文書檔案組 Q&A

1. 文書檔案組Q&A 崇右技術學院文書檔案組 Q & A總務處

2. 文書檔案組 Q & A 題目Q：崇右文書檔案組位於何處？ 解答A：崇右文書檔案組位於綜合大樓6F。 題目Q：存放全校檔案資料的檔案室位於何處？ 解答A：右任館4F。 題目Q：各單位應如何向文書檔案組申請調檔？ 解答A：應填寫檔案借調單。如須借調其他單位檔案者， 　　　 應取得借調單位主管同意後方可借調。

3. 文書檔案組Q & A 題目Q：從何處可得知郵件、包裹已到達？ 解答A：上本校首頁快速連結的「郵件公告管理系統」查 詢。 題目Q：應至何處領取郵件、包裹？ 解答A：綜合大樓6F文書檔案組的公文信件交換中心領 取。 題目Q：如何申請用印？ 解答A：請填具用印申請單或於簽呈、收文中註明請文書 　　　 檔案組用印。

4. 文書檔案組 Q & A 題目Q：欲下載本校紙本公文格式應至何處下載？ 解答A：請至文書檔案組「公文格式範本」下載各式公 文格式。 題目Q：欲了解各項文書檔案作業規範應至何處查詢？ 解答A：請至文書檔案組「各項作業規範」查詢。 題目Q：從何處查詢全校各行政、學術單位總機表？ 解答A：請文書檔案組「本校一、二級單位代碼」或學校 首頁訪客專區「各單位分機表」查詢。

5. 文書檔案組 Q & A 題目Q：在校外如何使用漢龍電子公文製作系統？ 解答A：請至學校首頁快速連結之「電子公文系統」登入 使用格式。 題目Q：何處可下載漢龍電子公文系統的操作手冊？ 解答A：進入漢龍電子公文系統「最新消息」下載電子公 文操作手冊。 題目Q：漢龍電子公文系統使用上的問題應如何解決？ 解答A：先至漢龍電子公文系統「最新消息」進行搜尋， 或撥分機至706、707詢問，或逕撥漢龍電子公文 技術服務部，電話：2789-3389。

6. 文書檔案組 Q & A 題目Q：漢龍電子公文製作系統登記桌應如何操作？ 解答A：進入漢龍電子公文系統「最新消息」下載登記桌 操作手冊。 題目Q：正確的公文橫式數字書寫格式為何？ 解答A：請至文書檔案組「各項作業規範」項下之「公文 書橫式書寫數字使用原則」查詢。 題目Q：正確的公文用字為何？ 解答A：正確的公文用字請參照「正確公文用字一覽 表」。

7. 文書檔案組 Q & A 題目Q：電子公文製作系統中，電子含紙本作業應如何操 　　　 作？ 解答A：電子含紙本作業仍應先至電子公文系統中完成繕 　　　 寫，且設定公文流程後，將電子收、發文、創簽 呈核（傳送）後列印1份。列印出的紙本文件應 置於紙本或實物附件上方，以利各單位簽收蓋章 之用。電子公文則應在紙本或實物附件到達後方 點開檔案簽收，並將簽核意見在電子公文中述 明。正確範本請參照本組所提供之正確範例 檔。

8. 文書檔案組 Q & A 題目Q：電子公文製作應如何結案？ 解答A：所有電子公文流程結束後，該公文擲回承辦人 　　　 後，除發文部分由文書檔案組逕自結案外，承辦 人應進行結案流程。所有電子公文在收、創、 發文之初應優先點取各單位檔案分類號，如無點 選分類號，將無法完成結案流程。此時應先進入 「公文內文」點選單位分類號，之後務必先按 「儲存」鍵，分類號才能逕自帶入結案畫面，否 則必須利用手動方式鍵入分類號方可結案。

9. 文書檔案組 Q & A 題目Q：發文是否應串簽文書檔案組？ 解答A：發文逕循學校發文程序，不必加會或後會文書檔 　　　 案組用印發文，或填具用印申請單。因奉　校長 核可後，本組將逕行發文流程發出，並於應用印 之附件上用印。 題目Q：以學校名義製作之獎狀、聘書（人事室除外）應 　　　 如何作業？ 解答A：請先至文書檔案組領取獎狀、聘書並取號，並填 具用印申請單用印，或於簽呈擬辦中註明「奉 　 校長核可後，請文書檔案組用印」，方可完成獎 狀、聘書製作與用印。不得以獎狀、聘書原本 就應有校長簽章為由要求本組逕自用印，仍應填 具用印申請單方可用印。

10. 文書檔案組 Q & A 題目Q：全校教職員工生是否應主動擲交外文姓名至人事 　　　 室或文書檔案組？ 解答A：全校教職員工生有義務主動擲交外文姓名（羅馬 　　　 拼音或其他已註冊之外文姓名）至人事室或文書 檔案組，以利外文信件之發放。當無法順利發放 外文郵件時，將於「郵件公告管理系統」上公告 達3星期以上仍無人領取者，將逕自退件。 題目Q：何處可取得總務處各組的最新消息？ 解答A：總務處固定每個月最後一天發行「總務通訊」， 　　　 該通訊定期發布於文書檔案組網頁。