Wypełnianie faktur

1. PODEJMOWANIE I PROWADZENIEDZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ Wypełnianie faktur Podręcznik w przygotowaniu Ostatnia aktualizacja: 27.05.2013

2. Podstawa prawna Na podstawie upoważnienia zawartego w art. 106 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. nr 177 z 2011 r. poz. 1054, z późn. zm.) Minister Finansów wydał: Rozporządzenie Ministra Finansówz dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 68 z 2011 r. poz. 360, z późn. zm.)

3. Obowiązkowe informacje na fakturze cz. 1 Rozporządzenie określa m.in. szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Faktura* powinna zawierać co najmniej: imię i nazwisko lub nazwę podatnika (wystawcy faktury) i jego adres imię i nazwisko lub nazwę nabywcy oraz jego adres numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy numer identyfikacji podatkowej nabywcy kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę datę wystawienia faktury datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów i usług (datę sprzedaży) - jedynie w przypadku, gdy data ta różni się od daty wystawienia faktury 1 2 3 4 5 6 7 * Od 2013 r. nie ma obowiązku oznaczania faktur słowami „faktura VAT”.

4. Obowiązkowe informacje na fakturze cz. 2 Faktura powinna zawierać co najmniej (cd.): nazwę (rodzaj) towaru lub usługi ilość i jednostkę miary sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto) stawki podatku sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnionąz podatku kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku kwotę należności ogółem (wraz z należnym podatkiem) 8 9 10 11 12 13 14 15

5. Nazwa i adres sprzedawcy W polu SPRZEDAWCA wpisujemy nazwę lub imię i nazwisko podatnika, czyli firmy lub osoby, która dokonuje sprzedaży. Poniżej podajemy pełny adres sprzedawcy, czyli ulicę, numer domu i mieszkania oraz kod pocztowy oraz miejscowość. 1 Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Przepisy obowiązujące od 2013 r. nie określają, czy nazwa sprzedawcy ma być pełna czy skrócona, dlatego aby uniknąć wszelkich wątpliwości, należy wpisywać taką nazwę, jaka została użyta w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP.

6. Imię i nazwisko lub nazwa nabywcy oraz jego adres W polu NABYWCA wpisujemy imię i nazwisko lub nazwę osoby lub firmy, która dokonuje zakupu. Poniżej podajemy pełny adres nabywcy, czyli ulicę, numer domu i mieszkania oraz kod pocztowy i miejscowość. 2 Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa

7. NIP sprzedawcy Wypełnienie pola nr identyfikacyjny sprzedawcy jest obowiązkowe niezależnie od tego, w jakiej formie sprzedawca prowadzi działalność gospodarczą. 3 Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567

8. NIP nabywcy Pole nr identyfikacyjny nabywcy wypełniamy, gdy zakupu dokonuje firma lub inna jednostka. 4 Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Jeżeli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, pole to pozostawia się puste.

9. Numer faktury Każda faktura musi być oznaczona kolejnym numerem jednoznacznie ją identyfikującym, nadanym w ramach jednej lub więcej serii. Firmy mogą przyjmować różne systemy numeracji faktur, np. słowo „faktura” i kolejny numer albo jeżeli firma ma kilka sklepów, każdy sklep może mieć swoją własną serię numerowania - Faktura / sklep01 / 1 / 2013. Jeden egzemplarz faktury otrzymuje nabywca, a drugi zostaje u sprzedawcy*. 5 723/13 Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Tu widzimy jeden z najprostszych sposobów numeracji faktur: numer kolejny faktury / dwie ostatnie cyfry roku wystawienia * Od 2013 r. nie ma obowiązku oznaczania jednego egzemplarza faktury jako „oryginał”, a drugiego jako „kopia”.

10. Data wystawienia W polu Data wystawienia wpisujemy dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury. 6 723/13 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43

11. Data dostawy Pole Data dostawy wypełniamy tylko wtedy, gdy data dostawy towarów lub usług różni się od daty wystawienia faktury. 7 723/13 18 kwietnia 2013 r. 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Faktura powinna być wystawiona najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Tak więc data wystawienia nie powinna być późniejsza od daty sprzedaży o więcej niż 7 dni.

