Organisation personnelle

1. Organisation personnelle Pr�sent� par: Karine Chabot-Denis Shanna Fournier Patricia Nasser Laura Luu

2. Plan de la pr�sentation Gestion du temps et des priorit�s dans le milieu professionnel La gestion d�une r�union efficace

3. Gestion du temps et des priorit�s dans le milieu professionnel

4. Pourquoi g�rer son temps ? pour mieux g�rer sa vie au bureau pour g�rer son stress pour g�rer sa vie priv�e et familiale Vitesse des demandes des clients

5. Gestion du temps � l�universit� HEC Polytechnique http://www.polymtl.ca/encadrement/ev/gestion/ Concordia http://www.johnmolson.concordia.ca/ec/fr/seminairespublics/gestion_temps_stress.html Universit� Laval http://www.cocp.ulaval.ca/sgc/cache/offonce/pid/1101 Universit� de Montr�al http://www.socp.umontreal.ca/methodes/ateliers/temps.htm

6. 4 maladies de la gestion du temps La Tempsdinite La Lifophile La Chronophagie L�ouite

7. LA TEMPSDINITE �prouvez-vous de la difficult� �: � Pr�voir une dur�e r�aliste pour les t�ches � accomplir et vos priorit�s ? � �valuer si les �ch�anciers des projets demand�s sont r�alistes ou non ? � Quelle marge de s�curit� pr�voir pour les impr�vus et les urgences ? � Visualiser � l�avance votre emploi du temps hebdomadaire ou mensuel ? � Synchroniser vos priorit�s et votre disponibilit� avec celles des autres ?

8. LA LIFOPHILIE �prouvez-vous de la difficult� �: � Avoir accompli en fin de journ�e ce que vous aviez pr�vu le matin ? � R�aliser vos priorit�s � cause des nombreux impr�vus ou urgences ? � Trouver du temps pour les t�ches importantes mais non urgentes ? � Terminer au fur et � mesure les t�ches ou dossiers commenc�s ? � Faire le m�nage de votre bureau; mettre de l�ordre dans vos documents papier ou �lectroniques; am�liorer votre syst�me de classement ?

9. LA CHRONOPHAGIE �prouvez-vous de la difficult� �: � Ne pas �tre interrompu fr�quemment par le t�l�phone qui sonne ? � Ne pas �tre d�rang� continuellement par des coll�gues de travail, vos employ�s, des visiteurs non attendus (ou votre patron) ? � G�rer le volume de messages �lectroniques que vous recevez ? � Vous concentrer dans un bureau � aire ouverte ou proche du passage ? � Faire respecter par les autres des r�gles de fonctionnement et des comportements agr�ables et productifs ?

10. L�OUITE �prouvez-vous de la difficult� �: � Refuser des demandes irr�alistes ou des �ch�anciers trop serr�s ? � Ren�gocier avec votre sup�rieur une charge de travail trop �lev�e ? � Faire accepter par vos clients (internes ou externes) que vous ne pouvez pas les servir tous en m�me temps, ni � la derni�re minute ? � Ne pas toujours faire passer les demandes et les priorit�s des autres avant les v�tres ? � �quilibrer votre temps professionnel et personnel ?

11. Comment parvenir � g�rer efficacement son temps ? Mettre de l�ordre dans son emploi du temps Se mettre des attentes et horaires r�alistes Hi�rarchiser ses priorit�s �tre efficace dans ce que l�on fait Se servir des bons outils En deux mots : en privil�giant m�thode et organisation !

12. Cinq principes pour mieux g�rer son temps 1.��Pr�voir, hi�rarchiser et planifier 2.��Chasser les "voleurs de temps" 3.��Bien g�rer ses courriels 4.��Etre un "strat�ge du temps" 5.��Prendre du recul

13. Pr�voir, hi�rarchiser et planifier Faire une liste des choses � faire chaque semaine Tri�s les choses � faire selon la grille (important et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non urgent et non important) �tre capable de d�l�guer les choses non urgente et non importante � faire Apprendre � dire non Inscrire � l�agenda les choses � faire, commencer par faire ce qu�on aime le moins et regrouper les activit�s Se garder une marge de man�uvre et pr�voir les impr�vus

