FP7 INFO 24/4 2009

1. FP7 INFO 24/4 2009 Research and Innovation Services

2. Forskningsservice för EU-finansierade projekt Pirjo Gustafson Ludde Edgren Emilia Rung Margareta Ahlqwist

3. Budgetar för ramprogram

4. EU projekt vid Göteborgs universitet

5. Databas

6. FP7 projekttyper • Collaborative Projects (CP) • Network of Excellence (NoE) • Coordination and support action (CSA) • Marie Curie (MC) • OBS! Olika Form C för olika projekt!

7. EC bidrag

8. Overhead (Indirect costs)

9. Förändringar i terminologi

10. Konsekvenser av förändringarna

11. Vad kollar vi? • Att kostnaderna för varje aktivitet i Financial Statement är berättigade till EC bidrag • Att inga ej berättigade kostnader är med • Transparens/spårbarhet • Att regelverket har följts

12. Godkända kostnader • faktiska • projektets kostnader • kostnaderna är från projektperioden (undantag: kostnaderna i samband med slutredovisningen) • i enlighet med GU:s normala regler och praxis • använt för att nå projektets resultat/mål • bokförda • är med i den totala budgeten

13. Ej godkända kostnader • skatter och tullavgifter • räntekostnader • reservations för ev. kommande förluster eller kostnader • valutadiffar • kostnader för andra projekt • skulder eller förseningsavgifter • onödiga “lyx”-kostnader

14. Spårbarhet Financial Statement (Form C) Brygga måste finnas B A Sammanställningar (uträkningsfil) A B Huvudbok

15. Spårbarhet Arbetsledningsbeslut/Förordnande Tidrapporter Lönebetalningar

16. Regelverk • Avtalet med EC (Grant Agreement) inkl. alla bilagor • Ekonomihandboken • Regler för upphandling

17. Viktiga interna dokument • Prefektintyg Innan en ansökan skickas in ska prefekten godkänna projektet och de ekonomiska risker och det medfinansieringsbehov som projektet kan medföra för institutionen. • Anhållan om förvaltning Ska skickas in så snart avtalet är underskrivet (blankett + kopia på avtalet + budget) • Forskarintyg Alla som bidrar till EU-projektets resultat oavsett om lönen finansieras av EU- eller andra medel • Arbetsledningsbeslut För samtliga som får sin lön helt eller delvis betald av EU-medel. Prefekt eller projektledare samt arbetstagaren ska skriva under beslutet innan arbetstagaren börjar arbeta inom projektet

18. Personalkostnader • också fast anställd personal • lön och sociala avgifter • enligt GU:s normala regler (ex. sjukskrivning, föräldraledighet) • bara de timmar som arbete för projektet utförts • pålitlig tidredovisning • om kostnader för teknisk/administrativ personal ingår i indirekta kostnader, de kan inte tas med som direkta kostnader

19. Konsult eller ”In-house consult” • Som vanliga personalkostnader • Som Subcontractor (underleverantör) (OBS! inga overhead) • Som partner i projektet

20. Betalningarna • En förskottsbetalning - till koordinator under 45 dagar efter det att avtalet har blivit giltigt (of the entry into force of the GA) - koordinator betalar till andra partners efter det att de skrivit under of Form A - om flera än 2 rapporteringsperioder: 160% av det genomsnittliga EC bidraget per rapporteringsperiod - 1 eller 2 rapporteringsperioder : 60-80 % av det totala EC bidraget - 5% av det totala EC bidraget till en garantifond, som är en del av förskottsbetalningen - ränta för förskottsbetalningen dras av från det totala EC bidraget - förskottsbetalning kan inte vara över 90% av det totala EC bidraget • Interim betalningar - motsvarar godkända kostnader för rapporterad period - förskottsbetalning + interim betalningar kan inte vara över 90% av det totala EC bidraget - koordinator får betalningen inom 105 dagar efter det att periodens rapport har lämnats in till EC • Slutbetalning - efter godkändandet av slutrapporten - kvarstående 10% av det totala EC bidraget - garantifondspengarna (5%) betalas tillbaka I samband med slutbetalningen

21. Eurokurs • Den dag då faktiska kostnader har utbetalts eller • Första vardagen efter rapporteringsperiodens slut http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-sek.en.html#4

22. Förberedelser för the Financial Statement under rapporteringsperioden Fyll i uträkningsfilen löpande! Förbered pärmen! Pärmförsättsblad: Göteborgs universitet, redovisnin av EU-projekt Projekt: Kontraktsnummer: Program: Projekttyp: GU koordinerar: Löptid: Ansvarig forskare: Ekonomiadministratör: Kontaktperson på Forskningsservice:

23. Pärmens innehåll (forts.) 1. Kontrakt med EU (Core contract) + information om projektets syfte/mål (kort sammanfattning) 2. Financial Statement (Form C) + uträkningar 3. Budget, kreditavier för betalningarna, ev. officiell korrespondens om t.ex. godkända kostnader 4. Resultaträkning 5. Transaktionslistor (omkonteringar och korrigeringar: verifikationer och tydliga förklaringar 6. Leverantörsfakturakopior (exkl. resor) 7. Kundfakturor 8. Subcontracting 9. Personal (förordnande, arbetsledningsbeslut, tidredovisning, lönekostnadsdetaljer + ev. omkonteringar: verifikationer och förklaringar 10. Resor (fakturor, reseräkningar, agenda/program, inbjudan till konferens eller liknande underlag där ändamålet med resan framgår)

24. I rapporteringsperiodens slut • Fyll i/komplettera uträkningsfilen • Fyll i Financial Statement i FORCE • Pärm till revisorn (Ernst & Young AB) för granskning om EC-bidraget överstiger 375.000 Euro • Underskrivet Form C samt ev. Certificate on the Financial Statement (CFS) till koordinatorn • EC ska ha CFS och Form C inom 60 dagar efter redovisningsperiodens slut

25. Redovisas elektroniskt via SESAM: http://webgate.ec.europa.eu/sesam • Ekonomisk rapportering • Faktiska kostnader redovisas i efterhand • Rapportering sker alltid i euro! • Lönedelarna (living-mobility, travel, career allowance: A-B-C) skall redovisas exakt! EU kräver att forskaren får sina schablonbelopp utbetalda till 100% och kontrollerar detta noggrant. • Dvs en reglering måste senast göras i samband med slutredovisning. • Övriga kostnader är takbelopp.

26. Form C

27. Adressuppgifter till Ernst&Young AB

28. People - Marie Curie projekt inom alla vetenskapsområden • Projekt för ökad mobilitet bland forskare (doktorander, post. doc, seniora forskare) • Möjligt söka från alla fakulteter • Forskare anställs från 3 månader – 3 år • Projekttiden max. 4 år • Nätverksprojekt och enskilda post.doc.-tjänster GU i dagsläget: • FP6: 14 projekt, mellan 1-12 st Marie Curie - forskare i varje projekt. • FP7: 9 godkända projekt hittills

29. A B C Pengar för anställd forskare A-B-C = lön Pengar till ”host. organisation”, dvs inst. vid GU Alla belopp A-B-C är inklusive sociala avgifter (LOP) och skatt! Institutionen måste betala det exakta beloppet enligt ”Marie Curie rates” eller mer.

30. Lön och lönetillägg Ersättning till anställd Marie Curie-forskare består av fyra olika delar, alla fastställs genom schablonbelopp av Europeiska Kommissionen. På samtliga lönedelar gäller (i dagsläget) vanlig svensk skattelagstiftning och ordinarie löneavgifterna (LOP) dras, inklusive semestertillägg. A Monthly Living Allowance (lön) Månadslön, beror på forskarens erfarenhet. lönekonto 4025 Mobility Allowance (utlandstillägg) Månadsvis ersättning för extra omkostnader som uppkommer vid utlandsvistelse, bidragets storlek beror på familjesituation. lönekonto 40252 B Travel Allowance (ersättning för resor till och från hemlandet) Ersättning som baseras på avståndet till hemlandet. Betalas med den första lönen, om anställningen 13-24 månader ges två resebidrag och den andra utbetalningen sker med lönen i den 13e månaden etc. lönekonto 40251 D Career Exploratory Allowance (medel för karriärutveckling) Utbetalas i månad 13 som klumpsumma för de flesta MC forskare anställda längre än 12 månader. lönekonto 40253

31. Löneberäkning

32. Agreement - avtal med forskaren Avtal skrivs mellan GU och forskaren utifrån EUs löneschablonen (förbereds av forskningsservice). Alla belopp inkluderar LOP och skatter

33. Redovisas elektroniskt via SESAM: http://webgate.ec.europa.eu/sesam • Ekonomisk rapportering • Faktiska kostnader redovisas i efterhand • Rapportering sker alltid i euro! • Lönedelarna (living-mobility, travel, career allowance: A-B-C) skall redovisas exakt! EU kräver att forskaren får sina schablonbelopp utbetalda till 100% och kontrollerar detta noggrant. • Dvs en reglering måste senast göras i samband med slutredovisning. • Övriga kostnader är takbelopp.

34. Projektstödför FP7 • http://www.gu.se/forskninginnovation/forskningsservice/EU-finansiering/FP7/FP7_projektrutiner/