نظم المعلومات الإدارية

1. نظم المعلومات الإدارية د.دياب عابدين دياب طه

2. الباب الأولتكنولوجيا المعلومات وإدارة المعرفة نظم المعلومات والعمليات الإدارية. نظم المعلومات الإدارية . اتخاذ القرارات الإدارية . تكنولوجيا المعلومات فى خدمة الإدارة المعاصرة . إدارة المعرفة .

3. الفصل الأولنظم المعلومات والعمليات الإدارية

4. تعريف النظام : مجموعة المكونات التي ترتبط ببعضها البعض وبينها علاقات تفاعلية تمكنها من تكوين كل متكامل من أجل تحقيق هدف معين. عناصر النظام : 1- المدخلات 2- العمليات التحويلية 3- المخرجات 4- التغذية المرتدة 5- العلاقات 6- الخصائص 7- بيئة النظام 8- حدود النظام 9-تداخل النظم 10- النظم المتماثلة 11- تكيف النظم

5. البيانات والمعلومات • معنى البيانات : المادة الأولية التي تحتاج لبعض العمليات ،ويعتمد عليها في الحصول على المعلومات. • المعلومــــــات : نتائج عمليات المعالجة التي تجرى على البيانات ، أى المخرجات التى يتم الحصول عليها ، وتعتبر مرحلة وسط بين البيانات والمعرفة. • أنشطة معالجة البيانات : تجمع – تسجيل – نقل – فرز – مراجعة – حفظ – استرجاع – المعالجة والعمليات الحسابية – التوصل إلى النتائج. أسلوب معالجة البيانات : يدوي - كهروميكانيكي - إلكتروني

6. خصائص المعلومة الجيدة - الشمول - الدقة - التوقيت - الوضوح - المرونة - الموضوعية دورة إنتاج المعلومات : • استلام – تخزين – بحث – تقييم – تصنيف. أهمية نظم المعلومات • اتخاذ القرارات – تجنب الأخطاء –الإستثمار الأفضل للبيانات - قياس العلاقات – تكامل الأنشطة – تجنب التضارب والازدواج .

7. المعلوماتية ونظم المعلومات • المعلوماتية Informativeعلم المعالجة المنظمة والفعالة للمعلومات على وجه الخصوص بواسطة استخدام المعدات الآلية ومن ثم فهي وسيلة للمعرفة البشرية ومسار للاتصالات التي تتعلق بالمضامين العملية والفنية والاقتصادية. ويرتبط مفهوم المعلوماتية بعض المجالات الموضوعية : • معالجة البيانات. - بحوث العمليات . • المحاكاة - الاتصالات والشبكات. • المعلومات والتنظيم.

8. العوامل المؤثرة في نجاح نظام المعلومات عوامل خارجية : تشريعات حكومية – العملاء – تكنولوجيا المعلومات. عوامل داخلية : دعم الإدارة العليا – المسئولون عن النظام – التنظيم – المجالات السلوكية للعاملين. المعايير التي تحكم كفاءة نظام المعلومات : البساطة - المرونة - الموثوقية - القبول - الاقتصادية

9. أسباب فشل نظام المعلومات : 1- عدم التخطيط لتصميم نظام المعلومات . 2- عدم التحديد الدقيق لإمكانيات نظام المعلومات. 3- العمل برد الفعل بدلا من العمل بالمبادأة والمشاركة. 4- الفشل فى تهيئة الظروف المحيطة المدعمة لنجاح النظام. 5- التقدير الخاطئ لإحتياجات المنظمة مستقبلا من المعلومات. 6- التسرع فى ادخال تقنية الحاسب الآلى. 7- نقص تغذية النظام بالعوام الخاصة ببيئة النظام 8- عدم تكوين المزيج المتكامل من الأفراد والأجهزة والمعدات والإجراءات.