12. Nazwa towaru lub usługi To pole nie wymaga specjalnych wyjaśnień. Wpisujemy tu nazwy sprzedawanych towarów lub usług (np.: usługi pocztowe, usługi telekomunikacyjne, szkolenia itp.). 8 723/13 18 kwietnia 2013 r. 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Cukier 1 kg Pomarańcze Woda gazowana 1,5 L - zgrzewka Ręczniki kuchenne - op. zbiorcze

13. Ilość i jednostka miary Przy wypełnianiu pola J.m. (jednostka miary) panuje dość duża dowolność. Najczęściej spotkamy się tu ze sztukami, ale zdarzają się też kilogramy (kg), litry (l), metry (m), opakowania (op.), komplety (kpl) itp. W polu Ilość wpisujemy liczbę sprzedawanych jednostek miary towaru lub usługi. 9 723/13 18 kwietnia 2013 r. 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Cukier 1 kg Pomarańcze Woda gazowana 1,5 L - zgrzewka Ręczniki kuchenne - op. zbiorcze 10 kg 4 kg 2 6 szt. 0,16 100 szt. W tym przykładzie jednostką miary wody gazowanej są zgrzewki po 6 sztuk, a jednostką miary ręczników kuchennych są opakowania zbiorcze po 100 szt. Tak więc w przeliczeniu na sztuki sprzedano 12 butelek wody gazowanej i 16 ręczników kuchennych.

14. Cena jednostkowa netto W polu Cena jednostkowa bez podatku netto wpisujemy cenę netto 1 jednostki miary towaru lub usługi. 10 723/13 18 kwietnia 2013 r. 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Cukier 1 kg Pomarańcze Woda gazowana 1,5 L - zgrzewka Ręczniki kuchenne - op. zbiorcze 10 kg 4 kg 2 6 szt. 0,16 100 szt. 4 00 6 50 8 00 90 00 Dla wody gazowanej wpisujemy cenę za zgrzewkę 6 szt., a dla ręczników kuchennych - cenę za opakowanie zbiorcze 100 szt.

15. Wartość netto Nazwa tego pola brzmi zwykle Wartość netto. Tu nosi ono nazwę Wartość bez podatku netto i wpisujemy do niego kwotę powstałą w wyniku pomnożenia ilości jednostek towaru (usługi) przez cenę towaru (usługi). 11 723/13 18 kwietnia 2013 r. 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Cukier 1 kg Pomarańcze Woda gazowana 1,5 L - zgrzewka Ręczniki kuchenne - op. zbiorcze 10 kg 4 kg 2 6 szt. 0,16 100 szt. 4 00 6 50 8 00 90 00 40 00 26 00 16 00 14 40 Warto zwrócić uwagę, że w przypadku ręczników kuchennych wartość sprzedaży jest mniejsza od ceny towaru. Wynika to z tego, że zakupiona ilość ręczników jest mniejsza od ilości, jaka znajduje się w opakowaniu zbiorczym.

16. Stawka podatku VAT Podstawowa stawka podatku od towarów i usług (podatku VAT) wynosi 23%. Występują też trzy stawki obniżone: 8%, 5% i 0%, a niektóre towary i usługi są zwolnione z podatku VAT lub nie podlegają opodatkowaniu. Wykazy towarów i usług opodatkowanych stawkami obniżonymi oraz zwolnionych z VAT i niepodlegających opodatkowaniu publikowane są w ustawach i rozporządzeniach. 12 723/13 18 kwietnia 2013 r. 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Cukier 1 kg Pomarańcze Woda gazowana 1,5 L - zgrzewka Ręczniki kuchenne - op. zbiorcze 10 kg 4 kg 2 6 szt. 0,16 100 szt. 4 00 6 50 8 00 90 00 40 00 26 00 16 00 14 40 8% 8% 23% 23% W tym przykładzie, zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, woda gazowana i ręczniki kuchenne są opodatkowane stawką podstawową 23%, a cukier i pomarańcze stawką obniżoną 8%. W przypadku towarów (usług) zwolnionych z podatku VAT wpisalibyśmy w to pole skrót „zw.”

17. Pole Razem możemy teraz wyliczyć na dwa sposoby:1) sumując kwoty z pól zacienionych na zielono2) sumując kwoty z pól zacienionych na niebiesko W obu przypadkach suma powinna wyjść taka sama. Wartość netto sprzedaży opodatkowanej stawką 23% wynosi 30,40 zł (16 + 14,40), a stawką 8% wynosi 66 zł (40 + 26). Żadne towary na fakturze nie są opodatkowane stawką 0% ani zwolnione z VAT, więc pola tych stawek pozostają puste. Wartość netto faktury z podziałem na stawki Najpierw podliczamy wartości netto sprzedaży według poszczególnych stawek i wpisujemy je w odpowiednie pola, a następnie sumujemy te kwoty i wpisujemy je w pole Razem. Pole to stanowi wartość netto całej faktury. 13 723/13 18 kwietnia 2013 r. 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Cukier 1 kg Pomarańcze Woda gazowana 1,5 L - zgrzewka Ręczniki kuchenne - op. zbiorcze 10 kg 4 kg 2 6 szt. 0,16 100 szt. 4 00 6 50 8 00 90 00 40 00 26 00 16 00 14 40 8% 8% 23% 23% 96 40 30 40 66 00

