天正公证业务信息管理系统

1. 天正公证业务信息管理系统 以人为本，为人服务

2. 开放式软件系统 • 软件可以根据公证处的实际业务流程来动态调整软件的流程，将传统的“管理适应软件”变为“软件适应管理”。 • 随着管理的改进和新型业务的不断拓展，软件始终能够适应新型管理和业务的不断发展。通过系统参数设置，为每个公证处建立个性化的管理过程。

3. 软件介绍 • 天正公证业务信息管理系统是由浙江天正信息科技有限公司，针对公证业务采用先进的迭代式软件开发流程开发的，专用于公证业务流程和信息管理的综合性办公自动化软件。它参照公证管理的制度、法规和业务程序，涵盖公正管理业务流程的所有主要的业务内容 。 • 该公证软件的应用，大大提高公证处的管理水平和工作效率

4. 软件特点 • 高安全性：采用二次登录技术，不在客户端存放数据库口令，可避免攻击者的分析。 • 业务流程可调整：各个公证处在实际运作中都形成了自己的管理特色，相互之间或多或少都有一些差异。对此该公证软件提出了“软件适应管理，而不是管理适应软件”的设计思想。该软件可以调整业务流程以适应公证处的管理。

5. 方便的公证书制作和模板维护：在公证书制作和模板的维护上，该软件贯彻了“所见既所得”的设计思想，结合各公证处MS OFFICE软件使用比较多的实际情况，充分利用了MS OFFICE软件的强大功能，用户可以在Word中完成公证书制作和模板维护。 • 支持要素式公证。 • 严格的权限管理：可以定义每个用户能执行哪些操作，不能执行哪些操作。

6. 全方位的流水号管理：可以对流水号进行分段管理；可以自动回收被丢弃的流水号；可以设置按“最小的流水号优先”或“连续的流水号优先”两种流水号分配方式。全方位的流水号管理：可以对流水号进行分段管理；可以自动回收被丢弃的流水号；可以设置按“最小的流水号优先”或“连续的流水号优先”两种流水号分配方式。 • 人性化的操作：该软件充分考虑到了每一个操作的细节，提供给用户最方便、最快捷的操作方式。 • 强大的水印纸管理功能：可实现水印纸集中管理，通过网络发送水印纸打印请求；可以实现水印纸自动打印，并自动记录水印纸的使用情况。

7. 黑名单提醒：对于有不良办证记录的当事人，在业务受理时能自动提醒公证员。黑名单提醒：对于有不良办证记录的当事人，在业务受理时能自动提醒公证员。 • 证明材料管理：可以把当事人提供的证明材料通过扫描，存入数据库中。 • 开放式软件架构：开放式的软件架构是该软件最重要的特色。用户可以自行增加查询、统计功能；可以通过Word、Excel创建自己的报表并添加到软件中；可以增加系统中没有的业务流程等等。用户可以通过软件的这项设计，添加自己的查询、统计、发票打印功能、各类谈话笔录、受理单、拒绝单、咨询单、卷宗封面、审批表等等。

8. 系统功能介绍 该软件涵盖公证管理业务流程的所有主要的业务内容，包括：办证咨询、业务受理、收费、审查、配案、公证书制作、公证书翻译、公证书签发(审批)、档案管理、水印纸管理、查询统计、业务考核、业务分析等等。

9. 咨询： 用户输入申办公证的各类业务特征（使用地、申请人类别、 公证事项等），系统生成咨询单。 根据软件提供的接口，可以实现网上咨询。

10. 受理： 操作员通过系统登记受理信息，将公证受理的各要素（如公证事项、申请人等等）输入数据库，完成公证受理的过程。该操作可脱离网络和数据库服务器，配合手提电脑可实现移动办公。

