Rôle de l’information stratégique dans la prise de décision / Utilisation de l’information

1. Rôle de l’information stratégique dans la prise de décision / Utilisation de l’information Suivi et Evaluation des programmes de Santé au niveau du district: applications pratiques- CESAG- Dakar, Sénégal  Du 14 Juin au 02 Juillet 2010

2. Introduction 1/2 • L’utilisation des données pour la prise de décisions est l’objectif final du S&E; • Elle permet d’être critique, d’opérer des choix judicieux et de planifier sur des bases factuelles;

3. Introduction 2/2 • Dans nos régions où les besoins sont importants et les ressources limitées, les décisions de politique et de programmes doivent produire le meilleur résultat possible; • Malheureusement la prise de décisions complètement fondée sur des preuves est rare;

4. Objectif général L’objectif général du module « Rôle de l’information stratégique dans la prise de décision » est d’améliorer le niveau d’utilisation de l’information dans la prise de décision.

5. Objectifs spécifiques A la fin de ce module, les participants doivent être capables de: • Définir les concepts et les objectifs de la communication et de l’utilisation de l’information; • Identifier les barrières à la communication et à l’utilisation de l’information; • Analyser l’environnement de la prise de décisions et le rôle de l’information dans la prise de décisions; • Proposer des stratégies pour améliorer l’utilisation de l’information; • Communiquer de l’information.

6. Plan de la séance • Concepts clés; • Barrières à l’utilisation de l’information; • Environnement de la prise de décision; • Stratégies pour améliorer l’utilisation de l’information; • Communication de l’information;

7. Définition de concepts

8. Donnée vs Information • Une donnée est un élément fondamental sur lequel se bâtit un raisonnement, une recherche ou une étude; • Les données se réfèrent souvent aux données brutes ou informations non traitées, • Une information est un ensemble de données traitées portant sur un sujet précis et présentées dans un contexte particulier; par ex. un contexte de prise de décisions.

9. Information stratégique • Terme le plus souvent utilisé par les programmes PEPFAR; • Englobe les aspects de suivi-évaluation, de surveillance, et de renforcement des systèmes de gestion de l’information sanitaire; • Reflète le caractère stratégique de la prise de décision concernant les programmes et les financements;

10. Demande de Données et Utilisation de l’informations(DDUI) Une approche systématique qui utilise les meilleures pratiques et outils appropriés pour aider à augmenter la demande des données sanitaires de haute qualité et s’assurer que les informations provenant de ces données sont utilisées dans le processus de prise de décisions guidées par l’évidence (preuves concrètes).

11. Environnement de la prise de décisions

12. Pourquoi disséminer et utiliser des informations du S/E? • Pour renforcer les programmes et améliorer les résultats; • Donner un feed-back aux parties prenantes; • Engager toutes les parties prenantes; • Responsabiliser chaque partie prenante et la nécessité de fournir des rapports et de rendre des comptes ; • Plaider pour des ressources si nécessaire; • Éclairer les politiques; • Contribuer aux leçons apprises sur le plan national et mondial;

13. Barrières à l’utilisation de l’information • Exercice 1 • Avez-vous déjà utilisé des données du S/E? • Quelles barrières avez-vous rencontrées dans l’utilisation de l’information? • Comment rendre les informations plus pertinentes pour leur utilisation?

14. Déterminants de l’utilisation de l’information • Aspects techniques • Compétences techniques (capacité de collecte et analyse de données), disponibilité des ordinateurs, existence de systèmes d’information; • Aspects organisationnels et structurels • Organisationnel (clarté des rôles, soutien à la collecte de données, circulation de l’ information, culture organisationnelle); routes, télécommunications • Aspects individuels: attitudes/motivations des décideurs, motivation du personnel de collecte;

15. Le processus de prise de décisions Décider, c'est choisir, parmi plusieurs actes possibles, celui qui apparaît comme le plus pertinent pour atteindre un résultat envisagé, dans un délai jugé souhaitable et possible, en utilisant au mieux les informations et les ressources disponibles.

