Útmutató az oktatási adminisztrációhoz

1. Útmutató az oktatási adminisztrációhoz ETR egyszerűen, gyorsan

2. Tartalom • 3. dia: A rendszer szereplői • 4. dia: Az Oktatási hírek mint fontos hírforrás • 5-6. dia: Az EHA-kódról és a jelszóról • 7. dia: Főbb oktatástechnikai feladatok • 8-13. dia: Mit melyik felületen találok • 14-15. dia: Félévindítás, tárgyfelvétel • 16-22. dia: Hallgatói névsorok, jelenléti ívek • 23-27. dia: Üzenetek a hallgatóknak • 28-30. dia: Félévközi teszteredmények közlése • 31-38. dia: Vizsgalapok, teljesítéslapok • Elektronikus index-aláírás megtagadás: 33. dia • Vizsgamail: 36-37. dia • 42. dia: Az oktatói azonosító

3. Szereplők • Oktató • Tantárgyfelelős • Tanszéki (intézeti/klinikai) adminisztrátor • Tanulmányi Hivatal • Curriculum Bizottság

4. Oktatási hírek Mivel sok információ, hirdetmény, határidő Oktatási hírként kerül közlésre, mindenkinek javasoljuk feliratkozni az ÁOK hírlevelekre. Feliratkozás: 6405-es mellék, Monostori Attila Feladatokkal kapcsolatos hírek, eljárási rendek ÁOK TH weboldal

5. EHA kód és jelszó Minden szereplő létezzen virtuálisan is (ETR-ben)! Felhasználónév (EHA-kód) és jelszó ugyanaz az ETR-ben és a CooSpace-ben. EHA-kód: 7 karakter + .PTE. Sosem változik Hogy csináljon erős, megjegyezhető jelszót? Erős jelszó: van benne kisbetű, nagybetű, szám és legalább 6 karakter hosszú. Válasszon egy min. 5-6 betűs szót, amit meg tud jegyezni, de ami nem köthető Önhöz, majd valahova toldjon be egy számot és az egyik betű legyen nagy betű Pl. kedvenc anyag neve: diglicerid → diGlicerid5 vagy 2gliceriD kedvenc író: Tolsztoj → T1olsztoj Mindenki a sajátját használja, ne adja át másnak! Elfelejtett vagy nem működő jelszó helyett új: TH-nak e-mail

6. Jelszókezelés Kiadott jelszó megváltoztatása: ETR: Beállítások / Jelszó megváltoztatása CooSpace: névre kattint, felugró ablakban jelszóváltás

7. Főbb feladatok Évente egyszer: • A képzés tartalmának meghatározása: • tárgyak tartalma és feltételrendszere: tantárgyfelelősök • tantervek: Curriculum Bizottság Félévente: aktuális kínálat • a félév kínálatának meghatározása: félévben meghirdetendő kurzusok listája és feltételei (pl. időpont, létszám): tantárgyfelelősök • tárgyfelvétel: TH • félévközi nyilvántartás tanmenetről: oktatók, tárgyfelelős, tanszéki adminisztrátorok • vizsgáztatás: tárgyfelelős, oktatók, tanszéki adminisztrátorok, TH

8. Tantárgyak, tantervek– tanévet megelőző tavasz • Új és (esetleg) módosuló tárgyak adatainak leadása – tárgyfelelős TH-nak: TÁRGYBEJELENTŐ • ÁOK webfelületen, felkérés Oktatási hírben – meghatározott időszakban (kb. február során) • levélben - folyamatosan az év során FELMENŐ RENDSZER!! • Május: Curriculum Bizottság elfogadja/elutasítja a változásokat, tantervek elfogadása → Kari Tanács jóváhagyja • TH elvégzi a módosításokat az ETRben

9. Kurzusbejelentő webfelület Elérhető az ÁOK weboldal Munkatársaknak rovatban. Figyelem! A felhasználónév ugyanaz, mint az ETR-nél és a CooSpacenél, de a jelszó más! Hozzáférés kérés: TH-nál, e-mailben

10. Órarend– tanévet megelőző nyáron készülnek Június közepéig: kérések, javaslatok MINDKÉT FÉLÉVI órarendhez a tanszékektől – TH egyeztet a tanszékekkel Június vége: órarendek összeszervezése – TH + Oktatástechnika Július közepéig: órarendek megtekintése, javaslatok, kifogások közlése a tanszékek részéről – az órarendek megtekinthetőek az ÁOK weboldalon (Tanulmányi Hivatal, Órarend és terembeosztás rovat), felhívás Oktatási hírben Augusztus elejéig: fix órarendek publikálása az ÁOK weboldalon - TH

