HASTALIK RAPORUNUN SAĞLIK İZNİNE ÇEVRİLMESİ İŞ AKIŞI

1. İÇ DENETİM KONTROL ÇALIŞMASI İŞ AKIŞ ŞEMALARI AYLIK EK DERS ÜCRETİ ÖDEME İŞ AKIŞI HASTALIK RAPORUNUN SAĞLIK İZNİNE ÇEVRİLMESİ İŞ AKIŞI YÖNETİCİ, ÖĞRETİM ELEMANI VE MEMURLARI DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI BÖLÜM BAŞKANI SEÇİMİ VE ATANMASI İŞ AKIŞI F1 FORMU İŞ AKIŞI DERS TELAFİSİ İŞ AKIŞI HUSUSİ DAMGALI YEŞİL PASAPORT KİMLER VE NASIL ALABİLİR İŞ AKIŞI EĞİTİM –ÖĞRETİM ÖDENEĞİ İŞ AKIŞI SÜRELİ YAZILAR İŞ AKIŞI F2 FORMUNUN HAZIRLANMASI İŞ AKIŞI ANABİLİM DALI BAŞKANI SEÇİMİ VE ATANMASI İŞ AKIŞI ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI BÖLÜM BAŞKANI SEÇİMİ VE ATANMASI İŞ AKIŞI ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI FAKÜLTE YÖNETİM KURULUNA DOÇENT TEMSİLCİ ÜYE SEÇİMİ İŞ AKIŞI Bilgi DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA BİNA BAKIM VE ONARIM İŞİ İŞ AKIŞI Slayt Gösterisi için F5 i tıkla FAKÜLTE KURULUNA PROFESÖR TEMSİLCİ ÜYE SEÇİMİ İŞ AKIŞI Teşekkürler…! SÜREKLİ VE GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU ÖDEMELERİ İŞ AKIŞI BİTLİS EREN ÜNİVERSİTESİ FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ İÇ DENETİM KONTROL ÇALIŞMASI / BİTLİS - OCAK 2013

2. HASTALIK RAPORUNUN SAĞLIK İZNİNE ÇEVRİLMESİ İŞ AKIŞI İdari personel raporu mu? Rapor ön yazı ile Dekanlığa gönderilir. Rapor Bölüm Başkanlığına verilir Rapor sağlık iznine çevrilmek üzere Rektörlük Makamına gönderilir. Rapor EN KISA SÜREDE Dekanlığa verilir. Onaylanan rapor özlük hakları için tahakkuk bürosuna gönderilir. Sağlık izin onayı Dekanlığa gönderilir. Gelişme ödeneğinin tamamı ödenir Akademik personel raporu mu ? Sağlık izin onayı Dekanlığa gönderilir. Yıl içinde alınan rapor toplamı 30 günü aştı mı İdari rapor heyet mi ? Yan ödeme ve özel hizmet tazminatında kesinti yapılmaz Akademik personelin 30 günü aşan süreler için geliştirme ödeneği kesilir Bir yılda alınan raporların toplamının 7 günü aşan kısmı için kesinti yapılır.

3. BÖLÜM BAŞKANI SEÇİMİ VE ATANMASI İŞ AKIŞI Anabilim Dalı Başkanları 15 gün içerisinde Bölüm Başkanı adayını yazılı olarak Dekana sunar Bölüm Başkanını belirlemek üzere, Dekan tarafından Bölümdeki Anabilim Dalı Başkanlarının yazılı görüşleri istenir Bölüm Başkan adayının başka idari görevi var mı? Bölüm Başkanı atama onayı Rektöre sunulur Dekan, Anabilim Dalı Başkanlarının yazılı görüşlerini dikkate alarak Bölüm Başkan Adayını belirler EVET HAYIR Dekan Bölüm Başkanını atar Rektörün onayından sonra Bölüm Başkanı atanarak, görevine başlar. Atama Rektörlüğe ve Bölüm Başkanlığına bildirilir

4. F1 formuna öğretim elemanı ile ilgili bilgileri, varsa idari görevinizi, o dönemde vereceğiniz teorik ve uygulamalı dersler ile seminer, uygulama, yüksek lisans ve doktora tez yönetimi, bitirme çalışması gibi diğer faaliyetleri kendi fakültenizden başlayarak kodu ve adı ile yazın. Derse yazılan öğrenci sayısı, derslerin verildiği Fakülte, ders saatleri, akademik takvime göre yapılacak ara sınav sayısını belirtilir. Teorik ve dersler ve diğer faaliyetlerin toplamını Ders Yükü sütununa yazın. Yasal Yük sütununa öncelikli olarak kendi fakültenizde verdiğiniz teorik derslerden başlayarak yasal yükünüz dolana kadar yazılır. F1 FORMU İŞ AKIŞI Formlar Doğru mu ? F1 formunu düzeltilmek üzere öğretim elemanına gönderilir. Varsa ikinci öğretim derslerini de yazdıktan sonra F1 formunu elde ya da elektronik ortamda Bölüm Sekreterine gönderilir. Yasal yük düşüldükten sonra kalan saatleri Ödenecek Saat sütununa yazarak Örgün Öğretim toplamını alınır. HAYIR EVET F1 formunu öğretim elemanına ve Bölüm Başkanına imzalatılır. Dekanlık Tahakkuk birimine gönderilen F1 formları FYK na göre kontrol edilir. Formlar Doğru mu ? F1 formlarını düzeltilmek üzere Bölüm Başkanlığına gönderin. Ek ders ödenme sürecini Başlatılır. Dekan F1formlarını imzalar. EVET HAYIR

