A hivatalos levél

1. A hivatalos levél Tartalma és formája

2. A levél megírásakor figyelembe kell venni: • levél tárgyát, • a levél írásának célját és azt, hogy • ki a címzett • a címzett és a levélíró közötti kapcsolat, • a kapcsolat jellege meghatározza a hangnemet • bárki a címzett, kötelező az udvarias forma

3. Követelmények • Legyen világos, egyértelmű a fogalmazás. • Legyen könnyen áttekinthető. • Kerülje a levél írója a bonyolult, többszörösen összetett körmondatokat. • Derüljön ki a hivatalos levélből • a levél célja, • mit vár el, • mit ajánl a levél írója

4. Formai követelmények • levélpapír • A/4 méretű famentes levélpapír, • céges fejléc • logo, embléma, • cég pontos név és cím, • levelezési cím, postafiók, • netes elérhetőség, telefon és fax • boríték • igényes, céges, zárt vagy ablakos

5. A levél részei és kivitelezése • Arialvagy Times New Roman 12-es betűtípus, • tömbforma (magyar szabvány szerint) • első oldal céges a többi pedig egyszerűsített cégnyomatos papír, • levél minden sora a levél margójánál kezdődik, • 1-1,5 sortáv A tömbforma jellemzőbb az üzleti életben. • francia forma: • egyéni ízlés szerint, bal margó min 2 cm, • dátum a levél alján • elköszönés és aláírás jobb oldalon, • akár 2-es sortáv

6. A hivatalos levél formája • Céges papír • Küldő (név, cím, tel/fax) • Címzett Hivatkozási szám • Ügyintéző (aki az üggyel foglalkozik, telefon/faxszáma) • Tárgy • Megszólítás • (ezt helyettesítheti a T. cím) • Az üzenet szövege • Keltezés (város megjelöléssel) • Elköszönés • Aláírás • Mellékletek

7. Fogalmazási és stílus követelmények • rövid fogalmazás • személy szóljon személyhez • az ÖN szó negatív összefüggésben ne szerepeljen • általában ÉN helyett MI • mindig udvariasan • nyelvhelyesség kötelező • magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan alkalmazzuk • egy gondolat – egy bekezdés • fő gondolatok bekezdések elején szerepeljenek • pozitív kifejezéseket • passzív mondatrészek kerülése • fölösleges szavak kerülése • rövid mondatok • hibás szókapcsolatok kerülése • címzés lényegre törő, megszólítás udvarias legyen

8. Gyakori hibák • a címzéstévesztés • pl. azért mert a cím megváltozott, de a változást nem vezették át a címjegyzékbe a vállalatnál • a címzett nevének, beosztásának helytelen írása • pl. keresztnév elírások nem ritkák, illik az aktuális beosztást ismerni, az Úr, Asszony nagybetűvel írandó  így pl.: Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony! • ritkán, de előfordul, hogy helyesírási hiba található a levélben, a nyelvhelyességi hibák gyakoribbak • vigyázni kell, a számítógép nem tud helyesen elválasztani; • előfordul, hogy nem a jelzett melléklet kerül becsatolásra, vagy egyáltalán hiányzik;

9. Az írásos kommunikáció leggyakoribb formái egy vállalatnál • Értesítés • valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről • Pl.: ilyen levelet ír a biztosítótársaság, amikor például közli, hogy helyszíni szemlét tart a káreseménnyel kapcsolatban a vállalatnál

10. Felszólítás • Pl.: Ha a megrendelő az átvett áru ellenértékét nem fizette ki határidőre, felszólító levelet kap. Az udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére. (Itt szankciók is megjelenhetnek.) • Kifogásolás • Pl.: Előfordul, hogy a megrendelt áru, hibásan (gyártási hiba, vagy sérülés), vagy nem a kívánt mennyiségben (pl. hiányosan), összetételben érkezik.  Ez esetben kifogással él a megrendelő. • Engedélyező • Az engedélyezések számos fajtája létezik. • Engedélyt kaphat valamilyen körülményre tekintettel a munkavállaló, a szervezeti egység, de kiadható engedély más vállalatok számára is. • Gyakori, hogy a munkavállaló fordul kéréssel munkáltatójához.

11. Igazolás • Gyakori levélforma az igazolás. • Itt pontosan rögzíteni kell: kinek, milyen célból állították ki. • Egyértelművé kell tenni a kívülálló, a körülményeket nem ismerő számára is az állítást, az esemény megtörténtét, a viszony meglétét, azt a tényt, amiről az igazolás szól. • Meghatalmazás • A meghatalmazás mind a hivatali, mind a magánéletben alkalmazott irat. • A meghatalmazás az üzleti életben feljogosít valakit képviseletre, adott ügyben eljárjon, jogokat, kötelezettségeket vállaljon. • A meghatalmazás tartalmazza a • meghatalmazott nevét, • a meghatalmazás tárgyát, • a jogosultságot, • a meghatalmazás érvényességi idejét, • a kiállítás dátumát, • a meghatalmazó és meghatalmazott adatait.

12. Fellebbezés • Fellebbezést akkor ír a szervezet (vagy magánszemély), ha a határozat megváltoztatása megítélése szerint indokolt. • A határozat megváltoztatását akkor lehet kérni, ha az indokokkal alátámasztható. • Fontos a fellebbezés tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangneme, bizonyító ereje az érvelés módja. A szélsőséges hangnem kerülendő. • Bejelentés • a valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, birtoklása, tények ismerete, az bejelentés formájában juttatható számára • természetesen a bejelentés szóban is történhet • ha szükségesnek látszik a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása a későbbiekben, úgy a szóbeli bejelentéssel egy időben írásban is átadható a bejelentés tárgyát rögzítő irat.

13. Panaszlevél • A bejelentéssel rokon, annak sajátos formája, a panaszos levél. • Itt is fontos a tárgyszerűség és a bizonyító erő. • Fontos, hogy a panaszt tevő rögzítse azokat a körülményeket, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz. • A névtelen levelekkel nem foglalkoznak. • Feljegyzés • A feljegyzés gyakori ügyirat. • Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére. • Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és mikor készült, ki készítette

14. Jegyzőkönyv • A jegyzőkönyv feladata, hogy eseményeket, tényeket, megállapodásokat írásban rögzítsen. • A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, a lefolyás egymásutániságát.  Ebből nemcsak az állapítható meg, hogy mi történt, hanem az is, hogy hogyan zajlott le az esemény.