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Der Clubsekretär

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Der Clubsekretär

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Presentation Transcript

  1. Der Clubsekretär Rolle, Verantwortungen und Aufgaben

  2. Was werde ich in diesem Kurs lernen?

  3. Nach Abschluss dieses Kurses werden Sie… • die Verantwortungen des Clubsekretärs laut den Richtlinien von Lions Clubs International kennen • erkennen können, welche Ressourcen zur Unterstützung des Amts des Clubpsekretärs verfügbar sind • die Verantwortungen des Amts kennen • die für den Clubsekretär anfallenden Aufgaben erledigen können • die Führungserwartungen des Clubsekretäramts besser verstehen • in der Lage sein, die erforderlichen Berichte rechtzeitig einzureichen

  4. Falls Sie diesen Kurs bereits absolviert haben und einen bestimmten Abschnitt noch einmal durchgehen möchten, klicken Sie hier:

  5. Was ist die Rolle des Clubsekretärs? Der Clubsekretär ist ein gewählter Clubamtsträger, dessen Rolle als Hauptkommunikationspunkt des Clubs, äußerst wichtig für den gegenwärtigen und zukünftigen Erfolg eines Clubs ist.

  6. Rolle des Clubsekretärs? Der Clubsekretär ist außerdem ein Mitglied des Clubvorstandes.

  7. Wer gehört zum Vorstand? • Zum Vorstand gehören die folgenden Mitglieder: • Clubpräsident, • letztjähriger Präsident, • Vizepräsident(en), • Sekretär, • Schatzmeister, • Lion Tamer, • Tail Twister, • Mitgliedschaftsdirektor, • Koordinator des Zweigvereins • und alle anderen gewählten Direktoren

  8. Rolle des Clubsekretärs Das Amt des Clubsekretärs unterliegt der Aufsicht und Leitung des Clubpräsidenten, sowie anderer Mitglieder des Vorstandes. Dieses Amt entspricht einer wichtigen Support-Rolle innerhalb des Clubs.

  9. Rolle des Clubsekretärs Die Clubsekretär ist der Kommunikationslink zwischen dem Club, dem Distrikt und der Vereinigung. • Jegliche Korrespondenz die den Club verlässt und an den Club geht, wird durch den Sekretär verwaltet.

  10. "Jegliche Korrespondenz" umfasst Fragen von der Öffentlichkeit, Korrespondenz mit dem Distrikt und dem Hauptsitz von Lions Clubs International, Mitteilungen von Clubmitgliedern und andere Arten der Korrespondenz. Rolle des Clubsekretärs

  11. Kommuni-kationslink Quiz zur Rolle des Sekretärs Der Clubsekretär ist der Haupt-_____________ des Clubs. Lion Amtsträger Kommuni-kationslink Informant

  12. FALSCH Quiz zur Rolle des Sekretärs Der Clubsekretär ist außerdem ein Mitglied des Clubvorstandes und muss an Clubtreffen teilnehmen. Der Präsident muss den Sekretär darüber informieren, was bei einer Versammlung des Clubvorstandes vorgefallen ist, da der Sekretär kein Mitglied des Vorstandes ist. WAHR FALSCH

  13. Präsidenten und des Clubvorstandes Quiz zur Rolle des Sekretärs Das Amt des Clubsekretärs unterliegt der Aufsicht des/der: Präsidenten und Schatzmeisters Präsidenten und des Clubvorstandes Mitglieder und Leos Lion Tamers und Tail Twisters

  14. Mitglied des Beratungsausschusses Der Clubsekretär kooperiert mit und dient als aktives Mitglied des Beratungsausschusses des Distrikt-Governors, in der Zone, in welcher sich der Club befindet.

  15. Mitglied des Beratungsausschusses Dieses Amt bedeutet, dass der Sekretär: • an Zonen- oder Regionstreffen des Ausschusses teilnimmt • bei der Zusammenstellung von Berichten, in Vorbereitung für Versammlungen des Beratungsausschusses, behilflich ist • bei den Vorbereitungen für eine Zonenversammlung behilflich ist, wenn der Club als Gastgeber ausgewählt wird

  16. Korrespondenz (Kommunikation) Da der Sekretär der Hauptkommunikationslink ist, ist ständige und effiziente Kommunikation äußerst wichtig. • Der Clubsekräter ist für die Beantwortung aller Anträge und Anfragen verantwortlich

  17. Korrespondenz (Kommunikation) • Hinweis: Der Clubpräsident sollte sich zum Beginn seiner Amtszeit mit dem Clubpräsidenten darüber einigen, wie Korrespondenz beantwortet, verwaltet und berichtet wird.