5. HUSUSİ DAMGALI YEŞİL PASAPORT KİMLER VE NASIL ALABİLİR İŞ AKIŞI Devlet memuru 1.2. ve 3. derece kadrolardan birine atanmış mıdır ? Resimlerin üzeri mühürlenmiş, yetkilendirilmiş kişilerce imzalanmış olan form dilekçe yanında çalıştığı kurumu ve kadro derecesini gösteren mühürlü resmi yazı ve yetkilendirilen kişileri ve imza örneklerini gösteren belgeyi alarak Emniyet Müdürlüğün Pasaport Şube Müdürlüğüne verin. Kendiniz eşiniz 18 yaşından küçük çocuklarınız için http://www.bitliseren.edu.tr/ adresinden matbu yeşil pasaport talep formunu indirin. Formun ilgili kısımlarını bilgisayar ortamında eksiksiz olarak doldurun. Arakalı önlü olacak şekilde çıktısını alın ve imzalayın. Forma son 6 ayda çekilmiş biyometrik bir resminizi yapıştırarak Personel Dairesi Başkanlığına verin. EVET HAYIR Bu dereceli kadrolara atanmamış hususi damgalı yeşil pasaport alamaz Yeşil Pasaport çıkartanlar 4 adet biyometrik fotoğraf, TC Kimlik numaralı , nüfus cüzdanının aslı ve belirlenen pasaport cüzdan bedelinin yatırıldığına dair makbuz ya da dekont ve varsa daha önce alınmış pasaportların pasaport şube müdürlüğündeki görevliye verilir. Birinci ikinci üçüncü dereceli kadroların birinden emekli olan istifa ederek ayrılan memurları yeşil pasaport alabilir. Aynı dereceli kadrolardan birinde çalıştıkları sırada vefat edenlerin dul eşlerine başkası ile evlenmemiş olması şartıyla pasaport verilir. Memurlar birlikte yaşayıp öğrenimlerine devam eden bekar ve iş sahibi olmayan çocuklar 25 yaşını doldurana kadar, 18 yaşından büyük olsa dahi memurun yanında yaşayan bekar, işsiz, aynı zamanda bedensel zihinsel, zihinsel ve ruhsal özürlerinden en az biri nedeniyle sürekli bakıma muhtaç durumda olduğu resmi sağlık kurumlarından alınacak sağlık kurulu raporu ile belgelenen çocuklar hususi damgalı yeşil pasaport alabilir. 18 yaşından büyük çocuk okuyor ya da bakıma muhtaç mı ? Birinci, ikinci ve üçüncü dereceli kadroların birinde çalışırken emekli olan, istifa eden, yeşil pasaport alabilir mi ? EVET Pasaport Şube Müdürlüğündeki görevli memura parmak izlerinizi verin. Fotoğraf ve diğer bilgiler bilgisayar ortamına aktarıldıktan sonra size verilen çıktıkları ilerde kullanmak üzere saklanılır Normal Süreç İşler EVET HAYIR HAYIR 18 yaşından büyük okumayan ,işsiz ve bekar çocuklar ailesi ile birlikte olursa dahi anne ya da babanın haklarından yararlanarak yeşil pasaport alamaz. Pasaport Şube Müdürlüğünde 5 yıl süreli “çipli” hususi damgalı yeşil pasaportunuzu imza karşılığı alınır.

6. SÜRELİ YAZILAR İŞ AKIŞI Ayda bir üç ayda bir, altı ayda bir ya da bir yılda bir kez yazılan yazı, hazırlanması istenen plan, rapor, görevlendirilmesi gereken kurul, komisyon, süre uzatımı gibi işlemler için “SÜRELİ YAZILAR TAKİP ÇİZELGESİ” düzenlenir. Süresi gelen yazı ya da çalışma hazırlanır. Hazırlanan çalışma ve ekleri şube müdürü fakülte sekreteri ve ilgili dekan yardımcısı tarafından incelenir. Yazılar dekan tarafından imzalanır. Yazı ve ekleri kontrol edilerek, giden evrak numarası verilir. Evraklar posta görevlisi ile kurum kişi ya da birimlere teslim edilir, postalanır, elektronik ortamda gönderilir. Yazının ikinci nüshası ve ekleri, varsa posta gönderisi ile birlikte dosyalanır