10. دور المعلومات في نجاح العملية الإدارية • تعريف الإدارة : جهود تبذل – موارد تستثمر – اهداف تتحقق. • أدوار المديرون : بالعلاقات – بالمعلومات – باتخاذ القرارات.

11. وظائف الإدارة • التخطيطالتنظيم • التوجيهالرقابة • التسويقالأفراد • التمويل الإنتاج وظائف المنظمة

12. الفصل الثانينظم المعلومات الإدارية

13. مفهوم نظم المعلومات الإدارية وأهميتها : • نظم المعلومات الإدارية تمثل نظم متكاملة لكل من العنصر البشري والآلي وتختص بجميع المجالات الإدارية في المنظمة وتتميز بأنها : 1- تقدم المعلومات لعمليات التخطيط والتنظيم والرقابة واتخاذ القرارات. 2- تخدم الإدارات المختلفة كالتسويق والأفراد والتمويل. 3- تتعلق بالماضي والحاضر والمستقبل. 4- قد تتم بطرق يدوية أو آلية. 5- تخدم كافة المستويات الإدارية

14. أهمية نظم المعلومات الإدارية • زيادة المعلومات والمعارف المتاحة. • - نمو المنظمات وزيادة حجمها. • تنمية الطرق والأساليب الإدارية. • انتشار الحاسبات الآلية. • زيادة المهارات البشرية.

15. التحديات التي تواجه نظم المعلومات • عدم دراسة وتقدير المخاطر وعوامل عدم التأكد في نظم التطوير • المناخ التنظيمي المصاحب لنظام المعلومات. • تقدير فوائد وجدوى النظام. • تغيير طرق وأساليب الإدارة رغم بناء نظم المعلومات الجديدة. • تناقص قيمة المعلومات بمرور الزمن. • تأثر الاحتياجات من المعلومات بالتغيرات البيئية. • نقص العمالة الفنية المتخصصة والماهرة. • التغير السريع في تكنولوجيا الحاسب الآلي.

16. دور نظم المعلومات فى تحقيق المزايا التنافسية - تستخدم المعلومات فى 3 مستويات : النشاط – المنشأة – الصناعة. - والسؤال المطروح من قبل المنظمات باستمرار : كيف يمكن أن ننافس بكفاءة ونحقق المزايا والسبق على منافسينا ؟ - تسهم نظم المعلومات للشركات بالوصول الى الوضع المميز عن المنافسين من خلال توفير البيانات والمعلومات التى تساعد على تحديد الأساليب الملائمة لعملية التسويق والبيع فى ضوء المعلومات المتوفرة عن السوق .

17. نظم المعلومات وعلاقاتها بالجودة الشامة - الاستفادة من طلبات العميل كدليل لإدخال التحسينات. - تحسين الجودة ودقة التصميم بشكل مستمر. - زيادة دقة الإنتاج في جميع مراحله. - ضمان انسجام العمال لاحلال مفاهيم الجودة الشاملة. - الاستعانة بمختلف برامج الكمبيوتر في تأكيد الجودة • السعي للوصول إلى الحلول ومشاكل نظم معلومات الجودة. • توزيع الموارد بكفاءة أثناء عملية تطوير النظم .

18. مستويات ومجالات نظم المعلومات مديرو الإدارة العليا المستوى الاستراتيجي مديرو الإدارة الوسطى المستوى الاداري موظفو البيانات والمعلومات المستوى المعرفي المستوى التشغيلي مديرو التشغيل الإدارة العليا

19. يتضح من الشكل السابق أن : نظم معلومات المستوى التشغيلى تساعد الإدارة الدنيا على تيسير العمل اليومى بالمنظمات مثل المبيعات والإيرادات وميزانية الصندوق وتدفق المواد الخام والعمل المتكرر. نظم معلومات المستوى المعرفى تساعد فى تنمية المعارف والمعلومات لدى العاملين بالمنظمة ، والغرض الأساسى مها اكتشاف وتنظيم ودمج المعلومات الحديثة فى العمل.

