PROJEKTI Kehittämistyön menetelmänä

1. PROJEKTIKehittämistyön menetelmänä Maija Alahuhta, TtT, lehtori OAMK

2. Projekti versus hanke? • Projekti on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää. Lisäksi projektilla on budjetti ja aikataulu. (Ruuska 2012). • Hankkeella tarkoitetaan yleensä suurempaa kokonaisuutta, joka voi pitää sisällään useampia yksittäisiä projekteja • Kirjallisuudessa näkyy käytettävän myös toistensa synonyymeina

3. Työn ja työyksikön toiminnan kehittäminen • Muutokset ja nopea kehitys työelämässä vaativat asioihin tarttumista ja niiden kehittämistä työpaikoilla • Kehittämistyön menetelminä voi olla esim. tutkimus tai projektityyppinen kehittäminen. (Projektin sisällä voi olla tutkimusta ja muita kehittämistyönmenetelmiä) • Työyksikön, yksittäisen henkilön kehitystarve, ”aloitelaatikot” • Ulkopäin tuleva vaade • Tilaustyö

4. Projektityöskentelyn ominaisuuksia • Kehittämistyö vaatii selkeän etenemisen ja rakenteen sekä perustelut jokaiselle ratkaisulle, nämä pitää olla myös projektissa • Taloudellisuuden ja tuloksellisuuden tavoittelu ja saavuttaminen • Organisaatiosuhteet ovat mutkattomat ja selkeät • Tiedonkulku yksinkertaistuu ja tehostuu • Huomio kiinnitetään tuloksiin eikä sääntöihin ja työrutiineihin • Valtaa ja vastuuta voidaan jakaa normaalista käytännöstä poiketen • Henkilöstön osaamista voidaan hyödyntää tavoitteellisesti • Työmotivaatio lisääntyy uusien ja haasteellisten tehtävien myötä Huomioitavaa: • Prosessiin liittyy usein muutos, johon voi liittyä myös vastarintaa • Henkilöstön sitoutuminen tärkeää

5. Mitä projektityö on? • Tavoitteellista toimintaa, jolla on selkeä aloitus- ja päättymisajankohta • Työskentely perustuu tavoitteisiin ja suunnitelmaan • Työskentely etenee vaiheittain • Tuottaa tulosta, jota voidaan käytännössä hyödyntää. Saavutetun tuloksen tulisi olla sellainen, että se jäisi elämään.

6. Projektin tyypilliset piirteet (Ruuska 2012) • Tavoite: Projektilla on selkeä tavoite tai joukko tavoitteita. Kun tavoitteet on saavutettu, projekti päättyy. • Elinkaari: Projekti ei ole jatkuvaa toimintaa. Projektilla täytyy olla etukäteen määritelty päätepiste, joka voidaan normaalisti johtaa tavoitteista. • Itsenäinen kokonaisuus: Projekti on loogisesti rajattu kokonaisuus. Vastuu on keskitetty yhteen pisteeseen, vaikka mukana olisi useita erilaisia intressiryhmiä ja osapuolia

7. Ryhmätyöskentely: Projektin tavoitteiden saavuttaminen edellyttää ryhmätyöskentelyä. Ryhmän jäsenet voivat edustaa omaa tai eri organisaatiota. Vaiheistus: Projektissa voidaan sen elinkaaren aikana havaita erilaisia vaiheita ”kasvusta kypsymisen kautta kuihtumiseen”. Projekti on aina myös oppimisprosessi, josta saatua kokemusta tulisi hyödyntää seuraavissa projekteissa. Ainutkertaisuus: Kahta samanlaista projektia ei ole. Ihmiset ja ympäristötekijät muuttuvat ajassa, joten projektia ei sellaisenaan voi toistaa

8. Muutos: Projekti kokee elinkaarensa aikana lukuisia muutoksia. Osalla muutoksista ei ole vaikutusta projektin toimintaan. Toiset taas saattavat täysin muuttaa projektin luonnetta ja tavoitteen asettelua Seurannaisperiaate: Meneillään olevassa projektin vaiheessa ei varmuudella tiedetä, mitä seuraavassa vaiheessa tapahtuu. Edellisen vaiheen tulokset vaikuttavat aina seuraavan vaiheen tehtäviin, kun yksityiskohdat työn edetessä tarkentuvat

9. Tilaustyö: Projekti perustuu aina asiakkaan tilaukseen. Asiakas asettaa projektille vaatimuksia ja reunaehtoja, jotka rajaavat projektin toimintaa. Asiakas voi olla oman organisaatioin sisältä tai ulkopuolinen. Riski ja epävarmuus: Kaikkiin projekteihin liittyy riskejä ja epävarmuustekijöitä. Huonosti suunnitellussa ja rajatussa projektissa riskien määrä ja niiden toteutumistodennäköisyys ovat suuria