7. ABD başkan olarak atanabilecek öğr.üyesi veya öğr. Görevlisi en çok iki kişi mi ? ANABİLİM DALI BAŞKANI SEÇİMİ VE ATANMASI İŞ AKIŞI Anabilim dalı başkan seçim süreci başlatılır. O.DEKAN Başkan, Dekan tarafından belirlenir. İ.DEKAN Seçim için,üye sayısı kadar mühürlü oy pusulası ve zarf hazırlanır. Eşitlik ihtimaline karşı yeteri kadar oy ve zarf yedekte bekletilir. Anabilim dalında görevli Profesör , Doçent, Yardımcı Doçent ve Öğretim Görevlileri Dekanlık tarafından toplantıya çağrılır. H 1.turda salt çoğunluğu sağlayan var mı ? Seçime üye tam sayısının yarısından bir fazlası katıldı ? Üyelere seçimin yapılacağı yer, tarih ve saat yeniden bildirilir. İkinci tura geçilir. H E H 2. turda salt çoğunlu sağlayan aday var mı ? 2. Turda seçime katılan üye sayısı yeterli mi ? Seçim tamamlanır, sonuç bir tutanakla Dekanlığa bildirilir. E H E H O.DEKAN Dekan seçime katılan üye sayısının yarısından bir fazlasının oyunu alan adayı Anabilim Dalı Başkanı adayı olarak seçilir. Üyelere seçimin yapılacağı tarih yeniden bildirilir. Üçüncü Tura geçilir 3. turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı ? 3. turda seçime katılan üye sayısı yeterli mi ? Dekan salt çoğunluğa bakmadan en çok oyu alan adayı anabilim dalı başkan adayı olarak belirler. E O.DEKAN O.DEKAN E H H Salt çoğunluğa bakılmadan oyu alan aday, Dekan tarafından başkan adayı olarak belirlenir. Dördüncü Tura geçilir 5. turda alınan oylar eşit mi ? Üyelere seçimin yapılacağı tarih yeniden bildirilir. H 4. turda alınan oylar eşit mi ? 4. turda seçime katılan üye sayısı yeterli mi ? E H Belirlenen adayın ikinci bir görevi var mı ? E E O.DEKAN E Beşinci Tura geçilir Rektör anabilim dalı başkanını atar Dekan anabilim dalı başkanını atar. Atama rektörlüğe ve ilgili bölüme bildirilir. H Dekan eşit oy alanlardan birini anabilim dalı başkanı olarak belirler Oylama evraklarının tutanak ve yapılan yazışmaların bir sureti seçilen başkanın özlük dosyasına konur O.DEKAN

8. BÖLÜM BAŞKANI SEÇİMİ VE ATANMASI İŞ AKIŞI Bölüm Başkanını belirlemek üzere . Dekanlık tarafından bölümdeki anabilim dalı başkanlarının yazılı görüşleri istenir. Dekan anabilim dalı başkanlarının yazılı görüşlerini dikkate alarak bölüm başkanlarını belirler. Bölüm başkanı adayının ikinci bir idari görevin var mı ? Dekan, Bölüm Başkanını atar, Rektörlük makamına ve bölüme bildirir. Bölüm başkanı atama onayı rektöre sunulur. HAYIR EVET Rektörün onayından sonra bölüm başkanı atanarak, görevine başlar.

9. ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI O.DEKAN Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayet dilekçesine ekleyerek bölüm başkanlığına verir. İ.BB Disiplin amiri olan Dekan, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. Bölüm başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekinde dekanlık makamına iletir. Savunmaların alınmasından sonra şüpheli/şüphelilerin ceza durumunu öğrenci işleri daire başkanlığından yazılı olarak istenir. Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla ilgili süpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi ? Soruşturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir . Dekanlık olurundan sonra soruşturma devam eder. Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır. Gerekirse yeni tanıklar dinlenir. Soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. Soruşturma sürdürülür. E K.SORUŞTURMACI K.DEKAN Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren “soruşturma Raporunu” hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Dekanlık makamına gönderilir. Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor. Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu gündemine alınır. Dekan soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere, FYK Üyelerinden birini raportör olarak tayin eder H Önerilen ceza uyarma, kınama veya bir haftadan bir aya kadar uzaklaştırma cezalarından biri mi ? Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu gündemine alınır. Raportör, dosyada eksik tespit etti mi ? Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Dekanlık makamına verir. H O.DEKAN Disiplin kurulu, soruşturmacının önerdiği cezayı kabul veya reddedebileceği gibi, başka bir disiplin cezasıda verebilir. O.DEKAN E K.RAPORTÖR Ceza doğrudan Dekan tarafından verilir. E Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayin edilerek eksiklikler tamamlanır. İ.DEKAN Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra dosya rektörlük makamına gönderilir. Ceza öğrenciye tebliğ edilir ayrıca öğrencinin ailesine YÖK’e ilgili kuruluşlara bildirilir. .

10. Dekan, Fakülte Yönetim Kuruluna Doçent temsilci üye seçmek üzere Fak. Kurulu Üyelerini toplantıya davet eder. Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısı kadar mühürlü oy pusulası ve zarf hazırlanır. FAKÜLTE YÖNETİM KURULUNA DOÇENT TEMSİLCİ ÜYE SEÇİMİ İŞ AKIŞI İ.DEKAN Seçime üye tamsayısının yarıdan bir fazlası katıldı mı ? Seçim, bir sonraki Fakülte Kurulu toplantısında yapılır Oylar sayılarak sonuç açıklanır. EVET HAYIR İlk turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı ? O.DEKAN Dekan seçimine katılan üye sayısının yarısından bir fazlasının oyunu alan adayı Yönetim Kurulu üyesi olarak atar. Beşinci tur sonunda da oyların eşit çıkması hallinde Dekan, eşit oy alanlardan birini doçent temsilci üye olarak atar. EVET HAYIR O.DEKAN Atama, Bölüme seçilen ve Rektörlüğe yazı ile bildirilir. İkinci tura geçilir. İkinci turda salt çoğunluğu sağ layan aday var mı ? Oy pusulaları, tutanak, yapılan yazışmaların bir sureti seçilen üyenin özlük dosyasına konur EVET O.DEKAN HAYIR EVET 5. turda alınan oylar eşit mi ? Dekan salt çoğunluğa bakmadan en fazla oyu alan adayı Anabilim D.Bşk.nı olarak atar. Üçüncü tura geçilir. HAYIR Üçüncü turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı ? EVET HAYIR Dördüncü turda adayların aldığı oylar eşit mi ? HAYIR EVET Beşinci tura geçilir. EVET Dördüncü tura geçilir.

