Best Practice v oblasti řízení zdrojů a kapacitního plánování

1. Best Practice v oblasti řízení zdrojů a kapacitního plánování 7+1 doporučení pro efektivní plánování Praha 7.11.2012 Tomáš Krejča BenchCom

2. S kým strávíte hodinu a půl…. • Tomáš Krejča • Katedra Ekonomiky a řízení ČVUT FEL • Odborný konzultant Benchcom, s.r.o. • Praxe s řízením zdrojů a kapacitním plánováním • Specializace na Maconomy PeoplePlanner • krejca@benchcom.cz • www.benchcom.cz 1.2

3. Dnešní přednáška • Základní pojmy – abychom si rozuměli 10’ • Best Practice v řízení zdrojů a kapacitním plánování 60’ • Diskuze 20’ 1.2

4. Základní pojmy a opakování • Co je to Projekt? • ERP - EnterpriseResourcePlanning • PSO – Professional ServicesOrganisations • Utilizace zdrojů • Řízení zdrojů • Kapacitní plánování 1.2

5. Projekt • Koordinované a časově ohraničené úsilí, směřující k vytvoření unikátního produktu, nebo služby. • Zdroj: wikipedia.org

6. Cíl Čas Náklady Projekt • Jedinečnost • Vymezenost (termín, čas, rozpočet) • Různorodost – potřeba řešení týmem • Komplexnost • Nadprůměrné riziko Trojimperativ 1.2

7. Deltekstručně • Maconomy od 1989 zaměřena na společnosti v oblasti projektových služeb • 2010 spojení s Deltek USA, vznik globálního leadra v systémech pro PSO: • Konzultační firmy • Výzkum a vývoj • IT firmy • Inženýringové a projekční • Komunikační a PR agentury • 1,8 mil+ uživatelů ve více jak80zemích • veřejně obchodovatelná společnost (NASDAQ: PROJ) 1.1

8. Leadership v ”erp pro pso” • analytiky celosvětově umístěnamezi top 10 světovými dodavatelijakovůdčí specialista v ”ERPpro pso” • řada největších a nejvíce uznávaných PSO firem používá maconomy pro své podnikání Porter Novelli Limited Gavin Anderson computer related audit & tax research advertising & related legal engineering & architects advisors & design 1.3

9. Naše poslání pomáhat organizacím řídit zaměstnance, čas a projekty a zvýšit tak svou profitabilitu

10. Zdroje nejsou dostatečně plánovány a řízeny! Project Portfolio Management Solutions Primavera CA Clarity Microsoft Project Server Planisware tc. Založeno na výzkumu, který společnost Benchcom provedla v ČR v roce 2008 mezi inženýringovými a projektovými společnostmi

11. Problém nebo výzva Více projektů s nízkou marží Méně disponibilních zdrojů Mnoho změn při realizaci projektů Méně času Zvýšení nejistoty při plánování Problémy musíme řešit včas, nejlépe ještě dříve než vzniknou, tedy jim předcházet! To je cílem našich Best Practice doporučení použití PeoplePlanner.

12. Best practice1přehled napříčcelou organizací Všechny projekty s datem zahájení, ukončení a základním rozpočtem Čas zaměstnanců je přiřazen na projekty alespoň v nejbližších týdnech Změny jsou zaváděny v okamžiku a místě jejich vzniku Management využívá online informace ke svému rozhodování

13. Best practice2součástí plánu jerežijní čas a absence zaměstnanců Zaměstnanci zadávají dovolené či jiné absence s možností schvalování Pro interní činnosti jsou zavedeny režijní projekty Pro administrativní čas či operativu se používají opakované alokace

14. Best practice3při plánování se využívajítypové zdroje Typové zdroje jsou zadány pro všechny typické kvalifikace v org. struktuře Přiřazení z typových zdrojů mění nadřízený nejpozději v týdenním výhledu Prognóza zatížení vzniká sečtením alokací skutečných a typ. zdrojů

15. Best practice4součástí plánu jsoupotenciální projekty Obchod zadává potenciální projekty ve fázi před podpisem smlouvy K potenciálním projektům se přiřazují zejména typové zdroje s pomocí vzorů Obchod díky online přehledu lépe časuje projekty s ohledem na kapacity

16. Best practice5projekty jsou vyhodnocoványprůběžně K projektům je evidována odpracovaná skutečnost nejpozději na týdenní bázi Skutečnost a výhled projektu je průběžně vyhodnocován Součástí vyhodnocení nejsou jen hodiny ale i náklady a výnosy

