حسـابداري در سيـستم ERP

1. حسـابداري در سيـستم ERP به نام خدا تهیه کننده : یاسرقربان زاد

2. What is it? ERP • یک فکر، فن آوری و سیستمي برای مدیریت با کارآیی بالا روی منابع مختلف در کل یک سازمان است. • در جهت بالا بردن کارآیی و بهره وری سازمان و افزایش رضایت و ارزش مشتری،از طریق یکپارچه کردن فعالیتها انجام مي گيرد. • تمام مراحل عملیاتی یک فرآیند را در سازمان نمایش می دهد. معرفي مفهوم

3. History • مفهوم ERP برای اولین بار در دهه 1960(بدون نام) به وجود آمد. • در سال 1972، پنج تن از مدیران IBM از سمت خود استعفا داده و جهت تحقق مفهوم ERP، شرکت (SAP) را تأسیس کردند كه امروزه یکی از پیشگامان جهانی نرم افزارهایERPبه شمار می روند. • ERP در واقع نسل جدیدی از سیستمهای اطلاعاتی (MIS) است. و ادامه راه MIS می باشد. تاريخچه

4. Implications براي بقاي سازمان ها در فضاي رقابتي ابزاری لازم است که در هر لحظه توانایی تجمیع سریع اطلاعات از همه ابعاد سازمان و مدل سازی دقیق براساس شرایط کل سازمان را داشته باشد. به کارگیری سیستمهای ERP برای حفظ توان رقابتی شرکتها لازم است و موجب فراهم شدن فرصت مناسبی برای تجدید ساختاردرعملیات و سیستمهای اطلاعاتی آنها می گردد. (اسپاثیس و کنستا نتینیدیس 2004) ضرورتهاي بكارگيري در سازمان

5. Implications دلایل اصلی استفاده شرکت ها از ERP 1- یکپارچه سازی اطلاعات مالی 2- یکپارچه سازی اطلاعات سفارشات 3- استاندارد سازی و سرعت در فرآیندهای تولید 4- کاهش حجم انبارداری 5- استاندارد سازی اطلاعات منابع انسانی ضرورتهاي بكار گيري در سازمان

6. How Effect Organization structure? Management & measurement issue involved establishing strategy & goals جريان اطلاعات Management & measurement issue involved in executing actual business processes & activities ERP= سيستم شبكه عصبي سازمان جريان اطلاعات جريان اطلاعات Activities performed by a mix of people & software جريان اطلاعات نحوه تأثير بر ساختار سازمان

7. ERP & Organizational Factors 1- فرايند سازماني • ردیابی اثر فعالیت ها در طول بخشهای مختلف سازمان • هماهنگي تک تک فعالیت ها در بخش های مختلف • برنامه ریزی کلان در جهت ایجاد مزایای رقابتی 2- فرهنگ سازماني بسطدیدگاهی فرآیند نگر در سازمان براي جهت گیری افراد و بخش های مختلف سازمان به سمت اهداف سازمانی با یکپارچگی خاص، از طريق: • شفاف سازی عملکرد افراد در روندهای سازمان • توانایی در اندازه گیری تأثیر عملکرد افراد در فرآیندها بر برخي عوامل سازمانيERP تأثير

8. ERP & Organizational Factors 3- تكنولوژي • ایجاد بستر مناسب و استفاده صحیح از ابزار و فن آوری اطلاعات ، براي پرداختن به بررسی تأثیر روندها بر کلیه منابع سازمانی با سرعت و دقت بسیار بالا و وسعت کافی • برنامه ریزی جهت استفاده بهینه از منابع سازمان از طريق: - شناسایی ظرفیت آزاد منابع مختلف در هر لحظه - پیش بینی تأثیر فرآیندها بر منابع با شبیه سازی آنها 4- تصميم گيري مديريت • اتوماتيك کردن تمام فرآیندها در هر واحد یا زیرمجموعه براي دريافت و تحلیل یکجاي گزارشهای مختلف از عملکرد ها و وظایف مختلف سازمان. بر برخي عوامل سازمانيERP تأثير