14. �valuer et hi�rarchisez vos t�ches

15. Chasser les � voleurs du temps � Les parasites et le t�l�phone - ils sont autant de l�int�rieur que de l�ext�rieur de l�entreprise - �viter les parasites ex: un collaborateur qui vient avec un nouveau probl�me - Filtrer les appels inutile et fermer le t�l�phone portable

16. � les Voleurs de Temps � Impr�vus, erreurs, urgences Sollicitation en tout genre des collaborateurs R�unions, rendez-vous qui se prolongent Communication (t�l�phones, courriels) Sollicitation en tout genre des partenaires Clients de l�entreprise Sens d�organisation plut�t brouillon

17. Bien g�rer ses courriels Ne pas r�pondre aux courriels au fur et � mesure qu�ils arrivent S�par�s les courriels par ordre d�importance (ex: ceux de client, les messages interne et les messages adress� � plusieurs personnes) Lire les plus important en premier lieu Ouvrir la bo�te de messagerie environ seulement 3 fois par jour ( matin en arrivant, apr�s l�heure du d�ner et le soir avant de quitter) R�pondre en mode d�connecter au courriel

18. �tre un � strat�ge du temps � Ne pas croire que le temps est uniforme Il se d�compose en 7 cat�gories - charge physique - charge mentale - stress - risque relationnel - capitalisation des exp�riences - efficience probable - plaisir Essayer d'�viter au maximum les 4 premi�res cat�gories Savoir trouver le moment opportun

19. Prendre du recul Se mettre en situation de lenteur Savoir prendre de la distance

20. T�l�travail

21. T�l�travail Description: travail � distance au moyen des nouvelles technologies ? Avantages & Inconv�nients ? Source : http://management.journaldunet.com/dossiers/050166teletravail/avan_incon.shtml

22. ? Avantages du T�l�travail ? Efficacit� R�duction du stress Absence de d�placement au travail Meilleur �quilibre entre: vie priv�e & vie professionnelle Fid�lisation � l�entreprise Est volontaire de la part de l�employ� satisfaction

23. ? Avantages du T�l�travail ? Flexibilit� l�employ� a toujours acc�s � toutes les applications et informations n�cessaires o� qu�il soit r�ponse plus rapide aux besoins du client Avantage concurrentiel r�duit le temps de r�organisation interne ou changement d�affectation Partage Implique une communication fr�quente avec l�entreprise pour l��change d�informations Alimente les ressources de l�entreprise en terme de connaissances, de comp�tences et de savoir-faire

24. ? Inconv�nients du T�l�travail ? Juridique Difficult� de gestion au niveau Accident de travail Contr�le du temps au travail Utilisation d��quipement

25. ? Inconv�nients du T�l�travail ? Coh�sion Limite les contacts Manque de coh�sion et de culture d�entreprise S�curit� N�cessite un syst�me informatique adapt� pour s�curiser l�information de l�entreprise

26. ? Inconv�nients du T�l�travail ? Isolement employeur ne peut exercer le m�me contr�ler sur ses salari�s suppose une relation de confiance forte et un management par objectif Volontariat le consentement de l�employ� L�employeur doit �tre clair dans ses attentes envers le t�l�travailleur

27. Outils pour ma�triser le temps Agenda 77% des gestionnaires utilisent cet outil pour planifier

29. Outils pour ma�triser le temps Logiciels - Outlook http://www.megagiciel.com/logiciels/301.html Pr�vient les rendez-vous par un syst�me d�alarme Calcule le temps de travail/semaine et d�en d�duire les heures suppl�mentaires G�re les projets graphiquement

31. La gestion d�une r�union efficace

32. Entrevue avec M. NasserIng�nieur, Directeur de projet

33. R�union classique R�union virtuelle

34. Crit�res pour une r�union efficace Dur�e Maximum : 90 minutes + que 90 minutes : pause obligatoire Fr�quence �viter de faire des r�unions syst�matiquement chaque semaine Avoir d�autres moyens de communication afin d�informer ces employ�s : Courriel R�union en ligne

35. Crit�res pour une r�union efficace Moments de la journ�e favorable Le matin vers 9h-10h Apr�s-midi �viter: Heures de digestion Vendredi apr�s-midi R�union en temps masqu� R�union au d�jeuner ou au souper Important : s�assurer de garder un cadre formel

