企业档案工作规范 —— 企业档案业务工作

1. 企业档案工作规范——企业档案业务工作 张 妍 TEL：23678980 E：TJDAJQYC@126.COM

2. 档案业务工作 • 企业档案业务工作包括文件的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、利用等各业务环节。

3. 档案业务工作 • 一、 收集工作 收集工作就是按照企业管理的有关规定，依据企业档案归档范围，通过一定的方法将企业各部门和个人手中有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中到企业档案管理机构(档案馆、室)的过程。企业档案的收集是实现企业档案集中管理的重要内容和基本措施。

4. 档案业务工作 • 一、收集工作 1、对企业文件收集积累过程的控制 （1）以企业各项工作程序和有关规章、制度为依据，监督、指导企业文件的收集积累工作 （2）实行“三纳入”，将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度 （3）抓住薄弱环节和容易造成文件散失的环节，协助做好企业文件收集积累工作 （4）根据企业不同种类文件的形成特点，监督、指导企业文件的收集积累工作 （5）运用经济手段，加强对企业文件收集积累的监督和指导

5. 在企业档案管理中需要明确的概念： • 1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等　　 　　　管理部门本职工作的组成部分。 2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产 及其管理人员的职责。 3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门 和档案人员的职责。

6. 企业各层级对档案工作的责任： • 在企业的领导层： • 将档案工作纳入企业领导的议事日程; • 对企业档案工作的发展做出整体规划; • 对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业各有关制度进行整体协调; • 将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度在企业各层级、各岗位得到贯彻落实。

7. 在企业管理的中层： • 将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作同时安排和下达； • 将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和活动的规章制度及工作流程中； • 督促员工做好文件工作。

8. 在企业的基层： • 将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员及全体人员在文件档案化管理中的职责任务； • 做好文件管理的具体工作； • 把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标和条件。

9. 档案业务工作 一、收集工作 2、企业管理文件材料在收集积累时应注意的事项 （1）文件材料的收集积累范围要符合企业档案的归档范围。 （2）在收集积累过程中，尽可能保留文件正文和原件。 （3） 收集积累的文件一定要进行登记。 • “文件的档案化管理”

10. 一、收集工作 3、做好档案收集工作要做到 ： 扩大档案收集对象 扩大档案收集范围 扩大档案收集渠道 有针对性地指导 档案服务要到位

11. 二、归档工作 企业文件材料的归档，是指企业内部职能部门，把在其职能范围活动中形成的、已办理完毕或项目告一段落，经鉴定具有保存价值的文件材料，按照归档制度的要求，收集齐全、系统整理、移交给本单位档案部门的工作。

12. 二、归档工作 • 三个方面的要求： • 文件的归档范围、 • 文件的归档时间、 • 文件的归档要求。

13. 文件归档范围 • 归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销，各个阶段的文件（包括各种载体形式）都应在档案中有所记录和保存，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程； • 归档文件的主要来源； • 归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。

14. 《企业档案工作规范》7.3.2.1中明确规定:企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求（《国有企业文件材料归档办法》）。《企业档案工作规范》7.3.2.1中明确规定:企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求（《国有企业文件材料归档办法》）。

15. 各类企业在制订归档范围时注意把握的几点 • 一是“以我为主，为我所需” • 二是“与时俱进，具有时代特色” • 三是“内容、形式全覆盖”

16. 制订归档范围的基本方法： • ——掌握依据，调查研究 • ——拟定初稿 • ——广泛征求意见 • ——各立档部门负责人审核 • ——修改完善后报批 • ——主管部门审批，发布执行 • ——纳入相关制度

17. 各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本 企业特点的文件材料： • 1、制造业企业。各类科技文件特别是产品档案的数量占有相当大的比例。 • 2、交通运输企业。基建和设备文件材料对于正常运营和安全生产具有重要的保障作用。 • 3、建筑安装企业。以工程项目为单位的成套性特点较为突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长，合同类文件材料一般都需要较长的保存期限。

