โครงการถ่ายทอดความรู้ เรื่อง การจัดทำหนังสือสั่งการ

1. โครงการถ่ายทอดความรู้เรื่อง การจัดทำหนังสือสั่งการ วันพุธที่ 30 เมษายน 2557 โดย... กาญจนา จันทรสมบัติ บุคลากรชำนาญการ

2. การจัดทำหนังสือสั่งการการจัดทำหนังสือสั่งการ • ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 • ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548

3. ความหมายของงานสารบรรณความหมายของงานสารบรรณ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่งการเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย

4. ชนิดของหนังสือ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ • 1. หนังสือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการ • 2. หนังสือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือ • บุคคลภายนอก • 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึง • ส่วนราชการ

5. ชนิดของหนังสือ (ต่อ) • 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ • 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ • 6. ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

6. ประเภทของหนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ • 1. หนังสือภายนอก • 2. หนังสือภายใน • 3. หนังสือประทับตรา • 4. หนังสือสั่งการ (คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ) • 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว) • 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ • (หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น)

7. 1. หนังสือภายนอก เป็นหนังสือราชการที่เป็นแบบพิธี - ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือ - ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือ บุคคลภายนอก ใช้กระดาษตราครุฑ

8. 2. หนังสือภายใน เป็นหนังสือราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก - ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

9. 3. หนังสือประทับตรา เป็นหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ ได้รับมอบหมาย เป็นผู้ลงนามกำกับตรา - ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับ บุคคลภายนอก ในเรื่องที่ไม่สำคัญ ได้แก่ 1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม 2. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร บรรณสาร

10. 3. หนังสือประทับตรา(ต่อ) 3. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน 4. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการ ที่เกี่ยวข้องทราบ 5. การเตือนเรื่องค้าง 6. เรื่องที่หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

11. 4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด คำสั่ง - บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วย กฎหมาย - ใช้กระดาษตราครุฑ 2) ระเบียบ - บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของ กฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานประจำ - ใช้กระดาษตราครุฑ

12. 4. หนังสือสั่งการ (ต่อ) 3) ข้อบังคับ - บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจ ของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ - ใช้กระดาษตราครุฑ

13. 5. หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ประกาศ -บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือ แนะแนวทางปฏิบัติ - ใช้กระดาษตราครุฑ 2) แถลงการณ์ - บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของ ทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน - ใช้กระดาษตราครุฑ

14. 5. หนังสือประชาสัมพันธ์(ต่อ) 3) ข่าว บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

15. 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน มี 4 ชนิด 1) หนังสือรับรอง -หนังสือที่ทางราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือ หน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคล โดยทั่วไปโดยไม่จำเพาะเจาะจง - ใช้กระดาษตราครุฑ 2) รายงานการประชุม - การบันทึกความคิดเห็นขอบผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติ ของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

16. 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน (ต่อ) 3) บันทึก - ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับต่ำกว่ากรม ติดต่อกัน ในการปฏิบัติราชการโดยมีหัวข้อได้แก่คำขึ้นต้น สาระสำคัญของ เรื่อง และชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก - โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความถ้าไม่ใช้ให้ลงวัน เดือน ปี ที่บันทึกไว้

17. 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน (ต่อ) 4) หนังสืออื่น - หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของ เจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึกข้อมูล (สื่อที่ อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น ซีดี) หรือ หนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และรับเข้าทะเบียนรับ ของทางราชการแล้ว

18. มาตรฐานตราครุฑ มาตรฐานตราครุฑที่ใช้ในหนังสือราชการ มี 2 ขนาด ได้แก่ 1. ขนาด 3 เซนติเมตร (ใช้สำหรับกระดาษตราครุฑ) 2. ขนาด 1.5 เซนติเมตร (ใช้สำหรับกระดาษบันทึกข้อความ)

19. การกำหนดเลขที่หนังสือออกการกำหนดเลขที่หนังสือออก ประกอบด้วย รหัสตัวพยัญชนะ 2 ตัว แล้วต่อด้วยเลขประจำของ เจ้าของเรื่อง 1. รหัสพยัญชนะ 2 ตัว ใช้แทนชื่อกระทรวง ทบวง และส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายก รัฐมนตรี กระทรวง ทบวงหรือจังหวัด เช่น - กระทรวงศึกษาธิการ ศธ - จังหวัดขอนแก่น ขก

20. การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ)การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ) 2. เลขประจำของเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วยตัวเลข 4 ตัว 1) สำหรับบริหารราชการส่วนกลาง ตัวเลข 2 ตัวแรก หมายถึง ส่วนราชการระดับกรมโดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม ตัวเลข 2 ตัวหลัง หมายถึง สำนัก กอง หรือส่วนราชการที่มี ฐานะเทียบเท่ากอง โดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำดับส่วนราชการ ตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ

21. การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ)การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ) ตัวอย่าง ที่ ศธ 0514.19/98 ศธ หมายถึง กระทรวงศึกษาธิการ 05 หมายถึง สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา 14 หมายถึง มหาวิทยาลัยขอนแก่น .19 หมายถึง คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์ 98 หมายถึง เลขทะเบียนลำดับที่ของหนังสือส่งออก

22. การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ)การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ) 2) สำหรับบริหารราชการส่วนภูมิภาค ตัวเลข 2 ตัวแรก หมายถึง อำเภอ หรือกิ่งอำเภอ โดยเริ่มจาก ตัวเลข 01 โดยปกติให้ใช้สำหรับอำเภอเมืองเรียงไปตามลำดับตามที่ กระทรวงมหาดไทยกำหนด สำหรับหน่วยงานในราชการส่วนภูมิภาคที่ขึ้นกับจังหวัดโดยตรง ให้ใช้ตัวเลข 00 ตัวเลข 2 ตัวหลัง หมายถึง หน่วยงานในราชการส่วนภูมิภาค ที่สังกัดจังหวัดหรืออำเภอ

23. ชั้นความเร็วของหนังสือชั้นความเร็วของหนังสือ กรณีเป็นหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ ชั้นความเร็วของหนังสือ กำหนดเป็น 3 ระดับ คือ 1. ด่วนที่สุด ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือ 2. ด่วนมาก ปฏิบัติโดยเร็ว 3. ด่วน ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้ ใช้ตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือ และบนซอง ส่วนบนสุดด้านซ้ายมือ

24. ชั้นความลับของหนังสือชั้นความลับของหนังสือ พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540 ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.2544

25. ชั้นความลับ (ต่อ) แบ่งเป็น 3 ระดับ คือ 1. ลับที่สุด (TOP SECRET) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรงที่สุด 2. ลับมาก (SECRET) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรง 3. ลับ (CONFIDENTIAL) หมายความถึงข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ

26. ชั้นความลับ (ต่อ) เอกสารลับโดยปกติต้องประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าเอกสารลับนั้น ใช้ตัวอักษรสีแดง ต้องใหญ่โตสีเห็นเด่นชัดกว่าธรรมดา

27. การใช้คำนำหน้านามในการลงชื่อในหนังสือราชการการใช้คำนำหน้านามในการลงชื่อในหนังสือราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็น คำนำหน้านาม พ.ศ. 2536

28. การใช้คำนำหน้านามในการลงชื่อในหนังสือราชการ (ต่อ) ให้ใช้คำนำนามว่า นาย/ นาง/ นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ ยกเว้น เจ้าของลายมือชื่อ 1. มีตำแหน่งทางวิชาการ (ผู้ช่วยศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ ศาสตราจารย์ และคำต่อท้ายตำแหน่งดังกล่าวคือ พิเศษกิตติคุณ หรือ เกียรติคุณ) 2. เป็นสตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ (ท่านผู้หญิง หรือ คุณหญิง)

29. การใช้คำนำหน้านามในการลงชื่อในหนังสือราชการ (ต่อ) 3. มีบรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักดิ์ (หม่อมเจ้า หม่อมราชวงศ์ หม่อมหลวง ฯลฯ) ให้พิมพ์ตำแหน่งตามข้อ 1-3 หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ 4. มียศที่ต้องใช้ยศประกอบชื่อ (พลเอก พลตำรวจโท นาวาตรี ร้อยเอก ฯลฯ) ให้พิมพ์ยศ ตามข้อ 4 ไว้หน้าลายมือชื่อ และพิมพ์ชื่อเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ

30. ข้อห้าม หรือข้อพึงระวัง ในการใช้คำนำหน้านามหรือนำหน้าชื่อในหนังสือ ราชการเอกสารราชการหรือเอกสารอื่นใดที่เป็นทางการ 1. งดใช้คำย่ออักษรย่อหรือตัวย่อ เช่น ผวจ. (ผู้ว่าราชการจังหวัด), น.พ. (นายแพทย์), รศ. (รองศาสตราจารย์), ม.ร.ว. (หม่อมราชวงศ์) ฯลฯให้ใช้คำเต็มเท่านั้น 2. งดใช้คำ ฯพณฯ(พะ-นะ-ท่าน) เพราะมีข้อกำหนดให้เลิกใช้ไปแล้ว ยกเว้นใช้ในการพูดเพื่อให้เกียรติสำหรับผู้ที่ยังอยู่ในตำแหน่งตามที่ กำหนดให้มีสิทธิ์ใช้

31. 3. งดใช้คำนำหน้านามที่เป็นคำแสดงถึงวิชาชีพหรืออาชีพ เช่น นายแพทย์ เภสัชกร ทันตแพทย์สัตวแพทย์ สถาปนิก วิศวกร ครู ทนาย ฯลฯ 4. งดใช้คำ ดร. (ด๊อกเตอร์) นำหน้า เพราะเป็นคำที่แสดงคุณวุฒิการศึกษา ระดับปริญญาเอก เท่านั้น

32. กรณีมีคำนำหน้านามหลายอย่าง ให้เรียงลำดับก่อน-หลัง ดังนี้ 1. ตำแหน่งทางวิชาการ 2. ยศ 3. บรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักดิ์ สตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราช- อิสริยาภรณ์ (ท่านผู้หญิง หรือคุณหญิง) เช่น ศาสตราจารย์ พลตรี หม่อมราชวงศ์คึกฤทธิ์ ปราโมช ศาสตราจารย์ ร้อยตำรวจเอกปุระชัย เปี่ยมสมบูรณ์ เป็นต้น

33. การพิมพ์หนังสือราชการภาษาภาษาไทย ด้วยโปรแกรมการพิมพ์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ - หนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106/ว 2019 ลว. 30 พฤศจิกายน 2553 เรื่อง คำอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย ด้วยโปรแกรม การพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ และตัวอย่างการพิมพ์

34. การพิมพ์หนังสือราชการภาษาภาษาไทย ด้วยโปรแกรมการพิมพ์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ (ต่อ) สาระสำคัญ - มีการแจ้งมติ ครม. เมื่อวันที่ 7 กันยายน 2553 ให้หน่วยงานภาครัฐ ติดตั้งแบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) สารบรรณ และรูปแบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) อื่น ๆ ทั้งหมด 13 รูปแบบตัวพิมพ์ ของสำนักงานส่งเสริมอุตสาหกรรมซอฟแวร์แห่งชาติ (องค์การมหาชน) และกรมทรัพย์สินทางปัญญา เพิ่มเข้าไปในระบบปฏิบัติการ Thai OS และใช้รูปแบบตัวพิมพ์ดังกล่าว แทนรูปแบบตัวพิมพ์เดิม

35. การพิมพ์หนังสือราชการภาษาภาษาไทย ด้วยโปรแกรมการพิมพ์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ (ต่อ) - จัดทำคำอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ไว้ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม พร้อมตัวอย่างการพิมพ์หนังสือดังกล่าว เพื่อให้ส่วนราชการถือปฏิบัติเป็นรูปแบบมาตรฐานเดียวกัน - ให้ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ สำหรับการจัดทำหนังสือราชการตามแบบท้ายระเบียบฯ จำนวน 11 แบบ

36. คำอธิบายรูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการคำอธิบายรูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการ

37. รูปแบบและตัวอย่างของหนังสือราชการประเภทต่าง ๆ

38. คำอธิบาย และตัวอย่างการจัดทำคำสั่ง

39. จบการบรรยาย