第 5 章 账务系统初始化及日常处理

1. 第5章账务系统初始化及日常处理 学习目标: 了解账务系统的特点，熟悉账务系统的业务流程和数据流程。掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法;掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法;熟悉出纳管理的内容和处理方法;掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。

2. 一、课题分析： • 1、授课课题：账务系统的初始化 • 2、授课对象：11级会计（1）（2）(3) • 3、授课学时：2学时 • 4、课型：新授课 • 5、教学目标： • （1）了解账务系统的特点，熟悉账务系统的业务流程和数据流程。 • (2)、掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法; • (3)、掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法; • (4)、熟悉出纳管理的内容和处理方法; • (5)、掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。 • 6、教学重点： • （1）了解账务系统的特点，熟悉账务系统的业务流程和数据流程。 • (2)、掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法; • (3)、掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法; • (4)、熟悉出纳管理的内容和处理方法; • (5)、掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。 • 7、教学难点： • (1)、掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法; • (2)、掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法; • (3)、熟悉出纳管理的内容和处理方法; • (4)、掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。 • 二、教学手段： • 多媒体课件演示教学和指导学生在计算机上实训操作 • 三、教学内容

3. 5.1账务系统概述 • 账务系统是会计电算化信息系统的一个子系统，在整个会计电算化信息系统中既是中枢，又是基本的系统，它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他各子系统的数据必须传输到账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的会计电算化工作往往都是从账务处理系统开始的。 • 账务处理 是指会计凭证和账簿的组织、记账方法、记账程序的相互结合方式。凭证、账簿组织是指会计凭证和账簿的种类、格式以及凭证、账簿与各种账簿之间的关系。记账方法是指在会计账簿中登记经济业务的方法。记账程序是指从填制凭证，登记账簿到编制报表的整个过程的程序。

4. 5.1.1账务处理系统的业务流程 • 科目汇总表核算形式的处理过程主要有以下几个步骤: • （1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证。会计人员在收集、整理、汇总原始凭证的基础上，根据原始凭证汇总表编制有关的记账凭证。 • （2）登记日记账。出纳员根据涉及现金和银行存款的记账凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。 • （3）登记各种明细账。会计人员依据原始凭证或原始凭证汇总表和记账凭证登记各种明细分类账。 • （4）根据记账凭证编制科目汇总表并登记总分类账。会计人员依据记账凭证定期编制科目汇总表，依据科目汇总表登记分类账。 • （5）编制会计报表。月末会计人员依据日记账、明细账、总分类账的有关数据编制会计报表。科目汇总表核算形式的会计业务处理流程如图5-1所示。

5. 银 行 原始凭证 银行日记账表 核对 银行对账单 登记 记账凭证 核对 汇总 现金日记账表 汇总 登记 总账 科目汇总表 填制 汇总原始凭证 核对 登记 明细账 有关 部门 核对 原始凭证 会计报表 编制 会计业务处理流程图 图5-1 会计业务处理流程图

6. 5.1.2账务处理系统特点 （1）时序性强 （2）数据量大 （3）数据接口多 （4）通用性强

7. 5.1.3账务处理系统的目标 • 一般来说，账务处理系统的目标应包括以下内容： • （1）及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入电算化系统的会计数据及时、准确和全面。 • （2）高效、正确地完成记账过程。 • （3）随时输出各个会计期间的各种账表，及时提供会计信息。 • （4）建立账务处理系统与其他管理系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 • 此外，为了充分发挥计算机处理的优势，增强账务处理系统的核算和辅助管理功能，账务处理系统往往还增加了往来核算管理、部门核算管理、自动转账管理等功能。

8. 5.1.4账务处理系统数据流程 • 账务处理系统的数据流程可描述如下： • （1）会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证，然后将有关凭证写入临时凭证文件。 • （2）会计人员对临时凭证文件进行审核。 • （3）根据临时凭证文件中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。 • （4）根据企业银行对账文件和对账单文件进行对账。 • （5）根据汇总文件和历史凭证文件输出日记账和明细账以及会计报表，根据汇总文件输出总账。 • 账务处理系统数据流程图，如图5-2所示。

