Gat oppgraderingskurs versjon 5.6

2. Gat oppgraderingskurs versjon 5.6

3. Vaktbok

4. Manglende iverksetting • Det ligger varsel i dashbordet 30 dager før iverksetting utløper, så fram til at den ansatte har et gyldig stillingsforhold.

5. I versjon 5.6 ligger faste ansatte som ligger i en plan, som ikke er iverksatt lengre i fri/vikarkolonnen med symbolet: I nåværende versjon ligger kun faste ansatte som er iverksatt i fri/vikarkolonnen med symbolene:

6. Ny rapport «vaktkalender» • Den kan vises/skrives ut fra vaktboken og fra arbeidsplanen. • Her kan dere ta ut rapport på alle som har hjemmevakt på en rapport uten å få med de som ligger i vaktboken, som er på jobb.

8. Standardvisningen er satt til månedsvisning. I denne visningen ser du ukedagene bortover og det er mulig å vise opptil 10 uker av gangen nedover. Denne verdien kan endres ved å sette «Antall uker» feltet mellom 1-10. • På hver dag i kalenderen ser du hvem som går på og av vakt. Der hvor vaktene går over døgnskille kommer dette tydelig frem i kalenderen – samme er også tilfelle når vaktene starter på søndag og går over til neste uke.

10. I tillegg til Månedsvisningen som er default når vinduet åpnes kan du også velge mellom Dag-visning, Uke-visning og Tidslinje visninger av de samme dataene – og du må her finne den varianten som best dekker ditt behov. [4] • i tillegg velge å sette kolonnebredden [5] og hvilke av tidsskalaene som skal vises på skjermen. • Vaktene kan også grupperes på dato eller vaktkategori [6]. • Vaktkalenderen kan skrives ut, «Skriv ut»-knappen [7].

11. Fraværsregistrering • Under informasjon finner du historikk på valgte fraværskode 3 år tilbake. • Kan gi en indikasjon på behov for «oppfølgingssamtale»

12. Sortering av oppgaver i vaktboka • Ved visning av oppgaver i vaktbok vises slik: • 1. Oppgaven som starter først (fra klokkeslett) • 2. Oppgaver med likt start klokkeslett skal vise den med lengst varighet først • 3. Oppgaver som er like i de ovenfor nevnte punktene eller som ikke har klokkeslett vil bli sortert etter sorteringsnøkkelen på oppgaven (oppgavekoder uten • sorteringsnøkkel får sorteringsnøkkel 9999, dvs langt ned på listen (lavt tall kommer høyt opp). • Det samme gjelder også i merknadsfeltet nede til venstre i vaktboka – her vil oppgavene bli listet opp vertikalt i den samme rekkefølgen som de vises horisontalt i lista ovenfor.

13. Merknad på vakt viser nå oppgaver • Oppgaver som er tildelt på en vakt, vises nå i en egen kolonne i «Merknad på vakt» vinduet. Det vises også kommentarer tilknyttet tildelingen

14. Godkjenning av forespørsler Bankforespørsler med klokkeslett • På forespørsel om kompensasjon i timebanken på fleksitid fra MinGat, kan brukeren skrive inn fra- og til klokkeslett i tillegg til antall timer. • Disse vises nå i bank-vinduet i Gat, under feltet for antall. • Dersom det ikke er lagt inn klokkeslett, vises det som tidligere

15. Forskjøvet vakt med kommentar • På forespørsel om forskjøvet vakt ble ikke kommentarer som var lagt til på forespørselen vist til leder ved godkjenning i Dashbordet. • Til Gat 5.6 vises kommentaren fra forespørselen og vises i kommentarfeltet når vakten åpnes for godkjenning i Dashboard og i spesifikasjonsfeltet.

16. Hurtigtast for oppdatering av fri/vikar-kolonne • Oppdatering av fri-/vikar-kolonnens innhold kan nå enkelt utføres med hurtigtast F6. Dette fungerer uavhengig av hvilken visning man benytter seg av

17. Behandle Ja-Takk når vakten har annen status enn ‘dekkes av avdeling’ • Dersom det finnes «ja-takk» forespørsler på en vakt, og vakten i etterkant har fått satt status til noe annet enn «dekkes av avdeling», vil det nå vises et varsel dersom man forsøker å høyreklikke på vakten og velge «Behandle ja-takk» • Spesifikasjonsfeltet vil i utgangspunktet si hva den aktuelle statusen er. • Men nå får man altså i tillegg meldingen:

18. Utrykning på vakt Utrykning på vakt konteres på den stillingen 1:3/1:5-vakten er registrert på. Får nå opp stillingen som vakten er registrert på i registreringsvinduet. Har den ansatte flere stillingsforhold på samme avdeling, kan de hentes opp under «stillingsforhold».

