Arkivplan

1. Arkivplan Hvordan kan arkivplan bli et nyttig verktøy i arkivarbeidet?

2. Tema • Hva er en arkivplan? • Hvorfor er det viktig å ha en arkivplan? • Hvordan organisere arkivplanarbeidet?

4. Hva er en arkivplan? • Oversikt over hva arkivet omfatter • Oversikt over hvordan arkivet er organisert • Oversikt over rutiner, lover, instrukser og planer som gjelder for arkivarbeidet • Arkivplan.no

5. Hvorfor er det viktig å ha en arkivplan? GJENFINNING • Arkivplan er et redskap som hjelper oss til å holde oversikt over hva arkivet inneholder, hvordan arkivet er bygget opp, og hvor det er plassert

6. Hvorfor er det viktig å ha en arkivplan? • Arkivplan er et oppslagsverk som samler både arkivbestand, rutiner og lovverk på ett sted

7. Hvorfor er det viktig å ha arkivplan? • Arkivplan er et viktig planleggings- og styringsredskap for både det daglige og langsiktige arkivarbeidet

8. Arkivloven §6 • «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.» • Arkivplan hjelper oss til å ivareta vårt arkivansvar

9. Arkivplan er også i seg selv lovpålagt… Arkivforskriften §2-2: «Eitoffentleg organ skal til ei kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet.»

10. Minimumskrav til arkivplan • Med utgangspunkt i kravene som arkivloven med forskrifter stiller til innhold i arkivplanen

11. Arkivforskriften §2-2: • Arkivplanen skal inneholde en oversikt over hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert • Eksempel fra arkivplan.no

12. Arkivforskriften §2-2 fortsetter… • Arkivplan skal inneholde oversikt over lover, planer, instrukser og rutiner som gjelder for arkivarbeidet

13. Arkivforskriften §2-6 • Arkivforskriften §2-6 • Arkivplan skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over systemene som blir brukt til journalføring og andre former for registrering av saksdokument. • Elektroniske system skal dokumenteres • Eksempel fra arkivplan.no

14. Arkivforskriften §3-12 • Arkivplanen skal inneholde beskrivelse av avvik fra «vanlig periodisering», som kan legges inn på serienivå i arkivplan.no

15. Riksarkivarens forskrift §3-1 • All blanding av papirbasert og elektronisk arkivering skal være dokumentert i arkivplanen på feks. serienivå

16. Riksarkivarens forskrift §3-2 • Arkivplanen skal inneholde oversikt over inndelinger i ulike arkivdeler i det elektroniske systemet • Eksempel fraarkivplan.no

17. Riksarkivarens forskrift §3-4 • Dersom kopibok kan sløyfes for en eller flere arkivdeler skal dette dokumenteres i arkivplanen, for eksempel under arkivserier

18. En oppsummering av minimumskravene til en arkivplan • Registrere arkivseriene • Her beskriver en også avvik fra vanlig periodisering, blanding av arkivering på papir og elektronisk og evnt. sløyfing av kopibok • Registrere elektroniske arkivsystemer • Her beskriver en også inndeling i arkivdeler • Legg inn rutiner, instrukser, lovverk og planer

19. Hvor begynner vi? • Det viktigste først! • Hva med tid?

20. Arkivplanprosjekt som i Trondheim kommune?! • Prosjektorganisering av arkivplanarbeidet • Med vedtak som satte nødvendige ressurser til rådighet • Tidsramme • Framdriftsplan • Rapportering

21. Når det viktigste er på plass… • Legg f.eks. inn • Administrativt organisasjonskart • Historikk • Depotordning • Arkivfaglig utdyping

22. Hvor skal arkivplanen publiseres? • Intranettet? • Kvalitetssystemer? • Det kan være nyttig for hele organisasjonen å ha tilgang til rutiner, lovverk og arkivbestand

23. Ferdig??? • Blir aldri ferdig… • Arkivplanen oppdateres en gang i året • Journalføring i forbindelse med periodisering • Så lenge grunnmuren er lagt er det bare å bygge på