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LE STAGE EN ENTREPRISE Laïla HILAL RÉUSSIR SON STAGE DE DÉCOUVERTE DU MILIEU PROFESSIONNEL
Laïla HILAL LE STAGE EN ENTREPRISE RÉUSSIR SON STAGE DE DÉCOUVERTE DU MILIEU PROFESSIONNEL RESPONSABILITÉ PONCTUALITÉ POSITIVITÉ SÉRIEUXPME RIGUEUR ENGAGEMENT ESPRIT D’ÉQUIPE SOURIRE CONTACT HONNÊTETÉ Édition 2016
LE STAGE EN ENTREPRISE. Réussir son stage de découverte du milieu professionnel. © Laïla HILAL, Professeure de Psychosociologie, FSJES-‐Tanger. Groupe de Recherche en Economie et Territoire (GRET) Faculté des Sciences Juridiques, Economiques et Sociales de Tanger Université Abdelmalek Essaâdi BP 1373, Tanger Principale gret.odoo.com fdtanger.ma © Design et contenu : Laïla HILAL Dépôt légal : 2017MO5289 ISBN : 978-‐9954-‐722-‐39-‐8 Edition : Troisième édition
Avant-propos La formation impartie à la Licence Fondamentale Economie et Gestion de la Faculté des Sciences Juridiques, Economiques et Sociales de Tanger, a pour principal objectif de préparer les étudiants à une pratique en milieu professionnel. Cette préparation a l’intention, en totale complémentarité avec la nature académique et scientifique qui caractérise l’enseignement universitaire, de rapprocher l’étudiant le plus possible de la réalité entrepreneurial, c’est-à-dire de son futur environnement de travail. Il est clair que les particularités professionnelle s’acquièrent davantage avec l’exercice et la pratique qu’avec un raisonnement intellectuel. Assimiler la culture de l’entreprise, le sens des responsabilités des tâches propres au métier, l’organisation du travail, ..., sont des compétences à acquérir dans un environnement professionnel, sous la supervision d’un encadrant pédagogique et d’un tuteur professionnel ou maître de stage. C’est pourquoi le cursus de la Licence comporte un Module Stage que j’ai l’honneur de coordonner depuis 2014. L’objectif recherché est que l’étudiant acquiert ou développe des compétences techniques (savoir et savoir- faire) et des compétences interpersonnelles et de développement de la pensée (savoir-être), qui lui de l’activité 3
permettent d’affronter le monde du travail avec le plus de garanties de succès possibles. Cet ouvrage a pour principal objectif de l’accompagner dans cette immersion dans le monde professionnel. 4
SOMMAIRE Avant-propos .................................................................... 3 Introduction ...................................................................... 7 Chapitre I. L’entreprise : une entité morale ................... 11 Chapitre II. La recherche d’un stage ............................. 27 Chapitre III. Le déroulement du stage ............................ 41 Chapitre IV. La fin du stage : le rapport de stage .......... 51 Conclusion ...................................................................... 63 Bibliographie .................................................................. 65 Annexes .......................................................................... 67 Table des matières .......................................................... 83 5
INTRODUCTION Le cursus de la Licence, inclus un stage en entreprise que les étudiants doivent effectuer. Il doit durer au moins un mois, à la suite duquel, un rapport de stage doit être rédigé et remis au responsable académique. Ce n’est pas une tâche facile pour un(e) jeune étudiant(e) de choisir un stage encore moins une carrière : finance, commerce, ressources humaines, … De nombreux étudiants n’ont pas de réponse à la question « Dans quel département voulez-vous travail ? ». Non seulement ils ne le savent pas, mais certains considèrent qu’ils ne vont pas trouver de travail et beaucoup pensent ne pas trouver de stage dans une entreprise. Non seulement les stages ne sont pas considérés à leur juste valeur, mais aussi les étudiants considèrent qu’il n’est pas juste de travailler sans être rémunéré et de faire des travaux parfois ennuyants, souvent répétitifs. Bref, les critiques négatives ne manquent pas de la part des étudiants ! A ce titre, je vais raconter une anecdote qui m’a été rapportée par un étudiant après son stage. Cet étudiant a effectué son stage avec un Directeur d’un Département dans une grande entreprise. Ce dernier lui donnait beaucoup de photocopies à faire tout au long de la journée et peu de tâches qu’il estimait à la hauteur de sa formation 7
voire de ses compétences. Un jour ce jeune étudiant en a eu marre de cette tâche répétitive et l’a exprimé à son responsable. Le responsable lui répondit : « C’est parce que tu me fais des photocopies, que j’ai un peu de temps à te consacrer pour t’expliquer le reste. J’ai une question à te poser. Est-ce que tu lis le contenu des documents que je te donne à photocopier ? » Notre jeune étudiant, pris au dépourvu, lui rétorqua : non ! Alors le responsable continua : « si tu les avais lus, je n’aurai pas eu besoin de t’expliquer quoi que ce soit, c’est toi qui serais venu me demander si tu pouvais compléter les imprimés avant de me les rendre ». Morale de cette histoire : ne vous impatientez jamais, ne méprisez aucune tâche que l’on vous a confiée et laissez toujours une bonne impression. Car vous ne savez jamais d’où peut surgir une opportunité de carrière ! Des exemples de ce type peuvent être très nombreux. Si nous avons un conseil à donner, c’est que vous devez vous intéresser à votre environnement, être curieux, prendre des initiatives, être rigoureux avec le temps et le travail, garder le sourire toujours, aider les autres, … 8
