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第六轮中国全球基金艾滋病项目 档案资料收集与管理要求

第六轮中国全球基金艾滋病项目 档案资料收集与管理要求. 六轮安徽项目办 2009-02-24. 档案资料信息收集与管理. 目的及意义 管理程序和资料保管形式 档案资料分类和内容 常见问题. 一、目的及意义. 是开展项目工作的基础，也是重要内容； 用于制订工作计划、记录项目活动；有利于资料管理、分析利用、信息交流； 项目工作质量优劣的重要依据； 可以有效地提高项目工作质量和 NGO 组织的资料收集、整理、分析、利用的能力， 保证项目工作可持续性发展. 档案资料管理不仅仅是政府机构、事业单位、公司企业，同时也是全球基金项目 一项常规工作 。

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第六轮中国全球基金艾滋病项目 档案资料收集与管理要求

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  1. 第六轮中国全球基金艾滋病项目档案资料收集与管理要求第六轮中国全球基金艾滋病项目档案资料收集与管理要求 六轮安徽项目办 2009-02-24

  2. 档案资料信息收集与管理 • 目的及意义 • 管理程序和资料保管形式 • 档案资料分类和内容 • 常见问题

  3. 一、目的及意义 • 是开展项目工作的基础，也是重要内容； • 用于制订工作计划、记录项目活动；有利于资料管理、分析利用、信息交流； • 项目工作质量优劣的重要依据； • 可以有效地提高项目工作质量和NGO组织的资料收集、整理、分析、利用的能力，保证项目工作可持续性发展

  4. 档案资料管理不仅仅是政府机构、事业单位、公司企业，同时也是全球基金项目一项常规工作。 收集整理时要保证档案资料的完整性、准确性和系统性。 错误的资料导致错误的结果 

  5. 二、管理程序和资料形式 结果的发布… … 存档 分析 整理 收集 发布形式：网络、项目工作简报等。 发布内容：活动信息、进展报告、结题报告、基线调查/专题调查结果、项目成果及存在的问题等。 分析：通过资料录入，数据分析，得到实际工作中的指导； 利用：使用分析得到的结果指导项目工作下一步进展。 a、整理要求： 一事一卷、要素齐全、集中管理、专人负责 b、保存形式： 文件盒（袋、夹）、上墙信息、电子文档、声像资料（照片、录音、录像等) c、资料分类： 各种管理制度、收/发文、计划和总结、报表及简报、财务和设备、调查和协议 a、收集范围： 凡是与六轮项目有关的具有保存价值的资料，都属于资料的收集范围。 b、收集要求：正确、及时、完整

  6. 二、资料保管形式

  7. 三、常规档案资料分类1 1、各种管理制度 组织章程 人员分工 财务管理制度 定期例会制度 档案管理制度 信息管理制度 设备（供应品）及固定资产管理 督导评估制度……

  8. 三、常规档案资料分类2 2、收/发文 • 收文和发文都应该有签批、登记(可以分别记录在收文登记和发文登记簿上） • 发文，应编有文号，可按时间顺序排列，放在文件盒或者文件袋内，填写发文卷内目录以便于查询。 • 收文，可按时间（如果收文较多可再细化为分部门按时间排列）排列，填写收文卷内目录，以便于查询。 • 对于有价值的邮件应下载并分类保存。

  9. 三、常规档案资料分类3 3、计划和总结 工作计划：对于六轮项目实施单位来说此类档案可分项目总计划和各活动计划，如CSW/MSM等人群干预计划。 工作总结：可包括每个小活动总结（如×年×地区×人群行为干预工作小结），分析报告、项目进展报告（每季度上报一次）、项目完工报告。

  10. 三、常规档案资料分类4 4、报表及简报 各类报表：如项目工作季度报表、财务报表等，可分类按时间顺序排列。 工作动态/简报/通讯：可分组织/部门，按照时间排列。

  11. 三、常规档案资料分类5 5、财务和设备 财务管理资料：报销单据、财务报表等。 物资、供应品资料：实施单位可包括入库记录、领发记录（SR 实施机构 同伴教育员）等。

  12. 三、常规档案资料分类6 6、协议和常用的信息 项目协议：包括省级与实施机构、实施单位与相关项目工作人员签署的项目协议，如与同伴教育员、志愿者等签署的协议。 常用信息：包括项目有关人员的联络方式、职责分工、相关表格等。

  13. 三、项目活动收集内容 培训班？ 会议？ 宣传活动？ 基线调查？ 督导评估？ 各种干预活动？ 其他活动……

  14. 三、项目活动收集内容 1、参加上级培训和会议 上级培训 上级会议 培训通知 会议通知 培训日程 会议日程 参会人员回执 参会人员回执 通讯录 通讯录 培训资料 会议资料 体会或小结 体会或小结

  15. 三、项目活动收集内容 2、举办培训班和会议 本级培训 本级会议 培训通知 会议通知 培训日程 会议日程 预算/决算 预算/决算 签到簿(通讯录）签到簿(通讯录） 培训讲义 会议记录 现场照片现场照片 培训小结 会议小结

  16. 三、项目活动收集内容 3、开展宣传活动 • 制定实施方案或工作计划 • 参与人员签字 • 收集宣传相关过程材料（宣传单/册…） • 声像资料 • 活动总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价） • 预/决算

  17. 三、项目活动收集内容 4、开展基线调查 根据基线调查要求： • 要制定方案/计划 • 现场调查表或/和访谈记录 • 影像资料 • 数据库 • 预/决算 • 总结/分析报告

  18. 三、项目活动收集内容 5、开展督导评估活动 • 通知/方案/计划 （可包括督导目的、督导对象、督导方 法、人员分工、时间安排、评分标准及要求） • 现场督导记录相关资料 （可包括现场督导记录表、督导前后的汇报会议记录、督导细则等） • 影像资料 • 预/决算 • 督导报告/总结 （内容包括督导时间、地点、人员、督导内容和方法、督导结果（包括上次督导问题的落实情况、工作亮点及经验、存在的问题和解决问题的建议））

  19. 三、项目活动收集内容 6、招募人员开展现场干预活动 招募志愿者/同伴教育员要签订协议书，明确工作任务，要求认真填写完整有效的工作记录表 （CSW/MSM…同伴教育记录表）

  20. 一份完整的项目资料 项目开始 项目结束

  21. 一份完整的项目资料 1、项目申请书（原始稿） 2、评审意见 3、项目申请书（定稿） 4、协议书 5、项目活动（1、2、3……） 6、项目进展报告 （一般2-3次，今年2次，内容包括项目活动在一个季度中组织和实施工作的项目活动进展、财务进展等）

  22. 一份完整的项目资料 7、接受现场督导评估： 可包括省级和/或国家级督导材料(如现场督导意见表）、实施机构整改措施（如现场督导意见处理情况表 ）、实施机构自查材料。 8、完工总结报告 具体包括项目的组织实施过程、项目产出、预期目标完成情况及财务决算等 9、竣工验收报告 由督导单位执行，具体内容包括是否按照计划开展工作，是否按照预算支出，进度报告是否及时提交以及档案资料是否完整等。

  23. 2008年档案资料存在的问题

  24. 档案资料不规范的原因

  25. 2009年是项目“质量年” 希望各项目实施机构重视档案信息资料的整理工作，活动结束及时整理归档，工作中遇到困难和问题或者有好的想法及时与省项目办沟通。

  26. 欢迎大家对六轮项目工作提出意见和建议！ 姓名：吕朝敏 电话： 0551-2865619 QQ： 395420752 Email:ahgf6@ahcdc.com.cn

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