18. = = Kwota podatku VAT z podziałem na stawki Teraz obliczamy kwoty podatku VAT według poszczególnych stawek, a następnie sumujemy je. 14 723/13 18 kwietnia 2013 r. 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Cukier 1 kg Pomarańcze Woda gazowana 1,5 L - zgrzewka Ręczniki kuchenne - op. zbiorcze 10 kg 4 kg 2 6 szt. 0,16 100 szt. 4 00 6 50 8 00 90 00 40 00 26 00 16 00 14 40 8% 8% 23% 23% 8% od kwoty 66 zł wynosi 5,28 zł. 23% od kwoty 30,40 zł wynosi 6,992 zł. Wszystkie kwoty na fakturze zaokrąglamy do dwóch miejsc po przecinku, tak więc wpisujemy tu 6,99 zł. Podsumowanie tych kwot daje w wyniku 12,27 zł i taka jest właśnie kwota podatku VAT tej faktury. 96 40 30 40 66 00 12 27 6 99 5 28

19. 108,67 zł - tyle wynosi wartość faktury brutto i taką właśnie kwotę powinien zapłacić nabywca. Możemy więc wpisać tę kwotę w pole Do zapłaty. + = 108,67 zł Wartość brutto faktury Na koniec dodajemy kwotę podatku VAT do wartości faktury netto, uzyskując w ten sposób wartość faktury brutto, czyli kwotę należności ogółem, jaka przysługuje sprzedawcy od kupującego. 15 723/13 18 kwietnia 2013 r. 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Cukier 1 kg Pomarańcze Woda gazowana 1,5 L - zgrzewka Ręczniki kuchenne - op. zbiorcze 10 kg 4 kg 2 6 szt. 0,16 100 szt. 4 00 6 50 8 00 90 00 40 00 26 00 16 00 14 40 8% 8% 23% 23% 96 40 30 40 66 00 12 27 6 99 5 28 108 67

20. Miejsce wystawienia faktury Pieczątka sprzedawcy Warszawa Hurtownia Artykułów Spożywczych“AGA” sp. z o.o.ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Po wyliczeniu tych pól może okazać się, że w wyniku zaokrągleń podatku VAT sumy tych pól różnią się od już obliczonych. Różnice te nie wpływają jednak na prawidłowość faktury. 3 20 2 08 3 68 3 31 43 20 28 08 19 68 17 71 Kwota do zapłaty słownie 37 39 71 28 sto osiem zł 67 gr 18.04.11 M. Nowak przelew w terminie 14 dni Podpis osoby wystawiającej fakturę Paweł Kowalski 79 1090 4590 0000 0001 8723 9011 nabywcy Potwierdzenie odbioru towaru Forma płatności, numer konta w przypadku przelewu i transport Pozostałe pola faktury Wypełnianie pozostałych pól faktury zgodnie z przepisami nie jest obowiązkowe. Niemniej jednak większość sprzedawców wypełnia te pola. Poza tym faktura może zawierać również inne informacje - ważne jest tylko, aby na wydruku znalazły się wymagane przepisami informacje, omówione na poprzednich slajdach. 16 723/13 18 kwietnia 2013 r. 25 kwietnia 2013 r. Hurtownia Art. Spożywczych AGA sp. z o.o. ul. Kwiatowa 6, 01-111 Warszawa Restauracja „Cztery Pory Roku” sp. z o.o. ul. Wiosenna 14, 01-232 Warszawa 554-67-21-567 521-107-22-43 Cukier 1 kg Pomarańcze Woda gazowana 1,5 L - zgrzewka Ręczniki kuchenne - op. zbiorcze 10 kg 4 kg 2 6 szt. 0,16 100 szt. 4 00 6 50 8 00 90 00 40 00 26 00 16 00 14 40 8% 8% 23% 23% 108,67 zł 96 40 30 40 66 00 12 27 6 99 5 28 108 67

21. Dziękujemy za uwagę! Zapraszamy na naszą stronę internetową: www.ekonomik.biz.pl Wszelkie uwagi i sugestie dotyczące prezentacji prosimy zgłaszać na adres: biuro@ekonomik.biz.pl