger av deres oppfatninger. De fortolker, oversetter og konkretiserer den makt som er innvevd i strukturelle posisjoner

39. Makttyper • Tvangsmakt • Belønningsmakt • Legitim makt • Referansemakt • Ekspertmakt • Informasjonsmakt French & Raven

40. Makt og ledelse • Maktesløs – fratatt all makt • Makt over – autoritativ makt • Makt med - medvirkningsmakt • Makt til – delegert makt, ”empowerment”

41. Delegering • Myndighet (authority) – formell makt basert på rettigheter • Pliktansvar (responsibility) – plikt til å utføre oppgaver og nå resultater • Resultatansvar (accountability) – regnskapsansvar overfor overordnet når det gjelder resultater

42. Makt og konflikter • Det må skjelnes mellom total makt i et forhold og relativ makt mellom aktørene (maktforskjell). • Hypoteser: 1. Høy total makt har integrativ effekt, fører ofte til gjensidige forpliktelser og tillit. 2. Høy maktforskjell har disintegrerende effekt og er ofte utgangspunkt for mistillit

43. Negative effekter av makt • Makt oppleves ofte som truende, særlig i ustrukturerte situasjoner og for mennesker med lav selvrespekt • Makt fører ofte til motmakt og dermed til utvikling av maktspill • Makt korrumperer: - blir mål i seg selv - blir brukt til personlig posisjonering - øker avstand til underordnede - fører til nedvurdering av underordnede

44. Negative effekter av makt (2) • Effektiv bruk av makt endrer maktbrukerens syn på seg selv og andre • Når man bruker ”milde metoder” (bønnfalle, anmode, diskutere) attribueres endring til personen selv • Når man bruker ”sterke metoder” (insistere, og ordre) attribueres atferdsendring til metoden • Ved atferdsendring med sterke metoder nedvurderes personens autonomi og relasjonen til vedkommende blir mindre verdifull

45. Etikk og verdier i organisasjoner

46. Etikk, makt og frihet • Etiske problemer handler om det faktum at mennesker er grunnleggende avhengig av hverandre. Denne avhengigheten kan misbrukes fordi vi også har makt i forhold til andre. • Mennesker har valgfrihet og dermed moralsk ansvar for hvorledes gjensidig avhengighet forvaltes.

47. Verdier i sosial praksis • Etikkens gyldighetsområde er alle former for sosial samhandling (og særlig i arbeidslivet) • Samhandling styres ikke av fysiske (kausale) lover, men av sosialt vedtatte verdier • Mennesker har frihet til å velge handlingsform og står derfor ansvarlig for sine handlinger • Den høyeste etiske verdi er å øke menneskers frihet til å velge og dermed også deres ansvar

48. Dennett (1995) ”Membership in the class of things that have minds provides an all-important guarantee; the guarantee of a certain sort of moral standing. Only mind-havers can care; only mind-havers can mind what happens”

49. Eksempel på etisk grunnsyn • ”Det har alltid vært et mysterium for meg, hvordan noen kan føle seg større, ved å gjøre andre mindre” (Gandhi)

50. Uetisk atferd på arbeidsplassen • Pengeutpressing, gaver, bestikkelser • Interessekonflikter • Illegal politisk betaling • Generell lovoverskridelse • Bruk av innside informasjon • Smøring • Feilaktig beskrivelser av bedriftens økonomi • Overskridelse av antitrust lover • Svart arbeid • Brudd på taushets avtaler • Brudd på arbeidsrelaterte lover • Bedrageri • Rettferdiggjøre midler via mål