17. Best practice6vytížení lidí je vyhodnocovánodopředu Každý zaměstnanec je odpovědný za svou plnou alokaci pro nejbližší týdny Nadřízení provádějí příslušná opatření pokud je zam. nevytížen či přetížen Plán projektů je optimalizován oproti úzkým místům (TOC)

18. Best practice7zaměstnanci jsouzapojeni do procesu plánování Každý zaměstnanec má online přístup ke svému plánu Zaměstnanec jednoduše aktualizuje svou alokaci pokud dojde ke změně Zaměstnanec aktivně vyhledává možnosti zapojení ve výhledu týdnů

19. Identifikované problémy Lidé se cítí velmi vytíženi, ale přesto celková úroveň utilizace je neuspokojivě nízká Neustálé přesouvání lidí mezi projekty a „hašení problémů“ činí zaměstnance nespokojenými. Nedokážeme naplno využít potenciál a talent našich zaměstnanců Nemáme pohotový přehled o celkové kapacitě zdrojů. Pouze lokálně v .xls tabulce Projekty jsou založené na hrubých odhadech a nemáme porovnání mezi odhadem a skutečně realizovaným rozsahem prací Někteří lidé jsou stále přetíženi, zatímco ostatní nejsou plně zapojeni do řešení. maconomy.com

20. = řízení projektů a zdrojů v jediné aplikaci! DeltekPeoplePlanner Planning

21. Tři fáze plánování Kdo a co dělá nyní a v následujících dnech Máme správně vytížené zdroje v tomto a v následujícím měsíci? 1 - Scheduling Odpovídá naše kapacita rozjednaným projektům? 2 – Plánování zdrojů a projektů Naše doporučení !!! Začněte zde pro optimalizaci vytížení a zajištění informovanosti 3 – Dlouhodobé plánování zdrojů Timeline

22. Úspěšné řízení zdrojů Riziko nerealistického plánování Úkol • Kriteria: • Přehled za celou společnost • Jednoduchost • Každý to zvládne Efektivní/realistické plánování Etapa Best practice Projekt Měsíc Týden Hodina Den Příklad: 100 projektů, cca 20 úkolů a 10 zaměstnanců na projekt: => 20 000 položek k přeplánování…

23. Zaměstnanec • My Plan • Web-based klient • zobrazení vlastního plánu • přiřazení k projektu/úkolu • MS Outlook • zobrazení vlastního plánu • přiřazení k projektu/úkolu

24. Řešení založené na rolích Manažer zdrojů/ vedoucí oddělení • kompletní přehled o situaci zdrojů • Výhled – budoucí potřeba zdrojů • Projektovýmanažer • Řízení projektů • Přiřazení zdrojů k projektům Manažer(CEO, CFO, COO) • Přehled o současné a budoucí utilizaci, tržbách • Analytix Reporty • Zaměstnanec - Přehled o naplánovaných úkolech • Sám se může přiřadit k projektu! maconomy.com

25. Reporty - možnosti Wysiwyg print Uložit jako pdf Reporting Kontingenční tab. Grafy Datový sklad Export do Excelu

26. People Planner | Proven Value “We’ve been able to increase the proportion of time spent on analysis and management from 10-20% up to 50% thanks to People Planner. That’s a huge difference in any company.” Jon Mostyn, Worldwide Business Consulting Director Hill & Knowlton • “The overall idea and scope of the People Planner solution is great– it’s a tool of genius.” • Knut Brotnow, IT Manager • The Norweigan Opera • “People Planner has given us a better overview of how we use our resources. We have optimized allocation of our core competences so we use them on the right project. This will have a positive effect on the bottom line.” • Carl Vad Jensen, CFO, Atkins • “We have never had better control of our projects. Our project managers gain a more comprehensive overview of their projects with respect to cost, progress and resource planning,” • John Erik Rustad, Thales

27. Porovnání s MS Project PeoplePlanner umožňuje: • Kapacitní plánování i na nejvyšší projektové úrovni • Grafické ovládání, snadné „jako Excel“ • Integrované Reportování, prvky Business Inteligence • Projektové knowhow založené na „best practices“ • Přímá integrace s ERP Maconomy • Porovnání plánu se skutečností a ETC • Export • MS Outlook • MS Excel • MSP server je velmi složitý a tím málo přehledný

28. People Planner - praktická ukázka

29. Děkuji za Vaši pozornost! Praha 17.10.2011