20. يتضح من الشكل السابق أن : نظم معلومات المستوى الإدارى تساعد فى ممارسة الأنشطة الإدارية المتعلقة بالإشراف والتوجيه والرقابة وممارسة أنشطة الإدارة الوسطى واعداد التقارير الدورية نظم معلومات المستوى المعرفى الإستراتيجى تساعد الإدارة العليا فى مواجهة التحديات طويلة الأجل فى كل من البيئة الداخلية والخارجية التى تعمل فيها المنظمة .

21. الأنواع الرئيسية الستة لنظم المعلومات (1) نظم معلومات دعم الإدارة العليا. Executive Support Systems (ESS) (2) نظم معلومات إدارية Management Information Systems (MIS) (3) نظم معلومات دعم القرار Decision Support Systems (DSS) (4) النظم المبنية على المعرفة Knowleglge work systems (KWS) (5) نظم آلية المكاتب OfficeAutomation Systems (OAS) (6) نظم العمليات التشغيلية Transaction Processing Systems (TPS)

22. 1 - نظم العمليات التشغيليةTPS • تعبر عن النظم الرئيسية التى تخدم المستوى التشغيلى بالمنظمة • تركز على العمليات اليومية الضرورية التى تقوم بها المنظمة. • تدعم المجموعات الوظيفية كالإنتاج والتسويق والمبيعات والتمويل والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها من الأنشطة الفرعية التى تخدم تلك الأنشطة . .

23. 2 - نظم آلية المكاتب OAS • تمد هذه النظم العاملين بالبيانات , • تتعامل مع الوثائق والمستندات المطلوبة لأداء الأعمال من خلال الوسائل التكنولوجية الحديثة التى تسهل عملية الحفظ والإسترجاع والتعديل والحذف والإضافة ... • من أهم صور تلك النظم الإرشفة الإلكترونية لحفظ المستندات واسترجاعها .

24. 3 - النظم المبنية على المعرفة KWS • تم هذه النظم العاملين بالمعرفة. • تشمل معرفة العاملين كل ماتعلموه فى مراحل التعليم المختلفة بجانب المعرفة التطبيقية التى حصلوا عليها فى مجال العمل • تعالج بيانات عمليات التصميم والتخطيط والجدولة .

25. 4 - نظم المعلومات الإدارية MIS • تقدم الدعم للقرارات المتعلقة بالهيكل ومستويات الرقابة. • تقدم تقارير عامة بجانب تقارير عن العمليات اليومية. • تعتمد على البيانات المتاحة عن المنظمة والمتدفقة من الخارج. • تساعد فى صنع القرارات من خلال معلومات حديثة. • تتميز بالمرونة النسبية. • تتميز المعلومات المطلوبة بأنها معروفة وثابتة. • تتطلب عمليات تحليل وتصميم طويلة الأجل.

26. 5 - نظم دعم القرار DSS • يخدم المستوى الإدارى المتوسط بالمنظمات فى اتخاذ القرارات. • يهدف إلى استغلال الفرص ومواجهة التحديات. • تتميز بالمرونة والإستجابة السريعة. • تسمح للمستخدمين برقابة المدخلات والمخرجات. • تحتاج إلى عدد قليل من المتخصصين . • توفر للمديرين قرارات هامة تساعد فى حل المشكلات. • تعتمد على بعض النماذج وتحليل البيانات.

27. 6 - نظم معلومات دعم الإدارة العليا ESS • تخدم مستوى الإدارة العليا بالمنظمات فى اتخاذ القرارات. • تهتم بالمستوى الإستراتيجى فى المنظمة. • تأخذ فى اعتبارها جميع التوجهات الخارجية والداخلية. • تمكن الإدارة العليا من صياغة رؤية ورسالة المنظمة. • تسهم فى بناء استراتيجيات المنظمة . • تعتمد على البيانات والمعلومات من البيئة الداخلية والخارجية