11. Órarendek

12. Kiadványok– tanévet megelőző nyáron készülnek Augusztus 1-IG: kiadványok (tanrendek) elkészítése kiadványok nyomdába adása – TH, Oktatástechnika Augusztus elején: kiadványok publikálása az ÁOK weboldalon – TH Augusztus során ill. szeptember elején: kiadványok tanszékekre juttatása – TH + tanszéki kézbesítők Félévkezdéskor: kiadványok kiadása hallgatóknak – TH

13. Kiadványok, nyomtatványok

14. Félévindítás Félévkezdés előtt max. 3. hétig: választható kurzusokhoz adatközlés: hely, időpont, kért hely és felszerelés stb. – tantárgyfelelős feladata, nyomtatvány a TH-tól e-mailben érkezik Félévkezdés előtt max. 2. hétig: választható kurzusok meghirdetése ETR-ben: TH Félévkezdési hét előtti hét: kurzusfelvétel lebonyolítása ETR-ben: TH + ETR központ

15. Kurzusfelvételfélévkezdés előtti hét Problémás jelentkezések kezelése, kérvények gyűjtése – TH Engedélyköteles jelentkeztetések – tantárgyfelelős engedélyezi (nyomtatvány), a Tanulmányi Bizottság jóváhagyja, TH intézi Létszámok nyomon követése – tantárgyfelelős és tanszéki adminisztrátor ellenőrizheti az ETR-en (Oktatás/Kurzusaim menüpont) - A kurzusfelvételi időszak 2. hetének csütörtökén: a tantárgyfelelős jogosult a létszámkorlát alatti kurzusok esetleges törlését kérni e-mailben a TH-n • A kurzusfelvételi időszak után: engedélyezett speciális tárgyfelvétel – TH • A kurzusfelvételi időszak 1. hetének végén: választható tárgyaknál végleges terembeosztás elkészítése: TH + Oktatástechnika, eredmény ETR-en, a kurzusnál A pontos határidők a TH weboldalán, a félévkezdési tudnivalókban találhatók meg!

16. Névsorok ETR-ben: Oktatás/Kurzusaim menüpont, órarendi kódra (esetleg kurzuskódra) kattint, felugró ablakban Névsor. A listát rendezni már itt is lehet: a kategóriák a szürke sorban találhatók, azokra lehet kattintani. Csoportnévsorhoz a névsort kimenteni Excelbe és tanulócsoport szerint rendezni Figyelem! Egyszerre csak egy ilyen Excel tábla lehet megnyitva! CooSpace-ben: Színtereim-ben színtér (kurzus) kiválaszt, (színteret első használatkor aktivál), Résztvevők ikon, Névsor a felugró ablakban, itt is lehet exportálni Excelbe.

17. felugró ablakban:

18. Hallgatói csoportszám átírása A hallgató felvételekor kap egy csoportszámot a TH-tól. Mivel ez csak irányadó, és a hallgató és az intézet közötti megállapodás alapján a hallgató akár kurzusonként eltérő csoportokba járhat be, 2009 őszétől új fejlesztés áll rendelkezésre: a tanszéki adminisztrátor vagy a tárgyfelelős az ETR weben bejegyezheti az adott kurzusra vonatkozó csoportszámot. A lépések a következő lapon láthatóak.

19. Az eddigi tapasztalatok alapján érdemes 15-20 emberenként menteni…

20. Csoportnévsor kötelező tárgynál Csak egy tipp… • A tanszéki adminisztrátor minden csoportvezető részére lenyomtat egy teljes névsort az első órákhoz. • A csoportoktató a nyomtatott lapon regisztrálja a csoportjában megjelent hallgatókat • Adott időben az így preparált névsorokat visszaadják a titkárnőnek, aki összefésüli, hogy ténylegesen ki kinél van, és a helyileg szokott módon csoportnévsort ad ki. Így a létező csoportnévsor csak olyanokat tartalmaz, aki az ETRben felvette a tárgyat, kevesebbet kell gépelni és a nevek is egy fokkal jobban hasonlítanak az eredetire…

