Деловая коммуникация

1. Деловая коммуникация Авторы: Казакова О.А. Райская Л.М. Серебренникова А.Н. Филиппова Е.М.

2. Служебная документация Лекция №12

3. Виды служебных документов • Служебные документы затрагивают интересы предприятия или организации в целом. • По функциональному назначению делятся на: • организационно-распорядительные; • информационно-справочные; • финансовые и учетные; • официальные письма.

4. Жанрово-стилевое своеобразие ОРД • ОРД обеспечивает управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

5. Жанрово-стилевое своеобразие ОРД • Строгая форма (формуляр) – совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. • Опорные слова, определяющие конструкцию центральной фразы документа: • глаголы: «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю», «Постановляю» и др.

6. Организационно-правовая документация (ОПД) • План • Устав • Отчет • Контракт • Договор

7. Жанровые особенности ОПД • Наличие рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора. • Четкость в членении текста достигается применением технико-пунктуационных правил. • Например: Прописные буквы начинают текст после букв и цифр с точками, строчные употребляются после рубрик, оформленных цифрами и буквами со скобками.

8. Договор • Документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом.

9. Структура договора(обязательные элементы) • Представление сторон. • Предмет договора. • Обязательства сторон. • Условия и порядок расчетов. • Ответственность сторон. • Срок действия договора. • Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

10. Дополнительные пункты • Спорные вопросы. • Стоимость договора. • Дополнительные условия (особые условия). • Ответственность сторон (санкции). • Порядок расчета (платежи и расчеты). • Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор). • Гарантии исполнения обязательств (качества товара). • Порядок сдачи и приемки работ. • Порядок разрешения споров (арбитраж) и т.п.

11. Оформление заголовка • Словосочетание с существительным в предложном падеже с предлогом о (об) или существительного «контракт» с родительным падежом зависимого слова: • Договор о поставках. • Договор о подряде. • Договор об оказании услуг. • Контракт аренды помещения. • Контракт купли-продажи.

12. Распорядительная документация • Документы, реализующие управляемость объектов по вертикали. • Основная задача – придание юридической силы действиям руководителя. • Жанры: • Постановление • Решение • Приказ • Распоряжение • Указание

13. Языковое оформление РД • Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. • Краткое изложение причин, целей, мотивов, послуживших основанием для издания РД. • В соответствии… , в целях…, во исполнение… • Перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

14. Приказ • Распоряжение руководителя, основной документ повседневного управления. • В форме приказа реализуются иерархические отношения «руководитель – подчиненный». • Цель – решение вопросов организации работы предприятия, вопросов финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и др.

15. Структура приказа. Констатирующая часть • Основанием для приказа могут служить: • нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления); • решения Совета директоров, общих собраний акционеров; • производственная необходимость.

16. Образец: • Во исполнение постановления ... № ... В соответствии с разделом II части I ГК РФ от 21.10.02 г., на основании представленных документов...В связи с возникшими финансовыми трудностями... В связи с производственной необходимостью... В связи с реорганизацией отдела инвестиций…

17. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. • Констатирующей части не имеют приказы по личному составу.

18. Структура приказа. Распорядительная часть Начинается со слова Приказываю… Указывается адресат: «кому?» – конкретный исполнитель, структурное подразделение. Если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя. Далее – «что сделать?» – указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией. Далее – «до какого числа?» – указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Срок исполнения до... Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер.

19. Структура приказа. Распорядительная часть • Поручений несколько, они включают различные по характеру действия → текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки. • В последнем пункте РЧ приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение. • Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на...

20. Приказ и распоряжение • Принципиального различия между этими документами не существует. • Во многих компаниях они имеют одинаковую силу: приказ в основном распространяется на деятельность всей компании и подписывается генеральным директором, а распоряжение предполагает выполнения задания каким-то структурным отделом или конкретным сотрудником и может подписываться руководителем подразделения.

