Võ-Tòng Anh Khoa Môi Trường và Tài Nguyên Thiên Nhiên vtanh@ctu.vn , 098 2163848 August 2011

1. Sửdụng email (MS Outlook) chomụcđíchhọctập, nghiêncứukhoahọcvàgiảngdạy - mộtvàigợi ý Võ-Tòng Anh Khoa Môi Trường và Tài Nguyên Thiên Nhiên vtanh@ctu.edu.vn, 098 2163848 August 2011

2. Cơ sở pháp lý • Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong cơ quan nhà nước • Thông tư số 07/2010/TT-BGDĐT ngày 01/3/2010 của Bộ GD&ĐT quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử của các cơ sở giáo dục đại học

3. Tình hình triển khai • ĐHCT đãcấpchotừngsinhviên (tấtcảcácbậchọc) địachỉ email mangtênmiềncủatrường (@ctu.edu.vn) từkhálâu • Câuhỏiđặtra: Cấpđịachỉ email đểhọlàmgì? • Nhiềuthầycôngầnngạisửdụng email tronggiảngdạyvìđangquátảivớilượng email đangnhậnhàngngày

4. Lời tựa và mục tiêu • Bài này nhằm gợi ý cách sử dụng email trong học tập, NCKH và giảng dạy qua kinh nghiệm của riêng tôi • Do đó, chắc chắn còn nhiều cách sử dụng hiệu quả khác mà bạn có thể tìm thấy trên internet • Các thông tin cung cấp cho bạn đọc dựa trên nền tảng của phần mềm quản lý email Outlook 2010.

5. Nội dung chính • Cấutrúc, tổchức, vànghithứcxãgiaotrong email • Cáchtổchức/quảnlý email: tấtcảtàikhoảntậptrung ở mộtnơi, vàquảnlýtheochủđề • Tựđộnghóatrongviệcxửlýcác email đến: cáchtạoracácbộlọc • Dùng email đểnhắcnhởcôngviệc (họp, dạy, dự seminar, hộithảo, v.v…) • Làmchủthông tin email: lưutrữvàtruytìm email nhanh

6. Cấu trúc và các thành phần chính

7. Cấu trúc và các thành phần chính • Hộpthoạisoạnthư: • From: địachỉ email ngườigởithư (chínhmình), baogồmítnhấtlà 1 tàikhoản • To: địachỉ email ngườinhậnthư • Cc: địachỉ email ngườiđồngnhậnthư • Bcc: địachỉ email ngườiđồngnhậnthư, nhưngẩndanh • Subject: tiêuđềthư • Send: gởithư • Attachment (hay attach file): (tập tin) đínhkèm • High Importance: đánhdấu email quantrọng • Signature: chữký

8. Cấu trúc và các thành phần chính • Saukhilấy mail về Outlook, ta sẽcótùychọn: • Lưutoànbộcác emails đãlấytrên server • Xóatoànbộcác emails đãlấytrên server • Cóthểđọc, trảlời ‘offline’ các emails đãnhận (vìkhôngphảilúcnào, bấtcứđâucũngcó internet) • Khicókếtnốiđến internet, emails đãtrảlờitrướcđósẽđượcgởiđi • Do tậptrung ở mộtnơi, thaotáctìmkiếmsẽđơngiảnhơn

9. Nghi thức xã giao trong email (1) • Theo ngày tháng, tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải, và việc phân loại email trở nên quan trọng hơn bao giờ hết • Suy nghĩ cẩn thận ai sẽ nhận được thư của bạn • Lịch sự! Hãy chắc chắn rằng email của bạn bắt đầu với tên mà bạn đang viết và kết thúc bằng một lời chào và tên (đầy đủ) của bạn. “Lời chào”luôn đồng nghĩa với sự kính trọng • KHÔNG SỬ DỤNG ALL CAPS! ALL CAPS làm cho người nhận tưởng rằng bạn đang la hét. CAPS chỉ dùng để nhấn mạnh điều gì đó trong câu, KHÔNG PHẢI cho cả câu • “Dao nao cung la dao”: hãy bỏ dấu tiếng Việt • Luôn sử dụng subject: cho phép người nhận biết nhanh chóng những gì được chứa trong email, và sẽ giúp họ quản lý email của họ có hiệu quả