9. Prerequisites ERPپيش نياز هاي

10. BRP As Main Prerequisite Of ERP • BPR نواقص سیستم جاري را مشخص مي كند. • از طریق تجدید ساختار و سازماندهی مجدد منابع انسانی و بخش های مختلف یک مؤسسه، بهره وری را به حداکثر مي رساند. • شناخت شیوه های فعلی، ساده کردن فرآیندها و خودکارکردن آنها را ميسر مي سازد. (اصل USA در BRP) Understand Simplify Automat فرايند مهندسي مجدد فرايند كسب و كار، پيش نياز ERPاساسي

11. Implementation 5- بهينه سازي مستمر ومديريت يكپارچه 4- مديريت فرايندها درجه بلوغ فرايندي سازمان 3- فرايندهاي پايه تعريف شده 2- تكرارپذيري زمان 1- عدم بلوغ ERPسنجش آمادگي سازمان براي شروع

12. Implementation • انواع روشهاي پياده سازي 1- روش انفجاري يا يكباره (Big Bang) نصب و بکارگیری تمامی قسمتهای سیستم به طور همزمان در تمامی واحدهای سازمان آغاز می شود. 2- استراتژي انتخابي (Franchising) بعضی از بخشهای مستقل سیستم که برای سازمان دارای اهمیت بیشتری بوده و دارای داده های مشترک هستند به طور انتخابی مکانیزه می شوند و به مرور سایر پکیج های مرتبط و مورد نیاز اضافه می شوند. 3- روش فرايندي (Slam Dunk) پروسه های شرکت از نو طراحی شده و مهندسی مجدد در مورد آن اعمال می شود. نحوه پياده سازي

13. Implementation فاز هاي عملياتي استقرار سيستم ERP حركت به جلو on ward فرو ريختگي Shake down فاز پروژه project phase صدور اجازه نامه Chartering Phase نحوه پياده سازي

14. The Cost Of ERP • هزینه های واقعی تحقيقي كه اخيرا توسط Meta Group انجام گرفته هزینه كل مالکیت (TCO) ERP را به شرح زير فهرست مي كند: $ هزینه های کارکنان داخلی، خدمات حرفه ای، سخت افزار و نرم افزار $هزینه های واقعی نگهداری، روز آمد کردن و بهینه سازی سیستم ERP كه دو سال پس از نصب سيستم آشكار مي شود. در اين تحقيق میانگین (TCO) در 63 شرکت مورد تحقیق، شامل مؤسسات کوچک، متوسط و بزرگ در صنایع مختلف، 15 میلیون دلار می باشد. صرفنظر از رقم دقیقي از اين هزينه در شرکت های مختلف در صنایع متعدد، هزينه هاي ERP سرسام آور می باشد. ERPهزينه هاي

15. The Cost Of ERP • هزینه های پنهان • آموزش • آزمایش و يكپارچه سازی • سفارشی سازی • تبدیل داده‌ها • تجزیه و تحلیل داده‌ها • مشاوره • جايگزینی بهترین‌ها ERPهزينه هاي

16. What Are The ERP Failure Effects? • مقاومت كاركنان در برابر تغيير سفارشي كردن نرم افزار براي ثبات در شيوه انجام امور راه حل براي شكستن مقاومت پيامد ناپايداري و دشواري در نگهداري نرم افزار شكست پروژه • عدم تحمل هيئت مديره و ذي نفعان، هنگام مشاهده بهره وري پايين در حين اجراي پروژه (كه امري طبيعي است) و تمايل به متوقف كردن پروژه طبق تحقيقات اخير 35 درصد از پروژه های ERP متوقف می شوند؛ 55 درصد بیشتر از بودجه پیش بینی شده هزینه می کنند؛ و کمتر از 10 درصد طبق زمان بندی قبلی و بودجه مصوب اجرا می شوند. ERPعوامل شكست