11. Yapılmak istenen bakıjm ve onarım işi ile ilgili Yapım İşleri Teknik Daire Başkanlığı ndan yapı ile ilgili keşif yapılması ve maliyetinin hesaplanması istenir. Planlanan işin maliyeti, doğrudan temin yoluyla yapılabilecek parasal limit içerisinde ise sürecin başlatılması için toplanan bilgiler (Keşif raporu, plan, teknik şartname yerinde inceleme gibi maaliyetli etkileyecek her unsuru) satın alma birimine gönderilir. Bütçe Kaleminde yeterli ödenek var mı ? Ödenek aktarımı ya da ek ödenek istenir. HAYIR EVET İ.DEKAN-F.SEK Gelen ödenek bütçe kalemine kaydedilir. Harcama Yetkilisi,piyasa araştırması yapacak ve alımı gerçekleştirecek görevli veya görevlileri belirler, bu görevlendirme ilgilelere duyrulur. Onay Belgesi incelendikten sonra gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Onay Belgesi giden evrak defterine kaydedilir. İhale onay belgesi hazırlanır. Bu belgede, tarih ve sayı, işin tanımı, niteliği, işin miktarı, kullanılabilir. Ödenek miktarı, bütçe tertibi belirtilir, bakım ve onarımla ilgili açıklama yapılır ve piyasa fiyataraştırması yapacak görevli personelin adı soyadı ve ünvanı yazılır. K.DEKAN Bakım ve onarım işi ile ilgili gelen teklifler ve piyasa araştırması için görevlendirilen personelin verdiği bilgiler doğrultusunda Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı düzenenerek görevliler ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Bakım ve onarım işi ile ilgili gelen teklifler ve piyasa araştırması için görevlendirilen personelin verdiği bilgiler doğrultusunda Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı düzenenerek görevliler ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. K.DEKAN O.DEKAN İşin yapımını denetleyen teknik eleman, idareden sorumlu ve yükleniciden oluşan üç kişilik bir heyet iş bitiminde gerekli kontrolleri yaparak , sözleşmede yeralan hükümlerin yerine getirildiğini onaylar ise işi teslim alır ve “Onarım Kabul Tutanağı”nı imzalar. Yüklenici işi sözleşmede belirtilen zamanda bitirdi mi ? Sözleşme imalandığı gün, işin yapımı ve kontrolünü denetleyecek teknik eleman ve idareden bir sorumlu “Onarım işine ait yer Teslim Tutanağı” ile yüleniciye işi teslim eder, tutanak taraflarca imzalanır. EVET K.Y İŞLERİ K.YT.K YETK. HAYIR Satın Alma Birimi KDV hariç 2000 lirayı aşan onarımlar için “Vergi Borcu Yoktur” kağıdı, fatura, onay belgesi, yaklaşık maliyet, sözleşme, yer teslim tutanağı, kabul tutanağı, keşif bilgileri, yapılan yazışmalar gibi satın alma ile ilgili tüm belgeleri yönetmeliğe uygun olarak düzenler ve “Tahakkuk Birimi” ne gönderir. Sözleşmede yeralan ve yasanın emrettiği diğer cezai hükümler uygulanarak bakım ve onarım işi iptal edilir. Eksiklik tamamlandı mı ? EVET HAYIR İ.FAK.SEK. Gerçekleştirme Görevlisi, ödeme emri ve ekindeki belgeleriyetkilelerim imzalarının tamam olması, mevzuata uygunluğu, maddi hata olup olmadığı, yüklenici firmeye ait bilgilerin doğruluğu bakımından inceledikten sonra, “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” kaşesi basarak imzalar. DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA BİNA BAKIM VE ONARIM İŞİ İŞ AKIŞI Tahakkuk Biriminde bakım ve onarım işi ile ilgili ödeme emri belgesi düzenlenerek , Gerçekleştirme Görevlisine gönderilir. Harcama Yetkilisi tarafından da imzalanan ödeme emri belgesi ve ekleri tahakkukçu tarafından imzalandıktan sonra Takhakkuk Evrakı Teslim Belgesi” ile ödeme yapılmak üzere Stj. Gel.Daire Başkanlığına gönderilir. Str. Gelş. Dair Bşk. lığı Muh. Birimi tarafından alınan evrak bu dairenin iş akışına göre işlenerek ödeme gerçekleşir. O.DEKAN

12. FAKÜLTE KURULUNA PROFESÖR TEMSİLCİ ÜYE SEÇİMİ İŞ AKIŞI Seçim yapmak üzere, kadrolu profesör öğretim üyeleri Dekanlık tarafından toplantıya davet edilir. Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısı kadar mühürlü oy pusulası ve zarf hazırlanır İlk turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı ? Seçime üye tamsayısının yarıdan bir fazlası katıldı mı ? Seçim dekanın belirleyeceği gün ve saatte tekrarlanır İkinci tura geçilir HAYIR HAYIR EVET İkinci turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı ? Seçim sonucu rektörlüğe bildirilir. Oy pusulası, tutanaklar, yapılan yazışmalar birer örneği seçilen adayın dosyasına konur. EVET Seçim sonucu katılanların düzenleyeceği bir tutanakla Dekanlığa Bildirilir. Seçilen Profesör adayı kurul toplantısına katılmaya başlar. HAYIR Üçüncü tura geçilir HAYIR Dekan seçimine katılanların salt çoğunluğa bakmadan en fazla oyu alan adayı Fakülte Kurulu Profesör Temsili Üyesi olarak atar. üçüncü turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı ? Dördüncü turda adayların aldığı oylar eşit mi ? EVET HAYIR HAYIR Beşinci turda alınan oylar eşit mi ? EVET HAYIR Seçilen Profesör adayı kurul toplantısına katılmaya başlar. EVET Dördüncü tura geçilir Beşinci tura geçilir. EVET