11. 收费： 系统根据公证受理的信息自动生成应收费用，收取公证费用后，输入实收金额，系统自动生成收据，并可以实现票据打印。

12. 配案： 输入配案信息，包括公证书由哪些公证员承办，每个公证员承办的份额等内容。可以用来考核公证员的业务。

13. 审查和审批： 输入公证审查和审批信息，系统根据审查或审批结果自动将公证书流转到相应的环节。 系统保存审查和审批全部过程的记录，以备查询。

14. 公证书制作： 系统根据公证书模板和公证信息自动生成公证书，并可以对生成的公证书进行手动修改。 公证书采用MS Word制作，并且可以用MS Word自定义新的公证书模板。

15. 公证书翻译： 系统可以自动将公证书翻译为英文。 系统能承担大多数非要素式公证书的翻译工作，翻译的准确率较高。 系统具有学习功能，可不断提高翻译的准确率。 对于涉外业务多的公证处可以大大降低公证翻译的时间及翻译费用的支出。

16. 打印系统： 包括卷宗封面、公证书、受理通知书、审批表、谈话笔录等的打印。

17. 水印纸打印： 水印纸由专门的一台服务器管理，并能保证所有水印纸都有打印记录。 可随时对水印纸的打印情况进行查询和统计。 对水印纸进行专项管理，可以有效控制公证书。

18. 档案管理： 公证书制作完成后可归档。归档后的公证书可方便地查阅，以及补证。 与公证书相关的证明材料等可以通过扫描仪转换成电子文件存放在系统中，方便查阅。

19. 查询和统计： 系统已经预置了丰富的查询统计功能，并可由用户根据实际需要自定义修改或者扩充。

20. 软件安装 • 服务器安装 服务器端程序主要完成以下工作：初始化数据库、清除数据库数据、更改客户端程序访问数据库的用户和口令，并设置数据库自动备份。 服务器端程序必须安装在已经安装了数据库服务的计算机上，数据库服务必须为MS SQL SERVER 2000或以上版本。

21. 客户端安装 客户端程序是公证管理系统的主体，需要被安装到每台使用本系统的计算机上，它完成以下工作：公证业务流程管理、证书制作和翻译、水印纸打印申请、查询统计等。

22. 登录到系统 • 第一次运行客户端程序时， 需要输入数据库服务器名称并进行软件注册工作。 • 只需要一台客户端进行注册。注册后，即可启动程序。 • 系统的超级用户为“Admin”，口令为空，用该用户登录后可修改其口令并增加其他系统用户。 • 第一次登陆系统时，按系统提示进行一些初始化工作，设置公证处的相关信息。

23. 使用系统 • 操作员登录系统后，即可使用系统提供的各项功能。 • 当操作员离开时，可以注销系统，此时系统被锁定，以防止用户离开计算机时，别人来对系统进行操作。

24. 咨询： 选择“当事人情况”、“证书使用地”、“公证事项”及“其他情况”，系统即可自动生成咨询单。点击“打印”按钮，即可在打印机上打印出咨询单。点击“预览”按钮，系统在WORD中打开咨询单。

25. 受理： 输入当事人信息、公证类别、公证事项、公证书格式等信息以完成受理过程。

26. 受理相关-检索： 在受理窗口点击“检索”按钮，系统检索当前的当事人办证信息，在“检索窗口”显示当事人以前办证的受理结果，并将结果为“出证”的显示为绿色图标，结果为“拒绝”的显示为红色图标，其余显示为黄色图标。

27. 受理相关-复制基本信息： 如果一次受理多个证，可以输入一个证的基本信息后，然后复制到其它证。在“受理窗口”点击“复制”按钮，打开“复制基本信息窗口”。该窗口提供了检查使用地是否需要译原公证书，并且自动加上译原公证书的功能。

28. 受理相关-谈话笔录： 在受理时，如果需要制作谈话笔录，点击“笔录”按钮，打开“谈话笔录窗口” 。“谈话笔录模板列表”显示系统中所有的谈话笔录模板，双击一个谈话笔录模板，系统根据该谈话笔录模板生成一个谈话笔录，并添加到受理窗口的当前证书的附件中。