17. Advantage • کاهش هزینه های انبار (نگهداری، حمل و نقل) ، سفارشها ، تولید و ناشی از توقف خط تولید ، عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی • کاهش حجم تامين مالي مورد نیاز برای سرمایه گذاری در تجهیزات و ماشین آلات ، کارخانه و زمین • کاهش هزینه ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای سازمان و ایجاد یک پل ارتباطی بین شکاف های اطلاعاتی سازمان • برقراری فرایند تولید منعطف، کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول، افزایش شفافیت و ردگیری فرایند تولید برای مشتری و قابلیت متناسب سازی برای مشتری و بهبود ذهنیت جمعی درباره سازمان • افزایش رضایتمندی مشتری در تمام فرایندهایی که وی با آنها درگیر است، از لحظه سفارش تا دریافت و حمل ونقل محصول ERPمزاياي

18. Advantage • به سیستم اطلاعات یکپارچه کمک می کند تا کلیه عملکردهای یک مؤسسه را پوشش دهد. • ERP نه تنها در سراسر بخش های مختلف یک شرکت، بلکه در سراسر شرکتهایی که تحت یک مدیریت قرار دارند، سیستم های کاملاً یکپارچه فراهم می کند. • ERP امکان عرضه اجتناب ناپذیر جدیدترین فناوری ها را میسر می سازد، فناوری هایی از قبیل انتقال الکترونیکی نقدینگی (EFT) ، انتقال الکترونیکی داده ها (EDI) ، اینترنت، ویدئو کنفرانس، تجارت الکترونیکی و غیره . • ERP نه تنها پیش نیازهای فعلی یک شرکت را مورد بررسی قرار می دهد، بلکه ابزارهای هوشمندي از قبیل (DSS)، سیستم اطلاعات، اجرای سیستم های هشدار دهنده (روبات ها) و استخراج داده ها و ارائه گزارش ها و غیره فراهم مي كند. ERPمزاياي

19. Disadvantage • پیاده سازی آن مشکل است. (مشکل تبدیل Business Function به Business Process) • خیلی گران است (ده ها میلیون دلار هزینه صرف می کند.) • پیاده سازی آن زمان بر است و در بهترین حالت حدود 8 ماه بعد از پیاده سازی اثرات آن مشهود می گردد. • استفاده از سیستم های ERP یک تصمیم استراتژیک است و در حقیقت روی سرنوشت سازمان و موفقیت آن شرط بندی می شود. ERPمعايب

20. Accounting In ERP Systems • حوزه حسابداری نيز به عنوان زبان تجارت به سهم خود، تأثیرات فراوانی از انقلاب تكنولوژي اطلاعات دریافت مي كند. اثرات مثبت ERP بر حسابداري • به موقع بودن اطلاعات حسابداری مالی شرکتها، منجربه کوتاه شدن تأخیر زمانی بین پایان سال مالی و تاریخ گزارش گری مي شود. • با پياده سازي ERP توانایی مدیریت به مراتب افزایش یافته و متعاقباً انتظارات برای دریافت اطلاعات حسابداری مهم و اثرگذار از جانب استفاده کنندگان خارجی اطلاعات نیز بالا مي رود. • بهبود کارآیی در چرخه گزارشگری و افزایش دسترسی مدیریت منجر به کنترل بر سر تا سر فرآیندهای اطلاعات حسابداری مي شود. ERPحسابداري در سيستم

21. Accounting In ERP Systems اثرات منفي ERP بر حسابداري • بالا بردن دسترسی و کنترل اطلاعات مدیریتی  افزایش فرصت مدیریت کردن اطلاعات حسابداری  استفاده مدير در جهت اهداف خودش برای گزارش کردن نتایج مالی غير واقعي • پیچیدگی های بیشتر مدل های ERP ممکن است به کیفیت حسابرسی و اثر بخشی کنترل ها آسیب برساند و این مسئله ای است که به شدت مورد توجه حسابرسان قرار مي گيرد. • بعد از پیاده سازی سیستم، شرکتها به طور همزمان یک کاهش در تأخیر گزارشگری و یک افزایش در سطح تعهدات احتیاطی خود را تجربه می کنند. ERPحسابداري در سيستم