21. ПРИКАЗ ректора университета Во исполнение распоряжения Министра науки образования Российской Федерации от 01.11 г. Приказываю: Отделу информатизации принять на баланс два компьютерных класса с последующим обслуживанием объектов. Утвердить смету и штатные единицы для обслуживания объекта. Контроль за исполнением возложить на проректора по информатизации Волкова В.Н. Ректор                                                            Зайцев Н.П.

22. Жанрово-стилевое своеобразие СИД Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в справочно-информационных и справочно-аналитических документах.

23. Акт Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации). Составляется при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей и т.д.

24. Структура акта Текст состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть: указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт; событие, действие, которое послужило причиной составления акта, его номер и дата. Основная часть: излагаются установленные факты, выводы и заключения.

25. Структура акта Если акт составлен комиссией, то первым указывается ее председатель, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии пишутся с заглавной буквы.

26. Справка Документ оперативной информации. Составляется с целью описания и подтверждения каких-либо фактов и событий: справка о подтверждении места учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, медицинская справка и пр.

27. Жанрово-стилевые особенности: составляется в произвольной форме; оформление осуществляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке; в некоторых случаях адресата не указывают, а в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка и ставят печать организации, которой была выдана справка.

28. Структура справки. Обязательные реквизиты: наименование адресата (кому предназначена справка); наименование документа (Справка); дата и номер справки; место (город) составления справки; заголовок к тексту (для некоторых видов справок – о наличии материалов); текст справки; подпись.

29. Образец справки Справка печатается на фирменном бланке компанииСправка №1003.03.09 г.г. Москва Справка дана Иванцовой Вере Ивановне в том, что она действительно работает в ООО «Мириада» в должности менеджера по рекламе с окладом 15000 (пятнадцать тысяч) рублей. На время отпуска рабочее место за Иванцовой Верой Ивановной сохраняется. Справка дана для предоставления по месту требования. Начальник отдела кадров А.В. Иванов(печать компании)

30. Служебная записка – информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании.

31. Жанрово-стилевые особенности: написание осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении; составляется с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника: Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее. оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

32. Структура служебной записки: «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже); дата составления и номер служебной записки; наименование документа (Служебная записка); заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки); текст документа; должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора служебной записки.

33. Образец служебной записки Исполнительному директоруООО «Виста»Березе Юлии Семеновнеменеджера отдела трейд-маркетингаСоловьевой Ирины Анатольевны 2011-02-11111-ЦН от 25.02.2011г. О выдаче продукции Служебная записка Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J». Цель акции: - увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;- увеличение нумерической и качественной дистрибуции.Период проведения акции: март-апрель 2011г. Регион: Томск, НовосибирскУчастники акции: продавцы розничных торговых точекМеханизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».Распределение призового фонда:Томск – 400 упаковок (по 1л); Новосибирск – 600 упаковок (по 1л)Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.Соловьева И. А. Соловьева

34. Докладная записка Информационно-справочный документ. Составляется на имя руководителя компании или вышестоящей инстанции. Пишется либо по инициативе работника, либо по требованию руководства. Цель составления – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.

35. Структура докладной записки Обычно состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы.

36. Структура докладной записки Содержит следующие реквизиты: адресат (кому предназначена докладная записка: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); дата и номер документа; место (город) составления; наименование документа (Докладная записка); заголовок к тексту документа (начинается со слов «О…», «Касательно…»); текст докладной записки; личные данные составителя (должность, фамилия, инициалы); подпись адресанта (составителя).

37. Образец докладной записки Генеральному директоруООО «Премиум»Сыроежкину М. В. Докладная записка 10.03.2011 № 12г. ТомскО замене компьютера. Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадежные эксплуатационные качества. Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера на более новую модель. Менеджер по персоналу Бойко                             Н.И. Бойко

38. Пресс-релиз Краткое информационное сообщение, составленное пресс-службой или отделом PR компании и предназначенное для журналистов и редакторов СМИ, которое содержит освещение какого-то мероприятия, значимого для компании. Основная задача пресс-релиза – заинтересовать СМИ с целью дальнейшего распространение данной информации среди широкого круга людей, укрепления репутации и повышения имиджа компании. Пресс-релиз может, к примеру, сообщать о проведении выставки, конференции, круглого стола, выступлении артистов, продукте-новинке, конкурсе, исследовании и т.п.