9. 会计部门 录入凭证 登记 审核 临时记账凭证文件 企业银行对账文件 历史凭证文件 汇总文件 银行对账输出 输出账表 录入对账单 对账单文件 账务处理系统数据流程图 图5-2 账务处理系统数据流程图

10. 5.1.5账务处理系统的功能 一般来说，账务处理系统的基本功能应包括系统设置（初始化）、凭证管理、记账结账、查询、打印输出、系统维护等。其基本功能模块结构如图5-3所示。 账务处理系统 系统设置 凭证管理 记账结账 查 询 打印输出 系统维护 科目设置 登记账簿 凭证查询 记账凭证 数据备份 凭证输入 凭证类别 结 账 凭证审核 账簿查询 打印账簿 数据恢复 账簿设置 自动转账 科目汇总 科目余额 初始余额 其他查询 其他设置 图5-3 账务处理系统基本功能模块结构图

11. 5.2账务系统的初始化 5.2.1总账系统的启动 总账系统初始设置就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”。在使用总账系统之前，需要先启动注册系统。总账系统的启动建立在整个软件系统的基础设置之上，具体操作步骤如下： （1）进入操作系统之后，单击“开始”→“程序”→“用友ERP-U8普及版V3.0”→“企业门户”。 （2）选择账套“888沈阳市华旭集团有限公司”，选择会计年度“2008”，输入操作日期“2008-01-07”，用户名“李乐”及相应的密码，然后单击“确定”。进入“企业门户”窗口，如图5-4所示。

12. 企业门户窗口 图5-4企业门户窗口

13. 5.2.2设置会计科目 1.增加会计科目 具体操作步骤如下： （1）在“企业门 户”窗口中， 选择“设置” 页签，执行 “基础档案”→ “财务”→“会计 科目”命令， 打开“会计科 目”窗口，如 图5-5所示。 图5-5会计科目

14. （2）单击“增加”按钮，进入“会计科目_新增”对话框。（2）单击“增加”按钮，进入“会计科目_新增”对话框。 （3）输入科目编码“ 100201”，输入科 目名称“工行存款”， 选择账页格式为“ 金额式”，如果有 辅助核算的科目 可以选择辅助核 算选项，如图5- 6所示。单击“ 确 定”。 图5-6“会计科目-新增”窗口

15. 2.复制会计科目 为了加快建立会计科目的速度和准确性，我们可以对下级科目或者同级性质相近的科目进行复制，这样只需稍作改动即可完成增加 工作。具体操作步骤 如下： （1）在“会计科目”窗 口中，选择“100201 工行存款”后，在“编 辑”菜单中单击“复制 ”，如图5-7所示，进 入“会计科目_新增” 对话框。 图5-7 复制会计科目

16. （2）如果企业新增会计科目为“100202中行存款”，将科目编码和名称分别改为“100202”和“中行存款”，单击“确定”即可，如图5-8所示。（2）如果企业新增会计科目为“100202中行存款”，将科目编码和名称分别改为“100202”和“中行存款”，单击“确定”即可，如图5-8所示。 图5-8复制会计科目

17. 3.成批复制科目 • 如果某一科目的下级与另一个或者几个科目的下级内容相同，我们还可以将某一科目的下级成批复制到另一个科目作为下级。具体操作步骤如下： • （1）在“会计科目”窗口 • 中，选择“编辑”菜单后， • 单击“成批复制”，弹出 • 对话框。 • （2）在“成批复制”对话 • 框中，输入被复制的科 • 目编码“6001”，在要复 • 制的科目编码中输入“6 • 401”，选择“数量核算” • 复选框，如图5-9所示， • 单击“确认”。 图5-9成批复制

