ARQUIVO ESCOLAR

1. ARQUIVO ESCOLAR Sineperio - 2011

2. CLASSIFICAÇÃO Gênero (tipo) Escritos Eletrônicos Natureza Assunto Documento

3. Arquivo Escolar é composto por documentos de natureza especializada, ou seja, reúne documentos de uma área específica e quanto à natureza do assunto, é ostensivo, porque não possui documentos que exijam sigilo.

4. FUNÇÃO DO ARQUIVO ESCOLAR Deliberação CEE 239/99 “conjunto rigorosamente organizado de documentos e informações que comprovem, inequivocadamente, a identidade e os fatos relativos à escolaridade de cada aluno e do conjunto de alunos da Instituição Escolar e evidenciem, ao mesmo tempo, os aspectos de organização e ação de Escola referentes ao processo de educação e ensino vivenciados pelos alunos, ao longo de todo o período de funcionamento da Instituição."

5. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Direto Indireto Alfabético Numérico . simples . Geográfico Ordem Cronológica Assunto

6. CUIDADOS Registros devem estar nítidos Sem rasura e, caso seja feita, fazer a devida ressalva, com anotação Não usar abreviaturas Não usar clipes nem grampos porque enferrujam Datar, assinar e carimbar os documentos.

7. FORMAS DE ORGANIZAÇÃO Arquivo de movimento ou Arquivo “vivo” contém dados e informações referentes aos alunos matriculados no ano letivo em curso e admite registros Arquivo permanente ou Arquivo "morto" contém dados e informações de alunos que não estão mais frequentando a Escola, seja por terem concluído o curso, por terem solicitado transferência ou cancelamento de matrícula ou, ainda, por não terem renovado a matrícula

8. A forma como será organizado o arquivo vivo ou morto – eletrônica ou do próprio documento – é sempre uma decisão da Escola, ou seja, dependendo de sua estrutura, dos recursos disponíveis e dos equipamentos da Secretaria Escolar

9. No arquivamento eletrônico, a escola assume a responsabilidade pela transcrição e este arquivo deverá ser armazenado em duas vias de idêntico teor. Uma via será utilizada para uso corrente da Instituição e, a outra, ficará guardada como cópia de segurança, em lugar protegido, a critério da escola e sob sua responsabilidade.

10. Importante A eliminação de papéis e documentos, em função da informatização do arquivo escolar, inutilizados pela escola, é de inteira responsabilidade da mesma e desprovida de qualquer formalidade, ou seja, não há mais  necessidade de se formalizar a incineração de documentos através de Atas

11. Documentos Referentes ao Aluno Registro da matrícula Comprovante de escolaridade anterior Registro dos resultados obtidos Ficha Individual Histórico Escolar Certificado Diploma Certidão como Certificado ou Diploma Certidão de conclusão de ano/série/fase/curso (Lei Estadual nº 3690/01) Ficha de Matrícula Ficha Cumulativa (geralmente, para a Educação Infantil

12. Referentes à instituição Ato constitutivo da mantenedora Atos regedores do funcionamento Ementa do trabalho Habilitação dos docentes Relatório anual Livro de Registro de Certificados e Diplomas Livro de Ata de Conselho de Classe Diário de Classe Regimento Escolar Proposta Pedagógica

13. Lei Federal nº. 5.553/68   “Art.”1º - A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de estrangeiro.”

14. Quando se fizer necessária a exigência de algum documento para retirada de dados, o prazo para devolução do documento é de até 5 (cinco) dias. Na cópia do documento que está sendo arquivado deve ser feito o registro "Confere com o original", além da data e identificação do responsável pela autenticação.

15. Ficha Individual Contém os dados relativos à vida escolar do aluno, no período em curso Contém dados de identificação pessoal. Registra, mensalmente ou bimestralmente, as notas ou menções Registra os resultados obtidos na recuperação Caracteriza a situação final do aluno no período letivo Contêm informações sobre dependência, adaptação, equivalência de estudos, aproveitamento de estudos, classificação, reclassificação, dispensa de Educação Física e outras, com o respectivo amparo legal. Datada e assinada pelo Secretário e pelo Diretor ao final do período

16. Histórico Escolar Cabeçalho – denominação, endereço, ato autorizativo para funcionamento Dados de identificação do aluno Dados referentes à vida escolar Competências definidas no perfil profissional de conclusão do curso, se de Educação Profissional Em Observações – informações relativas a qualquer alteração ocorrida na vida escolar do aluno com o respectivo amparo legal indicação sobre a situação final no período letivo - Aprovado - Reprovado Legendas – com o significado dos símbolos utilizados para exprimir resultados, quando usados. Assinaturas – do Diretor e do Secretário com respectivo carimbo Data da expedição, por extenso

17. CERTIFICADO Ensino Fundamental e Médio (qualquer modalidade) Disciplinas de exame supletivo Formação inicial e continuada de trabalhadores Módulo ou etapas quando o curso ensejar terminalidade (QualifIcação de Nível Técnico) Curso de Educação Técnica de Nível Médio com saídas intermediárias – expedição de certificado ao final de cada etapa.

18. CERTIFICADO Comprova a conclusão de disciplina, conjunto de disciplinas ou curso Na rede privada, não há modelo pré-estabelecido Elaborados do certificado de forma legível sem abreviatura e sem rasura Deve ser expedido quando da conclusão de: Ensino Fundamental e Médio (qualquer modalidade) Disciplinas de exame supletivo Formação inicial e continuada de trabalhadores Módulo ou etapas quando o curso for assim estruturado, ensejar terminalidade (Qualifcação de Nível Técnico) Curso de Educação Técnica de Nível Médio com saídas intermediárias – expedição de certificado ao final de cada etapa

19. Diploma É o documento que comprova a conclusão de: Curso Normal de Nível Médio Cursos de Educação Profissional Técnica de Nível Médio

20. REGISTRO DE CERTIFICADOS E DIPLOMAS Número do registro Número da folha e do livro; Publicação em Diário Oficial; Assinatura do Secretário; Curso anterior; Estágio, quando exigido; Espaço para registro no órgão de classe, quando exigido

21. A coletânea de documentos referentes à vida escolar do aluno (requerimentos, fichas individuais, ficha de matrícula, histórico escolar, atestados, certificado ou diploma e outros) constitui a Pasta Individual ou Dossiê do aluno.

22. Compõem o Relatório Anual Atas de Regularização de Vida Escolar. Resultados Finais. Resultados Finais de Reclassificação. Resultados Finais de Dependência. Resultados Finais de Adaptação. Resultados Finais de Plano de Estudos.

23. PRINCIPAIS DOCUMENTOS Individuais Histórico Escolar Ficha Individual Certificado Diploma Coletivos Atas ? que fazem parte do Relatório Anual Diário de Classe, se adotado

24. Regimento Escolar Proposta Pedagógica Livro de Registro de Certificados e Diplomas Publicação de alunos concluintes no Diário Oficial/ RJ Livro de Registro de Atas do Conselho de Classe