Exploring Email Communication in Modern Life
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電子郵件與現代生活 中正大學 通訊工程學系 潘仁義 <jypan@comm.ccu.edu.tw>
上半場 電子郵件的歷史 電子郵件的簡單定義 與傳統溝通媒介之比較 電子郵件地址 申請一個電子郵件帳號 使用 outlook express 下半場 回顧: 傳統的郵件流程 電子郵件格式 禮節,習俗與文化 心情的傳達 電子郵件的運作原理 電子郵件的未來 課程大綱
電子郵件的歷史 • 1960末期, 美國軍方開始使用 • 研發: 在大規模核戰中不會被癱瘓的通訊方式 • 需求: 分散式, 可靠性, 快速的 • 1970初期,國防承包商,從事國防研究的大學 • 1970年代, 在大學間擴展 • 1980年代, 學術界用電子郵件從事專業合作研究 • 1990初期, 個人大量使用 • 1980年, 數千人使用 • 1990中期, 25,000,000人使用 • 1999年, 台灣大學生有93.9%使用電子郵件
電子郵件的簡單定義[1] • Electronic Mail, 簡稱e-mail • 是一種藉由電腦的幫助來通訊的方式 (computer-mediated communication) • 利用電腦建立數位化的訊息,可傳遞到另一部、或更多部電腦 • 嚴格說來, Instant message (ex. MSN messager), NetNews, Chat (ex. Internet Relay Chat或Web Chatroom) , 也都符合這些特性
E-mail的好壞與醜惡[2] • Does email fall somewhere between the telephone model (if you phone and leave a message, you expect the person to call you back as soon as they get the message) and the letter model (you normally expect a reply weeks or even months later)? "Richard H. Veith" <rveith@gti.net> • 意思是, email的溝通模式,是否介於電話與傳統郵件的中間呢?
你的網路身份-電子郵件地址 • local-part @ domain • jypan@comm.ccu.edu.tw • vice.president@whitehouse.gov • spam@ms1.hinet.net • RFC 2822定義, 合法的字元包括 • 英文字母與數字 • . ! # $ % & ‘ * + - / = ? ^ _ ` { | } ~ • 大小寫有沒有差? • domain • 階層式的架構 • Country • .tw 台灣, .cn 中國大陸, .jp 日本, .uk 英國, .kr 南韓 • Organization • .com公司, .edu 教育界, .gov 政府, .org非營利組織, .net 網路的
跟計中申請一個電子郵件帳號吧 • http://www.ccu.edu.tw/center/ • 新生主機系統與電子郵件帳號申請 • 電子郵件相關基本資料 • 電子郵件地址: ????@ccu.edu.tw • POP3: incoming.ccu.edu.tw • SMTP: outgoing.ccu.edu.tw
設定Outlook Express • 啟動 Outlook Express • 先選[工具]->[帳號] • 選擇[新增]->[郵件] • 依指示輸入電子郵件相關基本資料 • 驗證看看是不是已正確的設定了 • [工具]->[帳號] • 選定帳號->[內容] • [伺服器]
在收發信之前 • 測試網路 • POP3及SMTP server有出現在網路上嗎? • ping • POP3 • ping incoming.ccu.edu.tw • SMTP • ping outgoing.ccu.edu.tw
簽名 • 結尾問候語, 姓名, 職位, 電話… • 點選[工具]->[選項] • 點選[簽名], [在所有外寄的郵件加上簽名]
上半場 電子郵件的歷史 電子郵件的簡單定義 與傳統溝通媒介之比較 電子郵件地址 申請一個電子郵件帳號 使用 outlook express 下半場 回顧: 傳統的郵件流程 電子郵件格式 禮節,習俗與文化 心情的傳達 電子郵件的運作原理 電子郵件的未來 課程大綱
傳統的郵件流程 1. 寫信 2. 到郵筒或郵局寄信 3. 郵件傳遞 4. 信件到達收信地址的信箱 5. 從信箱取出信件 6. 打開信件並閱讀 7. 撰寫回信, 回至步驟1 • email操作:1,6,7 (上半場) • email格式:1 • email禮節與慣用符號:1,6,7 • email運作原理:2,3,4,5
電子郵件格式 • 信封 • Who, 以電子郵件地址(e-mail address)表示 • 收信人(To),寫信人(From),副本(cc, Carbon Copy),密件副本(bcc, Blind Carbon Copy) • What • 主旨(Subject), 信件識別編號(Message-ID) • When • 發信日期(Date) • Where • 郵戳(Received) • How • 本文型態(Content-Type), 本文長度(Content-Length) • 信紙(信件本文)
電子郵件禮節 • 信息不要太長, 以點到重點為主 • 在主旨欄(Subject)簡短地指明信件的主題, 以便收信人處理 • 信件內容應該要客氣有禮,避免使用不雅的言詞 • 英文內容不要全部用大寫, ㄅㄕ用注音文寫信 • 信件文字格式不要太花俏難以閱讀 • 簽名勿過長,可在信末附上姓名 單位 職稱 郵件地址,電話等聯絡資訊 • 每行長度不宜過長 • 未經對方允許不要附加過大的檔案 • 適當的引言 (容後再詳述) • 不要期待有立即的回覆, 但是要儘快回覆收到的信件 • 發送信件前應再讀一遍內容, 避免錯字, 或是可能造成的誤解 • 避免寄信或轉寄信給所有親朋好友(容後再詳述) • 例如: 笑話信,大的附加檔,幸運信,謠言 • 除非他們真的對信件的內容有興趣