13. SÜREKLİ VE GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU ÖDEMELERİ İŞ AKIŞI Bütçe Kaleminde yeterli ödenek var mı ? Ödenek aktarımı ya da ek ödenek istenir. Ödeme yapılmak üzere Tahakkuk Birimine verilen belgeler incelenir, ödenek durumuna bakılır. Gele HAYIR EVET Gelen ödenek bütçe kalemine kaydedilir. Sunulan Belgeler tam mı ? Ödeme Emri Belgesi ve eklenmesi gereken belgeler hazırlanarak gerçekleştirme yetkilisine gönderilir. İlgililere tamamlatılır. HAYIR EVET Gerçekleştirme ödeme belgesi ve diğer evrakları inceler. Yeterli ödenek olup olmadığını kontrol eder. Hatalı mı ? Tahakkuk Birimi hatayı düzelterek sürdürür. EVET HAYIR Strateji Geliştirme Daire BAŞKANLIĞI Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak, inceledikten sonra, ilgilinin banka hesap numarasına ödeme yapılır. Gerçekleştirme Yetkilisi ödeme emri belgesine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” kaşesini vurarak imzalar, dosyayı Harcama Yetkilisine gönderir. Harcama Yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eklerinin asılları “Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi” ile strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

14. K:B.SEK. AYLIK EK DERS ÜCRETİ ÖDEME İŞ AKIŞI İ:B.SEK. Ek ders ücreti ödenme sürecinin en önemli belgeleri olan F1 formu her dönemin başında, F2 formları ödeme yapılacak her ayın sonunda, ilgili öğretim elemanları tarafından hatasız doldurularak bölüm başkanlığına verilir. Bölüm Sekreteri, kendisine ulaşan formları haftalık ders programı ile karşılaştırarak kontrol eder ve bilgisayar ortamına hazırlar. F1 formları ilgili öğretim elemanı ve Bölüm Başkanı tarafından incelenerek imzaladıktan sonra, F2 formları ile birlikte Tahakkuk Bürosuna gönderilir. K.T.ŞEF F1 ve F2 formlarında hata var mı ? Tahakkuk Şefi , F1 ve F2 formlarının haftalık ders programları ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararına uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder. Hatalar düzeltilmek üzere, ilgili bölüme gönderilir. EVET HAYIR Ücretlendirme çalışmalarına başlamadan, her ay için, öğretim elemanlarının izin, rapor, görevlendirme alıp almadıkları araştırılır, F2 formları kontrol edilir, birimlerden belgeleri istenir İ:F.SEK. -DEKAN F1 formları Dekan , F2 formları Fakülte Sekreteri ve Dekan tarafından imzalanır. K.T.ŞEF İ:F.SEK. -DEKAN Ödeme Emri Belgesi ve ekleri “Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi” ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. K.T.ŞEF “Ek Ders Ücreti Bordrosu” ve “Banka Listesi” sinin çıktıları ile “Ödeme Emri Belgesi” hazırlanarak, Gerçekleştirme Yetkilisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Toplanan ve mevzuata uygunluğu bakımından kontrol edilen bilgiler “Ek Ders Ücreti Hesaplama Programı” na yüklenir. K.M.BİRİM YET. Banka ödeme emrinin kendilerine ulaşmasından en geç iki gün içerisinde ilgililerin hesap numaralarına ek ders ücretlerini yatırır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nın ilgili biriminde evrakların incelenmesinden sonra , ödemeyi gerçekleştirecek bankaya “Banka Ödeme Disketi” verilir ve ya bilgiler elektronik ortamda gönderilir.