En général, les étudiants n’aiment pas toutes les tâches qu’on leur demande d’exécuter durant d’un stage, pourtant elles sont indispensables dans le développement personnel et professionnel. Cette expérience permet l’apprentissage du passage de l’environnement l’environnement entrepreneurial. meilleure connaissance de soi et de ses capacités. Connaître et Se Connaître sont les principales aptitudes pour renforcer l’estime de soi et la confiance en soi. Et ce faisant, travailler au développement personnel ! Dans ce qui suit, après avoir présenté l’importance du stage, nous présentons la structure que doit avoir un rapport de stage. estudiantin permet à Elle une 9
CHAPITRE I. L’ENTREPRISE : UNE ENTITE MORALE Par définition, « une entité ou personne morale est un groupement ayant une existence juridique et qui détient, à ce titre, des droits et des obligations. Elle se voit notamment attribuer un patrimoine propre ainsi que la capacité d'agir en justice ou de conclure des contrats »1. I. L’organisation de l’entreprise I.1. Définition Une entreprise est une unité socio-économique, composée d'éléments humains, matériels et techniques, qui a pour objectif d'obtenir des profits grâce à sa participation au marché des biens et services. Pour cela, elle utilise les facteurs productifs (travail, technologie et capital). 1 In http://droit-finances.commentcamarche.net, consulté le 15 février 2016. 11
Les entreprises peuvent être classées en fonction de l'activité économique qu'elles développent. Ainsi, nous trouvons des entreprises du secteur primaire (qui tirent leurs ressources de la nature, comme l'agriculture, la pêche ou l'élevage), le secteur secondaire (dédié à la transformation de biens, tels que l'industrie et la construction) et le secteur tertiaire (entreprises qui fournissent des services ou un commerce). Une autre classification valable pour les entreprises est en fonction de leur statut juridique. Il y a des entreprises individuelles (qui appartiennent à une seule personne) et des entreprises (composées de plusieurs personnes). Dans ce dernier groupe, les sociétés peuvent à leur tour être anonymes, à responsabilité limitée et à économie sociale (coopératives), entre autres. Les entreprises peuvent également être définies en fonction de la propriété du capital. Ainsi, on trouve des entreprises privées (leur capital est entre les mains de particuliers), publiques (contrôlées par l'État), mixtes (capital partagé par les particuliers et l'État) et sociétés d'autogestion (le capital appartient aux employés). L'administration des entreprises, d'autre part, est une science sociale qui se consacre à l'étude de l'organisation de ces entités, en analysant la manière dont elles gèrent leurs ressources, leurs processus et les résultats de leurs activités. 12
I.2. Organigramme L’organigramme d’une entreprise est un graphique utilisé pour représenter la structure de l’entreprise (ou d’un service) et l’ensemble des liaisons fonctionnelles, organisationnelles ou de hiérarchie. Un organigramme sert à rendre visible l’organisation. Graphique 1 : Exemple de structure d’une entreprise. Source : http://aourir-ath-menguellet.com/organigramme-pme-2 I.3. Organisation L'organisation d'une entreprise administrative qui comprend l'organisation, la structuration et l'intégration des unités organiques et des ressources (matérielles, financières, humaines et technologiques) d'une entreprise, ainsi que l'établissement de ses attributions et les relations entre ceux-ci. est une fonction 13
L'organisation est la deuxième fonction administrative après la planification et avant la direction et le contrôle. Elle permet une meilleure allocation et une utilisation plus efficace des ressources de l'entreprise nécessaires pour mener à bien les activités et les tâches nécessaires à leur tour pour développer et appliquer les stratégies et atteindre les objectifs fixés dans la planification; mais permet également une meilleure coordination entre les différentes unités organisationnelles de l'entreprise, et un meilleur contrôle des performances du personnel ainsi que des résultats. L'organisation d'une entreprise commence par la division de celle-ci en départements ou domaines qui regroupent les activités et les tâches avec une certaine homogénéité, ainsi que l'établissement des relations hiérarchiques qui vont se produire entre eux. Il existe plusieurs types de divisions qu'une entreprise peut adopter, les principales étant celles mentionnées ci- dessous : I.3.1. Division par fonctions Dans la division par fonctions, la société est divisée en départements ou domaines qui regroupent les activités et les tâches nécessaires pour effectuer une certaine fonction de base de l'entreprise. 14
Les principaux avantages de ce type de division sont de permettre de tirer pleinement parti des compétences techniques des membres de l'entreprise en les regroupant en fonction de leur spécialisation, ainsi que de réaliser des économies d'échelle puisqu'ils utilisent intégralement les ressources de l'entreprise. Ce type de division est le plus utilisé par les entreprises (en particulier par les PME en raison de sa simplicité et de la facilité de contrôle qu'il permet. I.3.2. Division par produits Dans ce type de division par produits, la société est divisée départements ou domaines qui regroupent les activités et tâches nécessaires pour produire ou commercialiser un produit ou service spécifique de l'entreprise. Les principaux avantages de ce type de division sont la facilité de coordination entre les membres de l'entreprise puisqu'elle leur permet de se concentrer d'abord sur le produit et de laisser une certaine flexibilité aux unités de 15