如何適當的引言(Quote) 作者 askia (冷眼看世界) 標題 Re: 你扣我哦?:p 時間 Fri Jan 30 10:12:35 2004 ──────────────── ※ 引述《Thor (機房放乖乖,可以求平安)》之銘言： 是啊 是啊 不過你第一次打電話給我的時候 我的手機居然自動關機了 真是氣死我了 不過後來我又call你兩次 你都不理我 我是想問你啊 你們什麼時候開始meeting 或許我可以抽個時間下去 作者 Thor (機房放乖乖,可以求平安) 標題 Re: 你扣我哦?:p 時間 Fri Jan 30 10:40:38 2004 ───────────── ※ 引述《askia (冷眼看世界)》之銘言： > ※ 引述《Thor (機房放乖乖,可以求平安)》之銘言： > 是啊 是啊 > 不過你第一次打電話給我的時候 > 我的手機居然自動關機了 > 真是氣死我了 你的手機跟我八字不合 :P > 不過後來我又call你兩次 你都不理我 這幾天中正跟清華網路連不起來 本來想直接上網找你, 連不起來就忘了:p > 我是想問你啊 你們什麼時候開始meeting > 或許我可以抽個時間下去 我們二月九日連續MEETING四天:P -- Regards, Jen-yi Pan (潘仁義) | Dept. of Communications Eng. E-mail: jypan@comm.ccu.edu.tw | National Chuen-Cheng University, Tel: +886-5-2720411 ext.33511 | ChiaYi, Taiwan, R.O.C 作者 Thor (機房放乖乖,可以求平安) 標題 Re: 你扣我哦?:p 時間 Fri Jan 30 10:40:38 2004 ───────────── 你的手機跟我八字不合 :P 這幾天中正跟清華網路連不起來 本來想直接上網找你, 連不起來就忘了:p 我們二月九日連續MEETING四天:P
轉寄信的特徵 • 信的標題是 FW: FW: FW: FW: ... • 信的內文有一大堆引信符號 • 原始信包在轉送信的轉送信裡,得開好幾次才看得到原始信。 • 原始信之前，有一大堆不認識人的郵件地址 • 您的郵件地址和其他數十個人的郵件地址並列
電子郵件易於轉寄, 所以 • 不要以為只有收信人才能看到你寫的信 • 言詞要謹慎 • 除非寫信者允許, 不要任意轉寄 • 轉寄信件前, 把原來的信頭去掉 • 不要把您的朋友及您朋友的朋友名單馬上出賣 • 可將所有您要寄發的人填在密件副本(bcc), 然後在收信人中填自己的住址 • 這樣, 您的朋友們就不會看到其他收信人的名單) • 避免寄信或轉寄信給所有親朋好友 • 除非他們真的對信件的內容有興趣 • 不要轉寄謠言, 避免轉寄未經證實的言論
To, cc, 與bcc的迷思 • To, 信件的主要收件人 • 通常需要直接對信件作回應 • cc, 副本 (Carbon Copy) • 通常是需要知道寄信人與收件者的信件往來的人, 而且收件者會知道此事 • bcc, 密件副本 (Blind Carbon Copy) • 通常是寄信人不希望收件者知道這裏所列出的人也有收到此信 • 範例 • 指導教授T要求學生F寫信給廠商A索取規格資料, 此時 • From: FTo: Acc: T • 學生 F習慣將寄出的重要信件備分至另一個信箱 G, 此時再加上 • bcc: G
管理郵件 • 儘可能每天閱讀新進信件 • 刪除不要的郵件 • 有保留價值的郵件可分類收錄管理,方便將來查閱 • 不要任意開啟或執行可能含有病毒的附件檔案 • 即使是親朋好友寄的 • 不要認為除了你,沒有人能閱讀到你的信件. 私密的事不要存在電腦中或在網路上傳送 • 不要認為電子郵件的傳遞是百分之百的可靠而不會遺失
心情的傳達 • 看不到對方的表情, 也沒有辦法聽到對方的語氣, 此時... • 早安:) • 早安:( • Smileys(emoticons, smilies):-) :) 8) 8-) ;) :D (: ^_^ ^o^:( :'( >_<:p :o :@ :$ :| =.=
email 運作原理(簡化版) SMTP port POP3 server incoming.ccu.edu.tw SMTP server outgoing.ccu.edu.tw SMTP port POP3 port DNS server dns.ccu.edu.tw 詢問:要遞送何處? (MX record)
假造 email, 一封來自美國總統的信 gais%telnet rproxy.ccu.edu.tw 25 Trying 140.123.2.11... Connected to rproxy.ccu.edu.tw. Escape character is '^]'. 220 rproxy.ccu.edu.tw ESMTP Sendmail 8.12.10/8.12.10av; Mon, 2 Feb 2004 15:16:56 +0800 (CST) HELO foobar 250 rproxy.ccu.edu.tw Hello gais4.cs.ccu.edu.tw [140.123.101.14], pleased to meet you MAIL FROM: <president@whitehouse.gov> 250 2.1.0 <president@whitehouse.gov>... Sender ok RCPT TO: <jypan@ccu.edu.tw> 250 2.1.5 <jypan@ccu.edu.tw>... Recipient ok DATA 354 Enter mail, end with "." on a line by itself From: <president@whitehouse.gov> To: <jypan@ccu.edu.tw> Subject: This is a mail from US president test.. . 