Abdul Halim Osman Penyelaras Program Kanan Program Latihan ICT ahalim@intanbktan.my

1. TATACARA DAN ETIKA PENGGUNAAN E-MEL Abdul Halim Osman Penyelaras Program KananProgram Latihan ICT ahalim@intanbk.intan.my

2. AGENDA • Tujuan dan Latar Belakang • Isu-Isu E-mel • Punca Permasalahan • Penyelesaian • Tatacara Penggunaan E-mel • Etika Penggunaan E-mel • Rujukan - Garispanduan

3. TUJUAN • & • LATAR BELAKANG

4. Memberi kesedaran tentang kepentingan e-mel Menekankan tentang tatacara & etika penggunaan e-mel TUJUAN Membudayakan penggunaan e-mel yang betul di agensi-agensi

5. Digunakan secara meluas sebagai cara komunikasi yang pantas, berkesan dan selamat Peningkatan pengunaan e-mel dalam Sektor Awam LATAR BELAKANG Hampir ke semua agensi di sektor awam telah dilengkapi dengan kemudahan ini @gov.my

6. ISU-ISU E-MEL E-mel gagal diterima E-mel gagal dihantar Sistem e-mel tidak berfungsi Aplikasi webmail tidak boleh dicapai

7. PUNCA PERMASALAHAN MANUSIA TEKNOLOGI PROSES

8. 1. Kabel rangkaian terputus semasa kerja-kerja pengubahsuaian pejabat 2. Kesilapan semasa proses pengemaskinian e-mel 3. Menggunakan alamat e-mel yang silap 4. Senarai e-mel tidak dikemaskini MANUSIA

9. Mailbox penghantar/penerima penuh • Penukaran domain telah dilakukan tanpa memberitahu pihak yang berkaitan • Polisi firewall/viruswall yang terlalu ketat • Lesen sistem firewall telah tamat • Firewall dan domain name server (DNS) tersilap konfigurasi PROSES

10. TEKNOLOGI Serangan virus dan e-mel spam Server tidak berfungsi Hard disk rosak Switch rosak Bekalan elektrik terputus

11. PENYELESAIAN ISU-ISU MANUSIA >> Menyediakan senarai semak untuk kerja-kerja penyelenggaraan pejabat/sistem/pengguna >> Pemantauan berkala oleh pentadbir e-mel >> Menyelenggara dan memantau keselamatan e-mel >> Memberi kesedaran kepada pengguna tentang cara penggunaan e-mel yang betul

12. PENYELESAIAN ISU-ISU PROSES >> Mendaftarkan IP yang sah pada external DNS >> Meningkatkan saiz mailbox >> Memastikan e-mel yang telah dibaca dimuat turun dan disimpan di dalam hard disk >> Menghentikan penggunaan domain yang tidak aktif >> Mailbox dibersihkan dan e-mel lama disimpan di archives

13. PENYELESAIAN ISU-ISU TEKNOLOGI >> Firewall dikonfigurasi mengikut spesifikasi yang betul >> Meningkatkan kapasiti server >> Menjalankan aktiviti penghapusan virus pada server dan PC >> Penukaran switch yang rosak kepada yang baru >> Reboot dan buat synchronization kepada hard disk yang bermasalah.

14. TATACARA • PENGGUNAAN • E-MEL

15. AKAUN E-MEL >> Hakmilik jabatan - mempunyai hak untuk mengawasi dan memantau penggunaan e-mel >> Mengadakan Taklimat Kesedaran Bagi Meningkatkan Kecekapan Komunikasi Elektronik kepada pengguna baru >> Permohonan akaun e-mel jabatan mestilah secara rasmi >> Maklumkan kepada pentadbir e-mel sekiranya bercuti panjang. Akaun e-mel yang tidak aktif melebihi 30 hari secara berterusan boleh dibatalkan

16. PENYELENGGARAAN KOTAK E-MEL >> Tidak dibenarkan menyimpan e-mel di server e-mel jabatan. Muat turun ke local disk PC. >> Pengguna web mel perlu membuat penyelenggaraan kotak mel sendiri agar tidak melebihi kuota yang ditetapkan >> Hadkan saiz dan bilangan fail yang dilampirkan ke dalam mesej (tidak melebihi saiz yang ditetapkan).

17. MENYEDIA DAN MENGEDIT E-MEL >> Beri tumpuan kepada tajuk dan kandungan e-mel supaya bersesuaian >> Gunakan huruf kecil dan huruf besar di tempat yang sesuai. >> Fail dilampirkan sekiranya ia benar-benar diperlukan. Lampiran menggunakan format .exe, .com dan .bat tidak dibenarkan.

