Normalización de procesos documentales: ISO 15489 e ISO 23081

1. GRUPO DE TRABAJO SC11-España RECORDS MANAGEMENT Normalización de procesos documentales: ISO 15489 e ISO 23081 FESABID. Madrid, 15/04 2005 Manuela Moro Cabero moroca@usal.es

2. Gestión de la innovación E.T.E. ISO 9000 Sociedad del conocimiento Modelos para la acción CUSTODIA CENTRALIZADA CUSTODIA DISTRIBUIDA

3. Gestión de la innovación USUARIOS CONOCIMIENTO Capital humano Capital estructural Capital relacional INNOVACIÓN CALIDAD

4. Componentes activos del records continuum • El individuo y su espacio • El grupo de trabajo • La organización o entidad • La sociedad en un entorno local, autonómico, nacional, etc. • Creación • Incorporación • Gestión • Uso y conservación Dominios Acciones simultáneas [A.Cunningham]

5. Una constelación normativa Manuales ISO 15489-1 Instru- mentos ISO/TR 15489-2 Encuestas Revisión ISO 15489:2001 MoReq ISO/DIS 22310 Terminología ISO 23081 Lista de verificación requisitos ISO/DIS 19853 Metadatos Evaluación

6. Una constelación normativa Manuales ISO 15489-1 Instru- mentos ISO/TR 15489-2 Encuestas Revisión ISO 15489:2001 MoReq ISO/DIS 22310 Terminología ISO 23081 Lista de verificación requisitos ISO/DIS 19853 Metadatos Evaluación

7. Normativa para la gestión del cambio • ISO 15489-1 RECORDS MANAGEMENT PART. 1 GENERAL, 2001 • Principios • Componentes de Gestión de documentos • Resultados • ISO/TR 15489-2 RECORDS MANAGEMENT PART 2 GUIDELINES, 2001 (TR) • Metodología para lograr los resultados

8. Alcance de la norma Documentos de archivo en todo tipo de soporte Creación, incorporación, mantenimiento y control de un SGD Base documental ISO 9000 y AS 4390 15489-1/2 ISO 15489 Aplicación a todo tipo de organizaciones. Gestión distribuida.

9. Elementos básicos integrantes de la gestión de documentos de archivo Capital intelectual: plantilla y liderazgo e • “Gestores de los documentos” (archiveros) • Delegaciones de autoridad y distribución y asignación de responsabilidades • Políticas (conjunto asignado) • Usuarios Capital relacional: enfoque hacia el usuario

10. Elementos que incluye la gestión de documentos Capital estructural: enfoque basado en procesos e • Procedimientos • Directrices, instrucciones y otros documentos • Documentos utilizados para la gestión y rediseño de sistemas • Software y Hardware • Documentos de archivo Recursos

11. Parte 2: Guía práctica 1 Campo de aplicación o alcance 2 Políticas y Responsabilidades 3 Estrategia, diseño e implantación 4 Métodos de archivo y de control 5 Control y auditoría 6 Formación Anexos Bibliografía Estructura 15489-2

12. Ubicación de la estructura en un ciclo de gestión Ciclo PDCA ANÁLISIS Mejora Control Evaluación Diseño

13. FASES PARA LA PLANIFICACIÓN, DISEÑO, PUESTA EN MARCHA Y CONTROL DE UN PGD Etapa A Encuesta preliminar Etapa B Análisis de actividades Etapa C Identificación De requisitos E F Etapa D Evaluación Sistemas existentes H Análisis e identificación de requisitos

14. FASESPARA LA PLANIFICACIÓN, DISEÑO, PUESTA EN MARCHA Y CONTROL DE UN PGD Etapa E Identificación de estrategias Etapa F Diseño del sistema A C Etapa G Implantación Etapa H Control del sistema Estrategias, diseño, implantación y control

15. Capital estructural: enfoque basado en procesos

16. Capital estructural: enfoque sistémico basado en procesos Procesos estratégicos Procesos de realización Entrantes Resultados Procesos de soporte USUARIOS SISTEMA Valor añadido al sistema GSA

17. Planificación Implantación SGD Definición de políticas y de objetivos Innovación de servicios Coordinación Estrategias Establecer presupuestos Resultados PROCESOS TÉCNICOS Y DE DIFUSION Entrantes Sistema Gestión infraes-tructura Auditoría de procesos, productos, sistemas, etc Gestión RR.HH (formación) Gestión económica Calidad

18. Incorporación de documentos • Registro (establecimiento de metadatos) • Organización lógica para la recuperación: clasificación e indización • Clasificación para la seguridad y acceso • Valoración de documentos • Almacenamiento • Trazabilidad (seguimiento del uso) • Disposición (ejecución del calendario de conservación) • Documentación Procesos de realización Archivo Organización

19. Incorporación de documentos • Registro (establecimiento de metadatos) • Organización lógica para la recuperación: clasificación e indización • Clasificación para la seguridad y acceso • Valoración de documentos • Almacenamiento • Trazabilidad (seguimiento del uso) • Disposición (ejecución del calendario de conservación) • Documentación Procesos clave Archivo Organización

