Excel

1. Excel Κεφάλαιο 3

2. Εισαγωγή • Το Excel είναι ένα πρόγραμμα ανάλυσης (συνήθως οικονομικής) με το οποίο ο χρήστης μπορεί να επιλύσει διάφορα προβλήματα όπως: προϋπολογισμού, χρηματοοικονομικού σχεδιασμού, εκτίμηση κόστους έργων, ανάλυση ισοζυγίου κλπ. • Μπορούμε να δημιουργήσουμε διάφορα γραφήματα που αναπαριστούν τα δεδομένα ή υπολογισμούς του λογιστικού φύλλου μας. • Δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να απαντήσει σενάρια του τύπου "τι θα συμβεί αν" (what if). • Χρήση λογιστικού βιβλίου (workbook) και λογιστικά φύλλα (worksheets ). • Κάθε λογιστικό φύλλο του Excel είνα διαμορφωμένο σαν πίνακας.

4. Βασική Μορφοποίηση Κειμένου Κελιών • Σε κάθε κελί μπορούμε να γράψουμε χαρακτήρες (labels) ή να γράψουμε αριθμούς και μαθηματικούς τύπους (formulas). • Το κείμενο τοποθετείται στα αριστερά του κελιού ενώ οι αριθμοί στα δεξιά αυτόματα. • Για να κάνουμε αλλαγές -> Format Cells. • Μπορούμε να αλλάξουμε τη μορφοποίηση πολλών κελιών ταυτόχρονα (επιλέγοντας τα με Shift). • Πρόσθεση/Διαγραφή στήλης ή σειράς. • Αλλαγή ύψους ή πλάτους κελιών.

5. Πρόσθεση τύπου (formulas) • Εισαγωγή Τύπου (σελ. 74 - 75) • Γράψετε τις παρακάτω τιμές στα αντίστοιχα κελιά: Κελί Τιμή Α1 Sales A2 Expenses A3 Profit B1 100 B2 70

7. Συντομεύσεις για να αλλάξουμε την εμφάνιση των κυψελίδων με τους αριθμούς. • Currency Style - εμφανίζει το σύμβολο του νομίσματος, κόμματα και 2 δεκαδικά ψηφία. • Percent Style - πολλαπλασιάζει τον αριθμό με το 100 και εμφανίζει το σύμβολο %. • Comma style - εμφανίζει κόμματα και 2 δεκαδικά ψηφιά. • Μεγαλώνει το πλήθος των δεκαδικών ψηφιών. • Μικραίνει το πλήθος των δεκαδικών ψηφιών. • Cells ->Format -> AutofitColumn Width (double click on column)

8. Βασικός Χειρισμός Κελιών • Πως μετακινούμε τιμές από μία θέση σε άλλη (Cut +paste or Drag & Drop). • Πως αντιγράφουμε τιμές από μια θέση στην άλλη (Copy + paste or Drag & Drop). • Πώς αντιγράφουμε ένα τύπο σε άλλο κελί.

9. Εκτύπωση Αρχείου • Επιλέξτε την εντολή Print -> Print Preview από το κουμπί Office. • Πατήστε στο Page Setup. • Πατήστε στο κουμπί που γράφει Sheet. • Πατήστε στο Gridlines (To √ να φύγει). • Headers, footers, margin, gridlines, fit to X pages.. • Εκτύπωση formulas μόνο

10. Σχετικές και Απόλυτες Αναφορές • Σχετικές αναφορές: δείχνουν απλώς τη διεύθυνση σε σχέση με το κελί που έχει καταχωρηθεί ο τύπος – και έτσι οι διευθύνσεις αυτές αλλάζουν κατά την αντιγραφή σε άλλα κελιά. • Απόλυτες Αναφορές: Μια διεύθυνση που δε θα αλλάζει κατά την αντιγραφή του τύπου πρέπει να έχει τη μορφή όπως $Α$2.

11. Απόλυτες Αναφορές • Διαφορά ($Β1, $Β$1, Β$1) • Αν στο κελί C3 έχω τον τύπο ($B5 * $C$20) + F$2 και τον αντέγραφα (copy & paste) στο κελί B2, τότε τι τύπο θα είχα στο B2;

12. Γραφικές παραστάσεις • Για να εισάγετε ένα γράφημα μπορείτε να διαλέξετε κάποιο από τους τύπους που εμφανίζονται στο Ribbon Insert, στην ομάδα εντολών Charts. • Θα εμφανιστούν και τρία Ribbons (Design, Layout και Format) • Chart title / Axis titles • Πώς να αλλάξουμε διάφορες παραμέτρους της γραφικής (αλλαγή τύπου δεδομένων αξόνων). • Δημιουργία γραφικής με γραμμές και μπάρες. • Μετακίνηση γραφικής παράστασης σε ξεχωριστό λογιστικό φύλλο (Move Chart).

13. Συναρτήσεις • ‘Ετοιμοι τύποι που εκτελούν λιγότερο ή περισσότερο σύνθετους υπολογισμούς. • = Όνομα_συνάρτησης(όρισμα1;όρισμα2 …); • Ή = Όνομα_συνάρτησης(όρισμα1:όρισμαn) ; • Sum (AutoSum) • Maximum (Max), Minimum (Min), Average, Count, CountIF • Από το Ribbon Insert, επιλέγουμε από τα Functionsτη συνάρτηση που θέλουμε. • Count: μετρά πόσα κελιά περιέχουν αριθμητικό στοιχείο. • CountIF: μετρά πόσα κελιά ικανοποιούν τη συνθήκη που ορίζουμε σε μια περιοχή κελιών π.χ. = COUNTIF(Ε6:Ε10; “>=2000”); Σε πόσους υπαλλήλους το deduction rate είναι μεγαλύτερο από $2000.

14. Συνάρτηση IF

15. Συνάρτηση IF & CountIF • =IF(A1>20, “true”, “false”) • Στο IF, αριθμητικές πράξεις δεν μπαίνουν σε εισαγωγικά, μόνο λέξεις ή φράσεις. • Στο IF, ελέγχουμε μια συνθήκη αν ικανοποιά ένα κελί μόνο κάθε φορά. • Στο CountIF, η συνθήκη μπαίνει πάντοτε σε εισαγωγικά. • Στο CountIF, η συνθήκη ελέγχεται για πολλά κελιά. • Ο τύπος της συνάρτησης IF αντιγράφετε σε πολλά κελιά , ενώ του CountIF δεν αντιγράφετε.

16. Comparison Operators • Ίσο ( =) • Μικρότερο από ( < ) • Μικρότερο ή ίσο( <= ) • Μεγαλύτερο από ( > ) • Μεγαλύτερο ή ίσο από ( >= ) • Άνισο ( <> )

17. Παράδειγμα IF • Υπολογίστε τη συνολική αξία των αντικειμένων θεωρώντας ότι το ΦΠΑ για αξία μικρότερη του $20 είναι 15% ενώ για αξία μεγαλύτερη ή ίση του $20 είναι 20%.