21. Félévi jelenlét nyilvántartása Csak egy lehetőség: ETR-ben: ? CooSpace-ben: Színtér – Új eszköz hozzáadása – Jelenléti alkalom (megadható: jelen, igazoltan távol, igazolatlanul távol, késés), könnyen klónozható Így a hallgató is látja, és csak a sajátját látja…

23. Közlendők hallgatók felé Ha a Tanrendben nem jelent meg, az oktatók félév elején közlik a hallgatóval (lehetőleg írásban): • hiányzás max. mértéke (igazolt/igazolatlan), • elmulasztott órák pótlásának rendje, • elmaradt teendők pótlásának rendje, • vizsgakérdések, félévközi számonkérések módja, időpontja, • stb.

24. Üzenetek hallgatóknak Küldhető üzenet-fajták: E-mail üzenet = a hallgató/oktató ETR-ben nyilvántartott e-mail címére küldött e-mail. Egyes e-mail típusokat a résztvevők letilthatnak, erről a rendszer értesítést küld. Webes üzenet = a címzett az ETR-be belépéskor felugró ablakban kapja meg az üzenetet. ETR-ben: • egy hallgatónak (egyéni üzenet): Információk / (E-mail keresése) / Üzenet küldés • kurzus összes hallgatója (kurzusmail): • Oktatóként: Oktatás / Kurzusaim / adott kurzus sorának végén boríték • Tanszéki adminként: Oktatás / Tanszéki kurzusok / többelemű! / adott kurzus sorának végén boríték • adott félévben az összes, az oktatóhoz rendelt kurzusra járó hallgatónak: Oktatás - Kurzusaim - Üzenet küldése a kurzusok hallgatóinak Küldött üzenetek visszanézése: kék etr ikon (átlépés a főoldalra) – üzenetek – archív üzenetek megtekintése – üzenetre kattintás

25. Üzenet küldése E-mail és/vagy webes üzenet Az üzenet tárgya Maga az üzenet Küldött üzenetek visszanézése

26. Üzenetek hallgatóknak • Coospace-ben: • egy hallgatónak (egyéni üzenet): Keresés – Felhasználók között - képre kattint - bal oldali menü: Üzenet • Az üzenetküldéshez a címzettnek egyszer regisztrálnia kell az üzenetküldő rendszerben! • színtér-üzenet (mint ETR-ben a kurzusmail): színtér összes hallgatójának: • fórumra üzenet bejegyzése, • hirdetőtáblán hirdetés elhelyezése

28. Félévi teszteredmények Adatvédelem és felesleges listagépelés miatt javasolt módszerek: ETR: Oktatásszervezés – Kurzusaim – Infosheet, felugró ablakban új infosheet, név megadása, eredmények feltöltése – Ctrl+c, Ctrl+v működik! CooSpace: Új eszköz hozzáadása – Új feladat – értékelés

31. Vizsgameghirdetés 8. oktatási hét eleje: TH Oktatási hírt jelentet meg: hirdetmény a vizsgaidőszakról a határidőkkel, lejelentéshez formanyomtatvány a hirdetmény mellékleteként a weben 9. oktatási hét elejéig: a tárgyfelelős és az évfolyamfelelősök megegyeznek a létszámokról és napokról – aláírásukkal hitelesítik, a tanszék megküldi a formanyomtatványon az eredményt a TH-nak 10. oktatási hét végéig: TH rögzíti az időpontokat az ETR-ben (vizsgalapok) – vizsgaidőpontok ettől kezdve megtekinthetőek ETR-ben – ellenőrzést kérünk!! 10. oktatási hét: TH létrehozza a teljesítéslapokat 13. hét végétől: vizsgajelentkezések (koordinálja: TH)

32. Vizsgaidőszak előtti hét Oktatók kihirdetik a hallgatóknak, hogy a választható kurzusokból a tanszéken mikor és hol lesz indexaláírás. A tantárgyfelelősök az ETR weben jelentik a kurzusfelvételi státusz átállításával, hogy kinek tagadják meg a félévi aláírást. Határidő: 14. oktatási hét vége!!!! Oktatók közlik, hogy a félévben elmaradt feladatokat (esetleg teszteket) hogy lehet pótolni. Határidő pótlásra max. vizsgaidőszak 2. hét vége. Oktatók közlik a hallgatókkal (lehetőleg írásban): • a vizsgázással kapcsolatos különös tudnivalók (pl. megajánlott jegy elfogadásának módja) • a javítással, betekintéssel, fellebbezéssel kapcsolatos szabályokat, • stb.