22. Accounting In ERP Systems نتایج تحقیق بر روي203 شركت، حاکی از آن است که: • موازنه بین دو ویژگی کیفی اطلاعات به سمت افزایش مربوط بودن و به موقع بودن اطلاعات (به بهای کاهش قابلیت اتکای اطلاعات) سنگینی می کند.(Brazel & Dang 2005 ) • براساس پژوهش صورت گرفته در جامعه آماری مربوطه، دلایلی مبنی بر وجود رابطه معنی دار بین توسعه گسترش سیستمهای ERP و ویژگی های اصلی کیفیت اطلاعات یافت نشده است. ERPحسابداري در سيستم

23. Management Accounting In ERP Systems • تنظیم دقیق بودجه سرمایه ای شرکت براساس اهداف بلندمدت و میان مدت، از طريقتعیین دقیق آثار درآمدی و هزینه های طرح ها در ERP. • سیستم های ERP در حال تغییر دادن رویدادهای عملی در حسابداری مدیریت هستند و منجر به استانداردهای بالا و اطلاعات کامپیوتری دقیق شده اند. • بدیهی است که در چنین محیطی امکان بهره گیری از ابزارهای حسابداری مدیریت با ساختارهای سنتی میسر نیست. ERPحسابداري مديريت در سيستم

24. Returns In ERP • ERP، کسب و کار یک شرکت از پایه دگرگون و متحول نمي كند. • ERP بیش از آنکه بر مشتریان، تأمین کنندگان و شرکت تمرکز نماید، بر بهبود نحوه انجام کارها در داخل یک شرکت توجه دارد. • 8 ماه پس از تثبیت سیستم ERP (مجموعاً 31 ماه پس از آغاز پروژه ERP)، فواید آن آشکار می شود. (تحقیق بر روی 63 شرکت اخير) • صرفه جویی سالیانه حاصل از سیستم جدید ERP ، 6/1 میلیون دلار می باشد. • بازگشت سرمایه از ERP، در درازمدت مطلوب خواهد بود. ERPبازگشت سرمايه در

25. Financial Analysis Of ERP بيشتر تحليل گران مالي معتقدند: (McEwen & Wier ) • پیاده سازی سیستم ERP یک ارزش افزوده برای شرکت ایجاد می کند که این مسئله در تحلیل های بنیادی شرکت لحاظ مي شود. • اخبار پیاده سازی سیستم های ERP، در پیش بینی سودها اثر مثبت داشته است. • ERP موجب افزايش توانایی شرکت در نوآوری شده و شرکت ها در صدد هموار سازی فرآیندهای تجاری خود با سيستم بر مي آيند • با وجود سیستم ERP سطح مسئولیت ارتقاء یافته و هر یک از کارکنان، فعالیتی فراتر از آنچه قبل از پیاده سازی سیستم انجام می دادند را انجام مي دهند. ERPتحليل مالي

26. ERP Integrated Simulation Model Order Acceptance/ Generation Market Demand Forecast Management Accounting System Product cost database Product Mix Optimization Module Auto update Product cost Master Production Scheduling Module Manufacturing System Inventory Management Manufacturing Marketing & Sales Accounting ERPمدل شبيه سازي سيستم يكپارچه

27. Resources • عربمازاریزدی محمد، باغومیان رافیک،”آثار سیستم های ERP بر حسابداری“، http://www.hesabdar.info/detail.aspx?id=41 • شعری صابر، بختکی بهروز، ”ERP و اثرات پیاده سازی آن در حوزه حسابداري“، دانشگاه علامه طباطبايي، 1385. • اخوان حميد، ”چالشها و مشكلات پياده سازي ERP در شركت پارس خزر“، دومين همايش تجربيات پياده سازي سيستمهاي ERP ، دانشگاه علم و صنعت، آبان 1386. • Lea, Bih-Ru.,(2007), “Management accounting in ERP integrated MRP and TOC environments”, Industrial Management & Data Systems, Vol. 107 No. 8, pp. 1188-1211. منابع

28. Thanks For Your Attention Diqqətinizdən Təşəkkür Edirəm از تـوجـه شـما سـپاسـگـزارم