production car celles-ci peuvent varier en taille sans interférer dans la structure générale de l'entreprise. Ce type de division est généralement utilisé par les grandes entreprises qui ont une grande variété de produits ou avec peu de types de produits mais qui sont bien différenciés les uns des autres. I.3.3. Division par localisation géographique Dans la division par localisation géographique, la société est divisée en départements ou zones qui regroupent les activités et les tâches nécessaires pour opérer dans une zone géographique donnée. Les principaux avantages de ce type de division sont qu'il permet d'améliorer l'efficacité des activités et tâches nécessaires pour répondre à un marché spécifique, de mieux connaître et s'adapter aux conditions et aux besoins, et d'établir des responsabilités claires puisque chaque division ou département fonctionne comme une entreprise indépendante. 16
Ce type de division est généralement utilisé par les grandes entreprises qui desservent géographiquement dispersés. de vastes marchés I.3.4. Division par clients Dans la division par clients, l'entreprise est divisée en départements ou zones regroupant les activités et les tâches nécessaires pour répondre à un type de client spécifique. Les principaux avantages de ce type de division sont qu'il permet aux membres de l'entreprise de mieux connaître les besoins, les préférences et les autres caractéristiques des clients, et de se concentrer avant tout sur leur satisfaction. Ce type de division est généralement utilisé par les entreprises qui desservent différents types de clients avec des besoins et des caractéristiques bien différenciés. 17
I.3.5. Division par processus Ici l'entreprise est divisée en départements ou domaines qui regroupent les activités et les tâches nécessaires pour réaliser l'étape d'un processus spécifique. Le principal avantage de ce type de division est qu'elle permet une plus grande efficience dans la réalisation du processus qui y est engagé car elle permet de concentrer et d'utiliser plus efficacement les ressources nécessaires à la réalisation de chacune de ses étapes. Ce type de division est généralement utilisé par les entreprises manufacturières ou industrielles aux niveaux les plus bas de leurs zones de production ou d'exploitation. 18
I.3.6. Division par projets Enfin, dans la division par projets, l'entreprise est divisée en départements ou domaines qui regroupent les activités et les tâches nécessaires à la réalisation d'un projet spécifique de l'entreprise. Le principal avantage de ce type de division est qu'il permet une plus grande efficacité dans la réalisation des projets puisqu'il permet de se concentrer et d'utiliser plus efficacement les ressources nécessaires à la réalisation de chacun d'eux. Ce type de division est généralement utilisé par les grandes entreprises qui développent des projets complexes nécessitant de grandes quantités de ressources et de temps pour leur exécution. En pratique, il est difficile de trouver une entreprise qui n'a qu'un seul type de division. Ce qui est habituel est que les entreprises ont une division principale à son plus haut niveau en fonction de leurs activités et tâches prédominantes (par exemple, une entreprise qui produit plusieurs types de produits qui sont bien différenciés les uns des autres a tendance à diviser par produits, et une entreprise qui opère sur des marchés étendus et géographiquement dispersés est encline à être divisée par emplacement géographique), mais avec d'autres divisions à ses autres niveaux. Par exemple, une entreprise au plus haut niveau peut avoir une division par fonction, mais au sein du département de production, il existe une division 19
par produits, et au sein du département d'un certain produit, une division par processus, … Une fois l'entreprise divisée et, identifié ses départements, domaines ou zones, la prochaine étape dans l'organisation d'une entreprise est de spécifier les postes de travail de chacune de ces unités, les fonctions et les tâches qui seront effectuées par chacun, leurs obligations et leurs responsabilités, et les relations qu'aura chacun avec les autres postes de l'entreprise. Par exemple, à travers un manuel des fonctions on spécifie les postes et les tâches de la zone de marketing, ainsi que les fonctions que chacun d'eux aura. Et une fois que nous avons avez spécifié les tâches et les fonctions correspondantes, l'étape suivante consiste à définir les différents processus ou procédures de travail que l'entreprise aura. Par exemple, à travers d’un diagramme des flux ou d’un manuel de processus, vous 20
spécifiez le processus que la zone de production devra utiliser pour produire un certain produit, ou le processus nécessaire pour l'accomplissement d'une certaine activité ou tâche. II. Importance du stage en entreprise La formule des stages est un moyen d’acquérir une expérience professionnelle et même l’accès à un emploi. Il est de plus en plus accepté et apprécié par les employeurs et les jeunes demandeurs d’emploi. La théorie excessive de certaines études ou cours universi- taires rend le stage une occasion unique pour l’étudiant pour mettre en pratique sa formation, en savoir plus sur le fonctionnement interne des entreprises, comparer ses con- naissances et compétences avec le profil exigé par les or- ganisations et même de définir leurs aspirations profes- sionnelles. Les stages sont utiles et utilisés pour l’apprentissage et, depuis plus de vingt ans, ils ont acquis une importance capitale dans l’élaboration du curriculum vitae. En effet, ils représentent une garantie des compétences des candi- 21