29. 受理相关-收费： 受理窗口中，点击“收费”按钮，打开“收费窗口”。系统根据“公证事项”、“译文语种”、“标的”等计算应该收取的公证费、译文费及其他收费。用户可以修改这些费用。

30. 受理相关-批量受理： 批量公证受理适用于多个当事人组合申请相同的公证事项，批量公证中第2页开始的当事人可以从第1页复制，并且复制的当事人自动保持一致。 受理批量公证，首先输入第1组当事人，及每组当事人都要申请的公证事项。然后点击“批量”按钮，打开“批量受理窗口” 。输入“批量公证页数”、“每页当事人数”，以及要复制的当事人，点击“确定”按钮。 批量公证功能实际上是创建 多个公证受理页，然后将当前页 的公证事项及用户指定的当事人 信息复制到这些页上。批量公证 功能还可以用来受理非批量公证， 达到一些特殊的效果。

31. 举例：单申请人申请一个公证事项 当事人张三申请办理一个“出生公证”，属于“国内民事”公证类别，以下例子说明受理的步骤。 • 打开“受理窗口”。 • 在当事人信息中输入张三的信息。 • 在公证类别中选择“国内民事”，系统显示所有“国内民事”包含的公证事项。 • 双击公证事项“出生”，“选中的公证事项列表”中增加了一项“出生”。 • 在“选中的公证事项列表”中单击选择公证事项“出生”，系统显示该公证事项的基本信息，输入修改基本信息，并选择公证书格式（公证书格式也可以在制作公证书时输入）。 • 如果需要在受理时输入谈话笔录或收费信息，则进行相应的操作，参见谈话笔录窗口和收费窗口。 • 点击“确定”按钮完成受理。

32. 举例：多申请人申请多个公证事项 当事人张三、李四申请办理“亲属关系”和“委托书”公证，属于“国内民事”公证类别，以下例子说明受理的步骤。 • 打开“受理窗口”。 • 点击“增人”按钮，增加一个当事人。 • 在当事人信息中第1行输入张三的信息，在当事人信息中第2行输入李四的信息。 • 在公证类别中选择“国内民事”，系统显示所有“国内民事”包含的公证事项。 • 双击公证事项“亲属关系”和“委托书”，“选中的公证事项列表”中增加了两项内容：“亲属关系”和“委托书”。 • 在“选中的公证事项列表”中单击选择公证事项“亲属关系”，系统显示该公证事项的基本信息，输入修改基本信息，并选择公证书格式（公证书格式也可以在制作公证书时输入）。

33. 点击“复制”按钮，将“亲属关系”公证的基本信息复制到“委托书”公证中，如果“委托书”的基本信息有和“亲属关系”公证不一致的，则在“选中的公证事项列表”中单击选择公证事项“委托书”，修改相应的基本信息。点击“复制”按钮，将“亲属关系”公证的基本信息复制到“委托书”公证中，如果“委托书”的基本信息有和“亲属关系”公证不一致的，则在“选中的公证事项列表”中单击选择公证事项“委托书”，修改相应的基本信息。 • 如果需要在受理时输入谈话笔录或收费信息，则进行相应的操作，参见谈话笔录窗口和收费窗口。 • 点击“确定”按钮完成受理。

34. 举例：多申请人组合申请多个公证事项 当事人张三、李四申请办理“亲属关系”公证，同时王五办理“委托书”公证，属于“国内民事”公证类别，以下例子说明受理的步骤。 • 打开“受理窗口”。 • 点击“增页”按钮，增加一个当事人组合。 • 点击“增人”按钮，增加一个当事人。 • 在当事人信息中第1行输入张三的信息，在当事人信息中第2行输入李四的信息。 • 在公证类别中选择“国内民事”，系统显示所有“国内民事”包含的公证事项。 • 双击公证事项“亲属关系”，“选中的公证事项列表”中增加了一项内容：“亲属关系”。 • 通过“当事人页滚动条”切换到第2页。 • 输入当事人王五的信息。