19. Utheving av vakter med fraværsforespørsler Dersom det finnes forespørsler om fravær som går over flere dager, vil nå alle de berørte vaktene utheves i vaktboka. I dag er det bare den 1. vakten som inngår i forespørselen som blir uthevet.

20. Kalendervaktbok Det er nå mulig å filtrere på ansatt i kalendervaktboka ved å huke av for det man ønsker å se.

21. Hurtigregistrering av «Bytte med Avdeling» • Høyreklikk for å hurtig registrere «Bytte med avd» når en og samme vakt/arbeidstid skal utføres på en annen avdeling enn der vakten står opprinnelig. • Du høyreklikker, velger Hurtigregistrering og så Bytte m/avdeling • Du får da opp en liste med andre avdelinger hvor personen har stillingsforhold og velger den avdelingen han skal jobbe på isteden denne dagen:

22. Den opprinnelige vakten i vaktboka blir da «gitt fri» og det blir opprettet en ny vakt på den andre avdelingen. • Evt. oppgaver du har på den opprinnelige vakten blir da «slettet» fordi vakten er gitt fri. • Den nye vakten på den nye avdelingen er uten oppgaver og må tildeles nye oppgaver på den nye avdelingen.

23. Dersom kolonnen den opprinnelige vakten står i ikke eksisterer på avdelingen du bytter til, må du spesifisere denne i tillegg:

24. Aliaskode på inntil 10 tegn i BytteMedAvdeling • Det er blitt lagt inn støtte for opptil 10 tegn i aliaskode-feltet i «Ny ledig vakt» -vinduet for å følge ny standard for antall tillatt tegn i en vaktkode.

25. Optimerte funksjoner for sletting • Ved sletting av avviksførte vakter er det en del sjekker som blir kjørt for å forhindre at man sletter en vakt ulovlig (f.eks. at vakter som er overført til lønn ikke skal kunne slettes). Disse sjekkene kunne i visse tilfeller ta veldig lang tid. Disse er nå blitt optimalisert og det skal nå være mye raskere for Gat å finne ut om en vakt kan slettes eller ikke.

26. Pause på vaktkoden vs lønnsberegning av ekstravakt • En D vakt fra 07:00 til 15:00 med 30 minutters pause (fra 11:30 til 12:00) har frem til nå fått beregnet pausen midt i vakta (kl. 11:00) med halvparten av pausen (15 minutter) på hver side av midten – dvs. beregnet pause fra kl. 10:45 til 11:15.

27. De tilfellene hvor det har hatt betydning er: • Halve helligdager • Døgnskiller til en helligdag • Ukeskiller • Evt. pause før og etter kveldstillegg (som f.eks. starter kl. 17:00) • Til Gat 5.6 er dette endret slik at spisepausen alltid plasseres riktig i timegrunnlaget i forhold til hvordan den er plassert på vaktkoden og det vil eksempelvis si at pausen blir trukket ut fra den helligdagsdelen, døgnet eller uken den faktisk faller på. • Gjelder ikke registrering «fra og til» klokken. Der legger pausen seg i midten på vakten

28. Opprydding ved sletting • Til Gat 5.5 ble det introdusert et vindu som åpnes ved sletting av Ledigvakt, Bytte og Bytte med avdeling. Dette vinduet gjordet det mulig å slette operasjoner isteden for enkeltvakter • Dette vinduet støtter nå i Gat 5.6 også sletting av overtid og forskjøvet vakt

30. Vise oppgaver og merknader i oppdekkingssenter • Det er også lagt til visning av merknad på vakt, denne vises i kolonnen «Kommentar» ved å holde musen over «ikonet» som vises dersom det er kommentarer tilkoblet vakten

31. Sende SMS fra ansattinfo i Kommunikasjonssenteret Det er lagt til en knapp med telefon ikon til høyre for mobilnummeret. Når knappen trykkes åpnes SMS-tjenesten på lik linje med andre steder i Gat slik at SMS kan sendes

32. Ansatt

33. Ny underfane «vaktbok» • Fra vaktbok fanen vil du se en kalendervisning av alle vaktene til den personen som er valgt i ansattvinduet – enten pr dag, pr. arbeidsuke, pr. uke (default visning) eller pr. måned Vakter - blå Stemplinger - grønn Fravær - grå Oppgaver - burgunder

34. Visningen inneholder som standard både Fravær, Vakter, Fleksitid og Oppgaver – og ved hjelp av filtreringsmenyen over kalenderen kan du selv velge hva du ønsker skal vises i kalenderen. Har du flere typer informasjon på samme dag vil dette vises på følgende måte – her er det en person som har en D vakt fra 07:00-15:00 og 2 tildelte oppgaver i tillegg

35. Underfane vakter • Ny kolonne i underfane vakter, oppgaver.

36. AML • AML beregningen har tidligere ikke tatt hensyn til vakter som har blitt utlånt til andre avdelinger. • Dette er nå rettet til Gat 5.6.0 slik at vakter utlånt til andre avdelinger nå inngår summene for dag / uke / 4 uker / år i AML beregningene.