16. Processus de prise de décisions • La prise de décisions fondée sur des preuves est un processus par lequel les décisions en santé publique sont prises à partir de données utilisées de manière transparente et informées • et qui incluent la consultation des parties prenantes à chaque fois que cela est possible.

17. Le processus de prise de décisions • La prise de décisions est un processus de choix parmi plusieurs alternatives à partir d’informations pertinentes; Discussion Quelles décisions avez-vous eu à prendre dans votre travail? Quelles informations vous ont permis de prendre ces décisions?

18. Le processus de prise de décisions • Qui prend les décisions? • Quand et comment les décisions sont prises? • Quelles informations sont nécessaires et disponibles? • Quel est mon rôle dans la prise des décisions? • Sur quoi prendre la décision? • Le niveau et l’étendue de la décision ?

19. Qu’est-ce qui influence la prise de décision? • Le pouvoir et l’influence; • La période/moment de la prise de décisions; • La corruption; • L’idéologie politique; • L’ arbitraire; • L’opinion publique …..

20. Environnement de la prise de décisions CULTURE APPROCHE TECHNIQUE APPROCHESYSTEMES SOCIETE POLITIQUE COMPORTEMENT INDIVIDUEL La prise de décisions intervient dans des contextes socio-politique et culturel définis

21. Les parties prenantes peuvent inclure… • Les bailleurs; • Les agences d’exécution des projets; • Les bénéficiaires; • Les gestionnaires des programmes • Les décideurs de politiques; • Journalistes/Médias; • Votre superviseur et vos collègues; • Le Secteur privé; • Autres

22. Les parties prenantes (suite) Trois types de parties prenantes: • Bénéficiaires (PVVIH, jeunes, femmes, OEV……) • Agents d’exécution des programmes (infirmières/sage femmes, médecins, personnel des ONG, gestionnaires des programmes) • Décideurs de politiques (ministères gouvernementaux, bailleurs ou groupe de bailleurs, administration hospitalière)

23. Différences entre parties prenantes • Les parties prenantes diffèrent selon: • Ce qu’ils veulent atteindre (buts/motivations), comportements, compétences, ressources; • Les informations disponibles pour appuyer leurs décisions; • Les parties prenantes peuvent considérer le même type de données et informations … et arriver à des conclusions et décisions différentes;

24. Types de décisions • Conception de politiques, planification et plaidoyer; • Conception et renforcement des Programmes; • Gestion et opérations des programmes;

25. Le processus de DDUI

26. Cadre Conceptuel de DDUI

27. Le processus de DDUI 5 grandes étapes: • Identification du problème; • Evaluation de la situation (demande et offre); • Identification des opportunités stratégiques (circuit de l’information, parties prenantes); • Elaboration d’une stratégie; • Application et évaluation de la stratégie.

28. Evaluation de la Situation de DDUI • DDUI = Une approche systémique • Les outils pour évaluer la situation en DDUI identifient les opportunités pour accroître la demande et l’utilisation des données

29. Etape2: Diagnostic de la demande et disponibilité des données Faible Demande / Utilisation Plus fort

30. Discussion • Dans les 4 situations décrites dans la matrice de l’offre et de la demande, quelles stratégies préconisez-vous pour améliorer l’utilisation de l’information?

31. Elaboration d’une stratégie

32. Elaboration d’une stratégie

33. Elaboration d’une stratégie

34. Elaboration d’une stratégie

35. Offre de données Faible Renforcée Faible Demande de données et Utilisation de l’ Information Renforcée Stratégies d’intervention en DDUI: Matrice de l’Offre et de la Demande Nigéria, secteur éducation: Les données sur les écoles et les étudiants sont pauvres ou non existantes et le Ministère Fédéral de l’Éducation n’utilise pas le peu d’information qui existe. Mozambique, VIH/SIDA: Les estimations de la prévalence et projections d’impact du VIH sont régulièrement collectées et largement diffusées mais pas utilisées pour guider l’allocation des ressources Afrique du Sud: Le Système d’Information Sanitaire est établi dans tous les districts et adapté pour répondre aux différents besoins en information au niveau local Egypte: Les données sont collectées régulièrement à travers des enquêtes et le système d’information sanitaire de routine et sont utilisées par le MPS. Nigeria, VIH/SIDA: Les données de surveillance sentinelle existent mais les informations de routine sur la santé et les patients manquent. La demande d’ informations est grande et le Comité d’Action Nationale sur le HIV/SIDA utilise n’importe quelles données à sa disposition pour faire le plaidoyer et suivre les activités. Adapted from C. Scott, “Measuring Up to the Measurement Problem: The role of statistics in evidence based policy-making”. Prepared for Paris 21, 2005.