10. Projektityyppejä • Investointihankkeet - tavoitteena on investoinnin toteuttaminen • Kehittämishankkeet - toimintojen, organisaatioiden, tuotteiden ja palveluiden kehittäminen • Tutkimushankkeet • Selvityshankkeet • Produktiohankkeet (tapahtumien tai taideproduktien toteuttaminen) (Silfverberg 2007)

11. Projektin vaiheet

12. Määrittely / Aloitus: • Aloitus: luodaan raamit projektille, ideointi, tutkitaan mahdollisuuksia projektin toteuttamiselle, esitutkimus Esim. SWOT - analyysi • kehittämistilanteen ja sidosryhmien vahvuuksia (S = Strengths) • kehittämistilanteen ja sidosryhmien ongelmia ja heikkouksia (W = Weaknesses) • toimintaympäristön ja tulevaisuuden tarjoamia mahdollisuuksia (O = Opportunities) • toimintaympäristön ja tulevaisuuden luomia uhkia (T = Threaths) • Projektin omistaja, asettaja • Määritellään • - alustava kehitystehtävä/ongelma, johon haetaan ratkaisua, • - tavoite, mihin pyritään, myös laadulliset tavoitteet • Resurssit • Alustava aikataulu

13. Projektin aloittaminen • Oleellisia kysymyksiä: - Mikä on kehittämisen kohde? - Miksi sitä on syytä kehittää? - Mitä hyötyä kehittämistyöllä haetaan? Kenelle? - Mitä aiheeseen liittyen on jo kehitetty, miten ja missä, mitä tuloksia saatu? - Mitä aiheesta on tutkittu, mitä teoriatietoa on löydettävissä? (Tietoperusta- kirjallisuuskatsaus) Perustelut, miksi kannattaa ryhtyä toimeen!

14. Kenellä on osaamista, kiinnostusta, tahtoa, intoa lähteä kehittämistyöhön/projektiin? Ketkä kuuluvat seuranta- tai ohjausryhmään? MIKÄ ON TAVOITE JA TULOSODOTUS? - Välitön tavoite, kehitystavoite? Miten työ vaiheistetaan? – päätehtävät, osatehtävät Mitkä ovat käytännön toimet kohti tulosta edetessä? Miten etenemistä arvioidaan?

15. Projektisuunnitelma Hyvä projektisuunnitelma on sellainen, että kuka tahansa pystyisi sen toteuttamaan suunnitelman mukaisesti (suunnitelman tarkistus ja muutos tarvittaessa) • Tarkennetaan aloitusvaiheen alustavaa suunnitelmaa • Määritellään • ongelma, kehitystehtävä - rajaus • tarkoitus, tavoitteet • hyöty ja kenelle • toimintasuunnitelma, millä päästään tavoitteeseen • miten arvioidaan tulosta • Toimijat • Muut resurssit

16. Esim. projektiorganisaatio Asiantuntijaryhmiä Muut sidosryhmät

17. Johtoryhmän tehtävät • Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet • Nimetä projektipäällikkö: paras valinta on henkilö, jolla on kokemusta, toimialaosaamista ja tunneälyä • Hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma • Antaa projektille sen tarvitsemat resurssit • Tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset • Hyväksyä projektin tulos • Päättää projektin lopettamisesta

18. Projektipäällikön tehtävät • Projektipäällikköä voidaan verrata pienen yrityksen toimitusjohtajaan: - motivaatio saada projekti onnistuneesti toteutetuksi - projektiryhmän motivoiminen ja sitouttaminen tavoitteen saavuttamiseksi • Laatia projektisuunnitelma yhteistyössä projektiryhmän kanssa • Käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää • Johtaa projektin toimeenpanoa, tehtävien antoa ja valvoa työn edistymistä • Raportointi • Varustaa projektiryhmä tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella • Laatia projektin loppuraportti ja suorittaa projektin päättäminen

19. Projektiryhmän jäsenen tehtävät • Osallistua projektisuunnitelman laatimiseen ainakin oman työnsä osalta • Huolehtia omista tehtävistään laadullisesti hyvin niin nopeasti kuin mahdollista • Raportoida työn edistymisestä projektipäällikölle • Dokumentoida työnsä tulokset • Noudattaa päätettyjä sopimuksia • Kehittää omaa ammattitaitoaan ja työmenetelmiä • Jäsenten valinta ja osallistuminen: osaaminen työtehtävien mukaan, erilaisuus; yhteistyötaidot ”12 rumpalia ei muodosta orkesteria”