37. Arbeidsplan

38. I Gat har det frem til nå vært mulig for flere brukere å åpne, redigere og lagre en og samme arbeidsplan samtidig. Denne muligheten kan medføre feil ved lagring og kan ha vært gjenstand for noen av de uforklarlige feilene • Når to eller flere brukere lagrer vakter i de samme cellene i nye arbeidsplaner vil vakter fra alle brukerne lagres og vil iverksettes vilkårlig.

39. Låse arbeidsplan • Til Gat 5.6 er det implementert en ny låsefunksjon i arbeidsplan • Funksjonen er aktivert i arbeidsplan som standard og gjør at den som åpner arbeidsplanen først vil «eie» låsen i den aktuelle arbeidsplanen. • Andre brukere som åpner den samme arbeidsplanen kun vil få arbeidsplanen tilgjengelig i «lese modus».

40. I listen med arbeidsplaner er det lagt til en ny kolonne for ikon som visualiserer om planen er låst eller ikke. Kolonnen er tom dersom den ikke er åpnet/låst av andre.

41. Etter åpning av arbeidsplan vil låsefunksjonen visualiseres med tekst i vindustittelen om at «Planen er låst av deg». • NB! Som bruker som eier låsen blir du ikke forhindret fra å åpne den samme arbeidsplanen en gang til på samme datamaskin eller på en annen datamaskin. For å gjøre deg som bruker oppmerksom på at du forsøker å åpne en arbeidsplan du allerede har åpnet ett annet sted, vil du få en melding som varsler om dette. • Det vil også visualiseres i listen med arbeidsplaner med en åpen hengelåsikon at du selv har en åpen lås på denne planen.

42. Varslet når du forsøker å åpne en låst plan beskriver hvem som har planen åpen og når vedkommende åpnet planen. Du kan her velge å åpne planen i lese modus eller å la være å åpne planen. • For brukere som åpner arbeidsplan i lesemodus vil man også kunne åpne oppgavetildelingsvinduet, men kun med «les» rettigheter også her. • Det vil være mulig å flytte oppgaver, men det vil ikke være mulig å lagre disse.

43. Det er i tillegg lagt til en ny rettighet «Lås opp låst arbeidsplan». Denne rettigheten gir en systemforvalter muligheten til å «låse opp låsen» for brukeren som «eier» låsen. (Kanskje har det skjedd en feil som gjør at en gammel lås henger igjen) – da må det være en bakdør for å kunne rette opp denne feilen

44. Ny rapport «vaktkalender» i arbeidsplanen • Implementert en ny rapport for «Vaktkalender», og denne rapporten er tilgjengelig både fra Vaktbok og fra Rapport fanen i Arbeidsplanen.

45. Bytt ansatt • Nå fungerer «bytt ansatt» med høyreklikkfunksjonen i arbeidsplanen. • Oppgavene som ligger på linjen følger også med over på den linjen som den ansatte bytter til seg.

46. "Maks timer pr. dag" på ansatte med flere linjer • I arbeidsplan har det tidligere ikke vært sjekk på maks timer totalt pr. dag dersom den ansatte f.eks. har to linjer i sin plan.

47. En ansatt som har dagvakt på linje 1 og aftenvakt på linje 2 så vil dette nå varsles som i eksempelet med at vaktene samlet er lenger enn maksgrensen pr. dag som er satt i oppsettet. • I tillegg vil vaktkoder som overlapper hverandre og hviletid mellom vakter sjekkes og varsles som tidligere på tvers av linjene.

48. Varsel om AML brudd på tvers av linjer • En tidligere svakhet i AML/hviletidssjekken er i Gat 5.6 endret slik at vakter på samme dag for samme ansatt (men på ulike linjer i planen) nå varsles som ulovlige.

49. Sum/Behov ved begrenset regelsjekk • 5.5 ble det implementert støtte for «begrenset regelsjekk» for at arbeidsplaner skal kunne åpnes så raskt som mulig • I Gat 5.6 har vi derfor valgt å åpne opp sum/behov igjen – selv om begrenset regelsjekk er aktivert.

50. Vaktfordeling ved gyldighetsperioder • Vakter som ikke er tilgjengelige i planen (de gråskraverte - enten pga. ruller fra/til eller gyldighetsperioder), teller ikke lenger i vaktfordelingskolonnene