18. MENGHANTAR E-MEL >> Pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar >> Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. >> Elakkan daripada menggunakan bcc (blind cc)

19. MENERIMA E-MEL >> Baca semua mesej e-mel baru. >> Jika e-mel itu ditujukan kepada anda (to), e-mel tersebut hendaklah dibaca segera. >> Sekiranya e-mel tersebut hanya salinan kepada (cc) anda, e-mel tersebut bolehlah dibaca kemudian. >> Beri perhatian kepada priority (keutamaan) mesej yang dilabelkan (sekiranya ada) oleh pengirim. >> Jangan buka e-mel spam

20. MENJAWAB E-MEL >> Gunakan arahan reply untuk menjawab kepada penghantar sahaja (from) >> Gunakan arahan reply all untuk menjawab kepada penghantar dan individu lain yang terdapat dalam ruangan salinan kepada (cc). >> Gunakan arahan forward untuk memanjangkan e-mel yang diterima kepada individu lain.

21. MENJAWAB E-MEL >> Jika anda perlu semak atau membuat susulan semula ke atas e-mel tersebut, tandakan dengan tanda susulan (follow-up flag) untuk tindakan susulan. >> Amalkan penggunaan e-mel jawab automatik.

22. PENGURUSAN E-MEL >> Adalah menjadi tanggungjawab pengguna sendiri. >> Periksa kotak mel anda di server e-mel jabatan sekurang-kurangnya sekali sehari. >> Padamkan mesej-mesej yang tidak lagi diperlukan.

23. PENGURUSAN E-MEL >> Hapuskan e-mel spam dan bervirus sebaik sahaja anda menerimanya. >> Salin mesej-mesej lama yang penting yang telah berjaya dikirim dari folder Sent Item ke folder lain untuk archive sebelum dihapuskan. >> Sentiasa pastikan senarai alamat-alamat e-mel dikemaskini.

24. KESELAMATAN E-MEL • Lindungi sebarang maklumat terperingkat (rahsia, sulit, terhad dan sensitif) yang dihantar melalui e-mel. • Simpan salinan mesej yang penting terutamanya lampiran diluar kotak e-mel. (Cth: desktop, storan luaran) • Jangan menghantar e-mel kepada seseorang dengan mengunakan akaun penguna dan katalaluan orang lain.

25. KESELAMATAN E-MEL • >> Anda dilarang menyamar sebagai penghantar e-mel yang sah. • >> Simpan katalaluan secara sulit dan hendaklah diubah dari masa ke semasa. • >> Sentiasa mengimbas fail dalam kotak mel dengan perisian anti-virus • >> Pastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus.

26. KESELAMATAN E-MEL • >> Jangan gunakan e-mel rasmi jabatan untuk forum, muat turun dan pendaftaran di internet yang menyebabkan anda menerima e-mel spam. • >> Penerimaan e-mel dari yahoo.groups atau lain-lain melalui sistem e-mel jabatan perlu disekat.

27. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

28. Disediakan untuk kemudahan komunikasi rasmi. • E-mel jabatan tidak boleh disalahgunakan bagi penyebaran atau memperolehi sebarang bahan berunsur fitnah, seks, perkauman dan lain-lain yang menyalahi undang-undang. • Hendaklah menggunakan alamat e-mel rasmi Jabatan yang didaftarkan di bawah agensi Kerajaan sahaja bagi tujuan rasmi. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

29. Sekiranya sistem e-mel gagal berfungsi, komunikasi hanya dibenarkan melalui saluran rasmi seperti surat, faks atau pun telefon sahaja. • Pastikan salinan mesej dihantar kepada orang yang diperlukan sahaja. • Membalas mesej secepat mungkin terutama kepada pelanggan jabatan. • Semua e-mel hendaklah dibalas dalam hari yang sama juga menerangkan status tindakan. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

30. Amalkan penggunaan bahasa yang betul dan sopan. • Maklumkan penerimaan melalui kemudahan acknowledge receipt. • Gunakan tanda pengenalan (signature). • Nyatakan dengan jelas sebarang rujukan atau sumber jika ia melibatkan aspek hakcipta dan lesen. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

31. RUJUKAN GARIS PANDUAN DAN SURAT ARAHAN TENTANG PENGGUNAAN E-MEL

32. Pengeluaran Garis Panduan dan Surat Arahan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2003 bertajuk “Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan” pada 28 November 2003. • Surat Arahan MAMPU bertajuk • “Langkah-Langkah Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan” kepada semua KSU Kementerian pada 1 Jun 2007

33. Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan

34. Surat Arahan Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan

35. SEKIAN TERIMA KASIH

36. www.intanbk.intan.my Online Documents