33. Elektronikus index-aláírás megtagadás

34. Teljesítéslapok Vizsgaidőszak 2. hetének utolsó napjáig: félévközi jegyes és aláírásra végződő kurzusok: tantárgyfelelős / tanszéki admin kitölti a teljesítéslapokat ETR-en (Oktatásszervezés / Vizsgák és teljesítések), lenyomtatja, tantárgyfelelős aláírja, beküldi TH-nak. A teljesítéslapok másolatai az intézeti szabályozás szerint tárolásra kerülnek. Figyelem! Teljesítéslapon „nem jelent meg” és „igazoltan nem jelent meg” vizsgastátusz nem rögzíthető, csak érdemjegy!

35. Vizsgáztatás Vizsgalap és jelenlévők összevetése Vizsgáztatás Indexbe jegybeírás, vizsgalap kitöltése UV csekkek befizetésének ellenőrzése Figyelem: a vizsgalapra a hallgató jegye mellé a konkrét jegyadó kerüljön rögzítésre!

36. Vizsgamail Az egy vizsgalapon szereplőknek (hallgatók és vizsgáztatók) a kurzusmail mintájára e-mail és webes üzenetet lehet küldeni = vizsgamail. Oktatóként: Oktatásszervezés – Vizsgák és teljesítések – Meghirdetett vizsgák és vizsgalapok nézet – vizsgalap sorában a sor végén a boríték ikon Tanszéki adminként: Oktatásszervezés – Vizsgák és teljesítések – Meghirdetett vizsgák nézet – vizsgalap sorában a sor végén a boríték ikon A felugró ablak működését lásd a 25. dián

37. Oktatóként Tanszéki adminként

38. Vizsgalapok Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: folyamatosan megfigyelhetik a létszámok alakulását az ETR-ben a vizsgalapon Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: lenyomtatja a lezárt vizsgalapot Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: a vizsga végeztével (legkésőbb vizsga utáni munkanap 12.00 óra) ETR-ben beviszi a vizsgaeredményeket (Oktatásszervezés / Vizsgák és teljesítések). A hallgató jegye mellé a konkrét jegyadó kerüljön rögzítésre! Lehetőség van „egy kattintásos” jegymegadásra: ha a vizsgázók nagy része azonos jegyet kapott, akkor használja a Csoportos jegymegadás funkciót, utána csak az eltérő jegyeket kell átírni. Tantárgyfelelős aláírja a vizsgalapot és elküldi a TH-ra. A vizsgalapok másolatai (szigorlati jegyzőkönyvek eredetijei) az intézeti szabályozás szerint tárolásra kerülnek.

40. Javítás a vizsgalapon „Sajtóhiba”: tantárgyfelelős levelet ír a TH-ra, mit mire kell javítani. TH a javítást elvégzi, a levelet (e-mail) a már leküldött vizsgalaphoz csatolja. Elfogadott hiányzás (pl. orvosi igazolás): tantárgyfelelős levelet ír a TH-ra, mit mire kell javítani. TH a hiányzást „igazolt meg nem jelenés”re javítja, levelet a már leküldött vizsgalaphoz csatolja. Kérjük, lehetőség szerint hivatkozzon a vizsgalapszám megadásával a vizsgalapra (teljesítéslapra)!

41. Félévzárás TH begyűjti a leckekönyveket Begyűjti a vizsgalapokat, azokat tárolja Egyezteti a bejegyzéseket az ETR-rel Intézi az eltérések javíttatását tárgyfelelőssel Átlagot számít (Januári vizsgaidőszaknál közben zajlik a tárgyfelvétel és kezdődik a félév!)

42. Oktatói azonosító • Az Országos Felsőoktatási Információs Központ állítja ki a felsőoktatási intézmény jelentése alapján, • és megküldi a felsőoktatási intézménynek, • aki berakja az ETR-be, ahonnan látja az oktató. • 11 számjegyből áll. • Bővebben: 79/2006. (IV. 5.) korm. rendelet 17. §. , vagyhttp://www.felvi.hu/hallgatoknak/hetkoznapok/fir/a_firrel_kapcsolatos_jogszabalyok