39. Жанрово-стилевые особенности пресс-релиза Должен быть актуальным и представлять ценность для аудитории издания, в которое он отправляется. При его написании важно уметь заинтересовать читателя либо зрителя конкретного издания, донести информацию понятным и простым языком: можно добавить в пресс-релиз интервью, комментарий кого-то из руководителей компании – это позволит «оживить» текст.

40. Жанрово-стилевые особенности пресс-релиза В конце текста можно поместить информационную справку о компании: сфере деятельности, продукции, финансовых показателях и т.п. Обычно составляют на фирменном бланке компании размером на 1-2 страницы. Отправляют пресс-релиз журналистам в основном по электронной почте, реже – по факсу.

41. Структура пресс-релиза: наименование документа (Пресс-релиз); дата рассылки; заголовок (отражает тему и суть пресс-релиза); текст пресс-релиза с указанием в первую очередь даты и места проведения события; контактные данные человека, который может предоставить уточнения по тексту пресс-релиза (ФИО, e-mail, телефон).

42. Образец пресс-релиза ПНВХ начал 2011 год ростом продаж Несмотря на кризис, торговые марки Первого Национального Винодельческого Холдинга продолжают пользоваться популярностью потребителей. Так, продажи TM INKERMAN за январь 2011 года выросли на 68% в натуральном выражении по сравнению с аналогичным периодом 2010 года. На 13% выросли продажи ТМ «Георгиевский» и на 20% TM ALeXX. Инкерманский завод марочных вин в 2010 году произвел 6,63 млн. литров натуральных вин, превысив показатели 2009 года на 10%. За январь-декабрь 2011 года в Украине было продано 4,73 млн. литров, что равно приросту в 28%. Также 1,91 млн. литров было отправлено на экспорт. Рост продаж в январе 2011 был обеспечен как новой Коллекцией молодых вин, так и ростом продаж основной коллекции. На украинском рынке тихих вин согласно данным MEMRB – ТM INKERMAN лидирует в сегменте (17% рынка) сухих вин. За 2009 год лидером коньячного рынка Украины АПФ «Таврия» (ТМ «Таврия», ТМ «Георгиевский», TM ALeXX) было произведено 6,66 млн. литров ординарных, марочных и коллекционных коньяков.

43. Несмотря на второе место по объемам производства, АПФ «Таврия» лидирует в продажах в натуральном выражении с долей в 23,5%. Опережение ближайшего конкурента составляет 3,5%. Это свидетельствует об ориентации коньячного бизнеса ПНВХ на реальные потребности рынка, а не на накопление продукции на складах. Будучи лидером в Украине, АПФ «Таврия» занимает пятое место по показателям продаж, уступая только известным Hennessy, RemyMartin, Martell и Courvoisier. В планах ПНВХ на 2011 г. – увеличение продаж за счет развития экспортных направлений. Эксперт-винодел из Франции Рено-Паскуаль Музелар («Шато Лафит Ротшильд») считает, что вина TM INKERMAN уже готовы донести свою уникальность европейским потребителям. Позитивные результаты дегустация 2010 г. на InternationalWine & SpiritChallenge в Лондоне дают основания для освоения рынка Великобритании ТМ «Таврия», а TM ALeXX первой заняла уникальную нишу нестандартных коньяков в коктейльном стиле fusion в России. CПРАВКА: Первый Национальный Винодельческий Холдинг является владельцем таких торговых марок как INKERMAN - сухие марочные вина, «Таврия» – ординарные, марочные и коллекционные коньяки, «Георгиевский Кавалер» - коньяк «для сильных духом», «ALeXX» – первый креативный коньяк в стиле fusion. С 2005 года ПНВХ является эксклюзивным поставщиком продукции Remy Cointreau в Украине (коньяки Remy Martin, ликеры Cointreau, бренди Metaxa).

44. Спасибо за внимание!