18. 4、金融企业。内容相对专一；作用具有多功能性；数量增长速度快，会计和信贷文件量大。4、金融企业。内容相对专一；作用具有多功能性；数量增长速度快，会计和信贷文件量大。 • 5、流通企业。经营管理性文件材料是主体，拥有一定规模的基建和设备文件材料，文件材料呈现出较强的时间性和项目性等特征。 • 6、邮电通讯企业。业务文件材料的日生产量较大，设备文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分文件材料是由多个企业共同形成。 • 7、农业企业。经营性文件材料为主，具有综合性、情报性特点。

19. 　需要注意的问题： • 1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收 全的文件材料应予以特别注意。 • 2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档 的范围进行调整和完善。 • 3、在确定科技档案的归档范围时，也应注意 体现“以人为本”的原则。

20. 关于附录A的说明： 1、附录A给出的是资料性附录。 2、附录A不作为企业档案的分类标准。 3、附录A增强了可操作性。 4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建议。

21. 文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种：定期归档随时归档文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种：定期归档随时归档 • （1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。 • （2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。 • （3） 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 • （4） 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

22. （5） 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。 • （6） 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 • （7） 更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。

23. 应该随时归档的其它文件： 1、需要严加控制的核心文件； 2、机密性强的、特殊的科技文件； 3、应清退的文件； 4、非纸质载体文件； 5、外来文件。

24. 电子文件的归档 • 《企业档案工作规范》8.2.1电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。 • “双套制” 的规定

25. 逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 • 物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

26. 《企业档案工作规范》8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。 • 元数据包括：文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 • 背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息

27. 8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。 可按照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T17678.1-1999）和《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）的有关要求，对电子文件鉴定、整理和归档。

28. 文件归档要求 归档份数 归档要求 • 第一，应实行部门立卷； • 第二，归档文件的质量； • 第三，归档原件； • 第四，非纸质文件和外文材料； • 第五，归档文件的份数； • 第六，合作项目文件； • 第七，填写《档案交接登记表》。

29. 企业文件材料的归档手续 • 归档部门对归档材料的简要说明 • 交接双方办理的交接手续 • 归档材料说明包括：本套材料的名称，完整、准确程度，项目负责人姓名，材料整理人等。

30. 三、企业文件材料的鉴定 1、归档文件材料的鉴定 • 归档文件材料完整性的鉴定 • 归档文件材料准确性的鉴定 • 归档文件材料保存价值和保管期限的鉴定 2、保管期限的划分 • 注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值 • 考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值 • 考虑文件的长远需要，防止静止地看待问题

31. 企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作： • 区分档案与非档案。 • 区分“永久”与“非永久”。 • 区分重要档案和一般档案。 • 区分要控制使用的和可以公开使用的文件与 档案。 • 区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。 • 区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案。

32. 企业编制档案保管期限表应注意以下几点： • 1、编制企业档案保管期限表要以国家和上级 已颁发的有关档案保管期限规定为依据， 结合企业的职能特性和专业特点，将其细化 为本企业的规章制度。 • 2、国有企业档案保管期限表应当经过批准，报有关 部门备案。 • 3、档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过 其他形式发布周知。 • 4、档案保管期限表应该及时进行修订。

33. 四、档案整理工作 （一）编制分类方案 • 企业档案的分类，就是根据企业档案的性质、内容、特点以及相互之间的内在联系，把企业档案划分为一定的类别，使企业全部档案形成一个纵向从属关系和横向平行关系的不同层次的系统。

34. （一）编制分类方案 1、企业档案一级类目的设置：一级类目就是企业档案分类的第一个层次，即企业档案的基本大类。 2、企业档案二级及二级以下类目的设置：要依据企业管理职能的分工，结合档案的内容和特点来进行具体划分。 3、企业档案分类类目的标识：可根据企业档案分类的实际情况，采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。

35. （1）党群工作类 （2）行政管理类 （3）经营管理类 （4）生产技术管理类 （5）产品类 （6）科学技术研究类 （7）基本建设类 （8）设备仪器类 （9）会计档案类 （10）干部职工档案类 《工业企业档案分类试行规则》

36. （二）文件整理 • 管理类文件的整理应该符合《文书档案案卷格式》GB/T9705和《归档文件整理规则》DA/T22的要求； • 科技文件的整理应该符合《科技档案案卷构成一般要求》GB/T11822的要求； • 基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28的要求；