15. YÖNETİCİ, ÖĞRETİM ELEMANI VE MEMURLARI DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI İşlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delil şikayet dilekçesine eklenerek, en yakın birim amirine verilir. Şikayet dilekçesi ve kanıtlar en kısa sürede Dekanlık Makamına iletilir. Disiplin amiri olan dekan, olayı aydınlatmak üzere bir soruşturmacı görevlendirir. Savunmaların alınmasından sonra, şüpheli/şüphelilerin ceza ve ödül durumu personel Daire Başkanlığı’ndan yazılı olarak istenir. Alınan ifadelere, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüpheli ya da şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, yedi günden az olmamak üzere verilen süre i,çerisinde veya belirtilen bir tarihte savunma yapılmaması halinde savunma hakkından vazgeçmiş sayılacağı belirtilir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla ilgili şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıkları dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur. Soruşturmanın zamanında bitirilememesi durumunda ek süre istenir, Dekanlık olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi ? Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekirse yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların şüpheye yer bırakmayacak şekilde ortaya çıkarılması sağlanır. Soruşturmaya devam edilir. HAYIR Dekan soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere, Fakülte Yönetim Kurulu üyelerinden birini Rektör olarak görevlendirir. EVET Soruşturmacı, elde ettiği kanıtları, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren bir “Soruşturma Raporu” hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosya soruşturma onayını veren Dekanlık makamına gönderilir. İşlenen suçun karşılığı, kademe ilerlemesinin durdurulması, görevden çekilmiş sayılma ya da memurluktan çıkarma cezasını gerektiriyor. Raportör dosyada eksik tespit etti mi ? Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu gündemine alınır. HAYIR Önerilen ceza uyarma kınama veya aylıktan kesme cezalarından biri mi ? Raportör beş gün içinde raporunu yazarak Dekanlık makamına verilir. EVET HAYIR Dosya, eksiklikleri tamamlamak için yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayin edilir. Dekan şüpheli ya da şüphelilerin son savunmasını alır. Savunma yazısında suçun ne olduğu ve savunma süresi belirtilir. Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu gündemine alınır. EVET Ceza doğrudan Dekan tarafından verilir. Raportörün tespit ettiği eksiklikler tamamlandıktan sonra, dosya Dekanlık Makamına sunulur. Atamaya yetkili amirin verdiği ceza ve Üniversite Disiplin Kurulu Kararı Fakülteye gönderilir. Gerekli tebligatların yerine ulaştırılmasından sonra, soruşturma dosya Rektörlük Makamına gönderilir. Takdir edilen ceza Tebligat Kanunu’na uygun olarak şüpheliye bildirilir.

16. Yapılamayan derslerin telafi edileceği tarih yer ve saati belirtilerek, form imzalanır , bölüm sekreterliğe teslim edilir veya elektronik ortamda gönderilir. Telafi yapmak isteyen öğretim elemanı ilgili Bölüm sekreterliğinden DERS TELAFİ FORMU alır. Talep uygun mu ? DERS TELAFİSİ İŞ AKIŞI Kayda alınan telafi talebi bölüm başkanı tarafından incelenir. EVET HAYIR Bölüm sekreteri, öğrenci ve öğretim elemanlarının diğer derslerini etkilemeyecek şekilde mevcut programı da bozmadan uygun olan boş gün ve saatlere telafi derslerini yerleştirir. İlgili öğretim elamanına telafi talebi Bölüm Başkanı tarafından incelenir. Telafi dersi aynı hafta içerisinde mi yapıldı ? Ek ders ücreti ödenmek üzere, Fakülte Yönetim Kurulu kararının bir örneği ve diğer belgeler Tahakkuk Birimine gönderilir. Ek ders ücreti ödenmesinde normal süreç devam eder Telafi ders programı bölüm başkanı tarafından imzalanır, form dilekçe ve ekleri Dekanlığa gönderilir. EVET Telafi talebi Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülür. HAYIR Kararın bir örneği ilgili bölüme gönderilir. Telafi dersi ile öğretim elemanlarının haftalık ders yüküoplamı kanuni sınırları aşıyor mu ? Ek ders ücreti ödenmesinde normal süreç devam eder EVET Dersi alan öğrencilerin bu değişiklikten haberdar edilmesi için, telafi programı en az bir hafta öncesinden öğrenci panolara asılır. İlgili öğretim elemanı tarafından fakülte veya kişisel web sayfasında yayınlanır, sınıfta sözlü duyuru yapılır HAYIR Her hafta için normal öğretimde 20, ikinci öğretimde 10 saat dolana kadarek ders ücreti ödenir. Hazırlanan programa göre dersin telafisi yapılır.

17. EĞİTİM –ÖĞRETİM ÖDENEĞİ İŞ AKIŞI Öğretim üyeleri, öğretim görevlileri, okutmanlar ve öğretim yardımcıları bunlardan akademik idari görev olan rektör , dekan, dekan yardımcıları, bölüm başkanları , enstitü ve yüksekokul müdürleri ve yardımcıları,ek gösterge dahil en yüksek devlet memuru aylığı tutarının 1/12 si kadar “Eğitim Öğretim Ödeneği” olarak ödenir. Ders verme yükümlülüğü olmayan öğretim elemanları eğitim öğretim ödeneğinden yararlanabilir mi ? Biriminde fiilen görev yapmayan, 2547 sayılı kanunun 35, 40/b ve 41. maddeleri uyarınca başka yükseköğretim kurumlarında görevlendirilen öğretim elemanlarına kadroların ın bulunduğu fakültede eğitim-öğretim ödeneği verilmez. Öğretim elemanları kadro ve görev ünvanları itibariyle yükseköğretim kurumunda fiilen görev Yapıyor mu ? HAYIR EVET EVET HAYIR Ders verme yükümlülüğü olmamasına rağmen Yükseköğretim Kurumu’nun 33. maddesi uyarınca atanan ve bu maddede belirtilen görevleri fiilen yürüten araştırma görevlileri eğitim öğretim ödeneğinden yararlandırılır. Yükseköğretim Kanunun 34.maddesi uyarınca lisansüstü eğitim yapmak üzere yurtdışına gnderilen araştırma görevlilerine , 38. maddeye göre kamu kurum ve kuruluşlarında görevlendirlen öğretim elemanlarına 39. maddi uyarınca yetiştirilmek , bilgisini artırmak veya staj yapmak üzere yurtdışına gönderilen öğretim üye ve yardımcılarına “Eğitim Öğretim Ödeneği” ödenmez. Üç aydan fazla biriminde fiilen görev yapmayan öğretim elemanlarının eğitim-öğretim ödeneği kesilir. Geçici olarak görevinden ayrılan öğretim elemanlarına eğitim öğretim ödeneği verilir mi ? EVET HAYIR Yıllık izine ayrılan mazeret ya da hastalık izni kullanan geçici görevle başka yerlere gidenler ya da kurumu temsilen gönderilen öğretim elemanlarına eğitim-öğretim elemanlarına eğitim-öğretim ödeneği verilmeye devam edilir.