dats en quête d’un (premier) emploi et une assurance de leur rapide intégration future dans l’entreprise. C’est pourquoi, les étudiants doivent prendre très au sé- rieux l’expérience du stage et travailler grâce au stage à renforcer, voire développer leurs capacités profession- nelles et personnelles. Figure 1 : Importance du stage. Source : Elaboration propre. II.1. Expériences L’entreprise et les étudiants qui s’engagent dans un stage tirent des avantages mutuels. D’une part, cette formule permet aux entreprises de dispo- ser de ressources humaines mieux qualifiées et les mieux adaptées à leurs besoins. 22
De même, pour les étudiants, les programmes de formation et de stages contribuent en grande partie à briser le cercle vicieux dans lequel se trouvent bon nombre d'entre eux qui, manquant d’expérience, ne peuvent accéder à l’emploi. Figure 2 : Cercle vicieux du demandeur du premier emploi. Source : Elaboration propre. II.2. Embauche Souvent un stage peut constituer un outil de recrutement efficace, puisque le « recrutement » est basé sur un essai prolongé. En effet le stage permet à l’entreprise, sans prendre de risque, d’observer le stagiaire sur une longue période avant de l’embaucher. 23
II.3. Bilan personnel ØFaire le point de ce que l’on a appris, ØConnaître mieux le métier et de savoir ain- si le chemin qui reste parcourir pour se perfectionner, ØPouvoir se projeter dans le futur : situation professionnelle actuelle vers situation pro- fessionnel souhaitée. II.4. Orientation La pratique d’un stage est important pour : ØLa connaissance de la réalité profession- nelle et le fonctionnement des organisa- tions, ØLa perception du marché du travail dans un moment précis, les profils et les com- pétences les plus recherchés, les secteurs les plus dynamiques, …; 24
Øla possibilité d’appliquer les connaissances acquises en classe dans un contexte réel ; Øcompter sur des personnes spécialisées qui peuvent accompagner et desquelles on peut apprendre beaucoup ; Øle développement personnel et la matura- tion ; la clarification de la vision quant à l’orientation professionnelle ; Ø la possibilité de développer un réseau de contacts personnels qui seront d’une grande aide au moment de la recherche d’emploi ou être utile dans le futur ; ØApprendre que travailler n’est pas simple ; ØApprendre à travailler en équipe ; ØAvoir une lettre de recommandation à la fin du stage ; ØGarnir son CV. 25
CHAPITRE II. LA RECHERCHE D’UN STAGE Le stage dans les entreprises, après ou pendant la période de formation, est indispensable pour devenir un profes- sionnel efficace et sûr de ses capacités. Sans la partie pra- tique, la théorie apprise en classe reste insuffisante, car elle ne confronte pas à des problèmes réels, ne permet pas de prendre des décisions rapides quand il faut agir dans les moments critiques. Les avantages des stages dans les en- treprises vont beaucoup plus loin, car ils fournissent une expérience valable pour enrichir son curriculum vitae, et offre un grand nombre de contacts dans le domaine profes- sionnel et développement de son réseau personnel, qui peut résulter très utile quand vous errez à la recherche d’un emploi. Un maître de stage à qui vous avez donné satis- faction peur vous écrire une lettre de recommandation ou même vous embaucher si l’occasion se présente. Les stages pour les étudiants et les diplômés sont un très bon moyen d’entrer dans le monde du travail. C’est aussi une option également intéressante pour les entreprises, car les stagiaires représentent un personnel gratuit ou pas cher. Il faut donc profiter de cela. 27
Pour trouver un stage, il faut s’armer de patience et de persévérance, c’est d’ailleurs un bon exercice à la re- cherche d’emploi. Vous ne trouverez pas un stage très facilement. Commen- cez par écrire votre CV et une lettre de motivation (voir exemple de CV et de lettre de motivation en annexe). Lorsque ces documents sont écrits correctement, il y a de fortes chances qu’ils attireront l’attention d’un « recru- teur » qui vous contactera. Le CV et la lettre de motivation seront acheminés par voies diverses, aux entreprises que vous aurez choisies. I. La recherche d’un stage, une décision importante Il y a des milliers d’entreprise dans la région. Ne vous jetez pas sur la plus proche, ou celle où vous connaissez quelqu’un. Essayez d’abord de réfléchir à vos compétences. Pour cela consultez l’ouvrage sur l’amélioration de l’employabilité. Ne vous contentez pas de « n’importe quoi ». C’est impor- tant de commencer sa vie professionnel, même si ce n’est qu’un stage, d’un bon pied, même si vous sacrifiez du 28
temps. Un stage mal étudié, une entreprise mal choisie ne seront d’aucun recours pour votre apprentissage. Permet- tez-vous d’être ambitieux pour cette recherche et ne pensez pas à court terme. Ce sont les bonnes décisions qui permet- tent une bonne construction du futur. Déterminez votre objectif. Que voulez-vous atteindre et apprendre ? « Il n’y a pas de vent favorable pour qui ne sait pas où il veut al- ler » a dit Sénèque. Le but des stages est de lancer une carrière professionnelle, ne tombez pas dans le piège d’accepter le plus facile, juste pour obtenir une note et terminer votre cursus universi- taire. La clé de la bonne recherche est de penser à long terme. Même si la recherche d’un stage paraît une petite décision en comparaison à la recherche d’emploi, elle va certaine- ment marquer votre futur professionnel, pour cela, nous vous recommandons de prendre le temps qu’il faut. II. Choix du lieu du stage II.1 Choix de l’entreprise Qu’il s’agisse d’une petite ou d’une grande entreprise, choisissez celle où vous serez le mieux encadré. C’est toujours plus facile et plus intéressant de travailler avec un maître de stage attentionné, qu’avec un maître de stage qui ne vous accorde pas assez de temps. Vous pouvez aussi vous orienter vers une entreprise où vous avez envie d’être éventuellement recruté à la fin de 29
