Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

1. Praktyczne aspekty wypełniania wniosku beneficjenta o płatność • Joanna Koczenasz • Dział Obsługi Wniosków o Płatność • Wydział Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Wrocław, 23 kwietnia 2009 r. 1

2. www.rpo.dolnyslask.pl Wrocław, 23 kwietnia 2009 r. 2

3. UWAGA ! Aby arkusz działał prawidłowo i aktywowały się poprawnie wszystkie opcje, musi być włączona obsługa makr. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

4. Sposób włączania makr Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

5. Najczęściej popełniane błędy we wniosku beneficjenta o płatność Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

6. Błędnie wypełniona pozycja 1 Daty wykazane w polach „od” – „do” nie mogą obejmować: • okresu dłuższego niż 3 miesiące kalendarzowe licząc od dnia złożenia poprzedniego wniosku o płatność (nie dotyczy pierwszego wniosku o płatność składanego w ramach realizowanego projektu, w którym okres ten ze względu na już poniesione wydatki może być dłuższy); • okresu przekraczającego dzień zakończenia finansowej realizacji projektu, który został określony w umowie/Uchwale Zarządu Województwa Dolnośląskiego o dofinansowanie projektu, tzn. data w polu „do” nie może być późniejsza niż dzień zakończenia finansowej realizacji projektu; Wrocław, 22 stycznia 2009 r. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r. 6

7. okresu krótszego niż daty poniesienia wydatków wykazanych w poz. 11, części A, kolumnie 4 wniosku beneficjenta o płatność (tzn. w okresie, za jaki sporządza się wniosek o płatność, musi zawierać się okres w jakim zostały zapłacone dokumenty poświadczające poniesienie wydatków kwalifikowalnych) • okresu kończącego się wcześniej niż miesiąc, w którym wniosek beneficjenta o płatność jest składany w IZ RPO WD (nie dotyczy korekty wcześniej złożonego w IZ RPO WD wniosku beneficjenta o płatność). Wrocław, 22 stycznia 2009 r. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r. 7

8. Błędnie wypełniona pozycja 7.B. Jeżeli nastąpiły zmiany w kwocie dofinansowania w ramach projektu proszę podać kwoty wynikające z aneksu do umowy o dofinansowanie projektu/Uchwały Zarządu Województwa Dolnośląskiego. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

9. Błędnie wypełniona pozycja 11 Przykładowo: • omyłki pisarskie; • w kolumnie 5 niepełna nazwa towaru/usługi wynikająca z dokumentu księgowego; • nie zachowanie ciągłości numeracji wykazywanych dokumentów księgowych; Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

10. Proszę zachować numerację ciągłą Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

11. Błędnie wypełniona pozycja 14 Błędnie podane nazwy zadań/etapów i/lub nie wykazano wszystkich zadań. Należy podać dokładną nazwę wszystkich zadań/etapów wynikającą z harmonogramu rzeczowo-finansowego Ujmowanie wydatków niekwalifikowalnych w kolumnie 4 i 6. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

12. Błędnie wypełniona pozycja 16 Wypełnianie części dotyczącej wskaźników rezultatu we wnioskach nie będących wnioskami o płatność końcową Wskaźniki rezultatu podaje się we wniosku o płatność końcową! Błędnie podane nazwy wskaźników i/lub nie wykazano wszystkich wskaźników. Należy podać wszystkie wskaźnikiw dokładnym brzmieniuwynikającym z zał. do umowy/Uchwały o dofinansowanie projektu Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

13. Błędnie wypełniona pozycja 18 Kwoty powinny być zbieżne z kwartalnym harmonogramem płatności Błędnie wypełniana część dotycząca okresu. Nie należy ujmować bieżącego kwartału, tzn. kwartału, w którym Beneficjent składa wniosek o płatność. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

14. Nie wykreślanie zapisów, które nie dotyczą Beneficjenta w: poz. 2 poz. 7 poz. 8 poz. 20 poz. 21 Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