10. Nghi thức xã giao trong email (2) • Khi gửi (các) tập tin đính kèm, luôn mô tả ngắn gọn nội dung (các) tập tin đính kèm • Khi gởi tập tin đính kèm lớn, hãy nén tập tin đó trước, và cảnh báo người nhận về việc này • Nếu bạn sẵn sàng để nhận email, hãy trả lời email nhanh • Luôn sử dụng chữ ký (tự động, xác lập trước): • Phù hợp với nhiều đối tượng gởi • Kiểm tra để đảm bảo rằng chữ ký chỉ chứa thông tin hữu ích • Nếu chữ ký dài hơn 4-5 hàng là quá dài

11. Quản lý nhiều tài khoản email • Bạn có nhiều tài khoản email? Outlook có thể quản lý tất cả các tài khoản email có giao thức POP3/SMTP và IMAP (CTU mail và Gmail) • Lợi ích: khi bạn gởi và nhận email, Outlook sẽ thực thi việc này đồng hời trên tất cả các tài khoản emails • Chọn một tài khoản email để làm tài khoản ‘mặc nhiên’ khi khởi tạo email

12. Quản lý email theo chủ đề • Bối cảnh: mỗi ngày bạn nhận nhiều email về nhiều chủ đề/công việc khác nhau: • Các quảng cáo của các sản phẩm bạn ưa thích • Các thông tin từ các forum/mailing lists/news feeds, v.v… thuộc chuyên ngành của bạn • Emails của trường, khoa, bộ môn • Emails của sinh viên nộp bài theo yêu cầu môn học

13. Quản lý email theo chủ đề • Giải pháp: sắp xếp emails theo chủ đề • Thực chất, đây là các thư mục thuộc thư mục gốc mang tên ‘Inbox’ trong Outlook • Cách tạo một chủ đề (thư mục) • Sắp xếp emails vào trong các chủ đề tương ứng: ‘kéo và thả’ (drag and drop) • Thực hành…

14. Tự động hóa trong việc xử lý emails • Bối cảnh: bạn đã tạo ra các chủ đề (thư mục) trong Inbox rồi, nhưng thao tác drag and drop mới buồn, chán làm sao… lại dễ sai sót • Giải pháp: thiết lập bộ lọc, hay nói cách khác là xác lập ‘luật chơi’ (rule) cho Outlook Lọcthưtựđộngkhithưđếntheođiềukiện… Cácthưthỏađiềukiện, xửlýtheoyêucầusau…

15. Tự động hóa trong việc xử lý emails • Cách thực hiện: chọn Tools - Rules and Alerts trên thanh menu, nhấn vào “New Rule...“ • Bạn cũng có thể click phải chuột vào email cụ thể nào đó, và thiết lập bộ lọc mới cho email có chủng loại đó • Thao tác…

16. Dùng emails nhắc nhở công việc • Cách thực hiện từ 1 email bất kỳ: chọn Follow-up - reminder • Sử dụng Quick steps (Outlook 2010) • Thực hành… • Kết nối với ĐTDĐ (optional)

17. Làm chủ thông tin emails • Càng ngày càng có nhiều emails tích lũy vào inbox • Email trở nên một loại minh chứng trong công việc (hay dạy, học, nghiên cứu) hàng ngày (ngoài bản lưu trên server) • Việc tìm ra thông tin cần thiết trong thời gian ngắn nhất là tối quan trọng • Bản thân Outlook (2007/10) đã có tính năng index emails để truy tìm nhanh

18. Làm chủ thông tin emails • Phần mềm: • Nhiều nhưng hầu hết chưa hoàn hão • Xobni, Lookeen, Google Desktop, Copernic, v.v… • http://desktop.google.com/enterprise/index.html • Chú ý đến thời gian chỉ mục (indexing) • Chú ý đến một số cú pháp khi tìm kiếm (to:, from:, cc:, subject:, filetype:, “xxxxx yyy”, v.v…)

19. Chúc quý thầy cô cùng các đồng nghiệp khai thác emails hiệu quả hơn! Thân chào!