20. Tiimiroolit • Takoja (Shaper) • energinen, impulsiivinen ja tehokas • suuntautuu saavutuksiin • innostaa mukaan • vastustaa tehottomuutta • saattaa turhautua ja ärsyyntyä helposti • “ei saa jäädä tuleen makaamaan” • “tehdäänpä nyt, niin saadaan valmiiksi” • toimii hyvin yhteistyössä tiedustelijan kanssa • saattaa kokea hankaluuksia kokoojan, keksijän ja diplomaatin kanssa • Kokooja (Co-ordinator) • tavoitteellinen, ennakkoluuloton, tasainen • etsii jäsenten vahvuuksia, jakaa töitä • kykenee saamaan voimavarat esiin • jämäkkä • saattaa olla haluton tekemään itse • “jaetaanpa tehtävät kunkin kykyjen mukaan” • “onko kenelläkään mitään lisättävää?” • toimii hyvin yhteistyössä keksijän, diplomaatin, tekijän ja arvioijan kanssa • saattaa kokea hankaluuksia takojan kanssa • Tiedustelija (Resource investigator) • ulospäin suuntautunut, innostuva ja utelias • luo kontakteja, etsii mahdollisuuksia • pitää ryhmän ajan tasalla • tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa • mielenkiinto voi herpaantua helposti • “ei kannata keksiä pyörää uudelleen” • “tämä on uusinta uutta, sovellammeko?” • toimii hyvin yhteistyössä takojan, tekijän ja diplomaatin kanssa • saattaa kokea hankaluuksia viimeistelijän kanssa • Arvioija (Monitorevaluator) • objektiivinen, ei innostu helposti • arvioi suunnitelmia ja työskentelytapoja • etsii riskejä, varoittaa vaarasta • osaa valita parhaan ehdotuksen puolueettomasti • voi olla ylikriittinen • “tässä on se vaara, että...” • “hiljaa hyvä tulee” • toimii hyvin yhteistyössä kokoojan ja tekijän kanssa • saattaa kokea hankaluuksia keksijän, viimeistelijän ja toisen arvioijan kanssa

21. Tiimiroolit • Keksijä (Plant) • luova, mielikuvituksellinen ja omaperäinen • keksii ratkaisuja vaikeisiin ongelmiin • löytää uusia tapoja tehdä asioita • mielellään pohtii yksikseen, annettava tilaa • saattaa unohtaa käytännön tosiseikat • “joka ongelmaan on ratkaisu” • “ei saa häiritä, nero työssä” • toimii hyvin yhteistyössä kokoojan, tiedustelijan ja diplomaatin kanssa • saattaa kokea hankaluuksia arvioijan, tekijän, takojan ja toisen keksijän kanssa • Tiedustelija (Resource investigator) • ulospäin suuntautunut, innostuva ja utelias • luo kontakteja, etsii mahdollisuuksia • pitää ryhmän ajan tasalla • tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa • mielenkiinto voi herpaantua helposti • “ei kannata keksiä pyörää uudelleen” • “tämä on uusinta uutta, sovellammeko?” • toimii hyvin yhteistyössä takojan, tekijän ja diplomaatin kanssa • saattaa kokea hankaluuksia viimeistelijän kanssa • Asiantuntija (Specialist) • määrätietoinen • itseohjautuva • antaumuksellinen • omaa harvinaislaatuista tietoa ja taitoa • kapea-alainen • “tässä työssä et ikinä lakkaa oppimasta” • “on parempi tietää paljon jostakin, kuin vähän kaikesta” • Diplomaatti (Teamworker) • hiljainen diplomaatti • kannustaa, tukee, sovittelee, joustaa • aistii ilmapiirin • luo kahdenvälisiä suhteita • saattaa olla huono päättäjä • “jos se sopii sinulle, se käy minullekin” • "jospa ei riideltäisi” • toimii hyvin yhteistyössä keksijän, tiedustelijan, kokoojan ja toisen diplomaatin kanssa • saattaa kokea hankaluuksia takojan kanssa