15. BRAK WYMAGANYCH ZAŁĄCZNIKÓW DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ: Najczęściej: • protokołówpostępowania o udzielenie zamówienia publicznego-jeżeli zostały przeprowadzone; • „Kart zamówień A” lub „Kart Zamówienia B” (bez załączników) w przypadku niepodlegania przez Beneficjenta przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych lub w przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekroczyła kwoty obligującej Beneficjenta do stosowania ww. ustawy. Typ karty uzależniony jest od typu Beneficjenta. Więcej na ten temat w wytycznych IZ RPO WD. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r. 15

16. umów oraz aneksów zawartych z wykonawcami; • nieprawidłowe dokumentowanie poniesienia wydatków, tj. załączanie polecenia przelewu, zestawień przelewów, raportów Należy załączyć: • wyciąg bankowy lub • potwierdzenie przelewu lub • Dowód wypłaty (KW) lub • Dowód wpłaty (KP) Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

17. Nieprawidłowy opis załączników lub brak wszystkich elementów opisu, np.: • Brak informacji o dokonaniu sprawdzenia dokumentu pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym wraz datą i czytelnymi podpisami (lub pieczęciami imiennymi i podpisami) osób upoważnionych; • Brak adnotacji o miesiącu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych wraz z datą i podpisem osoby odpowiedzialnej za to wskazanie; • Brak numeru kategorii wydatków; Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

18. Brak adnotacji lub podano niepełną informację odnośnie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych: Na fakturze/dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej należy zamieścić : • adnotację iż projekt jest realizowany/lub wykazane wydatki są poniesione zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, oraz podać podstawę prawną zgodnie z ustawą – tj. numer artykułu (podany art. będzie wskazywał powód stosowania ustawy do danych wydatków lub powód wyłączenia ze stosowania przepisów ustawy); Należy obowiązkowo zaznaczyć czy odnosimy się do ustawy sprzed czy po nowelizacji poprzez wskazanie numeru Dz.U. • numer umowy zawartej z wykonawcą, a w przypadku podpisania aneksu dodatkowo jego numer; • numer postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r. 18

19. Brak, niepełny lub nieprawidłowy zapis: „kwota wydatków kwalifikowalnych wynosi ....... PLN, w tym cross - financing ...... PLN i VAT ..... PLN” Nie należy modyfikować zapisu, nawet jeśli w ramach projektu nie występuje mechanizm cross-financing i/lub podatek VAT jest niekwalifikowalny. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

20. Nieprawidłowo potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów: • brak daty • czynność dokonana przez osoby nieupoważnione (potwierdzenia powinien dokonywać Beneficjent lub osoba/osoby przez niego upoważniona. Upoważnienie należy załączyć do wniosku o płatność) • potwierdzanie za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów Więcej w „Poradniku dla Beneficjenta”, rozdział 10.4 Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

21. istotne kwestie dotyczące dokumentów księgowych Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

22. Ustawa o rachunkowości(Dz.U. 2002r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.) Art. 21 ust. 1 Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

23. 1a.  Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. art. 22 ust. 1 Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

24. ust. 2 Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. ust. 3 Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

25. Stwierdzone błędy/uchybienia • załączone faktury nie są wystawione na beneficjenta, co powoduje że wydatek w całości jest niekwalifikowalny np. Beneficjentem jest gmina, a faktury wystawione są na urząd gminy • na fakturach widnieje inny NIP beneficjenta niż ten podany w umowie o dofinansowanie projektu • faktury są błędnie wystawione • zapisy na fakturach są skreślane, poprawiane itp. z pominięciem zasad przyjętych przepisami prawa. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

26. Inne uchybienia • Wymagany opis zamieszczany na odrębnej kartce zamiast na odwrocie dokumentu księgowego; • Załączniki nie są wykazane w kolejności wykazanej w poz.11 wniosku beneficjenta o płatność; • Dokumenty związane z danym wydatkiem nie są umieszczone za fakturą; • Kserokopie są nieczytelne; • Błędna numeracja stron wniosku o płatność. Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

27. Pomocne dokumenty • Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność • Poradnik dla Beneficjenta, rozdział 10 Wrocław, 23 kwietnia 2009 r.

28. Dziękuję za uwagę Joanna Koczenasz e-mail: joanna.koczenasz@dolnyslask.pl Wrocław, 23 kwietnia 2009 r. 28