250 2.0.0 i127Gum8084709 Message accepted for delivery quit 221 2.0.0 rproxy.ccu.edu.tw closing connection Connection closed by foreign host. gais% gais%dig ccu.edu.tw mx ; <<>> DiG 8.1 <<>> ccu.edu.tw mx ;; res options: init recurs defnam dnsrch ;; got answer: ;; ccu.edu.tw, type = MX, class = IN ;; ANSWER SECTION: ccu.edu.tw. 5h18m45s IN MX 100 relay.edu.tw. ccu.edu.tw. 5h18m45s IN MX 0 rproxy2.ccu.edu.tw. ccu.edu.tw. 5h18m45s IN MX 5 rproxy.ccu.edu.tw. ccu.edu.tw. 5h18m45s IN MX 10 relay.ccu.edu.tw. : : From president@whitehouse.gov Mon Feb 2 15:18:00 2004 Date: Mon, 2 Feb 2004 15:16:56 +0800 (CST) From: president@whitehouse.gov To: <jypan@ccu.edu.tw> Subject: This is a mail from US president X-Virus-Scanned: by AMaViS perl-11 test..
Received header 解析(點選信件->內容->詳細資料) From president@whitehouse.gov Mon Feb 2 15:18:00 2004 Return-Path: <president@whitehouse.gov> Received: from rproxy.ccu.edu.tw (rproxy.ccu.edu.tw [140.123.2.11]) by ccunix.ccu.edu.tw (8.12.10/8.12.10CCU) with ESMTP id i127I0PI024110 for <jypan@incoming.ccu.edu.tw>; Mon, 2 Feb 2004 15:18:00 +0800 (CST) Received: (from root@localhost) by rproxy.ccu.edu.tw (8.12.10/8.12.10) id i127I0ou084755 for jypan@ccu.edu.tw; Mon, 2 Feb 2004 15:18:00 +0800 (CST) (envelope-from president@whitehouse.gov) Received: from foobar (gais4.cs.ccu.edu.tw [140.123.101.14]) by rproxy.ccu.edu.tw (8.12.10/8.12.10av) with SMTP id i127Gum8084709 for <jypan@ccu.edu.tw>; Mon, 2 Feb 2004 15:17:24 +0800 (CST) (envelope-from president@whitehouse.gov) Date: Mon, 2 Feb 2004 15:16:56 +0800 (CST) From: president@whitehouse.gov Message-Id: <200402020717.i127Gum8084709@rproxy.ccu.edu.tw> To: <jypan@ccu.edu.tw> Subject: This is a mail from US president X-Virus-Scanned: by AMaViS perl-11 Content-Length: 7
E-mail大未來 • Unsolicited Commercial Email (UCE)與Simultaneously Posted Advertising Messages (SPAM) • “幾年之前，垃圾郵件頂多是討人厭，現在卻已成為耗損企業生產力的嚴重問題。許多垃圾信內容不只不堪入目，還會佔用網路頻寬，並浪費企業的儲存空間與運算效能。企業網路接收的垃圾郵件越多，從色情、賺錢到健康產品無所不包。根據研究機構調查，全球每日流通的電子郵件，一半是不請自來的垃圾郵件，而每年將近2.7兆的垃圾郵件在網路上流竄，造成商業組織超過九十億美元的支出。在還未有強效解決方案的今天，垃圾郵件的濫發行為看來只會越演越烈。“[4] • Many Internet identity? Many e-mail address? • Pervasive Message, 留電話語音到 email, email轉送成簡訊...等等 (上圖選自參考資料[3])
參考資料 • [1] 張雅惠 譯, 電子郵件與英語教學, 書林出版有限公司, 1998年4月 • [2] Hal Berghel, "Email: the good, the bad and the ugly", [online] http://www.acm.org/~hlb/col-edit/digital_village/apr-97/dv_4-97.html • [3] R.W. Lucky, "REFLECTIONS - Goodbye to E-mail", IEEE Spectrum, Vol.41 , No.1, pp.88, January 2004. • [4] CNET專題報導, "垃圾信嚴重 企業頭痛", [online] http://taiwan.cnet.com/enterprise/features/0,2000062876,20085772-3,00.htm