vos études. Le stage sera alors pour vous l’occasion de laisser des traces positives de votre passage. Il y a des entreprises mieux que d’autres, des entreprises avec plus de prestige, des entreprises où on apprend plus, des entreprises qui possèdent de réelles possibilités de développement. Il y a aussi des secteurs d’activité où le potentiel de croissance est plus grand et l’employabilité aussi. La possibilité de faire un stage est une grande opportunité pour compléter sa formation académique et prendre con- tact avec l’environnement professionnel, pour cela il faut bien choisir l’entreprise. Pour commencer, on peut choisir une entreprise assez grande afin d’avoir la possibilité de voir plusieurs dépar- tements et de pouvoir se centrer sur le département qui correspond le plus à son profil ou à sa spécialisation. Ou alors on peut s’orienter vers une entreprise de moindre taille si on veut avoir une vision plus multidisciplinaire et plus globale de ce qu’est l’entreprise. Il est aussi important de s’informer, avant le stage, sur l’entreprise. Est-ce qu’elle contribue à la formation de l’étudiant, est-ce qu’elle recrute des stagiaires seulement pour leur faire faire des tâches répétitives comme faire des photocopies à longueur de journée ? C’est important aussi de s’orienter vers des entreprises où il y a des possibilités de recrutement. 30
II.2. Choix du département Il est important de choisir un stage en cohérence avec votre cursus et votre domaine de compétences professionnelles et personnelles. Cela vous permettra de mieux cerner les problèmes et de trouver plus facilement des solutions. Si c’est le cas, ce stage pour permettra de mieux réussir dans le futur un concours de master ou un entretien d’embauche. Par exemple si vous aimez travailler à l’air libre, voyager, rencontrer des personnes alors préférez le département commercial au département des ressources humaines. III. Contacter l’entreprise Une fois que votre vision du stage est plus claire, vous pouvez prendre contact directement, par téléphone par lettre ou par mail. III.1. Contact direct C’est un contact à ne pas rater quand vous rencontrez une personne susceptible de vous faciliter un stage. Cependant veillez à ne pas faire les erreurs, parmi lesquelles : 31
-‐ Essayez de prendre contact avec cette per- sonne sans l’importuner, laissez fonction- ner votre observation et votre intuition ; N’arrêtez pas une personne dans la rue ou dans un magasin pour lui demander si elle peut vous prendre en stage ; Ne prenez contact que si vous êtes soi- gneusement habillé et pensez à soigner votre attitude ; Demandez un rendez-vous ; Préparez l’entretien avant le jour du ren- dez-vous. -‐ -‐ -‐ -‐ III.2. Contact par téléphone2 Avant chaque appel utilisez une fiche « appel » que vous aurez préparée dans votre cahier de bord, qui doit compor- ter les informations suivantes : -‐ Nom de la personne à contacter : avant d’appeler, essayez d’avoir le nom de la per- sonne que vous voulez contacter ; -‐ Nom de l’entreprise ; -‐ Le nom du service où cette personne tra- vaille ; -‐ Le nom de la personne qui vous a recomman- dée s’il y en a ; 2 Consultez la Fiche contact et la Fiche entretien téléphonique 32
-‐ Le jour où vous avez contacté directement cette personne ; Votre agenda (au cas où on vous propose un RDV) ; S’il s’agit d’un deuxième appel, faites réfé- rence au premier ; Préparez un stylo avant l’appel. -‐ -‐ -‐ III.3. Boite vocale Si vous tombez dès le premier appel sur une boîte vocale raccrochez. Si après plusieurs tentatives vous constatez que c’est toujours la boîte vocale qui se déclenche, prépa- rez votre discours en vous inspirant de la fiche « appel » et laissez un message. III.4. Standard automatique Si c’est un standard automatique qui vous répond soyez attentif aux instructions et ne répondez que si vous avez préparé votre discours. III.5. Quelques conseils −N’oubliez-pas de travailler sur l’amabilité de votre ton ; −Soyez bref et clair pour expliquer le motif de votre appel ; −Accompagnez votre discours avec SVP et merci ; 33
−Montrez de l’intérêt à ce que vous dit votre in- terlocuteur ; −Vouvoyez votre interlocuteur (Ne tutoyez ja- mais une personne ayant une relation avec votre demande) ; −Soyez positif et optimiste, votre interlocuteur le ressentira. III.6. Affichez votre CV sur les réseaux sociaux Créez un blog ou une page Facebook vous permettra d’ajouter des informations et des idées à votre expérience professionnelle, ce que vous ne pouvez pas écrire sur notre CV. Vous pouvez créer des rubriques où vous détaillerez ce que vous savez faire, ajouter des photographies, des présentations de projets ou d’exposés, … Ces pages doivent être strictement professionnelles. Si c’est une page Facebook, veillez à ne pas inviter tous les amis que vous avez sur votre page personnelle, invitez seulement ceux qui ont des préoccupations profession- nelles. III.7. Contact par lettre3 Le contact par lettre est plus facile car on peut préparer son courrier tranquillement et éventuellement le faire corriger. L’envoi d’un courrier peut rester sans réponse ou bien la réponse peut tarder. 3 Voir exemple de lettre de demande de stage. 34