18. F1 Formunda ödenecek saat sutununda yazılı olan sayıları haftalık ders programında yer alan günlere göre F2 formunda “Ek derslerin günler itibariyle dağılımı” sutunlarına yazılır. F2 FORMUNUN HAZIRLANMASI İŞ AKIŞI F1 Formunda diğer faaliyetler adı altında gösterilen uygulama, labaratuvar, bitirme çalışması, seminer, yüksek lisans ve doktora tezi gibi faaliyetleri öğretim elemanlarının adının karşısında yer alan “Diğer” Satırına yazılır. Yıllık izinli, görevli, raporlu olduğunuz günler ile resmi tatil ilanedilen günler F2 Formunda boş bırakılarak diğer günlerdeki ders saatlerinizi haftalık ders programına uygun olarak yazılır. Bölüm başkanı tarafından haftalık ders programı esas alınarak doldurulan F2 Formlarında hata var mı ? Hatalı Formları düzeltmeleri için ilgili öğretim elemanına gönderilir. Varsa yapılan telafi derslerini , uygun görülen program ve yapılma tarihlerine göre F2 Formunun ilgili sutununa yazılır. EVET HAYIR İlgili ay içerisinde görevli, izinli raporlu olan öğretim elemanlarının görevlendirme yazılarını ve telafi yapılan günleri tahakkuk birimine gönderilir. Diğer fakülte ve birimlerden ders veren öğretim elemanlarınıda aynı şekilde takip edin. F2 formlarını herayın en geç 27’sine kadar tahakkuk birimine gönderilir. Bu tarihten sonra gönderilen F2 formlarının dikkata alınmayacağı öğretim elemanlarına bildirilir. F2 Formuna haftalık örgün eğitim için en fazla 20 saat, ikinci öğretim için en fazla 10 saat sınırı aşılmış mı ? Bir günde normal öğretim ve ikinci öğretimde verilen ders saati top lamı 10 saati geçiyor mu ? Kanuni sınırları aşan saatler için ücret ödemeyin. EVET HAYIR EVET HAYIR 10 Saati aşan dersler için ücret ödemeyin. Ek ders ödenmesi süreci başlatılır.

19. ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayet dilekçesine ekleyerek bölüm başkanlığına verir. Bölüm başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekinde dekanlık makamına iletir. İ:BB Disiplin amiri olan Dekan, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. O:DKN Savunmaların alınmasından sonra şüpheli/şüphelilerin ceza durumunu öğrenci işleri daire başkanlığından yazılı olarak istenir. Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla ilgili süpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi ? Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır. Gerekirse yeni tanıklar dinlenir. Soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. Soruşturma sürdürülür. Soruşturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir . Dekanlık olurundan sonra soruşturma devam eder. K.SORUŞTURMACI Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu gündemine alınır. Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor. Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren “soruşturma Raporunu” hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Dekanlık makamına gönderilir. Dekan soruşturmanın usulüne uygunluğunu incelemek üzere, FYK Üyelerinden birini raportör olarak tayin eder K:DKN Disiplin Kurulu soruşturmacının önerdiği cezayı kabul veya reddebileceği gibi, başka bir disiplin cezası da verebilir O:DKN Önerilen ceza uyarma, kınama veya bir haftadan bir aya kadar uzaklaştırma cezalarından biri mi ? Raportör, dosyada eksik tespit etti mi ? Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Dekanlık makamına verir. Verilen ceza öğrenciye tebliğ edilir ayrıca, öğrencinin ailesine, YÖK’e ilgili kuruluşlara bildirilir. O:DKN İ:DKN K.. RAPORTÖR Ceza doğrudan Dekan tarafından verilir. Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayin edilerek eksiklikler tamamlanır. Yeniden ceza öğrenciye tebliğ edilir ayrıca öğrencinin ailesine YÖK’e ilgili kuruluşlara bildirilir. Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra dosya rektörlük makamına gönderilir.

20. İÇ DENETİM İŞ AKIŞ ŞEMASI

21. Denetim evresinin belirlenmesi Denetim Süre Planı ve Denetim Kontrol Listeleri Hazırlanması Denetim Amaçlarının Belirlenmesi Denetim hazırlıklarına Başlanılması 5A Denetim alanlarının belirlenmesi Risk Kriterlerinin Belirlenmesi Tanımlanıp Derecelendirilmesi Bilgi Toplama ve Ön Araştırma 5B Makro Risk Analizi (Denetim Alanlarını Öncelik Sıralandırılması) Denetlenen Birimden Bilgi İstenecek mi İstenen Bilgi ve Belgelerin Bulunması E H ONAY Denetim Planı 1 H E Verilerin Değerlendirilmesi 6 Yıllık Program H 2 Açılış Toplantısı 7 ONAY Risk Değerlendirmesi 8 Görevlendirme Yazısının Tebliği 3 Risk Kontrol Matrisinin Hazırlanması Bilgilendirme yazısının denetlenecek birime gönderilmesi 4 Denetim kapsamının Belirlenmesi

22. Bireysel Çalışma Planı Hazırlanması 9A H ONAY 9B E Denetim testlerinin uygulanması 10 11 Bulguların Oluşturulması Önerilerin Geliştirilmesi Usulsüzlük ve yolsuzluk Bulgusuna rastlandı mı 12 E Kapanış Toplantısında Görülmek Üzere Bulguların İncelenmesi Raporun Değerlen dirilmesi Raporun Üst Yöneticiye Sunulması Bireysel Çalışma Planı Hazırlanması Bulguların Denetlenen Birime Gönderilmesi Denetlenen Birim Yöneticilerinin Kapanış Toplantısına Katılması Kapanış Toplantısı 13 İş Denetim İş Akış Şeması (2)

23. İş Denetim İş Akış Şeması (1) Taslak Raporunun Cevaplandırılması ve Eylem Planına bağlanması Taslak Raporun Hazırlanması 14 Nihai Denetim Raporunun Üst Yönetici tarafından Değerlendirilmesi Nihai Denetim Raporunun Üst Yöneticiye Sunulması Taslak Rapor Cevaplarının Değerlendirilmesi Nihai Denetim Raporunun Hazırlanması 15 15 İç Kontrol Sistemi Kapsamında Rapor Sonuçlarının Değerlendirilmesi Denetim Raporunun Üst Yöneticinin Değerlendirilmesi Doğrultusunda Gereği için ilgili Birimlere Gönderilmesi Raporda belirtilen Hususların Uygulanması ve Sonuçların Bildirilmesi Uygulama Sonuçlarının Değerlendirilmesi Uygulama Sonuçlarının İzlenmesi Kapsamında İç Denetçiye İletilmesi Eylem Planında Öngörülen Hususlar tamamlanıncaya kadar en geç altı ayda bir bilgilendirme devam eder

24. İzlenme Sonuçlarına İlişkin Bilgi Verilmesi Sonucun Değerlendirilerek DenetimRaporlarının Konsolide Edilmesi İzleme Bilgilerinin Değerlendirilmesi ve Nihai Rapor Özeti ile Uygulama Sonuçlarının Bildirilmesi Eylem Planıyla İlgili Nihayi Sonucun Bildirilmesi Uygulama Sonuçlarının İzlenmesi Kapsamında İç Denetçiye İletilmesi Uygulama Sonuçlarının Değerlendirilmesi Referans Dökümanlar Denetim Planı Denetim programı Görevlendirme Yazısı Denetlenen Birime Gönderilen Bilgilendirme Yazısı 5/A Denetim Kontrol listeleri 5/B Denetim Süre Planı Açılış Toplantı Tutanağı İç Kontrol Sorgu Formunun Hazırlanması Risk Kontrol Matrisi 9/A Bireysel Çalışma Planı 9/B İş Programı Çalışma Kağıdı Bulgu Formu İnceleme Raporu Kapanış Toplantı Tutanağı Taslak Denetim Raporu Nihai Denetim Raporu İzlemeye İlişkin Nihai Değerlendirmenin Sonuçlandırılması İzleme Sonuçlarına İlişkin Nihai Bilgilendirmenin Yapılması Hazırlayan : SÜREÇ SORUMLUSU :KAYNAKLAR :

25. DANIŞMANLIK FAALİYETİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

26. Görev; Görüş ve Analiz ve Performans Göstergelerinin Tespitine Yönelik Öneri Nitelikli Rapor Düzenlemeyi Gerektiriyor mu ? Danışmanlık Talebi İç Denetçi Görevlendirmesi E H Eğitim ya da bir rapor gurubuna katılmaya yönelik hazırlık ve araştırmanın yapılması Görevin yapılması (Eğitim verilmesi veya çalışma grubuna katılması) Görevle İlgili Bilgilendirme veya Bilgilendirme Amaçlı Rapor Hazırlanması Görevin Sonucu Hakkında Bilgi Edinilmesi Bilgilendirme Yazısının veya Raporun Üst Yöneticiye Sunulması

27. Araştırmanın Yapılması ve Verilerin Toplanması İlgili Birimden Veri istenmesine Gerek Var mı Bilgilerin Gönderilmesi E H Raporun Üst Yöneticiye Sunulması Raporun Üst Yöneticiye Sunulması Verilerin Değerlendirilmesi 12 İnceleme Raporunun Hazırlanması e Sunulması Öneriler Uygulanacak mı ? Raporun İlgili Birimlere Gönderilmesi Önerilerin Uygulanması E H İç Denetim Birimi Başkanlığına Bildirim

28. Uygulama Sonuçlarının İç Denetçiye İletilmesi Önerilerin Uygulanması Değerlendirme Sonuçlarının İzleme Kapsamında Değerlendirilmesi Değerlendirme Sonuçlarının Üst Yöneticiye İletilmesi Uygulama Sonuçları Hakkında Bilgi Edinilmesi Hazırlayan : SÜREÇ SORUMLUSU

29. Bu çalışma Bitlis Eren Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi Dekanlığınca İç Denetim Kontrol Çalışmasında kullanılmak üzere hazırlanmıştır. Bu çalışmada toplam 18 adet Genel İş Akışı slaytlaştırılmış olup toplamda 20 slayt kullanılmıştır. Ek olarak 5. slayt kendi içinde bir word belgesi forumunuda içermektedir. BİTLİS Ocak 2013 Tasarım anasayfa

30. Geri dön