Передовые Технологии – Максимум Качества

1. Передовые Технологии – Максимум Качества представляет систему электронного документооборота для муниципальных образований

2. СЭД осуществляет • автоматизацию делопроизводственной деятельности, документационного обеспечения, • регистрацию внешних и внутренних документов, заранее предъявленных на бумажных носителях, а также их • хранение, • контроль, • обработку, • маршрутизацию. • организацию контроля за исполнением поручений.

3. СЭД адаптируется под любые требования документооборота Это достигается за счет использования: • средств гибкой настройки справочников системы; • средств управления разграничением доступа к данным и функциям системы; • средств настройки на особенности делопроизводства (установка вида регистрационного номера, принципа нумерации, маршрутов документов и т.д.); • средств настройки на условия работы пользователей (значения полей по умолчанию); • средств создания выходных форм.

4. Пользовательский интерфейс

5. Интерфейс разбит на четыре оконные части. В верхней части располагаются меню файлов и меню инструментов пользователя, в нижней части интерфейса располагается строка состояния программы. В левой части расположены графические части функциональных элементов, вызов которых по двойному щелчку мыши активируют диалоговые формы в правой рабочей, оконной области главного вида графического интерфейса программы. Расположение графических частей функциональных элементов, выполнено в виде «дерево выбора».

6. Входящие документы СЭД реализует: • регистрацию входящего документа; • хранение входящего документа; • создание процесса поручения и перепоручения на базе входящего документа; поручения группе исполнителей; • функцию обеспечения контроля за исполнением поручения.

7. Карточка входящего документа

8. Вкладка «Обращения граждан»Регистрация обращений реализована согласно методическим рекомендациям, разработанным администрацией президента Российской Федерации

9. Главная страница «Инфо» содержит основную информацию по документу. • В закладке «Обращения граждан» находится детальная информация по конкретному обращению согласно типовому общероссийскому тематическому классификатору обращений граждан, организаций и общественных объединений (редакция на 27.09.2013). • Закладка «Кому» содержит сведения о получателе документа. • Закладка «Прикрепленные файлы» дает возможность прикреплять файлы (приказы, распоряжения, протоколы, письма и т.п.) и хранить их как внутри базы данных, так и во внешнем файловом архиве. • Закладка «Поручения» содержит информацию о поручениях по текущему документу. • «Журнал передачи» – раздел с информацией о текущем нахождении оригинала документа. • «Зависимые документы» представляют собой дерево зависимостей документов друг от друга. • «Печатные формы» – документы, созданные на основе данного электронного документа.

10. Реестр входящей документации Диалоговое окно позволяет пользователю осуществлять фильтрацию и сортировать реестровые записи по заданным критериям, в т.ч. по любому столбцу.

11. Внутренний документ СЭД осуществляет: • регистрацию внутреннего документа (создание регистрационной карты внутреннего документа); • хранение внутренних документов (картотека внутренних документов); • создание процесса поручения и перепоручения на базе внутреннего документа; • функцию перехода состояния созданного поручения («создан», «ожидает исполнения», «на исполнении», «выполненные», «на рассмотрении», «в деле» и т.д.); • функцию обеспечения контроля по исполнению внутреннего документа (поручения).

12. Карточка внутреннего документа

13. На основании входящего или внутреннего документа возможно создание поручения. Поручения сортируются по элементам раскрывающегося дерева в зависимости от этапа исполнения. Поручения в документе Область для создания поручений Область для просмотра созданных поручений на основе документа Созданное поручение отображается в личном кабинете адресата резолюции (с сортировкой поручений по его состоянию).

14. Исходящие документы • регистрация исходящего документа (создание регистрационной карты исходящего документа); • хранение исходящих документов (картотека исходящих документов); • возможность электронной передачи исходящих документов в рамках одной СЭД (представляет собой автоматическое создание входящего документа дляотдельного подразделения (департамента, филиала) на основе исходящего)

15. Регистрация исходящего документа Функции основных вкладок совпадают с функциями вкладок входящего документа

16. Отчеты На основании документов системы возможно формирование отчетов любой сложности в различных разрезах. Платформа «Турбо 9» предлагает два типа отчетов: генератор отчетов и параметрические отчеты. Генератор отчетов позволяет создать нужный документ путем установки определенных флагов (например, по оборотам, проводкам, аналитическим справочникам, счетам). Параметрический отчет позволяет на «настроенный отчет» устанавливать дополнительные параметры (фильтры, расчетные столбцы). С помощью технологии drill-down щелчком по любому полю можно открыть выбор уточняющего отчета, позволяющий уточнить отчет вплоть до исходного документа.

17. Отчет: дела в состоянии предусмотрена система поиска РК и созданных на базе них поручений при активации открывается таблица с поручениями в виде системы напоминаний (см. след. слайд)

18. Список полей отчета «Дела в состоянии» Возможна сортировка прямо в отчете по любому столбцу. Возможность сортировки прямо в отчете по любому столбцу. При щелчке по любой строке попадаем непосредственно в сам документ Переход в документ по щелчку на любой строке.

19. WEB-интерфейс Для системы электронного документооборота разрабатывается WEB-интерфейс для работы через стандартные браузеры (Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera). Реализованы возможности: • формирования отчета «дела в состоянии» для исполнителей и руководителей (из отчета можно перейти к редактированию самого документа); • работы с реестром внутренних документов, создания и редактирования карточек внутреннего документа; • создания поручений исполнителю или группе исполнителей на базе внутреннего документа; • просмотра реестра входящих и исходящих документов.

20. Отчет «Дела в состоянии»Исполнитель получает оперативную информацию по порученным заданиям.Руководитель осуществляет контроль за выполнением поручений.

21. Пример выбора из справочника

22. Карточка внутреннего документавнешний вид

23. Вкладка «Поручения» во внутреннем документе

24. Реестр документов в WEB

25. Получить дополнительную информацию о Системе электронного документооборота, а также приобрести ее и заказать внедрение Вы можете в компании «Передовые Технологии – Максимум Качества». Тел./факс: 8(812) 3052574 Email: info@ptmk.ru, сайт: www.ptmk.ru