18. 4.修改会计科目 • 如果要对已设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。但需要注意的是，已经使用的末级会计科目不能修改科目编码，非末级会计科目的编码不能修改或删除，已有数据的会计科目，应先将该科目及下级科目余额清零后再修改，被封存的科目在制单时不可以使用，只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。修改会计科目具体操作步骤如下： • （1）在“会计科目”窗口中，单击“修改”按钮，进入“会计科目_修改”对话框。 • （2）选择要修改的内容进行修改后，单击“确定”即可。

19. 5.汇总打印 • 当在同一张凭证中，某一方向的末级科目有多笔同向的分录，而又需要将它们按科目汇总成一笔进行打印时，则可以将该科目设置汇总打印。具 • 体操作步骤如下： • （1）在“会计科目”窗 • 口中，选择科目“100 • 201”后双击，进入“会 • 计科目_修改”对话框。 • （2）单击“汇总打印” • ，在“汇总到”下拉列表 • 框中选择“1002”后， • 单击“确定”即可，如 • 图5-10所示。 图5-10汇总打印

20. 6.删除会计科目 • 如果科目已制单或已录入期初余额，则不能删除。被指定为现金银行科目的会计科 目不能被删除，如果想删除必须先取消指定。“删除将不能恢复”是指不能自动恢复，以后如需恢复该科目可通过“增加”功能来完成。具体操作步骤如下： • （1）在“会计科目”窗口中，选择要删除的科目后，单击“删除”按钮。 • （2）在弹出的对话框中，单击“确定”即可。

21. （1）部门核算 用友软件的辅助 核算有以下五类： （2）个人往来 （3）客户往来 （4）供应商往来 （5）项目核算 7.设置辅助核算 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可在其上级和末级科目上同时设置辅助账类。具体操作步骤如下：

22. （1）在“会计科目”窗口中，选择“1122”，单击“修改”按钮。（1）在“会计科目”窗口中，选择“1122”，单击“修改”按钮。 • （2）如图5-11所示，选中“辅助核算”中的“客户往来”复选框后，单击“确定”即 可。 （3）同理，可设置“应收票据”为“客户往来”辅助核算；“其他应收款”为“个人往来”辅助核算；“应付账款”和“应付票据”为“供应商往来”辅助核算；“生产成本”的二级科目和“研发支出”为“项目核算”辅助核算；管理费用二级科目“业务招待费”为“部门核算”辅助核算 图5-11辅助核算

23. 8.指定会计科目 • 指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。一般情况下，现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。具体操作步骤如下： • （1）在“会计科目”窗口中，选择“编辑”菜单，单击“指定科目”。 • （2）选择“银行总账科目”后，在左框中选中“1002银行存款”，单击“ ”，将其添加到右侧“已选科目”文本框中，如图5-12所示。单击“确认”即可。

24. 指定会计科目 图5-12 指定会计科目

25. 5.2.3设置凭证类别 • 实行会计电算化以后，根据单位核算和管理的要求，需要对记账凭证进行分类。设置凭证类别后利于凭证的管理、记账和汇总。但是，无论如何分类都不会影响记账结果。具体操作步骤如下： • （1）在“企业门户”窗口中，选择“设置”页签，执行“基础档案”→“财务”→“凭证类别”命令。进入“凭证类别预置”对话框。 • （2）选中“收款凭证、付款凭证、转账凭证”后，如图5-13所示。 • （3）单击“确定”，进入“凭证类别”对话框，双击“收款凭证”后的“限制类型”栏，选择“借方必有”，在“限制科目”栏中输入限制科目编码1001、100201、100202。如图5-14所示。 • （4）在输入限制科目时，也可以在（科目参照）中选择“1001”或 “100201”后，如图5-15所示，单击“确定”。 • （5）需要说明的是，由于实施会计电算化后，凭证的分类、汇总都由计算机来快速完成，因此使用“记账凭证”就能满足会计核算的需求，无需使用专用记账凭证。