Dix jours après l’envoi d’une lettre, vous pouvez télépho- ner pour avoir des nouvelles. Il faut vous préparer à cet appel. Votre lettre de demande de stage doit être écrite sur du papier blanc, format A4. Elle peut être manuscrite ou sai- sie sur ordinateur. La signature au bas de la page doit être manuelle. Cette lettre ne doit comporter aucune rature et aucune faute d’orthographe. Le style doit être simple et clair. Elle doit être présentée en plusieurs paragraphes et comporter toutes les informations vous concernant ainsi que la date. IV. Se préparer à l’entretien Il faut se documenter sur l’entreprise, sur son secteur d’activité et si vous savez à quel poste vous serez affecté, se documenter sur le poste. Etymologiquement document veut dire ce qui sert à instruire, ce qui est source de savoir. Le travail de documentation ne doit pas consister en un simple enregistrement de données, il doit stimuler l’imagination et l’intelligence. La documentation sera utile aussi tout au long du stage. La partie principale dans la recherche de stage, après avoir obtenu une première réponse, est l’entretien que vous au- rez avec un responsable. A travers cet exercice, le respon- sable cherche à connaître vos capacités, vos compétences, votre disponibilité et votre compatibilité avec les valeurs de l’entreprise. 35
Il y a des questions qui sont posées dans pratiquement tous les entretiens, alors il faut s’y préparer : Question 1 : parlez-moi de vous A travers les réponses que vous donnerez, le responsable se fera une idée sur votre personnalité : si vous êtes inté- ressant, si vous êtes sociable, si vous pouvez gérer le stress lors de votre présentation. Après avoir présenté votre prénom, nom, âge, établisse- ment d’origine, niveau scolaire, mentionnez rapidement les plus importants des objectifs que vous voulez réaliser, vos goûts personnels et les données sur vous qui vous semblent intéressantes, comme par exemple les villes où vous avez vécu, vos passe-temps et vos passions. Soyez bref et éloquent. Question 2 : vos forces et vos faiblesses Soyez honnête en répondant à cette question, sinon, le responsable, qui est un professionnel, vous débusquera rapidement. Le but de cette question est de savoir si vous vous connaissez. Quand vous parlez d’une de vos forces, donnez des exemples où cette force-là a été utile. Concernant les faiblesses, n’impactent pas négativement l’environnement de travail. choisissez celles qui 36
Question 3 : Sauriez-vous gérer une équipe ? Ou travailler en équipe ? Essayer de présenter une ou deux situations ou vous pou- vez démontrer que vous savez travailler en groupe. Si vous pouvez aussi expliquez que vous avez déjà réussi à gérer des conflits dans un groupe, c’est encore mieux. Vous pouvez prendre comme base, la vie estudiantine pour ex- pliquer comment vous avez affronté des difficultés ou des conflits à la faculté. Question 4 : présentez votre CV Il est important de connaître tout ce qui est écrit sur le CV. Profitez de cette question pour ajouter des éléments que vous n’avez pas mis sur le CV. Cette question est l’occasion de présenter votre cursus universitaire et expliquer pourquoi ce stage est important pour vous, vous cherchez à comprendre le fonctionnement de l’entreprise, à compléter votre formation, à développer vos compétences. Question 5 : Que voulez-vous faire après l’obtention de votre diplôme ? Il faut préparer un exposé où on comprend votre projection dans l’avenir. Il ne faut pas être dans le détail, mais expo- sez les grandes lignes. 37
V. Comment présenter la bibliographie Vous devez présenter une bibliographie dans le rapport de stage. N’attendez pas le moment de la rédaction de ce document pour la constituer. Déjà pour vous préparer à l’entretien, vous allez lire des documents. C’est l’occasion de com- mencer à constituer votre bibliographie. N’hésitez pas à utiliser les dictionnaires, les encyclopé- dies. Au fur et à mesure que vous recherchez de l’information, constituez la bibliographie par ordre alphabétique des auteurs. Nous vous proposons ici le système Harvard de présentation d’une bibliographie. Le Harvard référence system4 propose de présenter cette bibliographie de la manière suivante : • Nom de famille : nom de famille en majuscule de l’auteur ou des auteurs classés par ordre alphabé- tique. Le nom de famille est suivi d’une virgule ; • Initiale(s) du prénom : l’initiale du ou des au- teurs est à présenter après, suivie d’un point ; • Année de publication entre parenthèses, après la dernière parenthèse, écrire une virgule ; 4 Système international de référencement des sources bibliographiques, à consulter sur Internet pour avoir l’écriture des ouvrages, articles, thèses, rapports, articles cités dans le web, etc. 38
Titre, suivi du sous-titre s’il y en a un. Titre et sous-titre sont séparés par une virgule ; le titre commence toujours par une majuscule ; Edition : s’il s’agit d’une première édition, inutile de l’écrire. S’il s’agit d’une 2ème, 3ème, …. édi- tion, le signaler. Finir par une virgule ; Editeur : donner le nom de l’éditeur tel que signa- lé sur l’ouvrage. Terminer par une virgule ; Collection : s’il y a une collection, le noter et ter- miner par une virgule ; lieu de publication : il s’agit en général de la ville où le livre a été publié et éventuellement du pays (quand la ville risque de ne pas être connue par le lecteur). Terminer par une virgule si vous allez in- diquer la ou les pages d’où vous avez pris une cita- tion, sinon terminer par un point. Pages : quand une citation a été recopiée, indiquer la ou les pages où elle se trouve dans le livre. Finir par un point. Exemple : DE MONTMOLLIN, G. (1977). L’influence sociale, Phé- nomènes facteurs et théories, PUF, Collection Psychologie D’aujourd’hui, Paris. NUGIER, A. (2011). Les influences sociales, Duodi, Paris. SPERBER, D. (1992). Le Savoir des anthropologues, Édi- tions Hermann, Paris, pages 12-35. • • • • • • 39
CHAPITRE III. LE DEROULEMENT DU STAGE Le stage en entreprise, comme dit plus haut, est le premier lien entre l’étudiant et l’environnement de travail. Il permettra d’avoir une expérience, d’adopter des habilités professionnelles, faire de nouveau contacts et mettre en pratique ses connaissances. Une fois obtenue l’opportunité, essayez de déterminer l’objectif du stage avec votre maître de stage et surtout garder avec lui une relation étroite. I.Conseils généraux Une fois dans l’entreprise, il est important d’agir de manière professionnelle pour être assimilé avec le reste du personnel et ne pas être perçu négativement. Pour cela il faut avoir une tenue soignée, être ponctuel et discret. Durant votre stage ; essayez de ne pas poser les questions auxquelles vous pouvez répondre vous-même. Recherchez d’abord l’information sur internet, sur des livres ou dans vos supports de cours. Même quand vous êtes dans une situation qui ne correspond pas à ce que votre maître de stage vous a demandé de faire, essayez de profiter au maximum de l’expérience et apprenez tout ce que vous pouvez. 41
Pour laisser une bonne impression dans l’entreprise, essayez de vous montrer disponible et de faire tout ce qu’on vous demande et parfois plus que ce que l’on vous demande, bien sûr quand cela ne vous fait enfreindre aucune norme. Si vous ne savez pas comment faire quelque chose demandez, observez comment vos collègues font. Vous vous montrerez ainsi, comme une personne qui veut évoluer et qui sait prendre des initiatives. Si malgré cela, vous n’arrivez pas à faire de que l’on vous a demandé, il est conseillé d’avertir votre maître de stage à temps, sans attendre le dernier moment. II. Ce qui est attendu du stagiaire Les compétences les plus valorisées en milieu de travail sont en relations avec l’enthousiasme, l’envie de travail- ler, la capacité d’adaptation à la culture d’entreprise, l’empathie, la capacité d’apprendre, la flexibilité, l’adaptation au changement, le travail en équipe et l’autonomie. Il est très important de montrer son intérêt pour l’apprentissage et de collaborer dans la mesure du pos- sible et en accord avec ses valeurs, à la réussite des projets en cours. A cela il ne faut pas oublier que aider, collabo- rer et prendre des initiatives sont les clés qui vous permet- tront par la suite d’obtenir un poste dans cette entreprise, quand il y a une possibilité d’embauche. Participer à un 42
climat positif de travail, avoir une attitude cordiale sont des facteurs importants pour devenir le candidat parfait. III.Comportement adéquat Le comportement donne une idée sur votre personnalité et vos valeurs, si vous êtes attentionné, respectueux, … vous devez en prendre conscience. Ci-dessous quelques élé- ments à ne pas oublier : •Ne parlez pas à voix très haute, le son bas est re- commandé en milieu de travail, surtout si plusieurs personnes travaillent dans un même espace ; •Exprimez ce que vous voulez dire de manière claire, ordonnée, respectueuse et réservée ; •Limitez vos conversations, ne dites certaines choses qu’aux personnes concernées. Chaque fois que vous vous adressez à quelqu’un, sachez qui il est. Même si la personne vous pose des questions, ne répondez pas systématiquement sans savoir qui elle est. Elle pourrait vouloir vous soutirer des in- formations ; •Avant de prendre la parole, posez-vous la question si ce que vous voulez dire est important ou néces- saire, sinon ne le dites pas ; •Si autour de vous les personnes parlent fort, ne haussez pas la voix à votre tour ; 43
•Ne réagissez pas face à un regard ou une parole négative de la part d’un collègue. Concentrez-vous avec votre maître de stage ; •Essayez de ne pas attirer l’attention sur vous néga- tivement et de ne pas être centre de l’attention ; •Elaborez une liste mentale des règles que vous de- vez respecter dans l’environnement de travail, si les règles ne sont pas claires, restez passif et ob- servez comment se comportent les autres autour de vous. Cependant n’imitez pas toujours les autres. Ce n’est pas parce que les autres crient, racontent des blagues que vous devez faire la même chose. Il faut agir de manière formelle, sans familiarités ; •Si vous vous sentez stressé par l’ambiance qui règne, appliquez des techniques de relaxation et de respirations profondes. Cela vous permettra de vous contrôler ; •Faites attention au langage que vous utilisez. Les mots prononcés doivent être choisis et corres- pondre à la situation. Evitez les discussions inu- tiles et les critiques. Si vous n’avez rien d’aimable à dire, taisez-vous. Si vous commencez à dire des choses inadéquates, taisez-vous dès que vous pou- vez et demandez pardon ; •Ne dites jamais de médisances et ne soyez jamais à l’origine d’un conflit. Les compliments et les pa- roles aimables sont toujours appréciées ; 44