36. Crit�res pour une r�union efficace Participants D�terminer les participants Dont la pr�sence est obligatoire et les invit�s R�le D�signer des responsables parmi les participants: Le pr�sident, le gardien du temps, l��valuateur, la secr�taire

37. Crit�res pour une r�union efficace Nombre de participants D�pend de la nature de la r�union R�union de n�gociation ou de d�cision: Max. 6-7 participants Si + de 7 : le th�me de la r�union est encore trop large Risque d�ennuie de certains participants R�union d�information : Peut regrouper plusieurs participants

38. Crit�res pour une r�union efficace Pr�sentation de documents Outils : R�troprojecteur Power Point Attention : Ne pas en abuser, sinon le risque d�ennui est augment� Tableau � feuilles volantes Photos Documents r�sum�s Peut-�tre distribu� avant la r�union laissant place � la pr�paration Apr�s la r�union, pour �viter qu�on feuillette constamment pendant

39. Crit�res pour une r�union efficace Formulation des objectifs de r�union �viter l�accumulation de sujets qui n�ont rien en commun Fractionner en plusieurs petites r�unions courtes et pr�cises Faiblesse : r�unionnite aigu� ? R�unions qui se multiplient faute d�objectifs � atteindre dans un temps imparti

40. Crit�res pour une r�union efficace R�le de l�animateur Chef d�orchestre cadre la r�union sur les objectifs et la dur�e assure r�gulation des �changes veille � l�aspect production�: - clarifier, dynamiser - aspect communication: contr�ler, d�tendre en cas de conflit�: rester neutre �crire sur un tableau l�objet du conflit pour s�accorder sur le fait qu�il y ait d�saccord, pour estimer l�impact du conflit sur les objectifs, d�cider de remettre ou de traiter cette question

41. Crit�res pour une r�union efficace

43. Crit�res pour une r�union efficace Compte rendu R�sum� des discussions, des actions pr�vues, des �ch�ances et des responsables � produire le plus rapidement possible apr�s la r�union � transmettre aux participants et � toute autre personne concern�e �valuation de la r�union Mesurer la compr�hension des participants

45. 5 principes pour l�animateur Cadre pr�cis Fixer objectifs � atteindre Limiter la dur�e S�assurer de transmettre les informations � l�avance Penser au lieu de rencontre Attention: salles et tables trop grandes Revoir la disposition du mobilier Mettre � la disposition de l�eau Catalyseur d��nergie

46. 5 principes pour l�animateur 3) Sc�nariser Introduction Mettre les participants en confiance Conclusion S�assurer que les participants partagent la m�me perception des d�cisions prises 4) Parole & Hi�rarchie S�assurer du respect de l�ordre du jour & dur�e de chaque th�me Rythme de prise de parole : douceur Dissocier : animation & niveau hi�rarchique

47. 5 principes pour l�animateur 5) Vive le changement Ne pas appliquer ces r�gles de fa�on trop stricte Laisser une marge de man�uvre aux participants Tenir compte des points impr�vus

48. R�union VirtuelleConseils & Outils

49. R�ussite d�une R�union virtuelle 1) Bien pr�parer la r�union �viter le silence lors de la r�union en se pr�parant�: avoir les chiffre en t�te les points importants au dossier avoir un discours univoque avec ses coll�gues 2) G�rer la prise de parole avoir une discipline d�expression orale�: - phrases courtes - finir ses phrases - ne pas parler en m�me temps

50. R�ussite d�une R�union virtuelle 3) Penser au regard Dans le cas d�une visioconf�rence Regard est le seul lien avec le public virtuel Regarder la webcam plut�t que l��cran 4) Faire connaissance avant Doit se rencontrer physiquement avant toute r�union pour favoriser la n�gociation R�union d�information : pas n�cessaire 5) Alterner les rencontres R�unions classiques : 20-30% R�unions virtuelles: 70-80%

51. R�union Virtuelle - Outils Logiciels : Permettant de mieux g�rer les r�unions virtuelles Gestion et partage de documents Outils d�annotation Pr�sentation 3D Enregistrement & rediffusion

53. Documents sur la gestion du temps Propos�s par le gouvernement du Canada : Livres E-Livres �lectronique Enregistrements vid�os http://www2.nrcan.gc.ca/es/msd/emmic/web-fr-emmic/index.cfm?fuseaction=subjects.subjecttime

56. D�bat