  18. Korrespondenz (Kommunikation) Es ist wichtig, dass die Beantwortung auf eingegangene Korrespondenz sofort und unverzüglich stattfindet und angemessen ist. *Der Clubsekräter ist für die Beantwortung aller Anträge und Anfragen verantwortlich

  19. Korrespondenz (Kommunikation) Es ist wichtig, dass die Beantwortung auf eingegangene Korrespondenz sofort und unverzüglich stattfindet und angemessen ist. *Der Clubsekräter ist für die Beantwortung aller Anträge und Anfragen verantwortlich • Sofort – Der Clubsekretär sollte mit dem Clubpräsidenten einen Zeitrahmen vereinbahren, innerhalb welchem die Korrespondenz beantwortet wird. Wen Korrespondenz verzögert beantwortet wird, können Gelegenheiten unter Umständen verpasst werden und der Club erscheint desorganisiert und unzuverlässig.

  20. Korrespondenz (Kommunikation) • Unverzüglich – Der Clubsekretär ist für Berichte und andere Korrespondenz, die einer Frist und Vorraussetzungen unterliegen, verwantwortlich. Wenn der Club nicht rechtzeitig und unverzüglich kommuniziert, kann dies eine Änderung des Clubstatus und verpasste Gelegenheiten für die Clubeinbindung und Anerkennung zur Folge haben. *Der Clubsekräter ist für die Beantwortung aller Anträge und Anfragen verantwortlich Es istwichtig, dass die Beantwortung auf eingegangene Korrespondenz sofort und unverzüglichstattfindet und angemessenist.

  21. Korrespondenz (Kommunikation) *Der Clubsekräter ist für die Beantwortung aller Anträge und Anfragen verantwortlich • Angemessen – Jegliche Kommunikation die den Club verlässt sollte professionel verfasst und sprachlich von hoher Qualität sein. Wenn ein Schreiben rechtliche oder satzungsbedingte Angelegenheiten behandelt, sollten die zutreffenden Abschnitte aus der entsprechenden Satzung und den Zusatzbestimmungen wortgetreu wiedergegeben werden. Es istwichtig, dass die Beantwortung auf eingegangene Korrespondenz sofort und unverzüglichstattfindet und angemessenist.

  22. Korrespondenz (Kommunikation) • Die Organisation schriftlicher Kommunikation ist ein sehr wichtiger Bestandteil der Aufgaben des Clubsekretärs. • Es ist außerdem äußerst wichtig, dass der Clubsekretär gut organisiert ist, denn er stellt das Informationszentrum des Clubs dar. • Wie Korrespondenz organisiert wird, wird zu Beginn der Amtszeit mit dem Clubpräsidenten oder den Amtsträgern diskutiert.

  23. Korrespondenz (Kommunikation) Hinweis: Es wurde festgestellt, dass die Aufbewahrung der Korrespondenz in einem Ordner eine wirksame Möglichkeit ist, die Clubkorrespondenz im Verlauf des Jahres zu verwalten.

  24. Korrespondenz (Kommunikation) • Der Sekretär stellt dem Präsidenten Kopien jeglicher Korrespondenz zur Verfügung • Zu Beginn des Jahres treffen der Präsident und Sekretär eine Vereinbarung, welche Art von Korrespondenz ohne den Input des Präsidenten beantwortet werden kann. • Der Präsident wird Korrespondenz lesen und, falls nötig, eine entsprechend Handlung empfehlen • Der Sekretär kann darum gebeten werden im Auftrag des Präsidenten zu antworten oder der Präsident kann direkt persönlich antworten Zusammenarbeit zwischen Präsident und Sekretär bei der Beantwortung von Korrespondenz:

  25. Korrespondenz (Kommunikation) • Der Lions-Lernzentrumskurs, Öffentlichkeitsarbeitist eine großartige Gelegenheit, um mehr über Pressemitteilungen und andere Korrespondenzarten zu erfahren. • Der Clubsekretär kann außerdem die Öfentlichkeitsarbeit des Clubs unterstützen.

  26. Korrespondenz-Quiz Der Clubsekretär ist verantwortlich für: Anfragen Kommunikation Organisation Treffen Anliegen Anfragen Anliegen Das Budget Kommunikation Organisation

  27. Korrespondenz-Quiz Wählen Sie die Elemente zur Vervollständigung des Satzes: Verzögert Alle Korrespondenzantworten sollten was sein? Sofort Unverzüglich Kurz Sofort Angemessen Angemessen Unverzüglich Informell

  28. Präsident Korrespondenz-Quiz Der Sekretär arbeitet mit dem __________ zusammen, um festzulegen wie auf Korrespondenz geantwortet wird. Tail Twister Präsident Mitgliedschafts-direktor Zonenleiter

  29. Berichte Der Clubsekretär ist für das Ausfüllen und Einreichen von Berichten verantwortlich. Des Weiteren ist es die Aufgabe des Clubsekretärs zu wissen, wann Berichte eingereicht werden müssen und er muss gewährleisten, dass diese Berichte auch rechtzeitig übermittelt werden.