35. 在公证类别中选择“国内民事”，系统显示所有“国内民事”包含的公证事项。在公证类别中选择“国内民事”，系统显示所有“国内民事”包含的公证事项。 • 双击公证事项“委托书”，“选中的公证事项列表”中增加了一项内容：“委托书”。 • 在“选中的公证事项列表”中单击选择公证事项“委托书”，系统显示该公证事项的基本信息，输入修改基本信息，并选择公证书格式（公证书格式也可以在制作公证书时输入）。 • 点击“复制”按钮，将王五申请的“委托书”公证的基本信息复制到张三、李四申请的“亲属关系”公证中，如果“亲属关系”的基本信息有和“委托书”公证不一致的，则通过“当事人页滚动条”切换到第1页，在“选中的公证事项列表”中单击选择公证事项“亲属关系”，修改相应的基本信息。 • 如果需要在受理时输入谈话笔录或收费信息，则进行相应的操作，参见谈话笔录窗口和收费窗口。 • 点击“确定”按钮完成受理。

36. 举例：批量公证 中国工商银行杭州市分行要分别和张三、李四、王五办理“贷款合同”公证，属“国内经济”类别，以下例子说明受理的步骤。 • 打开“受理窗口”。 • 点击“增人”按钮，增加一个当事人。 • 在当事人信息中第1行输入中国工商银行杭州市分行的信息，在当事人信息中第2行输入张三的信息。 • 在公证类别中选择“国内经济”，系统显示所有“国内经济”包含的公证事项。 • 双击公证事项“贷款合同”，“选中的公证事项列表”中增加了一项内容：“贷款合同”。 • 在“选中的公证事项列表”中单击选择公证事项“贷款合同”，系统显示该公证事项的基本信息，输入修改基本信息，并选择公证书格式。

37. 点击“批量”按钮，打开批量公证窗口，输入批量公证页数（“3”）、每页当事人数（“2”），点击确定按钮。点击“批量”按钮，打开批量公证窗口，输入批量公证页数（“3”）、每页当事人数（“2”），点击确定按钮。 • 点击“复制”按钮，复制基本信息。 • 通过“当事人页滚动条”切换到第2页。 • 输入当事人李四的信息。 • 通过“当事人页滚动条”切换到第3页。 • 输入当事人王五的信息。 • 如果需要在受理时输入谈话笔录或收费信息，则进行相应的操作，参见谈话笔录窗口和收费窗口。 • 点击“确定”按钮完成受理。

38. 办证： “公证书窗口” 用来显示公证书信息，并且对公证书信息进行修改、操作。

39. 证书制作和译文制作 在“公证书窗口”中切换到“证书制作” ，选择一个公证书格式，点击“重新制作”按钮，系统根据该公证书格式和公证书的基本信息制作出公证书。对于在受理时没有输入而公证书制作需要的信息可以在“证书字段表”中输入，然后点击“重新制作”按钮重新制作。 可以在WORD中进行修改，点击“在WORD中打开”按钮，即在WORD中打开公证书，修改后，在WORD中保存，即自动存回系统中。 如果译文语种为“英文”，则可以进行译文制作。译文制作过程和证书制作类似，系统能自动翻译中文字段为英文，并能自动记录曾经翻译过的内容，达到日积月累的效果。

40. 审查： 如果公证处的管理流程中有审查这块内容，公证书流转到审查环节时，就可以执行审查操作。 此时，打开“公证书窗口”，点击“审查”按钮，打开“审查窗口” ，选择审查结果，输入审查意见，即完成审查操作。