20. Productos del sistema o de procesos: • Políticas, procedimientos, instrucciones, manuales de gestión • Informes DAFO, de riesgos, mapas de procesos • Planes de proyectos de diseño y de implantación, programas de formación • Documentos y esquemas de metadatos, especificaciones detalladas de software y hardware, planes de conversión, migración y digitalización. • Etc. PRINCIPALES ESPECÍFICOS NO ESPECÍFICOS Instrumentos de trabajo

21. Instrumentos de trabajo PRINCIPALES Organización Lógica: Clasificación • Plan de clasificación basado en las actividades del organismo (criterio funcional) • Calendario de conservación • Clasificación para la seguridad y el acceso Disposición Acceso

22. Instrumentos de trabajo ESPECÍFICOS Organización lógica: indización • Tesauros • Glosario de términos empleados • Otros vocabularios controlados (listas de autoridades)

23. Instrumentos de trabajo NO ESPECÍFICOS Planificación:Evaluación • Registro de la legislación, normativa y códigos de mejores prácticas • Informe de análisis y gestión de riesgos • Inventario de Descripción y de Perfiles de Puestos de Trabajo (responsabilidades, delegaciones de poder, tareas, recursos, capacidades y habilidades) • Inventario de fichas de habilidades y necesidades formativas Planificación y Diseño Formación

24. Proceso de soporte: Auditar en la normativa ISO 15489 Control y auditoría Auditoría de conformidad Auditoría de evidencia Medidas de rendimiento

25. Conceptos y proceso ¿Qué? uditar ¿Para qué? ¿Con qué? Evidencias Criterios Hallazgos Agentes ¿Quiénes? ¿Cómo?

26. Como archivero puedo auditar múltiples sujetos Auditoría AR CHI- VO Resultados Procesos Sociedad Recursos Servicios sistemas

27. Modelo ISO/CD 19853: Guía de autoevaluación. 2004 REFERENCIA ESTRUCTURA DE LA NORMA MODELO DE MEDIDA O DE ANÁLISIS ISO/CD 19853 CRITERIOS DE EVALUACIÓN EVIDENCIAS DE AUDITORÍA ALCANCE

29. ISO/TC 46 SC1--------- ISO/TC 10 ----------- ISO/TC 171 Archives/Records Management----Documentación de productos técnicos--- Aplicaciones de Gestión dedocumentos ISO/DIS 23081: 2004 Información y Documentación- Procesos de gestión de documentos. Metadatos para los documentos Parte 1 DIS: Principios Parte 2 TS: Implantación de los principios Parte 3 TS: Evaluación del conjunto de metadatos existentes (ISO 15489) Disponible

30. Estructura Contenidos Principios 1-Campo de aplicación 2-Normas para consulta 3-Términos y definiciones 4-Metadatos de gestión de documentos 5-Finalidad de los Metadatos de GD 6-Funciones y Responsabilidades 7-Metadatos de GD en relación con otras áreas de metadatos 8-Gestión de Metadatos 9-Tipos de metadatos compatibles ISO 15489-1 Concepto y alcance Requisitos previos, percepciones, beneficios y perspectivas RR.HH. Y Liderazgo E-negocio; Preservación; Descripción del recurso; Visualización-recuperación, gestión de derechos

31. Estructura Contenidos 8-Gestión de Metadatos Diferenciación de áreas de gestión de metadatos y de normas Niveles de aplicación de metadatos Fases en la existencia de documentos en las que deben crearse y aplicarse metadatos Procesos de gestión de metadatos Estructuras de los metadatos Funcionalidad de los sistemas 9-Tipos de metadatos compatibles ISO 15489-1 Introducción a tipos de metadatos. Metadatos sobre documentos. Sobre normas empresariales, políticas y mandatos. Metadatos de los procesos y sobre procesos de gestión de documentos

32. Gestión de documentos Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos así como su gestión durante toda su vida Gestión de Metadatos Concepto alcance Identificar, autenticar, contextualizar documentos, individuos, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan y las políticas por las que se rigen Control de la gestión del documento Control de la gestión de los metadatos

33. *Necesidades de gestión empresarial *Entorno normativo *Riesgos Selección METADATOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Perspectivas Percepciones +Percepción empresarial +Percepción de la gestión de documentos (características y contexto y gestión en el tiempo) +Percepción del uso interno y externo --M. Que documentan contexto de negocio, contenido, estructura y presencia. --M que documentan gestión de documentos y procesos de negocio en el que los documentos son utilizados.

34. Metadatos sobre los documentos Metadatos sobre su Gestión y uso

35. Normas de negocio, políticas y mandatos Establecen competencias Establecen competencias Procesos de negocio Son documentados en Procesos de Gestión de documentos Crea, incorpora, gestiona, dispone y usa Hacen Crea Documentos Agentes Usados por TIPOS DE METADATOS: ENTIDADES PRINCIPALES Y SUS RELACIONES

36. Técnicas para un nuevo método de gestión del conocimiento de archivos Técnicas de gestión Técnicas para asumir la planificación estratégica Técnicas de recogida y análisis de datos Técnicas de redacción, presentación y defensa de documentos de trabajo Técnicas de Comunicación – Formación y Aprendizaje Técnicas de auditoría