37. 会计文件的整理应该符合《会计档案管理办法》财会字[1998]32号文件的要求；会计文件的整理应该符合《会计档案管理办法》财会字[1998]32号文件的要求； • 职工文件的整理应该符合《企业职工档案管理工作规定》劳力字[１９９２]３３号文件的要求； • 照片文件的整理应该符合《照片档案管理规范》GB/T11821的要求；

38. 录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15的要求；录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15的要求； • 电子文件的整理应该符合《电子文件归档与管理规范》GB/T18894和《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32的要求； • 计算机辅助设计文件的整理应该符合《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1的要求。

39. （三）全宗 全宗是一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的档案有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。也可通俗地理解为一个立档单位的全部档案。 企业变动与全宗划分的几种情况： • 1、一个企业分成两个或两个以上企业的情况。　　 （一分为二） • 2、两个或两个以上的企业合并为一个企业的 情况。（合二为一） • 3、由企业内部的一个组织机构改变成为一个 独立的企业的情况。（由内变外）

40. 4、由一个独立的企业改变为某一企业内部的 　　　一个组织机构的情况。（由外变内） • 5、由于某种特殊原因，中断了一段时间的工 　　　作，以后又恢复了正常的活动的情况。　　 （中断） • 6、仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发 生改变、企业隶属关系发生改变等等情 况。（更名）

41. （四）全宗卷 全宗卷是企业档案室（馆）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷，是档案室（馆）对该全宗进行管理的依据，也是保管工作人员掌握全宗情况的重要工具。 • 《全宗卷规范》DA/T 12-94

42. 全宗卷的主要内容包括： • 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录等。 • 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 • 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 • 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。 • 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。 • 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。 • 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

43. 7.6　档案保管工作 　三个方面的要求： • 档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求； • 档案入库前的修护要求； • 库房管理要求。 磁性载体文件的保管： • 防磁; • 磁带要平放; • 定期检查； • 长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化； • 要及时对磁性载体文件进行转换。

44. 7.9 档案利用工作 共８款要求： • 　加强检索系统的建设； • 　要设定利用者权限； • 　要进行利用登记； • 　应采取多种方式； • 　编制各种实用汇编； • 　编写初加工的专题材料； • 　编写深加工的研究材料； • 　可举办档案展览。

45. 第九章 档案工作设施设备 六个方面的要求：三个用房要求； 　　　　　　　　三个用具要求。 三种用房： 档案库房；业务技术用房；阅览及陈列室 用具要求： 档案装具；　保护设备；　技术设备

46. 对档案库房三个方面的要求： 位置要求；承重要求；面积要求。 • 对业务技术用房的要求： 　　　对一般企业的基本要求； 　　　对大型以上企业的更高要求。 • 阅览及陈列室的要求： 邻近办公室和库房；展室位置要适宜。

47. 对档案装具的要求： 档案框架的要求；档案卷盒的要求。 • 对保护设备的要求分三个层次： 　　　对一般企业的最基本要求； 　　　对有条件的企业稍高一点的要求； 　　　对规模较大或条件较好的企业更高要求。 　

48. 　对技术设备分4个方面提出要求： • 一是档案整理所需的设备； • 二是档案修复或利用所需的设备； • 三是档案信息化管理所需的设备； • 四是根据不同企业的专业特点和具体需要可 配备的设备。

49. 企业集团归档范围及保管期限复核程序 • 此次企业集团重新修订归档范围及保管期限要统一执行永久、30年、10年的保管期限。但是执行这一新的保管期限不能跨年度，要从下一个整年度开始执行。项目档案结止到一个项目结束，从新项目开始执行。 • 此次归档范围及保管期限的复核工作采取一级审核一级的方式。即由市档案局审核全部市属企业集团的归档范围及保管期限；企业集团负责审核本集团下属各企业的归档范围及保管期限。 • 上报内容：本企业集团原有归档范围及重新修订后的归档范围（加盖公章） • 上报时间：2011年6月底

50. 　　　　谢　谢！