26. 凭证类别预置 图5-13 凭证类别预置

27. 设置凭证类别 图5-14设置凭证类别

28. 科目参照 图5-15 科目参照

29. 5.2.4外币种类 • 单位如果有外币核算业务，则需要进行外币设置。具体操作步骤如下： • （1）在“企业门户”窗 • 口中，选择“设置”页 • 签，执行“基础档案 • ”→“财务”→“外币设 • 置”命令。进入“外币 • 设置”对话框。 • （2）单击“增加”，输 • 入币符（$）、币名 • （美元），输入汇率小 • 数位（5），确定固定 • 汇率，输入记账汇率“ • 7.30”，单击“确认”，如 • 图5-16所示。 图5-16外币设置

30. 5.2.5设置项目目录 （1）项目大类名称 • 定义项目大类 （2）定义项目级次 （3）定义项目栏目 2.指定核算科目 3.定义项目分类 4.定义项目目录

31. 定义项目大类具体操作步骤如下: • ①在“企业门户”窗口中，选择“设置”页签，执行“基础档案”→“财务”→“项目档案”命令。进入“项目档案”窗口，如图5-17所示。 图5-17项目档案

32. ②单击“增加”，进入“项目大类定义增加”对话框， • ③输入新项目大类名称“生产成本”，如图5-18所示。 图5-18项目大类名称

33. ④单击“下一步”，进入“定义项目级次”窗口，如图5-19所示。④单击“下一步”，进入“定义项目级次”窗口，如图5-19所示。 图5-19定义项目级次

34. ⑤单击“下一步”。进入“定义项目栏目”窗口，如图5-20所示。最后，单击“完成”。⑤单击“下一步”。进入“定义项目栏目”窗口，如图5-20所示。最后，单击“完成”。 图5-20 定义项目栏目

35. 2.指定核算科目 • 指定核算科目具体操作步骤如下： • 在“项目核算”窗口的“核算科目”页签中，选择要核算的项目（直接材料）后，按“ ”按钮即可。同理，把“直接人工”“制造费用”也选入。如图5-21所示。 图5-21指定核算科目

36. 3.定义项目分类 • 具体操作步骤如下： • 在“项目核算”窗口的“项目分类定义”页签中，单击右下角的“增加”按钮。输入分类编码“1”，分类名称“自行开发”，单击“确定”即可，如图5-22所示。 图5-22 定义项目分类

37. 4.定义项目目录 具体操作步骤如下： （1）在“项目核算” 窗口中，选择“项 目目录”页签中， 如图5-23所示。 图5-23 定义项目目录

38. （2）单击“维护”，进入“项目目录维护”对话框，单击“增加”，增加一条新的目录。（2）单击“维护”，进入“项目目录维护”对话框，单击“增加”，增加一条新的目录。 （3）输入项目编号“101”，项目名称“A1产品”，“是否结算”栏为空，所属分类码选择“1自行开发”，然后再单击“确定”，然后单击“退出”后返回。如图5-24所示， 图5-24 项目目录维护结果

39. 5.2.6设置操作权限 • 1．设置功能操作权限 • 2．分配数据操作权限 • 具体操作步骤如下： • （1）在“企业门户”窗口中，选择“设置”页签，执行“数据权限”→“数据权限设置”。 • 进入在“权限浏览”窗口。 • （2）在“权限浏览”窗口，选择数据权限类型：“记录”级权限。 • （3）选择相应的业务对象（科目）。 • （4）在用户中选择“张悦”。 • （5）执行“授权”后，单击“保存”，5-25所示。 图5-25设置操作权限

