Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

1. Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Fernando Vanini vanini@klais.com.br ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.

2. Klais Soluções • fundada em 2002 • Desenvolvimento de Aplicações de Workflow e BPM • Produtos • GuaraWf: gerenciador de workflow • ZIG: ferramenta para gerenciamento de projetos via web ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.

3. Situação de Mercado • Aumento na demanda por sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). • Muitas empresas de médio e pequeno porte que necessitam desse tipo de sistemas não comportam a infraestrutura de TI necessária. ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.

4. A Oportunidade Identificada • Oferecer às empresas o serviço de GED na modalidade ASP (Application Services Provider) • o provedor de serviços disponibiliza o serviço GED via web e se responsabiliza pela infraestrutura e pela qualidade de serviço. • as empresas clientes só se preocupam com a utilização do serviço oferecido. ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.

5. O Problema • Desenvolver um sistema GED para operar em modo ASP, oferecendo duas classes de funcionalidades: • funcionalidades de um sistema GED 'padrão', a serem utilizadas por cada empresa cliente. • funcionalidades específicas para o provedor de serviços: ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.

6. Funcionalidades GED • Tratamento de documentos em diversos formatos (doc, rtf, pdf, ps, tiff, jpeg, etc...). • Ciclo de vida configurável por categoria de documento. • Histórico de modificações: toda alteração num documento deve ser registrada (data, hora, usuário e motivo) ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.

7. Funcionalidades GED • Controle de Acesso • todo usuário do sistema tem um perfil associado (podendo acumular perfis) • gerente de documentação • elaborador • revisor • leitor • exclusão mútua no acesso a um documento por elaboradores ou revisores. • cada fase do ciclo de vida do documento define os perfis de usuário que podem acessá-lo. ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.

8. Funcionalidades GED • Rastreio • "com quem está o documento X ?" • "quantos documentos estão esperando pela aprovação por Fulano ?" • "quanto tempo Fulano leva em média para aprovar um documento ? " • "quem aprovou este absurdo ?" ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.

9. Funcionalidades ASP • Inclusão de Empresa • número máximo de usuários • período do contrato • funcionalidades contratadas • limite de espaço em disco • número máximo de documentos • Alteração dos limites contratuais • Exclusão de Empresa ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.

10. Funcionalidades ASP • Relatórios Administrativos • número de acessos • número de usuários • espaço em disco • taxa de ocupação da rede Configuráveis por • período • empresa cliente ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.

11. Referências na web • http://www.atsolutions.com.br/solucoes/ged.htm • http://www.planeta.coppe.ufrj.br/artigo.php?artigo=386 • http://www.oft.state.ny.us/cookbook/cook_intro.htm • http://businessintelligence.ittoolbox.com/documents/document.asp?i=2131 • http://www.metro-design-dev.com/files/papers/infodocmngmt.PDF • http://www.state.nd.us/itd/records/doc/edms-white-paper.pdf ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda.