Planer og visjoner for administrasjon og organisasjon Innlegg på Randsvangen 7. november 2008

1. Planer og visjoner for administrasjon og organisasjon Innlegg på Randsvangen 7. november 2008 Grete Svensen

2. Interne konsekvenser av eksterne rammebetingelser – hva gjør vi? (jfr Ann-Heléns innlegg) • Administrative rutiner må ivareta eksterne krav til rapportering og forvaltning • Personalpolitikken må være i overensstemmelse med regler og normer i arbeidslivet forøvrig

3. Gjennomgang av administrasjon og fellestjenestene ved Pharos • Bakgrunn: • Administrasjonen og fellestjenestene hadde i motsetning til forskerne ikke hatt en organisasjonsgjennomgang • Hjelp til å identifisere forbedringspunkter: er det oppgaver som ikke blir løst, blir ressursene utnyttet effektivt og hvordan fungerer forholdet til NOVA m.h.t. fellestjenestene

4. Administrative rutiner – Arkiv og postrutiner • Økte krav til dokumentasjon og forsvarlig saksbehandling • Arkiv: historisk og løpende arkiv • Assistanse av Riksarkivet ved Linda Holmås og av Sven (for det historiske arkivet)

5. Administrative rutiner - Prosjektoppfølging • Svakheter ved dagens prosjektoppfølging: for mye blir ryddet opp i i etterkant • Behov for økt bemanning – understøttes av Pharos • Timeregistrering (krav i bokføringsloven): oppstart i begynnelsen av 2009

6. Administrative rutiner – omlegging av web • Informasjonsavdelingen legger om web. • Langsiktig ”drøm”: Helhetlig prosjektstyringsverktøy til hjelp for både forskere og administrasjon.

7. Administrative rutiner - prosjekthåndbok • Oppdragsgivere etterspør system for kvalitetssikring: Vi vil som et første steg når webomleggingen er avsluttet utarbeide en prosjekthåndbok

8. Økonomi og forvaltning • Bygningsmassen: Multiconsults rapport ang rehabiliteringsbehov. Foreslåtte strakstiltak er gjennomført. • Pensjoner: Systemet er lite transparent. Vi arbeider med å forstå det og å påvirke rammebetingelsene for det. Utgiftsutviklingen bestemmes av eksterne og interne faktorer. Viktigste enkeltfaktor: lønnsutviklingen. • Utviklingen av bygg og fellestjenester avhenger av NOVAs planer.

9. It-strategi • ISF og NOVA samarbeider om å få utarbeidet en It-strategi ved hjelp av Pharos og Gartner group. Første ledd: avklare framtidig organisering mellom ISF og NOVA. Deretter: en egen It-strategi for ISF.

10. Personalpolitikk for administrasjonen og fellestjenestene • Pharos-rapporten påpeker behov for en viss skjerming av medarbeidere i administrasjonen. Noen medarbeidere er svært eksponert. • Pharos-rapporten påpeker også at kompetanseoppbygging eksternt har vært ujevnt fordelt.