  30. Berichte Der Clubsekretär sollte über die folgenden Berichte Bescheid wissen: • Monatlicher Mitgliedschaftsbericht • Aktivitätenbericht (A-1) • Von der Vereinigung festgelegte Berichte • Gründungsmitgliederbericht • Mitgliederüberweisungsformular

  31. Berichte Weitere Berichte: • Amtsträger-Berichtsformular (PU-101) • Berichterstattung ernannter Lions, z.B. Kongressdelegierte und Ersatzdelegierte • Mitgliederverzeichnis des Clubs • Das Einreichen von Berichten, wie vom Distriktkabinett gewünscht • Enthält Kopien monatlicher Mitgliedschaftsberichte und jährlicher Aktivitätenberichte • Club President Excellence-Auszeichnung - Antrag

  32. Berichte Einige Berichte werden je nach Bedarf angefertigt • Der Nekrolog - Die Bekanntgabe des Todes eines Mitglieds • Mündliche Berichte (kurzgefasst, sachlich und auf den Punkt gebracht) • Wie durch den Clubpräsidenten festgelegt

  33. Berichte • Monatlicher Mitgliedschaftsbericht • Durch den monatlichen Mitgliedschaftsbericht wird die Anzahl der Clubmitglieder für den jeweiligen Monat gemeldet, einschließlich jeglicher Abgänge und Aufnahmen. • Clubs die Ihre Mitgliedschaft über das WMMR-System melden, müssen Änderungen nun am letzten Tag des gegenwärtigen Monats oder davor einreichen. • Clubs die Ihren monatlichen Bericht in Papierform übermitteln, müssen diesen bis spätestens den 20. des gegenwärtigen Monats bei LCI einreichen.

  34. Berichte • Monatlicher/Jährlicher Aktivitätenbericht (A-1) • Die Aktivitäten des Clubs zu überwachen liegt in der Verwantwortung des Clubsekretärs. • Diese Informationen werden durch die WMMR-Webseite gemeldet

  35. Berichte • Gründungsmitgliederformular • Neue Gründungsmitglieder können innerhalb von 90 Tagen nach dem Gründungsdatum, dem Club hinzugefügt werden. • Melden Sie während dieses Zeitraums zusätzliche oder ausgeschiedene Gründungsmitglieder anhand des Gründungsmitgliederformulars. • Mitglieder die nach diesem Zeitraum in den Club aufgenommen werden, sollten anhand des monatlichen Mitgliedschaftsbericht als reguläre Mitglieder gemeldet werden.

  36. Berichte • Mitgliederüberweisungsformular • Damit die Überweisung eines Mitglied abgeschlossen werden kann, müssen zwei Aktivitäten stattfinden - die Abmeldung aus einem Club und die Überweisung in einen anderen Club. • Zunächst muss das Mitglied aus einem Club abgemeldet werden und als nächstes in einen neuen Club überwiesen werden.

  37. Berichte • Mitgliederüberweisungsformular • Clubsekretäre sind für die Meldung von Austritten und Überweisung in ihre jeweiligen Berichterstattungssysteme (MMR oder WMMR) verantwortlich. Die Einsendung eines Überweisungsformulars an LCI garantiert nicht, dass das Mitglied überwiesen wird.

  38. Worum handelt es sich bei WMMR und wie benutzt der Clubsekretär dieses System? • Das "Web Monthly Membership Reporting" System (WMMR) ist eine Online-Anwendung, welches die Eingabe und Aktualisierung von Mitgliederinformationen einfach und angenehm macht. • LCI regt die Nutzung des WMMR-Systems an und stellt hierzu einen WMMR-Leitfaden zur Verfügung.

  39. WMMR Berichterstattung • Besuchen Sie die LCI-Webseite und wählen Sie den Link "Berichte einreichen", in der oberen rechten Ecke der Seite. • Falls Sie Unterstützung benötigen, finden Sie den entsprechenden Link ebenfalls auf dieser Seite. • Sie können das WMMR-System wie folgt benutzen:

  40. Berichte • Berichtsformular für Clubamtsträger (PU-101) • Dieses Formular wird benutzt, um die Namen und Adressen Ihrer neugewählten Clubamtsträger an LCI zu melden • Senden Sie das Formular unmittelbar nach der Wahl Ihrer Amtsträger im April an den internationalen Hauptsitz • Einsendeschluss ist der 15. Mai

  41. Berichte • Mitgliederverzeichnis des Clubs • Identifiziert alle Mitglieder Ihres Clubs und deren Informationen • Informationen müssen regelmäßig aktualisiert werden

  42. Berichte Es ist wichtig, dass Clubberichte rechtzeitig eingereicht werden. • Wenn der Club seine Berichte nicht zeitgemäß einreicht, hat dies negative Auswirkungen zur Folge • Beeinflusst die Voraussetzungen für die Club President Excellence-Auszeichnung • Der Status des Clubs kann sich ändern und der Club kann unter Umständen in den Status Quo versetzt werden