40. 3．分配金额操作权限 • （1）在“企业门户”窗口中，选择“设置”页签，执行“数据权限”→“金额权限分配”命令。进入“金额权限设置”窗口。 • （2）在“金额权限设置”窗口，点击“级别”，打开“金额级别设置”对话框。 • （3）点“增加”按钮，在“科目编码”输入（100201），“级别一”输入（10 000）；“级别二”输入（50 000）；“级别三”输入（200 000）；“级别四”输入（1 000 000）。 • （4）点“保存”，然后退出。 • （5）在“金额级别设置”对话框，点“增加”按钮，依次对“张悦”、“肖吉梅”、“张宏霞”赋不同级别的金额权限，如图5-26所示。

41. 金额权限设置 图5-26金额权限设置

42. 5.2.7录入期初余额 • 如果是第一次使用账务处理系统，必须使用“录入期初余额”功能，`经过整理的手工账科目的期初余额录入计算机。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”功能后，上年各账户余额将自动结转到本年。假设企业主要科目如表1所示： 1.录入基本科目余额 如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量和外币余额。非末级会计科目的余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。其数据栏为黄色。出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据，然后单击“刷新”即可。通常，初始余额确定后不能再修改，即凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再进行修改。

43. 具体操作步骤如下： • （1）在“企业门户”窗口，选择“业务”页签，执行“财务会计”→“总账”，进入“总账”系统。 • （2）在“总账〔演示版〕”窗口，执行“设置”→“期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口，将光标定在“库存现金”（1001）科目的“期初余额”栏，输入期初余额“5 000.00”。 • （3）同理，输入100201、100202科目，如图5-27所示。 图5-27 “期初余额录入”窗口

44. 2.录入个人往来科目余额 • 只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。借贷方累计 • 发生额直接录入 • ，期初余额在辅 • 助项中录入。具 • 体操作步骤如下： • （1）在“期初余 • 额录入”窗口中， • 双击“其他应收 • 款”科目的“期初 • 余额”栏。进入“个 • 人往来期初”窗口， • 如图5-28所示。 图5-28 个人往来期初界面1

45. （2）在“个人往来期初”窗口，单击“增加”按钮，输入日期“2007-11-30”，凭证号“记-26”，部门“经理办”，个人“张月”，摘要“出差借款”及金额“5 000”。同理，输入财务部肖吉梅 的借款资料， 如图5-29所 示。 （3）单击“ 退出”按钮， 2个人的借 款之合（7 000元）记 入“其他应收 款”的“期初 余额”中 。 图5-29 个人往来期初界面2

46. 3.录入客户往来科目余额 • 在总账系统中录入期初余额的具体操作步骤如下： • （1）在“期初余额录入”窗口中双击“应收票据”的期初余额处，进入“客户往来期初”对话框。 • （2）单击“增加”按钮，修改日期为“2007-10-20”，在“类别”中选择“记账凭证”，输入凭证号为“记-26” • （3）在客户栏填“万科”，摘要“销售A1产品”，金额“100 000.00”，业务员选择“张洪岩”，输入票号“3325”。如图5-30所示。 • （4）单击“退出”。输入的数据自动进入“应收票据”的“期初余额”中，如图5-31所示。

47. 客户往来期初1 图5-30 客户往来期初1

48. 客户往来期初2 图5-31 客户往来期初2

49. 4.录入供应商往来科目余额 具体操作步骤如下： （1）在“期初余额录入”窗口中，双击“应付账款”的“期初余额”处，进入“供应商往来期初”对话框。 （2）单击“增加”，日期为“ 2007-12-10”，凭证号为“记 -12”，供应商为“联想”，摘 要为“赊购产品”， 金额为“300 000.00”，业务 员为“张红”，票号为“1234” ，如图5-32所示。 （3）单击“退出”，完成供 应商数据录入。

50. 5.项目核算科目余额 具体操作步骤如下： （1）在“期初余额录入”窗口中，双击“直接材料”的“期初余额”，进入“项目核算期初”窗口，如图5-33所示。 图5-33项目核算期初1