41. 审批： 如果公证处的管理流程中有审批这块内容，公证书流转到审批环节时，就可以执行审批操作。 此时，打开“公证书窗口”，点击“审批”按钮，打开“审批窗口” ，选择审批结果，输入审批意见，即完成审批操作。 完成审批操作后，如果审批结果是“出证”，并且受理号不作为证书号使用， 系统此时产生“证书号”。 如果审批结果是“拒绝”， 则当事人将被加入黑名 单。其他情况下，则公 证书返回到审查状态。

42. 公证书打印： 在“公证书窗口”中或在主窗口显示卷宗、证书时，选择一个或多个卷宗或证书，点鼠标右键，点击弹出菜单中的“白纸打印”，系统弹出“打印窗口” 。“打印窗口”显示用户选择的公证书以及这些公证书的制作情况。选择是否打印中文及译文，输入打印的份数，点击“确定”按钮即开始打印。

43. 导出证书： 在“公证书窗口”中或在主窗口显示卷宗、证书时，选择一个或多个卷宗或证书，点鼠标右键，点击弹出菜单中的“证书导出”，系统弹出“证书导出窗口”。“证书导出窗口”显示用户选择的公证书以及这些公证书的制作情况。选择是否打印中文及译文，点击“确定”按钮即导出证书到Word中。

44. 归档： 在“公证书窗口”中点击“归档”按钮，或在主窗口显示卷宗、证书时，选择一个卷宗或证书，点鼠标右键，点击弹出菜单中的“归档”，系统弹出“归档窗口”。输入归档日期等信息，最后点击“确定”按钮，该公证书状态就改变为“已归档”。

45. 附件及卷宗材料的扫描： 在公证案件受理过程中，可能会使用到各种其他材料，如证明材料等，这些材料可以经过扫描等处理后，以附件的形式挂接到公证书中。 要想把其他材料挂接到公证书中，首先需要将该材料转换成电子文件，如Word文档、图片等，可以通过扫描将证明材料等扫描到计算机中生成电子文件。 在“公证书窗口”中，通过工具栏中的“附件”按钮或者公证书扩展信息中的“附件”部分 的“新增附件”，将已经转换成电子文档的 材料挂接到系 统中。

46. 水印纸管理： 系统提供了水印纸集中打印的管理模式。该管理模式是将水印纸集中在一台计算机上打印，系统自动记录打印的水印纸编号；公证员可以在自己的计算机上申请打印水印纸，该申请被自动发送到专门打印水印纸的计算机上。采用这种水印纸管理模式，最大程度地降低了水印纸管理工作量，同时可以实现追踪每张水印纸的使用情况。 此外，如果水印纸不是采取以上的管理模式，也可以利用系统做手工登记管理。即采用“白纸打印”功能来打印水印纸，然后使用“查看（修改）水印纸打印记录”来手工登记水印纸打印记录。

47. 抵押登记： 在本公证管理 系统中，集成抵押 登记系统的功能。 抵押登记可以在系 统中独立使用，也 可以作为公证书的 附件来使用。

48. 数据统计和报表： 数据统计是按照一定的分类方法，对历史数据进行统计查询，以分析公证处的业务。 报表是根据公证处管理需要，按照模板设定的格式，生成的统计数据。 由于本系统设计的灵活性，数据统计和报表可以由用户自己设计。

49. 离线受理： 公证管理系统可以分成单机版和网络版两个版本，单机版只允许一台客户端工作，而网络版允许多台客户端同时工作。 单机版除了可以正常工作外，还可以作为网络版的补充，实现离线受理。 离线受理系统的数据通过系统提供的导入导出功能加入到主系统中。 系统提供一套号码维护工具，以防止主系统和离线受理系统的受理号冲突。

50. 维护系统 本系统被设计为一个开放式的软件系统，可以通过系统维护对已有功能进行修改，并可以添加新的功能，如菜单、报表、公证类别、公证事项、公证书格式、系统运行参数、系统权限、公证书属性、操作、公证书状态、公证处业务流程等。