36. Fiche d’évaluation préliminaire de la situation de DDUI • Technique: • Est-ce que les utilisateurs savent les données qu’ils veulent? • Y a-t-il des contraintes de traitement de données? • Organisationnel: • Est-ce que toutes les parties prenantes ont accès aux données? • Est-ce que les canaux de circulation des données sont clairs et suivis? • Individuel: • Est-ce que les parties prenantes donnent une importance aux données quand ils prennent des décisions? • Est-ce que le personnel de santé publique est formé dans l’analyse des données?

37. Identification d’opportunités stratégiques Ce sont des portes d’entrée en DDUI: • Engagement des parties prenantes; • Calendrier des décisions ou plan d’utilisation des données; • Cartographie de l’utilisation de l’information;

38. Considérer les portes d’entrée Source de données Décideurs Décisions

39. Déterminer les “Portes d’entrée” • Quelles décisions, données, ou parties prenantes sont impliquées? • Y a-t-il un SISR ou des types de données spécifiques de S/E ou des résultats saillants de recherche disponibles? • Y a-t-il un problème ou question particuliers ou un ensemble de décisions qui doivent être prises? A quels niveaux? • Y a-t-il un besoin de compétences en DDUI ou des informations particulières pour prendre des décisions spécifiques? A quel niveau?

40. Plan d’Utilisation des données

41. Communication des données et de l’information du S&E

42. La communication de l’information comprend le « Feedback » Pourquoi insister sur un système de feedback? • Maintenir l’intérêt et le sentiment d’inclusion des parties prenantes en S&E; • Valider le budget et les résultats en S&E; • Motiver les partenaires et agents de collectepour un recueil de données amélioré; • Augmenter l’ensemble des connaissances collectives; • Le feedback doit être systématique pour être efficace;

43. Pourquoi les informations sont difficiles à communiquer?

44. Pourquoi les données sont difficiles à communiquer? 1/2 • Les questions techniques sont importantes mais parfois ennuyeuses; • Les décideurs sont très occupés et parfois distraits…. • Les administrateurs de programmes semblent avoir une vision étroite des choses;

45. Pourquoi les données sont difficiles à communiquer? 2/2 • Les personnes chargées de la mise en place des programmes sont trop occupées; • Les aptitudes en communication des techniciens des données peuvent laisser à désirer; • Les aptitudes en analyse des données des communicateurs peuvent laisser à désirer;

46. Communiquer l’information du S&E Le personnel deS&E doit pouvoir communiquer avec les administrateurs et les agents d’exécution des programmes afin de: • Expliquer les indicateurs • conception • interprétation • signification des changements de valeurs • Expliquer les données • processus de rassemblement • processus de calcul • Qualité • Formuler des conclusions et recommandations

47. Que faire pour une communication efficace?

48. Les éléments à considérer pour une communication efficace Connaissance de l’audience: contexte et parties prenantes(attentes et exigences); Bonne préparation de la communication: Données pertinentes et fiables; Données bien organisées; Objectifs de communication clairs; Choix d’une stratégie de communication adaptée à l’audience;

49. Connaissance de l’audience: les parties prenantes Trois cibles possibles dans l’audience: • Primaire: qui peut influencer directement les politiques; • Secondaire: qui peut influencer les décideurs; • Opposition: qui peut être un obstacle;

50. Divergences entre parties prenantes • Voient les activités différemment selon leurs perspectives ; • Ont des degrés de compréhension différents; • Ont des besoins en informations différents; • Ont des centres d’intérêt différents ;