22. Tiimiroolit • Tekijä (Implementer) • vastuuntuntoinen ja ahkera • käytännöllinen, realistinen • tuottaa käytännön toimivat toteutukset • organisoi toimintaa • saattaa hitaasti lämmetä uudelle • “mahdottomuuksia toimitetaan välittömästi, ihmeet vievät hieman kauemmin” • “kääritään hihat ja ryhdytään toimeen” • toimii hyvin yhteistyössä tiedustelijan, kokoojan, arvioijan ja viimeistelijän kanssa • saattaa kokea hankaluuksia keksijän ja toisen tekijän kanssa • Viimeistelijä (Completer) • huolellinen ja tarkka • hyvä paineensietokyky • varmistaa laadun • huolehtii tärkeysjärjestyksestä • voi olla täydellisyydentavoittelija • “vain täydellinen on riittävän hyvää” • “onko tämä varmasti tarkistettu” • toimii hyvin yhteistyössä tekijän kanssa • saattaa kokea hankaluuksia tiedustelijan ja arvioijan kanssa

23. Toiminta- ja arviointisuunnitelma • Kuvataan miten / millä keinoilla päästään tavoitteeseen. Miten lopputulosta arvioidaan. Voidaan tehdä erikseen. • Esim: Taulukko

24. Esimerkki projektisuunnitelman rakenteeksi TIIVISTELMÄ (tiivis yhteenveto projektista) 1. PROJEKTIN TAUSTA JA TARVE Pohjautuu mahdollisimman paljon tutkittuun tietoon • Miksi projektia tarvitaan? • Mihin alueelliseen/yhteiskunnalliseen/kansainväliseen haasteeseen se vastaa? • Mihin muihin ohjelmiin, strategioihin yms. projekti liittyy? • Mikä on projektin tavoite ja osuus suuremmassa kokonaisuudessa? • Mitä siitä (projektin aihealueesta) tiedetään -kirjallisuuskatsaus? (näyttöön perustuva tietoperusta) 2. KOHDERYHMÄT JA HYÖDYNSAAJAT • Kenelle projekti on suunnattu eli mikä on kohderyhmä? • Ketkä kaikki hyötyvät projektista (muutkin kuin varsinainen kohderyhmä, potilaat/asiakkaat/omaiset, työntekijät, työyhteisö, yhteiskunta, opiskelija)? 3. TARKOITUS, TAVOITTEET JA MITTARIT • Mitkä ovat projektin tarkoitus ja tavoitteet (välitön tavoite ja kehitystavoite)? • Miten mitataan tavoitteiden saavuttamista (esim. kohderyhmän palautteet)?

25. 4. TULOKSET JA TUOTOKSET Mitä tuloksia (oppiminen, kehittyminen) ja tuotoksia (materiaali, raportit) projektilla saavutetaan? 5. PROJEKTIN TOTEUTUSMALLI Miten projekti toteutetaan? Millaista toimintaa sisältyy projektiin? Millaisia menetelmiä käytetään? Huom! Tässä yhteydessä menetelmiin liittyvä teoreettinen ja tutkimustieto. 6.TYÖSUUNNITELMA JA AIKATAULU Millaisiin eri vaiheisiin projekti jaetaan (suunnittelu, toteutus / eri vaiheet, arviointi) Miten projekti allakoidaan? Mitkä ovat projektin päätehtävät, kuka vastaa mistäkin ja milloin ne toteutetaan?

26. 7. PANOKSET / Resurssit Mitä panoksia projekti vaatii (osaamista, työaikaa, rahaa, ohjausta, yhteistyötahoja) ja mitä on käytettävissä? 8. KUSTANNUSARVIO JA RAHOITUSSUUNNITELMA Mitä projektin toteutus maksaa? Aineet ja tarvikkeet Henkilöstökustannukset Matkakustannukset Markkinoinnin ja viestinnän kustannukset Tilakustannukset Muut kustannukset 9. RISKIEN JA MUUTOKSEN HALLINTA Mitä riskejä liittyy projektiin ja miten niitä aiotaan hallita? Miten hallitaan muutosta, jonka projekti tuottaa?

27. 10. ORGANISAATIO JA JOHTAMINEN • Millainen organisaatio projektissa tarvitaan? (projektiryhmä, projektipäällikkö, ohjausryhmä, asiantuntijaryhmät) 11. VIESTINTÄ • Kenelle projektia aiotaan markkinoida ja miten? • Miten projektin sisäistä ja ulkoista viestintää hoidetaan? (projektista ja projektin tapahtumista tiedotusta)? 12. RAPORTOINTI, SEURANTA JA ARVIOINTI • Miten aiotaan raportoida projektista ja kenelle? • Kenelle aiotaan tiedottaa projektin tuloksista? • Miten aiotaan levittää tuloksia. • Miten aiotte arvioida projektin toteutusta ja tuloksia? LÄHTEET LIITTEET

28. Esimerkkejä projektityön tuloksista • Erilaisten toimintatapojen ja – mallien kehittäminen (esim. perehdytys, tiedottamiseen tai toimenpiteiden suorittamiseen liittyvät toimintatavat) • Ohjeistusten ja suositusten kehittäminen • ”Tietopaketit” • Erilaisten tilaisuuksien järjestäminen asiakkaille, potilaille, omaisille, henkilökunnalle, opiskelijoille… - koulutustilaisuudet - ryhmät - teematapahtumat, virkistystapahtumat - muita esimerkkejä?

29. Miten päästään laadukkaaseen tulokseen? • Huolellinen ja perusteellinen alkuvaiheen toiminta: aihe tarpeeksi selkeä ja rajattu; tavoitteet yksiselitteisen selkeät; ei liian paljon tavoitteita • Perehtyminen aiheeseen liittyvään tutkimukseen ja kehittämiseen – näiden kokoaminen tietoperustaksi

30. Ohjaus- ja tukiryhmien aktiivinen osallistuminen!! - Sovi ohjauskäytännöt Hyvän yhteistyön luominen ja ylläpitäminen kaikkien kesken - Sovi yhteistyömenetelmät Konkreettinen vaiheistus ja sen toimivuuden arviointi koko työskentelyn ajan

31. Palautteen saaminen koko prosessin ajan Tiedottaminen Alustavien tulosten arviointi Tulosten kuvaaminen selkeästi Tulosten hyödyntäminen käytännössä!!!

32. Projektien sudenkuoppia • Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi • Puhutaan projekteista, mutta asioita ohjaavat jotkin muut henkilöt kuin projektin toimijat • Projekti annetaan henkilöille ”muiden töiden ohella” • Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä • Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu • Ei ole projektiohjeistoa, kukin toimii, miten parhaaksi näkee • Asenteet esim. ”Ei minun työtäni voi aikatauluttaa” • Projektien aloitus ja lopetus lipsuvia • Ammattitaitoisten projektipäälliköiden puute

33. PROJEKTIKOKOUS työskentelyn välineenä 1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen 2. Projektin aloitus/suunnittelu/toteutus/vaiheen tms. tilanne - käydään läpi tähän mennessä tehty työ ja tarkennetaan asioita - mitä on tekemättä, mitä pitää olla valmiina seuraavaan projektipalaveriin - kuka vastaa mistäkin 3. Työskentelyn aikataulut 4. Seuraava projektikokous ja siinä käsiteltävät asiat 5. Muut asiat 6. Projektikokouksen päättäminen - kokouksesta syntyy pienimuotoinen projektimuistio asialistan mukaisesti, joka tuodaan työryhmän dokumentteihin.

34. Kirjallisuutta • Hyttinen NK. 2006. Arviointi avuksi projektityöhön. Helsinki: Sininauhaliitto. • Kettunen S. 2009. Onnistu projektissa. WSOY. Helsinki. • Lööw M. & Tillman M. 2002. Onnistunut projekti: projektijohtamisen ja suunnittelun käsikirja. Tietosanoma. Helsinki. • Paasivaara L., Suhonen M. & Virtanen P. 2011. Projektijohtaminen hyvinvointipalveluissa. Tietosanoma Oy. Helsinki. • Pelin R. 2002. Projektihallinnan käsikirja. Helsinki. • Rissanen T. 2002. Projektilla tulokseen. Gummerus Kirjapaino Oy. Jyväskylä.

35. Ruuska K. 2012. Pidä projekti hallinnassa : suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus. Talentum. Helsinki. Ruuska K. 2006. Terveydenhuollon projektinhallinta: mallit, työkalut, ihmiset. Talentum , Helsinki. Seppänen-Järvelä R & Karjalainen V. 2006. Kehittämistyön risteyksiä. Stakes. Gummerus Kirjapaino Oy. Vaajakoski. Silfverberg P. 2007. Ideasta projektiksi. Projektinvetäjän käsikirja. Oy Edita AB. Helsinki.

36. Projektioppaita verkossa - RAKENNERAHASTOT: http://www.rakennerahastot.fi/rakennerahastot/fi/03_hakijalle/04_toteuttajalle/index.jsp - KUNTALIITTO: http://hosted.kuntaliitto.fi/intra/julkaisut/pdf/p071005095633P.pdf - RAY http://vslapset-fi-bin.directo.fi/@Bin/58aeffac6f34acbd350c5dc23f78d381/1315741534/application/pdf/122655/2002projektinhallinnan_opas.pdf - PROJECTIA (Julkaisija: Työ- ja elinkeinoministeriö, Tekijä: Silverberg Pauli) http://www.projectia.fi/C225736000379743/0/7BCC0A7FE923D1A24225735E0032B812/$FILE/pvopas.pdf

37. Sähköiset projektinhallinnan työkalut

38. Projektin vaiheet