•Soyez humble et compréhensif, même si vous sa- vez plus de choses que vos collègues ; •N’interrompez pas les autres, attendez qu’ils aient fini de parler pour prendre la parole ; •Arrivez à l’heure au travail. Si possible arrivez avant les autres ; •Maintenez votre espace de travail propre et en ordre, ainsi que l’espace de travail commun ; •Prêtez attention lors des réunions et prenez notes, même quand cela vous semble simple et facile à mémoriser ; •Soyez concentré sur votre travail, et trouvez tou- jours une activité à faire, si votre maître de stage ne vous en donne pas, prenez de l’initiative et pro- posez votre aide ; •Quand un problème surgit, essayez de penser aux solutions possibles avant d’en référer à votre maître de stage ; •Créez des liens, assistez aux activités et faites par- tie activement dans le travail en équipe ; •Utilisez les outils de planification du temps comme le diagramme de Gantt ; •Utilisez un agenda pour ne pas oublier des échéances : •Accueillez positivement les critiques de votre maître de stage, ses conseils ou sa rétroaction ; 45
•Analysez les activités réalisées, soyez analytique avant de dire votre point de vue afin d’être cohé- rent ; •Montrez-vous raisonnable et non impulsif dans une situation de risque : •Evitez de vous connecter sur les réseaux sociaux personnellement, ne le faites que si c’est un impé- ratif de travail, sinon, on risque de vous prendre pour quelqu’un qui fuit le travail et que vous per- dez du temps. Même si vous croyez que votre maître de stage ne s’en rend pas compte, sachez qu’il a toujours l’œil sur vous. N’oubliez pas que la durée du stage est courte et que vous devez en profiter ; •Ne vous isolez pas durant votre stage, surtout si vous êtes une personne timide. Allez vers les autres ne serait-ce que pour leur poser des ques- tions, demander du matériel. Si vos collègues ont l’habitude de boire un café ou un thé ensemble, joignez-vous à eux. Mais ne soyez pas familier. •Il y a normalement un horaire fixe de travail, ce- pendant l’heure de sortie peut être plus flexible que l’heure d’entrée. Assurez-vous, avant de par- tir, que vous avez fini ce que vous a demandé votre maître de stage, et ne soyez pas le premier à partir. Si votre maître de stage est présent à l’heure de sortie, avisez-le de votre départ 46
IV.Utilisation d’un cahier de bord ou journal de bord Le cahier de bord est un document où on doit trouver les démarches entreprises pour trouver le stage, ce que l'on y a appris. Aussi, le cahier de bord comprend les expériences individuelles et les aspects les plus importants, en mettant l’accent plus sur les uns que sur les autres. Chaque fois que vous manipulerez une information concernant l’entreprise, avant de la noter sur votre journal de bord, demandez l’autorisation. Cette autorisation vous donnera plus d’exactitude des données. Si ce journal n’a pas une forme organisée, il reste néces- saire pour rédiger plus tard un rapport. L’essentiel est d’y mettre les réflexions personnelles sur ce qui a été observé. Mais les réflexions doivent être soutenues par les faits. Ces écrits permettent d’étudier ce qui a été observé, en les con- frontant à ses propres points de vue et permettre les con- clusions à cet égard. Nous pouvons dire que la question essentielle à laquelle vous devez répondre est un constant « pourquoi ? ». 47
Les exemples de journal de bord peuvent être très variés, car ils peuvent être réalisés pour enregistrer les expé- riences dans une étape particulière du stage. Normalement la vie entrepreneuriale commence par le stage qui sert d’expérience et d’apprentissage pour la vie future. Cette période est très importante pour compléter notre formation. Le journal de bord est un genre de journal personnel qui va servir à tenir sur papier l’apprentissage. Si ce journal est tenu sérieusement, il sera plus facile de rédiger le rapport de stage. V.Comment tenir son cahier de bord Le journal de bord du stage, comme n’importe quel journal personnel, est un document individuel et personnalisable, parce que chaque personne l’organisera à sa manière. Il est cependant conseillé de suivre quelques étapes de base pour le faire avec succès. D’abord il est important de remplir la page de garde où il y aura l’identité de l’étudiant et le nom de l’entreprise où le stage est réalisé, le poste qui sera occupé (même s’il ne plait pas toujours) et éventuellement la mission qui nous a été donnée par le maître de stage. Une fois ces données écrites, vous commencerez à noter les éléments de votre expérience. Normalement il est plus intéressant de noter tous les jours les remarques relevées sinon on risque d’oublier certains éléments. 48
Ce journal doit comporter pour chaque action notée, la date et ce qui a été appris, les difficultés qui ont surgies et les conclusions tirées. Ceci permet de garder trace de tout ce qui a été entrepris et faciliter le travail de synthèse final. VI.La documentation Comme nous l’avons dit plus haut, tout au long du stage, vous devrez vous documenter et alimenter votre bibliographie. Veillez à archiver correctement tous les documents et les ressources qui vous ont permis de vous orienter et de prendre des décisions. Pour en faciliter l’utilisation ultérieure, penser à organiser votre documentation selon un classement efficace. On peut classer par : •Chronologie des documents ; •Chronologie de votre travail ; •Thème. On peut aussi, dans un rapport de stage utiliser des ressources orales à conditions que les personnes soient facilement identifiables comme des personnels, des 49
